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一、當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作存在的問題分析
(一)對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作重視程度不足
醫(yī)院管理部門對(duì)于醫(yī)院檔案在學(xué)術(shù)研究、行政管理以及臨床應(yīng)用等方面的重要作用認(rèn)識(shí)不足,沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案資料這一信息資源的重要意義,因此造成了醫(yī)院內(nèi)部的檔案管理意識(shí)薄弱,檔案資料的收集整理不完善,檔案資料零星不全,難以有效的借閱查詢利用。
(二)醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化水平不高
當(dāng)前我國(guó)醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)代化水平仍然相對(duì)較低,檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置較為混亂,導(dǎo)致檔案管理工作中盲目性以及隨意性較強(qiáng),沒有明確的檔案管理工作目標(biāo)以及管理手段。此外,也沒有結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的檔案管理模式,而且對(duì)于檔案資料的開發(fā)利用也相對(duì)較為薄弱,這些問題造成了醫(yī)院檔案管理工作水平得不到有效的提升。
(三)醫(yī)院檔案管理信息化水平較低
造成醫(yī)院檔案管理工作效率較低的主要原因就是由于醫(yī)院檔案管理工作的信息化水平不高,雖然采用了計(jì)算機(jī)錄入的檔案記錄方式,但是檔案在收集整理、歸檔保存、檢索查詢等管理流程方面的信息化程度不高,檔案資料的數(shù)據(jù)庫平臺(tái)建設(shè)也不完善,造成了檔案資料的管理效率與管理質(zhì)量不高。
(四)醫(yī)院檔案管理的安全性相對(duì)較差
由于部分醫(yī)院對(duì)于檔案安全管理重視不足,因此很容易由于安全漏洞造成保密檔案資料的泄露。特別是對(duì)于一些涉及到病患隱私的檔案資料,缺乏完善嚴(yán)密的檔案管理制度,對(duì)于一些過期需要銷毀的檔案卷宗也沒有及時(shí)的進(jìn)行銷毀,這也是檔案管理工作中需要重點(diǎn)解決的問題。
二、現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理對(duì)策研究
(一)完善醫(yī)院檔案管理制度體系
醫(yī)院檔案管理制度對(duì)醫(yī)院檔案管理工作具有指導(dǎo)性的作用,是醫(yī)院檔案管理工作的基礎(chǔ)依據(jù)。建立現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理體系,基礎(chǔ)條件就是建立標(biāo)準(zhǔn)完善的醫(yī)院檔案管理制度體系。首先,檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況,制定檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)以及管理模式,重點(diǎn)整合、共享管理資源,確保檔案管理工作的順利開展。其次,完善各種檔案管理工作具體管理制度的制定,尤其是對(duì)于檔案分類管理標(biāo)準(zhǔn)、檔案整理標(biāo)準(zhǔn)、檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)、檔案保密管理要求、檔案信息化管理制度等內(nèi)容,確保醫(yī)院檔案管理工作在資料整理、歸檔保存、數(shù)據(jù)錄入、檢索查詢等不同階段工作的實(shí)施均有據(jù)可循。最后,應(yīng)該制定醫(yī)院檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化流程,在檔案的歸集、整理、立檔、目錄編制、查閱以及銷毀等不同階段制定完善的工作細(xì)則,確保醫(yī)院檔案管理工作的有序開展。
(二)強(qiáng)化醫(yī)院檔案管理意識(shí),提高檔案管理的整體業(yè)務(wù)水平
首先,醫(yī)院管理者應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院正常管理以及發(fā)展的重要作用,重視檔案工作的開展。增加資金投入重點(diǎn)確保醫(yī)院檔案管理工作經(jīng)費(fèi)充足、設(shè)施齊全、人員崗位設(shè)置合理,為醫(yī)院檔案管理工作的順利實(shí)施開展提供良好的條件。其次,應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)于檔案管理工作人員的培訓(xùn)教育,提高檔案管理工作人員的日常歸檔意識(shí)與檔案管理業(yè)務(wù)水平,結(jié)合采取定期考核、責(zé)任管理以及獎(jiǎng)懲制度,通過對(duì)檔案管理工作人員的管理實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化、制度化以及現(xiàn)代化。
(三)采用信息化的管理模式,提高檔案管理的服務(wù)水平
提高醫(yī)院檔案管理工作效率與工作質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效整合與共享,必須完善檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè),并將其作為檔案管理工作的主要平臺(tái),這也是提高醫(yī)院檔案管理的開發(fā)利用以及使用服務(wù)水平的關(guān)鍵措施。檔案管理部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合信息化的檔案管理手段,充分借助信息化管理在數(shù)據(jù)資料準(zhǔn)確、資料處理高效方面的優(yōu)勢(shì),將醫(yī)院的檔案管理工作流程進(jìn)行信息化的改造,通過檔案資料管理信息系統(tǒng)對(duì)檔案實(shí)行統(tǒng)一管理,通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案材料的及時(shí)收集與更新。借助于資料數(shù)據(jù)庫信息數(shù)據(jù)平臺(tái),完善行政檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、藥械設(shè)備檔案以及醫(yī)療檔案等子模塊建設(shè),促進(jìn)內(nèi)部檔案資料信息的準(zhǔn)確性與流動(dòng)性。同時(shí)對(duì)于沒有保密要求的資料,將數(shù)據(jù)全面整合作為共享,向授權(quán)用戶提供網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查詢服務(wù),真正提高檔案資料管理服務(wù)水平。(四)完善檔案管理的保密工作保密工作是檔案管理的重要環(huán)節(jié),特別是醫(yī)院檔案資料中由于部分涉及到科學(xué)研究以及病患隱私的資料,需要妥善的進(jìn)行保密管理。對(duì)于檔案資料的保密工作,應(yīng)該嚴(yán)格按照國(guó)家檔案管理工作方面的法律法規(guī),執(zhí)行檔案管理制度。絕密檔案與非絕密檔案嚴(yán)格分開管理,絕密檔案必須設(shè)置完善的安全管理措施,明確保管期限與保密期限要求,確保保密工作的實(shí)效。對(duì)于超過保管期限的檔案,應(yīng)該超過保管期限的檔案,由檔案管理員依據(jù)檔案保管期限提前編制銷毀計(jì)劃及清單,經(jīng)過審核批準(zhǔn)后及時(shí)進(jìn)行檔案銷毀工作,并在銷毀檔案清冊(cè)中進(jìn)行詳細(xì)的記錄,同時(shí)注銷銷毀檔案的在冊(cè)目錄。此外,應(yīng)該注重提高檔案管理工作人員的保密意識(shí)與工作作風(fēng),對(duì)于泄密問題嚴(yán)查責(zé)任人,并及時(shí)解決泄密問題造成的影響,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的嚴(yán)格與標(biāo)準(zhǔn)。
三、結(jié)語
醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的關(guān)鍵內(nèi)容,結(jié)合新時(shí)期醫(yī)院發(fā)展對(duì)于檔案管理資料的要求,創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理模式,尤其是在完善醫(yī)院檔案管理制度體系、強(qiáng)化檔案管理資金投入、加大檔案管理信息化建設(shè)力度等幾方面,對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行改革創(chuàng)新,不斷提高醫(yī)院檔案資料的價(jià)值開發(fā)利用,實(shí)現(xiàn)檔案管理效率與服務(wù)質(zhì)量的全面提升。
作者:孟翔 單位:山東省泗水縣婦幼保健院
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