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信息化時代的到來,傳統(tǒng)檔案管理面臨著信息技術(shù)的沖擊和挑戰(zhàn)。為了適應(yīng)高速發(fā)展的信息社會帶來的迅猛變化,檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展已成為必然趨勢。
一、完善規(guī)章制度,積極推進(jìn)規(guī)范化建設(shè)
(一)建立崗位責(zé)任制
要加強(qiáng)科技檔案管理工作,并發(fā)揮其重要作用,一是要建立比較健全的崗位責(zé)任制度,制定工作目標(biāo)和職責(zé);二是要把工作目標(biāo)和職責(zé)分解到位,責(zé)任落實到個人。
(二)建立檔案管理制
要使科技管理工作形成特定體系,完善檔案管理制度,需要制定檔案立卷歸檔制度、保管制度、利用制度、保密制度、統(tǒng)計鑒定制度、移交制度和獎罰制度等一些制度,令檔案管理人員辦事有章可循,促使科技檔案管理邁入正軌。
(三)建立檔案保密制
要嚴(yán)格遵守《中華人民共和國保守秘密法》的相關(guān)規(guī)定,嚴(yán)格貫徹執(zhí)行保密紀(jì)律,認(rèn)真保管保密檔案,對于絕密檔案,嚴(yán)格履行檔案接收、單獨保管、借閱、鑒定及銷毀制度。同時,登記、審批手續(xù),定期進(jìn)行保密檔案、資料及物品的清查工作,并一定要嚴(yán)格執(zhí)行。
二、加強(qiáng)實現(xiàn)信息化管理
(一)數(shù)據(jù)查詢管理制度的建立
檔案管理相關(guān)軟件,是利用光學(xué)的掃描復(fù)制、圖文壓縮、高智能的計算機(jī)檢索和信息遠(yuǎn)程傳輸?shù)纫幌盗蓄I(lǐng)先技術(shù)來構(gòu)建檔案的數(shù)據(jù)庫及信息查詢系統(tǒng)。因此,科技檔案管理相關(guān)軟件的應(yīng)用能使科技檔案的信息及時精準(zhǔn)地為科研工作和企業(yè)服務(wù)。
(二)管理備份制度的建立
科技檔案管理工作給信息時代帶來便捷的同時,還存在著許多不穩(wěn)定以及可變性,所以管理備份制度在日常工作中建立起來是很有必要的。在信息時代,科技檔案管理人員需按相關(guān)制度定期地對檔案進(jìn)行備份復(fù)制,以防止科技檔案信息的丟失而帶來的不必要損失。
(三)網(wǎng)絡(luò)管理手段的完善
科技檔案對企業(yè)或科研單位探索和掌握生產(chǎn)規(guī)律、明確發(fā)展方向有著重要作用。因此,隨著計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及,為科技檔案形成文獻(xiàn)信息采集體系、數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)體系以及現(xiàn)代化文獻(xiàn)信息服務(wù)體系建設(shè)以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的寬帶信息網(wǎng)絡(luò)十分必要。而考慮到互聯(lián)網(wǎng)的保密缺陷,采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份識別技術(shù)、信息確認(rèn)技術(shù)對網(wǎng)絡(luò)加強(qiáng)管理,確保網(wǎng)絡(luò)安全又可進(jìn)一步貫徹檔案保密原則。
三、努力提升人員素質(zhì)
(一)政治素質(zhì)的完善
在信息時代,科技檔案管理人員不僅要學(xué)習(xí)政治理論,還要堅持貫徹黨的方針政策,不斷強(qiáng)化自身的政治素養(yǎng)。同時,還要具有認(rèn)真負(fù)責(zé)、吃苦耐勞、精益求精的精神,這樣才能適應(yīng)新時代、新信息的科技檔案管理工作要求。
(二)能力素質(zhì)的完善
在信息技術(shù)迅猛發(fā)展和普及的時代,科技檔案管理工作也從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔管理向電子文檔管理發(fā)展,這就需要科技檔案管理人員增加知識、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、拓展視野。科技檔案管理工作人員不僅要熟悉檔案管理和現(xiàn)代化技術(shù)、還要掌握計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高科技管理手段,并掌握檔案保護(hù)及復(fù)制新技術(shù),使其成為符合新時代下的高素質(zhì)人才。
(三)業(yè)務(wù)素質(zhì)的完善
科技檔案管理工作具有專業(yè)性很強(qiáng)的特性。所以,這不僅要求管理人員必須熟練掌握一些相關(guān)的法律法規(guī)和政策,并精通業(yè)務(wù)和積累知識,更需要科技檔案管理人員全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)相關(guān)知識,更好地宣傳和管理檔案工作。
