論檔案管理的設(shè)計與實現(xiàn)

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【摘要】新形勢下我國發(fā)展速度的加快，對其檔案管理水平提出了更高要求。在落實檔案管理工作時，為了降低其問題發(fā)生率，優(yōu)化檔案管理方式，應(yīng)注重功能強大的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)研究，落實好相應(yīng)的研究工作?；诖?，本文就檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)展開論述。

【關(guān)鍵詞】檔案管理系統(tǒng)；設(shè)計；實現(xiàn)；研究工作

1引言

重視檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)研究，有利于保持其良好的檔案管理效果，全面提高檔案管理工作效率及質(zhì)量，并實現(xiàn)對檔案管理中信息資源的高效利用。因此，需要結(jié)合檔案管理的實際需要，對其管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)進行深入分析，完善該系統(tǒng)所需的設(shè)計方案，從而為可持續(xù)發(fā)展提供可靠保障。

2實踐中檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計研究

2.1系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計

在檔案管理系統(tǒng)設(shè)計過程中，設(shè)計人員應(yīng)結(jié)合該系統(tǒng)的功能特性及檔案管理工作的實際需要，落實好系統(tǒng)的軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計工作。具體表現(xiàn)為：（1）加強模塊化分析方法使用，對檔案管理系統(tǒng)進行功能模塊設(shè)計。該系統(tǒng)實踐應(yīng)用中所包含的功能模塊為：用戶管理模塊、機構(gòu)管理模塊、檔案庫及檔案管理模塊、借閱管理模塊等。設(shè)計中在明確這些功能模塊的基礎(chǔ)上，設(shè)計人員應(yīng)注重系統(tǒng)參數(shù)表設(shè)置，像文件類目表、檔案種類表等；（2）結(jié)合檔案管理系統(tǒng)中不同功能模塊的實際作用，在其軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計中需要在有效的設(shè)計方法支持下，確保系統(tǒng)功能模塊設(shè)置合理性，并對軟件結(jié)構(gòu)設(shè)計效果進行綜合評估，以便滿足檔案管理系統(tǒng)的實際需要。

2.2系統(tǒng)所需的順序圖設(shè)置

為了提高檔案管理人員的工作效率，保持其良好的管理水平，應(yīng)注重系統(tǒng)所需的順序圖設(shè)置。具體表現(xiàn)為：（1）檔案管理系統(tǒng)工作人員及相關(guān)人員登錄過程中，為了確保他們能夠順利登錄，并有個人的ID及密碼，則需要根據(jù)實際情況，注重檔案管理系統(tǒng)中的登錄系統(tǒng)順序圖設(shè)置；系統(tǒng)運行中為了達到添加用戶的目的，則需要設(shè)置添加用戶順序圖；（2）檔案管理系統(tǒng)運行中對用戶進行修改或刪除時，應(yīng)設(shè)置好相應(yīng)的修改及刪除用戶順序圖，確保系統(tǒng)實踐應(yīng)用中能夠處于穩(wěn)定的運行狀態(tài)。

2.3系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫設(shè)計

在檔案管理系統(tǒng)運行中，為了達到數(shù)據(jù)存儲及調(diào)用的目的，則需要重視系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計。具體表現(xiàn)為：（1）通過對檔案管理系統(tǒng)各組成部分功能特性的深入分析，應(yīng)明確其中的用戶、檔案庫、機構(gòu)等要素的屬性、包含內(nèi)容等，從而為系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫概念結(jié)構(gòu)設(shè)計提供相應(yīng)的參考依據(jù)，得到所需的設(shè)計方案；（2）通過對檔案管理系統(tǒng)中用戶信息表、檔案信息表、系統(tǒng)日志信息表等不同數(shù)據(jù)庫表的定義分析，在確定各表關(guān)系模式的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫表的合理設(shè)置；（3）為了降低系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫運行中的問題發(fā)生率，也應(yīng)在需求分析的基礎(chǔ)上，開展數(shù)據(jù)庫完整性設(shè)計工作，確保最終設(shè)計得到的數(shù)據(jù)庫實踐應(yīng)用中能夠達到檔案管理系統(tǒng)要求，并為檔案管理信息的高效處理及管理工作計劃的深入推進提供相應(yīng)的支持。

3實踐中檔案管理系統(tǒng)的實現(xiàn)研究

3.1確定系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)

