數(shù)字化發(fā)展下醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新淺析
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當今世界的飛速發(fā)展已經(jīng)在人們生活中的方方面面體現(xiàn)出來，數(shù)字化為我們提供了更方便快捷的生活方式。當然在這個大環(huán)境影響下，各個工作以及各個專業(yè)領域中也出現(xiàn)了數(shù)字化的身影，譬如在醫(yī)院中，數(shù)字化管理方式就涵蓋了醫(yī)療、管理和科研等多個不同的工作內容，現(xiàn)在將其運用于醫(yī)院檔案管理工作中已經(jīng)是一種有效的方式。并且現(xiàn)在醫(yī)院檔案數(shù)字化形式已經(jīng)成為不可逆轉的發(fā)展趨勢，基于此，將結合數(shù)字化的發(fā)展以及檔案管理本身的專業(yè)性并輔以醫(yī)療這個特殊領域的特征來說明在數(shù)字化發(fā)展趨勢中的醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新。醫(yī)院檔案不僅僅是一份紙面化的資料，更是一個個存在于我們身邊的鮮活個體事例，它不但自身具有很大的研究價值，也是一所醫(yī)院多年沉淀下來的寶貴資料，其內容多樣，涵蓋了文字、圖像等各種龐大的數(shù)據(jù)，并以此為載體表現(xiàn)出了醫(yī)院的醫(yī)療科研、管理整理的體系，故而醫(yī)院檔案又擁有著一定的專業(yè)性和綜合性。醫(yī)院的基本情況和專業(yè)程度通過看它的檔案管理資料便可以明晰一二。所以檔案管理對于醫(yī)院來說是不可忽視的，因此我們更應該利用當代時興的數(shù)字化管理方式來對我們醫(yī)院的檔案管理進行創(chuàng)新，以求得到更為高效且更為優(yōu)秀的檔案管理系統(tǒng)。將更加高效的管理系統(tǒng)應用于我們的生活之中，我們就可以使用更加方便、快捷且準確的方法來進行資料存放，有效地減少檔案記錄方面不廣泛的問題和資料記錄和轉移時的紕漏和錯誤，同時也減少了現(xiàn)代醫(yī)學中由于資料記載不同或是偏誤而造成的醫(yī)療事故，從而可以整體上提高醫(yī)院的醫(yī)療水平，為我們的日常生活提供一定的醫(yī)學保障，使我們更加放心地將自己的生命健康交予醫(yī)院進行治療，更好地造福人民，為人民的幸福生活增加保障。
一、現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理所存在的問題
1檔案管理意識不足
現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理工作進度，仍未達到我們所想讓它達到的程度，大部分醫(yī)院并不把檔案管理作為一項非常重要的工作來進行，導致相關人員不重視檔案管理工作，而這種不重視給這項原本需要很多關注的工作帶來一些阻力。例如對于資料管理的過于主觀性篩選，或者是對于不同檔案資料的分類不清，抑或是出現(xiàn)對于工作人員自身所管理的領域分工不均的現(xiàn)象，這樣并不高效的線下檔案管理，導致之后工作中出現(xiàn)許多有效檔案流失的現(xiàn)象。雖然有些醫(yī)院將檔案管理的工作交給了不同的科室整理和保管，但是這種自行保管的方式并不利于日后檔案的調取和研究，這樣沒有進行集中管理的檔案，為今后的資料調取埋下了不同的隱患。各科室的觀念不同，進行討論之后的結果也不盡相同，這樣的討論結果對于之后的管理造成了一定的損失。這種缺乏集中處理檔案的情況，雖然在一定程度上降低了檔案管理的人力物力的消耗，但是很可能會出現(xiàn)資料遺漏和不方便查找的情況，使檔案的利用率降低，發(fā)揮不了其原本擁有的價值。而檔案的自身價值也就在于人們的分析，這種價值一旦被忽視，那么檔案就失去了其應有的作用，也就讓整個檔案管理工作失去了原本的意義。所以要想讓檔案的利用率提高，就要對其采用有效的管理方式，而數(shù)字化管理也正是當下最好的選擇。利用這種方式管理醫(yī)院檔案，給現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理提供了一種新思路，能夠使管理工作更加方便簡潔，也可以讓管理工作的過程更透明可視，有效減少工作人員的工作壓力，從而不影響到工作需要。
2管理制度不完善