四、不斷強(qiáng)化服務(wù)意識
(一)服務(wù)觀念不斷強(qiáng)化
主動服務(wù)是科技檔案管理人員必須強(qiáng)化的觀念,真正做到把科技檔案信息資源轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)效益以及社會效益。
(二)服務(wù)力度不斷加大
信息是科技檔案管理人員必須強(qiáng)化的觀念,在信息爆炸的時代,信息就是一切,掌握了信息才會擁有一切,才會全面系統(tǒng)地反應(yīng)科研,掌握生產(chǎn)并對生產(chǎn)起到促進(jìn)作用,從而充分發(fā)揮科技檔案的生產(chǎn)力效益。
(三)服務(wù)水平不斷提高
效益亦是科技檔案管理人員必須強(qiáng)化的觀念,在工作中形成的專利、非專利技術(shù)以及著作等科技檔案,要做到收錄齊全,并科學(xué)有效地使用這些科技檔案。
五、有效的管理方法和策略
(一)專業(yè)的檔案管理人員
專業(yè)的檔案管理人才是做好科技檔案管理工作最為重要的因素。檔案管理人員的專業(yè)性主要體現(xiàn)在以下幾方面:1.“自身”素質(zhì)。和傳統(tǒng)的檔案管理工作一樣,對管理人員的個人道德素質(zhì)要嚴(yán)格把關(guān),從而確保資料的安全。當(dāng)然,現(xiàn)代科技不僅發(fā)展快,更新更快,檔案人員也不能被動地收集科技信息、坐等資料上門。需要主動請教有關(guān)技術(shù)人員并深入生產(chǎn)一線,熟悉掌握生產(chǎn)、經(jīng)營、工藝流程,對技術(shù)檔案的分類、內(nèi)涵關(guān)系以及保存意義,要做到心中有數(shù)。2.“技術(shù)”素質(zhì)。在信息時代,檔案管理人員應(yīng)具有全面的知識,才能適應(yīng)新時展的需要。即檔案管理人員不能因為“技術(shù)”方面的問題,而造成科技資料的損失與泄漏。因此,必須多途徑、多層次地加快現(xiàn)代專業(yè)化的檔案管理人員的培養(yǎng)與儲備,才能適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要。
(二)專門的檔案保存場所
企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的條件,來設(shè)立專門的檔案保存場所。在選擇檔案保存場地時,需要注意一些細(xì)節(jié)的把握,如從檔案的保密性考慮,不應(yīng)把保存地設(shè)在辦公樓的最底層,因為底層人員往來較為頻繁。應(yīng)盡量做到與辦公區(qū)分開、與檔案閱覽室分開。此外,檔案室的安全硬件也要強(qiáng)化,比如專門加固的防盜竊及監(jiān)控裝置等。同時,在信息化時代,科技檔案的計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)配置也需更新。
(三)全面的檔案管理策略
1.分級管理企業(yè)應(yīng)參照《保密法》的相關(guān)規(guī)定,依據(jù)檔案的重要程度和安全性能,將科技檔案劃分秘密等級和公開與不公開的程度。對企業(yè)的核心秘密和關(guān)系到社會及公共安全的化工科技資料,要以“絕密”的檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。
2.擴(kuò)大外延企業(yè)需要深化檔案管理工作的內(nèi)涵,將以前單一的檔案資料室,擴(kuò)大為包括檔案、資料、情報、信息、統(tǒng)計等內(nèi)容的“企業(yè)檔案信息中心”,使檔案管理跟上現(xiàn)代企業(yè)管理及市場競爭的步伐。
3.嚴(yán)格制度根據(jù)企業(yè)的實際情況,從閱覽、外借、復(fù)制等都要建立相應(yīng)的制度。確定不同檔案的利用范圍,同時還要建立檔案利用的監(jiān)督機(jī)制,以有效地發(fā)現(xiàn)、制止并糾正檔案利用過程中不利于檔案安全的各種不良行為。
(四)先進(jìn)的科技理論與手段
在科技迅猛發(fā)展的時代,信息網(wǎng)絡(luò)的管理與發(fā)展,使得越來越多的重要科技文檔被肆意上傳在網(wǎng)上。為了保證網(wǎng)絡(luò)安全,企業(yè)需要依據(jù)實際開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線,在各個機(jī)構(gòu)部門之間建立電子文檔歸屬傳遞網(wǎng)絡(luò)服務(wù),并由專業(yè)網(wǎng)絡(luò)人員負(fù)責(zé)管理。在現(xiàn)今信息技術(shù)爆炸的時代,科技檔案管理在信息化的條件下已占有非常重要的地位。所以,建立有效的文件檔案管理計算機(jī)信息系統(tǒng),使檔案管理工作更好地適應(yīng)信息時展的要求,已成為必然??茖W(xué)、合理的科技檔案管理工作應(yīng)是檔案工作者致力的事業(yè),以求科技檔案能更好地為社會服務(wù)。
作者:巢凌彥 單位:廣東華路交通科技有限公司