醫(yī)院會計檔案管理的工作重要性

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摘要：醫(yī)院的管理工作不僅僅要著眼于醫(yī)療及其相關(guān)人員和事務(wù)的管理，也要注重對于內(nèi)部諸如制度等組織方面的管理。財務(wù)管理是組織的重要內(nèi)部管理內(nèi)容，其中，會計檔案作為財務(wù)管理和會計工作的重要檔案和過程文件，是組織重要的文件資料。醫(yī)院是社會經(jīng)濟中重要的組織類型，承擔(dān)著社會服務(wù)的重要職能和作用，其健康穩(wěn)定的發(fā)展關(guān)系著整個社會的安穩(wěn)和和諧。醫(yī)院的會計工作是其內(nèi)部管理的重要環(huán)節(jié)，其會計檔案的管理工作在日益強調(diào)精細化現(xiàn)代化管理的當(dāng)下越來越重要。我們首先概述了會計檔案的基本內(nèi)容，然后放在醫(yī)院的具體應(yīng)用場景下，分析了會計檔案管理的重要性，最后基于此重要性提出了一些措施建議，以期能夠促進醫(yī)院提升自身的會計檔案管理能力。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；會計檔案管理；重要性

一、引言

會計檔案管理是企業(yè)等組織內(nèi)部管理的重要方面，關(guān)系到組織的穩(wěn)定和健康發(fā)展。會計檔案管理是組織梳理內(nèi)部管理的重要步驟，對于醫(yī)院來說，鑒于自身的現(xiàn)金流量較為復(fù)雜和多變，會計管理工作的重要程度不言而喻。但是受制于事業(yè)單位的組織性質(zhì)，前期并沒有將很多的經(jīng)歷和實踐放在其內(nèi)部管理上面，更不用說是會計檔案管理。對于過往的會計檔案往往都是采用傳統(tǒng)的整理和存放形式進行保存，以不丟失和能夠查找為管理目的。但是隨著醫(yī)院管理體制的改革和完善，內(nèi)部管理的重要性日益提升，醫(yī)院也逐漸認識到了會計檔案管理的積極作用。我們也將在自身的實踐和理論基礎(chǔ)上，對醫(yī)院的會計檔案管理作出有效的研究和總結(jié)。

二、會計檔案管理概述

通常來講，會計檔案管理以會計檔案為管理對象的管理形式和方面，旨在使得會計檔案的整理、存放、提取、分析等工作能夠順利、高效的進行。根據(jù)我國會計檔案管理的相關(guān)辦法，我們一般所指的會計檔案主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計資料等等。其中會計憑證主要有原始憑證和記賬憑證等，會計賬簿主要有總賬、明細賬和日記賬等等，會計報告主要有月報、季報、半年報和年報等等，其他的會計資料主要還有銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單以及各種過程的交接表等等。對這些會計檔案的綜合管理即是一般意義上的會計檔案管理工作。會計檔案管理的目標(biāo)是要保證會計檔案的完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性，既是對日常會計財務(wù)工作的監(jiān)督和留底，也是對于日后財務(wù)會計工作的分析基礎(chǔ)和查詢基礎(chǔ)，有利于提升企業(yè)或者組織的會計管理能力，增強組織的會計風(fēng)險抵抗能力。從實踐中看，會計檔案管理的原則主要有以下三個：第一，集中統(tǒng)一管理原則。組織的會計檔案管理要遵循集中管理原則，是提升管理效果和效率的內(nèi)在要求。實行集中統(tǒng)一管理，有利于管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃，從整體上把握會計檔案管理的效果和職能發(fā)揮。第二，目標(biāo)導(dǎo)向原則。上文已經(jīng)提到，會計檔案管理的目標(biāo)是保證會計檔案的完整性、準(zhǔn)確性、可用性和安全性，因此，我們的日常管理一定要以此為總體的導(dǎo)向，將這個目標(biāo)貫穿到每一個管理細節(jié)上去。第三，責(zé)任制原則。管理工作的責(zé)任制是當(dāng)下現(xiàn)代組織管理理念的重要內(nèi)容之一，對于會計檔案管理也是一樣，需要落實責(zé)任制，才能更好的發(fā)揮其日常的管理工作效果。

三、會計檔案管理對于醫(yī)院的重要性

（一）會計檔案管理是會計工作的基礎(chǔ)

從來源講，會計檔案本身就是從日常的財務(wù)或者會計工作過程中產(chǎn)生的，因此，也就是當(dāng)時會計工作的真實反映和切實體現(xiàn)，是醫(yī)院的各個財務(wù)或者會計環(huán)節(jié)的綜合反映。醫(yī)院在進行會計工作的時候，一定要基于會計檔案進行，一方面醫(yī)院的會計工作初始階段，要通過產(chǎn)生會計檔案來推進會計工作的展開和進行；另一方面，醫(yī)院可以通過對于會計檔案的梳理、整理和分析，透析整個醫(yī)院的財務(wù)管理和會計工作。因此，我們認為，會計檔案管理是會計工作的全過程、全角度的基礎(chǔ)，科學(xué)合理的利用會計檔案管理工作，能夠有效的提升醫(yī)院的會計工作水平和效果。

