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信息化建設(shè)下人事檔案管理論文

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信息化建設(shè)下人事檔案管理論文

一、人事檔案管理現(xiàn)狀

人事檔案管理本身的專業(yè)性和特殊性要求管理人員必須能夠熟練掌握各類檔案知識與技能,雖然現(xiàn)今人才吸納步伐加快,但是在更新?lián)Q代方面仍舊壓力巨大,受人員不足、素質(zhì)參差不齊等原因影響,在管理工作方面心力不足,造成諸多問題。人事檔案工作目前管理由老中青三代共同努力,雖然一定程度上改革了管理現(xiàn)狀,但是很多部分人才斷層、專業(yè)高素質(zhì)人才缺乏的現(xiàn)狀并非一天可改,由此決定了人事檔案管理完善的長久性與必然性。

二、人事檔案管理信息化建設(shè)途徑

(一)增強(qiáng)管理意識

人事檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變管理意識,摒棄傳統(tǒng)管理理念,將人事檔案管理實現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)化作為管理目標(biāo),達(dá)到資源共享的目的。同時,加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),將其管理納入到單位發(fā)展的一項基礎(chǔ)內(nèi)容中,作為戰(zhàn)略性工作來進(jìn)行,并制定切實可行的檔案管理方案,加以規(guī)劃與建設(shè)。成立相應(yīng)的組織,明確各個組織人員的職責(zé),精心設(shè)計組織任務(wù),將人事檔案管理工作落到實處。若有突發(fā)事件時,充分利用現(xiàn)有的攝像監(jiān)控技術(shù),及時知會,根據(jù)單位的用人守法誠信記錄實施分類監(jiān)管。

(二)實現(xiàn)信息化建設(shè)

首先,高清掃描。購買先進(jìn)專業(yè)掃描儀、高倍數(shù)碼相機(jī),實現(xiàn)兩者聯(lián)合應(yīng)用,重要是處理單位內(nèi)部掃描儀不能夠處理的文件,可采用高倍數(shù)碼相機(jī)起到補充作用。根據(jù)檔案管理實際情況,選擇對色彩要求較高的掃描儀,可減少資源的浪費。同時按照文件的正確順序,結(jié)合色彩的不同給予區(qū)別處理。一般情況下,應(yīng)按照黑白二值文件、灰度文件、全色文件來進(jìn)行處理。其次,圖像處理與儲存。當(dāng)完成人事檔案的掃描工作后,進(jìn)行圖像處理,將其儲存在檔案數(shù)據(jù)庫中。應(yīng)做好人事檔案圖像的篩選工作,將有問題的檔案挑選出來,并利用圖像處理的技術(shù)對有問題的圖像加以修改,做好標(biāo)記,后重新掃描,提高檔案信息的利用率。對于人事檔案的裁邊一般采用色彩模式,將多余的白邊去除掉,縮小圖像文件內(nèi)的容量,進(jìn)而減少電子檔案的存儲空間。再次,建立數(shù)據(jù)庫。當(dāng)人事檔案轉(zhuǎn)換為圖像后,應(yīng)建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫,進(jìn)而提供網(wǎng)絡(luò)查詢,實現(xiàn)資源共享。在此過程中由專業(yè)人員來建立,并予以完善。最后,還應(yīng)做好人事檔案管理的信息安全工作及信息備份工作,在文件格式的選擇上建議使用PDF格式,避免數(shù)據(jù)內(nèi)容的隨意刪改;做好計算機(jī)的安全防護(hù)工作,防治病毒侵犯。

(三)探索檔案資源利用價值

在檔案管理中,應(yīng)用檔案服務(wù)其他部門工作提供切實支持是檔案資源開發(fā)利用的一個重要方面,要與包括公安、司法、工商、民政、銀行、稅收等部門在內(nèi)的有關(guān)單位做好信息鏈接,發(fā)揮信息共享的優(yōu)勢,完善檔案社會信用體系的構(gòu)建。另外,還要加強(qiáng)補充檔案的收集與管理,尤其是干部人事檔案方面,要加強(qiáng)對其政治思想、業(yè)務(wù)能力、工作績效、道德品質(zhì)等方面資料的收集,確保及時反映個人狀況,為干部人事管理服務(wù)。

(四)提高人員管理水平

一方面,加強(qiáng)道德素質(zhì)的提高。應(yīng)在日常工作中加強(qiáng)監(jiān)督管理,逐步增強(qiáng)管理人員的責(zé)任意識、法律意識,樹立“愛崗敬業(yè)、服務(wù)群眾、嚴(yán)格管理”的觀念,并嚴(yán)格遵守檔案的法律法規(guī),確保檔案內(nèi)容正確性,不得擅自利用權(quán)力查閱檔案或泄露檔案內(nèi)容。另一方面,加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高。通過定期或不定期的培訓(xùn)人事檔案管理,或派遣本單位人事檔案管理人員到附近單位學(xué)習(xí),進(jìn)而將外單位的先進(jìn)檔案管理方法引入到本單位中。同時開展現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn),學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)化管理理論知識,掌握網(wǎng)絡(luò)化管理技術(shù)與手段,進(jìn)而提高管理效率。通過以上途徑,最終提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì),真正做好檔案管理工作,使人事檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。

三、結(jié)語

總而言之,人事檔案作為重要戰(zhàn)略資源,在人事派遣上具有重要作用。當(dāng)前信息網(wǎng)絡(luò)水平的不斷提升,使得人事檔案管理信息化建設(shè)符合當(dāng)前檔案管理趨勢。因此,本文通過轉(zhuǎn)變檔案管理意識、實現(xiàn)信息化建設(shè)、提高檔案資源利用價值、提高管理人員水平幾方面加以分析,旨在提高人事檔案管理水平。

作者:朱慶華 單位:中共撫松縣委干部檔案館