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[摘要]本文主要在分析了高校基建檔案管理存在的問(wèn)題的基礎(chǔ)上探討了高校基建檔案的管理對(duì)策,以供同行參閱。
[關(guān)鍵詞]高?;?;檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策;約束機(jī)制;專業(yè)化水平
高?;n案不僅反映并記錄了高校不同時(shí)期的發(fā)展規(guī)模、辦學(xué)理念、發(fā)展規(guī)劃以及學(xué)校的基本建設(shè)情況,而且也是高校改擴(kuò)建、維修的重要依據(jù),同時(shí)還是學(xué)校日后建設(shè)發(fā)展的基礎(chǔ)。由此可見(jiàn),高?;n案的管理工作相當(dāng)重要。但就當(dāng)前情況而言,無(wú)論是從資金投入、人員配備還是重視程度來(lái)講,高?;n案管理仍舊是我國(guó)高校檔案管理中一個(gè)較為薄弱的環(huán)節(jié)。
一、高校基建檔案管理存在的問(wèn)題
(一)高?;n案管理缺乏有效的約束機(jī)制與考核指標(biāo)
因當(dāng)前我國(guó)大部分高校的基建檔案管理缺乏具體的考核和檢查指標(biāo),基建檔案管理的重心也僅僅集中在本工程完工后高校的下一步建設(shè)對(duì)原有工程資料檔案有所涉及時(shí)才會(huì)查詢?cè)械幕n案上。因欠缺長(zhǎng)效的約束體系,致使基建檔案管理人員消極應(yīng)付、態(tài)度懶散,高?;n案管理也不能確保系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性以及及時(shí)性,這給基建檔案管理工作的質(zhì)量水平帶來(lái)了嚴(yán)重的負(fù)面影響,甚至影響了未來(lái)高校的基建建設(shè)。
(二)高?;n案管理缺乏專業(yè)性
作為工程管理的一個(gè)重要分支,高校基建檔案管理工作在高校工程建設(shè)中扮演著相當(dāng)重要的角色。高校基建檔案管理也是高校檔案管理的重要組成部分之一,做好基建檔案管理,本應(yīng)該得到高校領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)管理工作人員的重視。但實(shí)際情況卻并不是這樣的:從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到相關(guān)管理人員甚至學(xué)生本身都對(duì)高??萍碱?lèi)檔案的管理,包括科研檔案、學(xué)生檔案以及高校教學(xué)檔案等在內(nèi)的檔案管理相當(dāng)重視,但是對(duì)于基建檔案的管理,高校的重視程度相對(duì)很低。我國(guó)一般高校均未配備專職的基建檔案歸檔管理人員,通常情況下均由基建工程管理人員來(lái)兼職此職位,因工作精力和重心的分散,致使基建檔案管理工作專業(yè)性水平不高,管理質(zhì)量直線降低。高?;n案管理是一個(gè)非常專業(yè)的系統(tǒng)性工程,缺乏專業(yè)化管理人才必將導(dǎo)致基建檔案管理水平停滯不前。
(三)高?;n案管理人員意識(shí)不高
我國(guó)高等教育長(zhǎng)期處于計(jì)劃經(jīng)濟(jì)管理思想的影響之下,高校欠缺發(fā)展與管理的積極性與自主性,致使很長(zhǎng)一段時(shí)間之內(nèi)我國(guó)各大高校的建設(shè)管理人員以及領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)高?;n案管理的重要性認(rèn)識(shí)不到位,意識(shí)不高,長(zhǎng)期存在的“輕檔案、重建設(shè)”的思想意識(shí)致使高?;ü芾砉ぷ魅藛T將全部工作重心放在了工程建設(shè)方面,在日常收集與整理基建資料方面經(jīng)常性流于形式,影響了高校基建檔案管理的水平。故此,高校主管領(lǐng)導(dǎo)以及相關(guān)基建檔案管理人員需要加強(qiáng)對(duì)高?;n案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí),才能切實(shí)提高高?;n案的管理水平與質(zhì)量。
二、高?;n案管理對(duì)策
(一)明確約束考核機(jī)制,構(gòu)建并完善高校基建檔案管理制度
