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電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案是指從電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程中形成并應(yīng)歸檔保存的各類文件材料,是電網(wǎng)企業(yè)重要的“數(shù)字資產(chǎn)”,在電網(wǎng)建設(shè)、生產(chǎn)調(diào)度、運(yùn)行管理等各方面都發(fā)揮著重要的作用。隨著電網(wǎng)工程建設(shè)管理水平的提升,越來(lái)越多的文件材料僅以電子文件形式產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)辦理,傳統(tǒng)的雙套制檔案管理模式面臨較大挑戰(zhàn)。國(guó)網(wǎng)甘肅省電力公司(以下簡(jiǎn)稱“國(guó)網(wǎng)甘肅電力”)高度重視電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作,積極利用區(qū)塊鏈、電子簽章、數(shù)字簽名等信息化技術(shù),探索了電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理,取得了較好效果。
存在問題
隨著國(guó)網(wǎng)甘肅電力電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理信息化水平不斷提升,電子文件存在文件格式多樣、流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)多等特點(diǎn),迫切需要規(guī)范管理。具體問題如下:
1.電子文件要素不合規(guī)
目前,電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理主要采用國(guó)家電網(wǎng)有限公司統(tǒng)一的基建工程全過程數(shù)字化管理平臺(tái)(以下簡(jiǎn)稱“業(yè)務(wù)系統(tǒng)”)進(jìn)行管理,該系統(tǒng)側(cè)重于建設(shè)工作流程與節(jié)點(diǎn)管理,系統(tǒng)中的相關(guān)電子文件材料僅用于支撐工作節(jié)點(diǎn)管理,題名、責(zé)任者、日期等相關(guān)歸檔要素不完全,且對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性缺乏有效驗(yàn)證,不滿足單套制管理的相應(yīng)要求。
2.單套制管理支撐不足
依據(jù)電子檔案單套制管理相關(guān)要求,業(yè)務(wù)系統(tǒng)需采用數(shù)字簽名、電子簽章等技術(shù),保證電子文件的真實(shí)有效性,歸檔時(shí)需對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性等進(jìn)行檢測(cè),數(shù)字檔案館系統(tǒng)也需完善相關(guān)功能。由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)均為一級(jí)部署,相應(yīng)功能不能滿足單套制管理要求。
工作思路
國(guó)網(wǎng)甘肅電力辦公室通過對(duì)國(guó)家電網(wǎng)有限公司相應(yīng)檔案管理制度規(guī)范的深入研究,提出了“建設(shè)自有管理平臺(tái)、打通歸檔接口、一體化管理”的建設(shè)原則,通過組織開展矢量館系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案館系統(tǒng)改造、打通歸檔通道等方式,最終實(shí)現(xiàn)電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理,具體如下:
1.建設(shè)自有管理平臺(tái)
由于業(yè)務(wù)系統(tǒng)為一級(jí)部署系統(tǒng),管理和修改權(quán)限屬于國(guó)家電網(wǎng)有限公司總部,系統(tǒng)改造難度較大,因此,國(guó)網(wǎng)甘肅電力應(yīng)自行建設(shè)工程矢量館區(qū)塊鏈平臺(tái)(以下簡(jiǎn)稱“矢量館平臺(tái)”),按照檔案管理相關(guān)要求,將電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、流程化管理,并集成電子簽章和數(shù)字簽名技術(shù),確保需歸檔電子文件的來(lái)源可靠、管理規(guī)范。
2.數(shù)字檔案館集成與改造
2019年,國(guó)家電網(wǎng)有限公司數(shù)字檔案館通過了國(guó)家檔案局企業(yè)數(shù)字檔案館試點(diǎn)驗(yàn)收。國(guó)網(wǎng)甘肅電力應(yīng)梳理電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔、整理、利用等相關(guān)功能需求,積極反饋給公司辦公室,待數(shù)字檔案館完成改造后,和矢量館平臺(tái)進(jìn)行集成。
創(chuàng)新實(shí)踐
國(guó)網(wǎng)甘肅電力基于上述思路,通過矢量館平臺(tái)的建設(shè)和數(shù)字檔案館系統(tǒng)的集成改造,初步實(shí)現(xiàn)了電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理,具體做法如下:
1.明確單套制管理范圍
按照國(guó)家電網(wǎng)有限公司電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理相關(guān)要求,國(guó)網(wǎng)甘肅電力辦公室組織所屬單位工程建設(shè)人員和檔案人員認(rèn)真梳理,確定了現(xiàn)階段可以實(shí)施的單套制管理文件材料范圍,共計(jì)80種,形成了辦理流程、樣式等文檔,并通過矢量館平臺(tái)進(jìn)行固化,為該部分電子文件單套制管理奠定基礎(chǔ)。
2.開展矢量館平臺(tái)改造