信息化社會的到來對于各行各業(yè)都是一個巨大的沖擊，之所以是沖擊而不視其為“打擊”，是因為數(shù)字化的到來的確給我們帶來了很大的便利。如果可以在這次時代巨變中抓住這個來之不易的機會，那將是一次實現(xiàn)彎道超車的機遇。抓住新時代機遇，努力發(fā)展自我，革新原有的工作機制，利用更加高效且方便的方式進行工作，改善現(xiàn)有的矛盾和不足，才能在時代的洪流中不迷失自我，更加勇往直前。數(shù)字化時代背景之下，醫(yī)院需要引進新的檔案管理方式和技術來對現(xiàn)有檔案進行有效的分類和管理。但是就目前的形勢來說，大部分醫(yī)院還是遵守了之前傳統(tǒng)的檔案管理方式，只是將部分主觀上認為被需要的資料納入了檔案管理庫，而沒有全面地進行檔案記載，這種“挑選式”的檔案管理制度使檔案資料不完整，并且這種不負責任的檔案記錄方式，也導致了許多有用的資料被遺漏，給今后的檔案管理以及檔案分析工作埋下了隱患。并且現(xiàn)在就醫(yī)患者數(shù)量增多，線上的資料也變得龐大起來，需要記錄的信息也逐漸增多，這種滾雪球式的增長使得檔案管理出現(xiàn)了很多遺漏，難以詳盡地記述到所有應該被記述的病例，這樣的弊端光靠人為能力是難以改變的，所以數(shù)字化大背景下的醫(yī)院檔案管理為其提供了一條新的且值得一試的道路，為將來醫(yī)院檔案管理工作中的篩選和分析提取掃清了障礙。想要為以后工作提供便利，就必須要采取有效合理的檔案管理方式，才能夠使今后的醫(yī)療工作順利且有條不紊地進行。3檔案管理人員自身不足由于檔案管理工作在現(xiàn)階段不受重視，對于檔案管理工作的一些基本的工作沒有做到合理的監(jiān)管和應有的重視，所挑選的檔案管理的職員也并不是經(jīng)過專業(yè)培訓的，所以管理人員的自身水平不足也局限了檔案管理工作專業(yè)程度，造成了一定的消極影響。況且他們的水平參差不齊，在工作的時候難以達到某種統(tǒng)一的標準，工作效果也就被削弱，在正常的工作總結中也就難以認識到工作過程中的不足之處。微小的弱點在被無限地進行疊加之后，就會產(chǎn)生巨大的影響，使得檔案管理工作的難度更上一層樓，這一弊端嚴重影響到醫(yī)院工作的正常進行。還有一部分醫(yī)院雖然也引進了計算機管理信息技術，但也只是由原來的那一批檔案管理人員機械地進行輸入和查找，數(shù)字化的優(yōu)勢并沒有被完全表現(xiàn)出來，而且這種單一的工作機制也讓工作人員感到無所適從，難以真正地融入工作之中為其發(fā)光發(fā)熱?，F(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理雖然有了數(shù)字化的支持，但是現(xiàn)在存在的醫(yī)院管理工作中的數(shù)字化管理并沒有將數(shù)字化的方式和特點及其優(yōu)勢融入其中。值得一說的是，現(xiàn)在的數(shù)字化管理雖然也開始使用大數(shù)據(jù)作為最近的資料來源，但是這種淺顯的數(shù)字化并不是我們所期望得到的結果，因為這種單方面的融入只會使檔案管理的工作難度上升，讓工作人員對自己的工作產(chǎn)生厭煩情緒，最后甚至可能導致其直接厭惡而放棄現(xiàn)在的工作。盡管員工會與時俱進地提高自身素質，但依然還存在著部分跟不上時代步伐的管理人員，他們或者是因為年齡原因，或者因為一些自身的難以言喻的原因沒有進行新時代數(shù)字化工作管理的學習，他們將難以認識到現(xiàn)代真正的數(shù)字化管理的優(yōu)勢，也無法體會到數(shù)字化檔案管理的真正用處?，F(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理人員可能因為自身素質的低下，難以適應現(xiàn)在的高科技技術發(fā)展工作現(xiàn)狀而被淘汰，所以醫(yī)院檔案管理人員的工作水平有待提高，這項工作也是我們目前應該著重觀察且為其努力的目標之一。
二、醫(yī)院檔案管理工作數(shù)字化的必要性
現(xiàn)代生活中，在像醫(yī)院這種屬于事業(yè)單位的公司里，檔案管理是內容極其龐大且難度非常高的一種工作，它自身的復雜性已經(jīng)勸退了一部分職員，但是龐大的工作量也間接決定了這項工作的開展絕非一人之力便可實現(xiàn)。不僅如此，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展壯大，所積累的檔案也慢慢地堆積如山，如果這個時候還沒有進行檔案管理，那么整個單位將陷入一種混亂之中，這種混亂直接影響了職員的工作效率，更是間接地給整體工作的進度帶來了不良影響。檔案管理的重要性已經(jīng)不言而喻，而現(xiàn)在的我們處于信息化時代當中，數(shù)字化也漸漸進入了大家的視野并且為大家所接受。利用紙質保存的方式雖然比較方便，容易實現(xiàn)，但是在各種不可抗拒的客觀條件下，紙質資料會受到破損、浸泡甚至風化的損害，造成檔案缺失的后果，這就違背了我們一開始進行檔案管理工作的初衷，而數(shù)字化的信息管理使得人們獲得了另外一種更為簡潔且不易丟失的方式，方便了人們儲存檔案。