構(gòu)建并完善高?;n案管理制度與基本流程,要明確檔案管理的約束考核機(jī)制與崗位職責(zé),為高?;n案管理工作的順利進(jìn)行保駕護(hù)航。不僅在學(xué)校層面要構(gòu)建相關(guān)的管理機(jī)構(gòu),配備相應(yīng)的管理人員,學(xué)校的紀(jì)律檢查部門(mén)也需要制定專項(xiàng)的監(jiān)督管理措施來(lái)約束、監(jiān)督基建檔案管理工作。此外,要明確可操作的檢查考核機(jī)制和制度,定期考評(píng)學(xué)校檔案管理部門(mén)的檔案管理工作,將基建檔案管理工作具體落實(shí)到個(gè)人,及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理基建檔案遺漏、整理滯后和歸檔不及時(shí)等問(wèn)題,切實(shí)提高檔案管理工作部門(mén)以及管理人員的積極性,如此,高校基建檔案管理水平才能確保在制度督促和制約下有所提升。
(二)在高?;n案管理中引入專業(yè)管理人才,提升基建檔案管理的專業(yè)化水平
當(dāng)前我國(guó)高等院校專業(yè)的基建檔案管理人員配備不足,基建部門(mén)結(jié)構(gòu)不合理,高校基建檔案管理工作通常由基建部門(mén)的工程管理人員兼任,而隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的告訴發(fā)展以及各行各業(yè)分工日益專業(yè)化和精細(xì)化,工程管理人員的精力大多集中在工程過(guò)程管理,加之工程管理人員欠缺收集、整理與歸納基建檔案的工作經(jīng)驗(yàn),致使高?;n案管理水平大大降低。故此,若想提升高?;n案管理工作的水平,必須將目光鎖定在“人才”方面,積極引進(jìn)專業(yè)的基建檔案管理人才?;蛘呖梢詮幕üこ坦芾黻?duì)伍中抽調(diào)人才進(jìn)行檔案專職管理,如此,才能將基建檔案管理的責(zé)任具體落實(shí)到個(gè)人,且術(shù)業(yè)有專攻,基建檔案管理的歸檔管理水平也會(huì)得到大大的提升。針對(duì)部分?jǐn)?shù)量較少工程規(guī)模也較小的高校,或者部分規(guī)模比較小的高等院校,配備專職的基建檔案管理人員極容易出現(xiàn)工作量不飽滿的問(wèn)題,對(duì)此,可以通過(guò)定期聘請(qǐng)社會(huì)上的所屬于專業(yè)工程咨詢服務(wù)公司的專職檔案管理人才加以解決,以此提高高?;n案管理水平。
(三)提高對(duì)高?;n案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)意識(shí)
要切實(shí)提高學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及基建檔案管理工作人員對(duì)基建檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)意識(shí),并提升基建檔案管理部門(mén)以及管理人員的責(zé)任感。做好高?;n案管理工作,首先需要高校領(lǐng)導(dǎo)的鼎力支持。要依靠高校領(lǐng)導(dǎo)實(shí)實(shí)在在的人力、物力資源以及各方面的配合與支撐,如此,才能夠?qū)W(xué)?;n案管理工作提升到高校日常管理工作這樣的一個(gè)高度,并順利將基建檔案管理納入到高校規(guī)范化、系統(tǒng)化管理中,為高?;n案管理工作奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。此外,可以通過(guò)各種宣傳方式,不同的宣傳途徑,比如校園座談會(huì)、各類(lèi)型校園媒體等形式以及方式進(jìn)行主題宣傳,為高?;n案管理工作營(yíng)造一個(gè)更加完善、積極的環(huán)境,讓高校相關(guān)人員都明白基建檔案管理的重要性,并讓基建檔案管理人員能夠深切感受到高?;n案管理工作的使命感和傳承性。
三、結(jié)語(yǔ)
高?;n案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,需要高校領(lǐng)導(dǎo)以及基建檔案管理工作人員的高度重視與大力支持。在高校基建檔案管理中,必須明確約束考核機(jī)制,構(gòu)建并完善高?;n案管理制度;在高?;n案管理中引入專業(yè)管理人才,提升基建檔案管理的專業(yè)化水平;同時(shí),還需要提高對(duì)高?;n案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)意識(shí)。
[參考文獻(xiàn)]
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作者:李靜霞 單位:鄖陽(yáng)師范高等??茖W(xué)校
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