當(dāng)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計工作完成后，為了提升其潛在的應(yīng)用價值，需要在該系統(tǒng)實現(xiàn)過程中確定其總體結(jié)構(gòu)。具體表現(xiàn)為：（1）通過對檔案管理系統(tǒng)所有業(yè)務(wù)工作內(nèi)容的深入探討，在信息技術(shù)與計算機網(wǎng)絡(luò)的共同支持下，在計算機三維空間中繪制出系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)圖，從而為其后續(xù)工作開展提供科學(xué)指導(dǎo)。

3.2實踐中的登錄窗口設(shè)計

在檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)研究中，為了確保用戶與系統(tǒng)之間能夠進行交互，則需要設(shè)計人員對系統(tǒng)登錄窗口進行設(shè)計。具體表現(xiàn)為：（1）在計算機三維空間中，通過對檔案管理系統(tǒng)運行中用戶實現(xiàn)基本功能流程圖的繪制，完善檔案管理功能，進而為系統(tǒng)登錄窗口設(shè)計提供必要的參考信息；（2）結(jié)合用戶訪問權(quán)限管理要求，在設(shè)計理念與方法的支持下，確定檔案管理系統(tǒng)所需的登錄窗口，確保其設(shè)計合理性。

3.3實踐中的驗證模塊

為了實現(xiàn)對檔案管理系統(tǒng)的高效利用，保持其良好的運行效果，則需要在系統(tǒng)登錄窗口設(shè)計工作完成的基礎(chǔ)上，設(shè)置好該系統(tǒng)所需的驗證模塊。具體表現(xiàn)為：（1）結(jié)合檔案管理工作的具體情況，繪制出檔案管理系統(tǒng)運行中的驗證流程圖，從而實現(xiàn)對系統(tǒng)登錄人員的身份驗證，使得系統(tǒng)安全性能夠得到可靠保障，優(yōu)化其管理功能；（2）在檔案管理系統(tǒng)驗證流程圖的基礎(chǔ)上，設(shè)置相應(yīng)的代碼，使得該系統(tǒng)運行中的驗證思想得以體現(xiàn)，為檔案管理系統(tǒng)的高效利用提供參考信息。

3.4系統(tǒng)的WEB著錄操作界面

檔案管理系統(tǒng)中可以利用網(wǎng)絡(luò)進行遠程著錄操作，同時還可以整理和移交檔案，操作之前，系統(tǒng)管理員會先進行賬戶的設(shè)置操作，每個立卷歸檔的部門都會被管理員事先指定一個單獨的賬戶，通過該賬戶，用戶可以將需要立卷的文件進行歸檔，并將其著錄在文件服務(wù)器上，這一過程中，需要網(wǎng)絡(luò)的支持。因此，需要注重WEB著錄操作界面設(shè)置。其設(shè)置過程中應(yīng)從全宗著錄、檔案文件著錄等方面入手，確保該操作界面設(shè)置有效性。

3.5系統(tǒng)實現(xiàn)中其它要點

在檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)研究中，除過以上所述的內(nèi)容，也需要明確該系統(tǒng)實現(xiàn)中的其它要點。這些要點包括：（1）為了滿足文字類、圖片類等不同類型檔案的管理要求，應(yīng)加強檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)中的公共文件上傳設(shè)計，并設(shè)置好相應(yīng)的塊，確保系統(tǒng)應(yīng)用中的各類檔案文件能夠及時地長傳到檔案管理系統(tǒng)中；（2）在檔案管理系統(tǒng)運行中，結(jié)合文件打印的實際要求，也需要落實好通用打印控件設(shè)計工作，提升檔案管理系統(tǒng)的潛在應(yīng)用價值。

4結(jié)語

綜上所述，結(jié)合當(dāng)前的形勢變化及檔案管理的實際需要，落實好其檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)研究工作，具有需要的現(xiàn)實參考意義：有利于提升檔案管理方面的信息化管理水平，保持其管理工作高效性。因此，未來發(fā)展中相關(guān)人員應(yīng)給予其所需的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)更多的關(guān)注，且在設(shè)計人員豐富的實踐經(jīng)驗、先進的設(shè)計理念及方法等要素的支持下，確保檔案管理系統(tǒng)實踐應(yīng)用效果良好性。

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作者:朱喬芙 單位:吉林省四平市人事考試中心