在接受過數(shù)字化教學之后的職員對于計算機的掌握已經(jīng)有了一定的理解，可以自如地操控一些簡單的計算機指令，不僅提高了自身的素質，也是對今后的數(shù)字化工作方式有了更進一步的了解，有利于在接下來的數(shù)字化過程中更加得心應手，而不會被時代的洪流打個措手不及。另外，數(shù)字化管理操作簡便、攜帶輕便，在外面只需要一臺計算機便可以完成存儲、分類和調配等工作，進行工作時也不需要人力物力去進行費力的儲存，而是直接進行信息錄入分類的工作，在調取時也十分方便。利用數(shù)字化檔案管理大大提高了職員的工作效率，減輕檔案管理員身上的壓力，使得檔案管理不再是一種繁重的工作，對于檔案管理工作的進一步優(yōu)化有著顯著的現(xiàn)實意義。對于醫(yī)院來說，各個患者的資料信息以及病例都被登記在冊，治療時也方便及時查看和參考，極大地降低了醫(yī)療事故的發(fā)生率，也方便醫(yī)生對于患者病情的推測，有些患者的信息由于年代久遠而難以查證，導致醫(yī)生難以判斷病因，而在引入數(shù)字化檔案管理之后，這種問題就可以直接迎刃而解了。綜合來看，在醫(yī)院的檔案管理工作中實行數(shù)字化創(chuàng)新已經(jīng)是必然的趨勢，也是人心所向。
三、數(shù)字化醫(yī)院檔案管理工作的具體辦法
1加強對于檔案管理工作的重視
意識決定了一個人的行動，如果我們還沒有意識到當今社會的巨大變革，那么會覺得自己難以適從，這種感受也存在于社會群體、公司以及更大的團體企業(yè)之間，所以如果想要將數(shù)字化技術植入我們現(xiàn)在的醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)，那么就先要讓人們具有數(shù)字化意識。要讓大眾知道檔案管理工作并不是一成不變、一勞永逸的，不論是醫(yī)院的管理人員還是檔案管理的職員都應該加強對檔案管理的重視，并且號召其他部門一起進行監(jiān)督，積極配合檔案管理和調取工作，以方便之后相關檔案工作的進行。醫(yī)院應加強對于醫(yī)護人員和各個部門職員的培訓，對于職員工作的監(jiān)督不可以松懈，只有在監(jiān)督下工作才能夠形成良好的風氣。適當適度的宣傳工作，讓人們對于數(shù)字化進程有一定的了解，取代群眾對于這一新興事物的懼怕和猶豫，為檔案管理工作開辟新的道路，打破固有的模式，一起向著更新更優(yōu)化的模式進發(fā)。2更新硬件，配備數(shù)字化物質載體醫(yī)院應該根據(jù)自己的可動用資金來階段性地更新自己的設備，這樣才可以給數(shù)字化提供物質前提，營造發(fā)展的良好條件，同時在更新?lián)Q代的時候也要注意信息的傳遞工作，將原有的檔案信息轉存于另外的設備之中，這一過程也需要專業(yè)人員或者是受過培訓的職員來進行，以免造成不必要的資料丟失。并且在新的設備投入使用之前應該先進行調試測試，降低風險率。醫(yī)院的檔案管理更需要計算機的計算和調配，尤其是較大型的醫(yī)院則更需要對其進行嚴格的管控，計算機也是整體數(shù)字化的載體，要保證其設備的時代性，做到及時更新。3培訓數(shù)字化檔案管理人員由于檔案管理人員的水平素質參差不齊，人員的培訓也成了一大問題。醫(yī)院需要定期開展檔案系統(tǒng)使用課程來對相關職員進行培訓，以確保工作人員水平的統(tǒng)一性，一定條件下也可以設置物質獎勵來提高人們對于學習數(shù)字化技術的熱情。與此同時，醫(yī)院應該引進技術型人才來進行大型的技術突破，為醫(yī)院的檔案管理工作爭取到更為高效的方式方法，使其在檔案管理上以獨特的方式優(yōu)于其他醫(yī)院，從而脫穎而出成為更為成功的大型醫(yī)院。綜上所述，在經(jīng)濟和科技高速發(fā)展的今天，我們的生活發(fā)生了翻天覆地的變化，數(shù)字化滲透在我們生活和工作等不同的領域中。醫(yī)院的檔案管理一直都是醫(yī)院管理工作中比較重要的一環(huán)，現(xiàn)在有了數(shù)字化技術的指導，這項工作也逐漸變得方便簡潔起來，為我們醫(yī)院的工作減輕了負擔，也減少了人力物力的耗費。而數(shù)字化的檔案管理并沒有普及到每一個地區(qū)，現(xiàn)在仍有一些地區(qū)使用老式的方法來進行檔案管理工作。長此以往，老式檔案資料堆積如山，難以進行分類和整理，在調取的時候也是難上加難，所以當務之急就是先要將數(shù)字化的檔案管理意識散播到民眾中去，讓大眾了解數(shù)字化，支持數(shù)字化，這樣便可以慢慢地開展數(shù)字化活動，為檔案管理數(shù)字化的改良減少阻力，為現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作帶來積極推動的作用。
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作者:金玲 單位:恩施土家族苗族自治州中心醫(yī)院