（二）會計檔案管理有助于強化財務(wù)監(jiān)督

如上一點所述，會計檔案是來源于各個會計或者財務(wù)流程，含有豐富的會計信息和財務(wù)信息，因此，以此作為財務(wù)監(jiān)督的載體或者基礎(chǔ)，有利于更好的發(fā)揮財務(wù)監(jiān)督的職能，保持財務(wù)監(jiān)督的獨立性和有效性。具體來講，醫(yī)院在進行財務(wù)監(jiān)督的時候，如果僅僅依靠財務(wù)監(jiān)督人員的日常監(jiān)督和考核，或者加上相關(guān)內(nèi)部的舉報或者投訴，很難拿到財務(wù)工作失誤或者失職的有力證據(jù)。但是加上對于會計檔案的有效利用，就可以很好的規(guī)避監(jiān)督過程中的人為因素，提升管理的證據(jù)性。同時，透過會計檔案進行財務(wù)監(jiān)督也有利于形成常態(tài)化的財務(wù)監(jiān)督機制，不用在固定的時間進行固定的監(jiān)督審查工作，規(guī)避應(yīng)付檢查的現(xiàn)象發(fā)生，提升監(jiān)督效果。另一方面，也能夠通過這樣有力的手段，提升威懾作用，對醫(yī)院的財務(wù)或者會計違規(guī)、違法行為有一定的監(jiān)督和預(yù)防作用。

（三）會計檔案管理提升財務(wù)管理水平

會計檔案管理是醫(yī)院財務(wù)管理的重要內(nèi)容之一，會計檔案管理能力的提升也是醫(yī)院提升自身財務(wù)管理能力的有效途徑和基礎(chǔ)條件。醫(yī)院的會計檔案具有一定的史料作用，即是在指導(dǎo)當(dāng)下的財務(wù)管理工作中，能夠通過歷史積累的財務(wù)管理數(shù)據(jù)或者資料，通過有效和科學(xué)的分析之后，對醫(yī)院當(dāng)下或者未來的財務(wù)管理提供有效的指導(dǎo)或者建議。具體來講，醫(yī)院可以通過歷史的會計檔案，進行詳細的分析和挖掘之后，可以獲知醫(yī)院的資產(chǎn)經(jīng)營情況、計劃執(zhí)行情況等等，歷史的情況雖然不代表現(xiàn)在或者未來的情況，但是能夠為后來的財務(wù)計劃或者年鑒編著等提供參考借鑒和歷史素材。保證會計檔案的管理工作有效推進，就是在保證財務(wù)管理的提升有正確的借鑒基礎(chǔ)，有利于提升醫(yī)院的財務(wù)管理能力和水平。

（四）會計檔案管理有利于保護國家利益

醫(yī)院是屬于事業(yè)單位性質(zhì)的組織機構(gòu)，其資產(chǎn)具有國有資產(chǎn)的性質(zhì)。而會計工作往往會涉及到醫(yī)院資產(chǎn)的相關(guān)問題，因此，醫(yī)院的會計檔案管理好壞直接管理到國有資產(chǎn)的安全，是事關(guān)國家利益的重要內(nèi)容。在實踐中，我們發(fā)現(xiàn)，隨著經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，總有一些違法亂紀(jì)的行為發(fā)生，例如巧立名目、貪污腐敗、鋪張浪費等，威脅到醫(yī)院國有資產(chǎn)的安全，因此，醫(yī)院就需要通過積極的會計檔案管理工作，通過會計檔案的真實記錄工作和特點，全面的反應(yīng)財務(wù)工作的不良問題，從而及時發(fā)現(xiàn)問題，保護醫(yī)院的國有資產(chǎn)安全，保護國家利益不流失。

四、醫(yī)院會計檔案管理的措施建議

醫(yī)院進行會計檔案管理，結(jié)合我們自身的實踐經(jīng)驗和理論研究，我們建議首先要建立和完善有關(guān)的管理制度和體系，根據(jù)國家《會計檔案管理辦法》的相關(guān)精神和指導(dǎo)意見，切合自身的實際情況，逐步建立起符合自身特色情況和會計管理特征的制度。其次，要積極引進具有豐富會計檔案管理經(jīng)驗的人才，短時期迅速提升會計檔案管理能力，提升醫(yī)院的會計檔案管理效果。最后，要積極建立信息化的會計檔案管理體系和流程，通過信息化建設(shè)，提升會計檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，也為會計檔案袋的史料作用的發(fā)揮奠定基礎(chǔ)。同時，要積極跟進會計檔案的互聯(lián)網(wǎng)化建設(shè)，倒逼整個會計工作甚至是內(nèi)部管理工作的信息化和互聯(lián)網(wǎng)化，提升管理效率。

五、結(jié)語

醫(yī)院在當(dāng)下的競爭環(huán)境中，面臨著醫(yī)院體制改革的重大變化，其內(nèi)部管理已經(jīng)成為醫(yī)院的重要管理內(nèi)容。作為內(nèi)部管理的重要內(nèi)容之一的會計檔案管理，醫(yī)院也要引起足夠的重視。通過我們的分析，會計檔案管理對于醫(yī)院來講，不僅僅是對醫(yī)院的會計檔案進行有效的整理和保存，更重要的是要積極的發(fā)揮其史料基礎(chǔ)作用和監(jiān)督作用，以及保護國有資產(chǎn)和國家利益的重要職能。為了達到這樣的目標(biāo)，就要求醫(yī)院能夠樹立起會計檔案管理的重要的意識，認識到其多個方面的積極作用，切實的從多方面著手，提升自身的會計檔案管理能力，保持醫(yī)院的競爭力和穩(wěn)定發(fā)展。

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作者:胡芳 單位:山東省青島療養(yǎng)院