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摘要:檔案管理工作能夠在在各個(gè)單位工作中發(fā)揮重要作用,因此,這一工作需要得到各單位的重視,保證這一工作的規(guī)范化與有效性。目前,檔案管理規(guī)范化建設(shè)在各個(gè)單位的檔案管理中存在較多問(wèn)題,導(dǎo)致檔案管理工作難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。各單位需要擺正檔案管理工作的位置,了解自身在檔案管理規(guī)范化工作中存在的不足,積極進(jìn)行檔案管理規(guī)范化建設(shè),讓檔案管理工作取得實(shí)際效果,保證自身的正常工作以及未來(lái)發(fā)展。
關(guān)鍵詞:檔案管理工作;規(guī)范化;構(gòu)建思路
一、檔案管理規(guī)范化建設(shè)現(xiàn)狀
(一)工作人員能力不足
眾多負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員自身不具備專(zhuān)業(yè)能力與素質(zhì),不了解自身工作的具體內(nèi)容以及重要作用,導(dǎo)致自身工作質(zhì)量較為低下,工作效率難以符合要求,給檔案管理規(guī)范化建設(shè)造成諸多阻礙,影響了單位自身的發(fā)展。各個(gè)單位沒(méi)有將檔案管理工作擺在正確的位置,在檔案管理人員的工作安排上較為松散,導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法發(fā)揮實(shí)際效果。我國(guó)檔案管理工作人員薪資待遇普遍較低,但是對(duì)檔案管理人員素質(zhì)卻有著較高要求,例如責(zé)任心較強(qiáng)、工作態(tài)度認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn),但是過(guò)低的薪資待遇難以吸引素質(zhì)較高、能力較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)人士,造成人才資源的流失,為了保證檔案管理工作的正常進(jìn)行,檔案管理工作往往由其他工作人員兼任,導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量偏低,影響了檔案管理規(guī)范化建設(shè)的正常進(jìn)行。
(二)檔案管理工作觀念較為落后
很多單位的檔案管理工作仍舊沿用較為傳統(tǒng)的檔案管理模式,即通過(guò)手工工作、人力工作對(duì)檔案進(jìn)行管理,這樣的管理方式與現(xiàn)代化管理方式存在較多的沖突,影響了檔案管理工作的正常進(jìn)行,給檔案管理規(guī)范化建設(shè)造成了阻礙。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的正確認(rèn)識(shí),不了解檔案管理規(guī)范化對(duì)自身發(fā)展的重要作用,因此,他們不重視檔案管理規(guī)范化工作的正常進(jìn)行,在檔案管理工作中缺乏足夠的投入,降低了相關(guān)工作人員的工作積極性,檔案管理工作難以取得理想中的效果,給檔案管理規(guī)范化建設(shè)帶來(lái)了嚴(yán)重的不良影響,給單位自身的發(fā)展造成阻礙。
(三)缺乏完善管理體系
我國(guó)各個(gè)單位缺乏較為完善的檔案管理體系,沒(méi)有良好的制度對(duì)檔案管理工作進(jìn)行約束,單位領(lǐng)導(dǎo)與相關(guān)工作人員不了解檔案管理工作的重要作用與意義,導(dǎo)致檔案管理工作在各個(gè)單位中并不是一項(xiàng)常規(guī)工作,而是自覺(jué)工作,工作本身缺乏規(guī)范性、實(shí)效性,檔案中所包含的大量的信息資源無(wú)法得到合理的應(yīng)用,因此,單位的檔案管理工作逐漸失去了實(shí)際作用。檔案管理工作沒(méi)有足夠的發(fā)展時(shí)間,而且受到各方面因素制約,導(dǎo)致我國(guó)各單位的檔案管理體系與時(shí)代脫節(jié);專(zhuān)業(yè)人才的缺乏給管理體系的構(gòu)建帶來(lái)了諸多困難,致使檔案管理規(guī)范化建設(shè)工作包含諸多問(wèn)題,導(dǎo)致檔案管理規(guī)范化建設(shè)陷于停滯。
二、檔案管理規(guī)范化建設(shè)的構(gòu)建思路
(一)培養(yǎng)檔案管理人員
檔案管理人員是檔案的直接管理者與檔案管理規(guī)范化建設(shè)的踐行者,他們的能力與素質(zhì)將直接決定檔案管理規(guī)范化建設(shè)的質(zhì)量,因此,各個(gè)單位需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培養(yǎng)。首先,需要使其擁有專(zhuān)業(yè)素質(zhì)以及較高的工作水平,保證檔案管理人員能夠勝任自身工作,擁有良好的工作效率與工作質(zhì)量,在工作過(guò)程中能夠不斷學(xué)習(xí),了解現(xiàn)代化的檔案管理方式,并且將其正確的進(jìn)行運(yùn)用。檔案管理人員的道德素質(zhì)也是其中較為關(guān)鍵的一環(huán),檔案管理工作是一項(xiàng)較為枯燥的工作,檔案管理人員需要擁有良好的道德素質(zhì),能夠以一個(gè)認(rèn)真的態(tài)度對(duì)待自己的工作,可以很好的承擔(dān)自己的責(zé)任,因此,各個(gè)單位需要注重對(duì)檔案管理系統(tǒng)人員道德素質(zhì)方面的培養(yǎng),為檔案管理規(guī)范化建設(shè)提供幫助。
(二)健全檔案管理體系
檔案管理工作效率與檔案管理規(guī)范化建設(shè)需要健全的管理體系作為保證,各個(gè)單位需要注重管理規(guī)則的制定,以此作為檔案管理工作效率的保障,讓檔案管理工作更加富有有序性,提升檔案管理工作效率,促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的正常進(jìn)行。交接工作在檔案工作中處于十分重要的位置,是檔案管理規(guī)范化建設(shè)的保障,大多數(shù)單位缺乏與交接工作相關(guān)的管理制度,導(dǎo)致檔案管理人員在交接工作中暴露出眾多問(wèn)題,例如離職工作人員沒(méi)有對(duì)各部分檔案進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明,導(dǎo)致接任者不了解檔案具體內(nèi)容,無(wú)法對(duì)檔案進(jìn)行合理利用。因此,需要將交接工作中各個(gè)細(xì)節(jié)作為檔案管理體系的一部分,對(duì)交接工作的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)定,避免因交接工作造成的諸多問(wèn)題。
(三)進(jìn)行信息化建設(shè)
各個(gè)單位的檔案管理工作應(yīng)該順應(yīng)時(shí)展趨勢(shì),積極進(jìn)行信息化建設(shè),保證檔案管理工作質(zhì)量,促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)。各個(gè)單位需要加強(qiáng)在檔案管理信息化建設(shè)方面的投入,對(duì)檔案管理信息化所需要的設(shè)備進(jìn)行購(gòu)買(mǎi),對(duì)相關(guān)軟件進(jìn)行安裝,培養(yǎng)能夠掌握信息技術(shù)的管理人才,對(duì)檔案管理工作進(jìn)行逐步完善。檔案管理方式也需要逐步轉(zhuǎn)變,以信息化作為標(biāo)準(zhǔn),更新原有的管理方式,讓檔案管理工作效率得到提升,促進(jìn)檔案管理規(guī)范化建設(shè)的進(jìn)行。
參考文獻(xiàn)
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作者:尉京明 單位:長(zhǎng)山鎮(zhèn)人民政府計(jì)生辦