按照電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理要求,國(guó)網(wǎng)甘肅電力辦公室組織所屬建設(shè)公司、信通公司、地市公司等單位的相關(guān)人員,共同組成聯(lián)合工作組,組織開展矢量館平臺(tái)的適應(yīng)性改造,具體包括:一是嵌入電子表單。根據(jù)單套制管理文件材料范圍,矢量館平臺(tái)增加了表單定制模塊,可以對(duì)電子表單的格式等進(jìn)行靈活定制;同時(shí),在相應(yīng)業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn),增加對(duì)應(yīng)表單的填報(bào)、內(nèi)容驗(yàn)證、導(dǎo)出等功能,確保電子表單形成的電子文件內(nèi)容完整、可用。二是集成電子簽章與數(shù)字簽名。為確保電子文件的真實(shí)性,矢量館平臺(tái)增加了電子簽章和數(shù)字簽名功能,針對(duì)不同的工程項(xiàng)目,實(shí)現(xiàn)了數(shù)字簽名和電子印章在線申請(qǐng)功能,配置了需要線上辦理的人員基本信息、數(shù)字簽名和相關(guān)單位的電子印章信息;線上辦理過程中,電子表單中需要個(gè)人簽字辦理的位置自動(dòng)生成數(shù)字簽名,需要單位蓋章的位置自動(dòng)生成電子印章,將相應(yīng)的辦理過程信息同步寫入矢量館平臺(tái)的區(qū)塊鏈相應(yīng)模塊,支持電子文件的追溯和真實(shí)性驗(yàn)證,確保了電子文件的形成辦理過程真實(shí)、有效。
3.打通在線歸檔通道
按照電子檔案單套制管理的要求,矢量館平臺(tái)將符合要求的、線上辦理的電子文件轉(zhuǎn)換為可以在線驗(yàn)證的、包含電子簽名及簽章信息的PDF版式文件,將元數(shù)據(jù)、辦理流程、相關(guān)附件等統(tǒng)一封裝為電子文件封裝包,推送到數(shù)字檔案館系統(tǒng),數(shù)字檔案館系統(tǒng)按照“四性”檢測(cè)的相關(guān)要求進(jìn)行自動(dòng)檢測(cè),全部符合要求后進(jìn)入到數(shù)字檔案館系統(tǒng)的整編庫(kù),供檔案人員進(jìn)行整理和利用。
4.完成數(shù)字檔案館改造
按照電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的要求,國(guó)網(wǎng)甘肅電力積極向國(guó)網(wǎng)辦公室進(jìn)行匯報(bào)溝通,在國(guó)網(wǎng)辦公室的統(tǒng)一安排下,重點(diǎn)從以下幾個(gè)方面完成了數(shù)字檔案館系統(tǒng)改造:一是基礎(chǔ)設(shè)置模塊改造?;趩翁字乒芾淼囊?guī)則,改造了數(shù)字檔案館系統(tǒng)的參數(shù)配置模塊,同時(shí)支持單、雙套制的相關(guān)個(gè)性化定制功能。二是單套制管理功能改造。檔案人員可以自行調(diào)整文件條目的單、雙套制管理模式,且選擇是否有紙質(zhì)文件。三是單套制文件利用功能改造。針對(duì)單套制文件僅有電子文件不能提供實(shí)體利用的情況,完善了檔案利用功能,增加了線上利用安全控制功能。
5.開展試點(diǎn)應(yīng)用與推廣
為確保電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理的有效性,國(guó)網(wǎng)甘肅電力明確了選擇重點(diǎn)工程開展試點(diǎn)應(yīng)用、成熟后進(jìn)行全面推廣的工作思路。2020年,國(guó)網(wǎng)甘肅電力辦公室選擇了蘭州750kV變電站技改大修項(xiàng)目作為試點(diǎn),建設(shè)過程中涉及的66種電子文件實(shí)現(xiàn)了在線填報(bào)、辦理、歸檔等全過程的應(yīng)用。2021年,國(guó)網(wǎng)甘肅電力進(jìn)一步總結(jié)試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn),將所屬單位在建330kV及以上輸變電工程全部納入電子檔案單套制管理應(yīng)用范圍,并通過矢量館平臺(tái)的推廣應(yīng)用,推動(dòng)建設(shè)國(guó)網(wǎng)甘肅電力工程檔案矢量資源庫(kù)。國(guó)網(wǎng)甘肅電力通過開展電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理,不僅梳理了電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目需歸檔文件材料的相關(guān)管理環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn),打通了設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位、施工單位、業(yè)主單位、運(yùn)維單位的信息壁壘,貫穿了工程文件材料的產(chǎn)生、變更、施工、保管、利用的全過程,實(shí)現(xiàn)了工程文件材料的全過程信息收集與管理,而且,通過電子簽章與數(shù)字簽名的功能集成,有效保證了單套制管理文件材料的真實(shí)性、完整性、可用性、安全性,完成了電子檔案單套制管理應(yīng)用實(shí)踐,提高了電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平。截至目前,國(guó)網(wǎng)甘肅電力矢量館平臺(tái)共計(jì)管理各類項(xiàng)目13567個(gè)、各類歷史檔案12.45萬(wàn)件,累計(jì)接入中國(guó)電力工程顧問集團(tuán)西北電力設(shè)計(jì)院有限公司、中國(guó)電力工程顧問集團(tuán)東北電力設(shè)計(jì)院有限公司等各類設(shè)計(jì)單位75個(gè),檔案利用人次達(dá)236821次。下一步,國(guó)網(wǎng)甘肅電力將進(jìn)一步拓展電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制管理范圍,緊密結(jié)合電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理,進(jìn)一步挖掘現(xiàn)有工程檔案價(jià)值,服務(wù)企業(yè)中心工作。
作者:陳彥江 裴紅 薛鵬程 單位:國(guó)網(wǎng)甘肅省電力公司
級(jí)別:北大期刊
榮譽(yù):Caj-cd規(guī)范獲獎(jiǎng)期刊
級(jí)別:部級(jí)期刊
榮譽(yù):中國(guó)優(yōu)秀期刊遴選數(shù)據(jù)庫(kù)
級(jí)別:北大期刊
榮譽(yù):Caj-cd規(guī)范獲獎(jiǎng)期刊
級(jí)別:部級(jí)期刊
榮譽(yù):中國(guó)優(yōu)秀期刊遴選數(shù)據(jù)庫(kù)
級(jí)別:省級(jí)期刊
榮譽(yù):中國(guó)優(yōu)秀期刊遴選數(shù)據(jù)庫(kù)