企業(yè)節(jié)點檢查活動電子檔案利用分析

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[摘要]“單軌制”歸檔理念的提出已有多年，但在檔案利用載體中紙質檔案在檔案利用比例中仍占較大的比重。本文從企事業(yè)單位檢查與審查活動中檔案利用的視角出發(fā)，從電子檔案的法律性、企業(yè)檢查審查活動的特征以及電子檔案在檢查審查活動利用中面臨的困境與對策等角度出發(fā)，探討電子檔案在企業(yè)檢查與審核活動中的應用。在企業(yè)內部自查或外部檢查中，檔案自身具有的憑證作用愈顯重要。通過檔案存量的數(shù)字化與增量的電子化，大量的檔案實現(xiàn)了數(shù)字化、電子化，為檔案的利用提供了物質基礎。數(shù)字化管理要求收、管、存、用各個環(huán)節(jié)電子化，企業(yè)電子檔案在檢查審查過程中發(fā)揮利用功能，打通了電子檔案管理的最后環(huán)節(jié)，方便利用者利用檔案信息。電子檔案強化管理，必然推動電子檔案的利用。

一、電子檔案的法律性

在2018年召開的第九屆中國電子文件管理論壇上，中國人民大學法學院劉品新教授曾提出“不是我們法律界不認電子文件，而是檔案部門不認”的觀點。電子檔案在諸多法律法規(guī)中得到認可，如《中華人民共和國電子簽章條例》規(guī)定：“如果當事人同意，任何機構或個人不得否認電子簽章的效力”“經(jīng)安全電子簽章的數(shù)據(jù)電文具有與原件同等的效力”。

二、企業(yè)電子檔案與企業(yè)檢查審查活動

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動產(chǎn)生的，企業(yè)電子檔案是企業(yè)檔案信息化建設的成果。企業(yè)檔案具有的憑證作用，能夠為企業(yè)預研創(chuàng)新項目立項、評審、節(jié)點檢查的提供保障性支撐。

(一)企業(yè)電子檔案憑證作用檔案的原始記錄性賦予了檔案憑證作用，檔案的形成規(guī)律及其自身的特點決定了檔案是歷史的真憑實據(jù)，檔案是社會實踐的原始記錄，是可參考的第一手資料。電子檔案是一種以電子化方式呈現(xiàn)的檔案，同樣具有憑證性。因此，企業(yè)電子檔案能夠支撐企業(yè)的檢查與審查活動。

(二)企業(yè)檢查審查活動企業(yè)檢查與審查活動：為保障企業(yè)生產(chǎn)、科研與管理的活動有序、合規(guī)開展，必要的檢查與審查必不可少，檢查審查過程中以具有憑證作用的檔案作為支撐工具，為檢查審查工作提供“抓手”，同時也提高了企業(yè)檢查與審查工作的效率。企業(yè)檢查審查活動具有以下特點：1.歷時短。在企業(yè)管理活動中，工作、項目等檢查工作多以“突擊”的方式開展，以達到發(fā)現(xiàn)問題并解決問題的目的，從而提高工作人員的質量意識。2.時間緊。企業(yè)管理檢查活動往往以公文的形式通知，在1至2周內檢查工作全面展開，企業(yè)內部不同組織、部門的檢查與審查工作，需要檔案部門提供大量檔案材料以供其查考。3.任務重。以“突擊”的方式開展的企業(yè)檢查審查工作，在較短的時間內在多部門同時開展檢查工作，對于檢查者而言是一項繁重的任務，同樣對于被檢查對象而言也是一項繁重的任務。

(三)企業(yè)檢查審查活動的流程較短時間內由于用戶對紙質檔案的依賴，借閱大量的紙質檔案需要檔案管理人員從庫房抽取并交予借閱人，借閱人將借到的檔案提供給檢查人檢查審核。檢查審查完畢后，再由借閱人將借閱檔案歸還檔案室，檔案管理人員需要檢查案卷的情況，隨后需要逐件入庫上架。具體借閱流程如圖1所示。此種借閱模式的弊端在于：1.數(shù)字資源浪費。紙質檔案本身已存在電子資源，重復使用紙質資源造成數(shù)字資源的閑置；2.造成紙質資源的磨損，縮短紙質檔案的壽命；3.與企業(yè)無紙化辦公的策略相悖；4.造成人力、物力與時間的浪費，檔案管理人員與借閱人員需要花費更多的人力、時間來完成紙質檔案的借閱。

(四)企業(yè)檢查審查活動新流程構建為有效解決上述問題，減少檔案利用者與借閱者的工作量，需重構檔案流程，改變以紙質檔案為利用載體的方式，使電子檔案成為檢查審查活動檔案利用的主要的載體。企業(yè)檢查審查需要提供檔案作為檢查依據(jù)時，檔案管理部門應直接提供電子文檔，而不再提供紙質文檔。具體工作流程如圖2所示。以電子檔案作為檢查審查活動的憑證，通過電腦端直接查閱相關檔案文件，減少了審查人、被查人與檔案管理人員的時間和工作量，提高了工作效率。

三、電子檔案在企業(yè)檢查審查活動檔案利用中存在的困境與對策

目前，在諸多的檢查審查活動中，利用者大多數(shù)要求提供紙質檔案。一方面，在傳統(tǒng)觀念中，查閱利用多是紙質檔案利用，對紙質載體的檔案產(chǎn)生了依賴性，對電子檔案信任度較低；另一方面，電子檔案借閱程序較為繁瑣且利用不方便。

(一)電子檔案在企業(yè)檢查審查活動檔案利用中面臨的困境1.利用者使用習慣驅動從東漢蔡倫造紙至今已有近兩千年的歷史，對于紙張的使用早已深入人心。當今雖然電子產(chǎn)品的數(shù)量、種類不斷增加，對紙質檔案文件使用產(chǎn)生了巨大沖擊，但很難從根本上杜絕對紙質檔案的固有觀念。這種習慣某種程度上造成對于紙質檔案的利用的習慣，對于電子檔案也產(chǎn)生一種不信任。2.電子檔案憑證效用認知缺陷電子檔案具有內容可脫離載體、易修改、對系統(tǒng)依賴性大等特點，加深了利用者對電子檔案憑證作發(fā)揮的質疑。3.文件數(shù)字化率的影響目前，國家出臺了諸多電子文件與電子檔案相關的法律法規(guī)，鼓勵企事業(yè)單位建設數(shù)字檔案館(室)，要求對重要、利用率高、珍貴的檔案進行數(shù)字化，但由于資金、技術、人員等因素的制約，很多企業(yè)的館藏檔案完全數(shù)字化無法實現(xiàn)。4.企業(yè)實行電子簽名存在阻力企業(yè)實行電子檔案數(shù)字簽名存在阻力并非源于法律方面的認可，而是在于電子簽名的權威性與成本之間的平衡關系?？剂侩娮雍灻麑嵤┧袚某杀九c所獲得的網(wǎng)報二者之間嚴重失衡，在技術條件成熟的條件下，以營利為目的的企業(yè)推廣電子簽名的困難可想而知。目前部分企業(yè)利用自身的技術，在企業(yè)內部推廣電子簽名，不得不承認這是一種“不得已而為之”的方式，但這種方式的弊端也很明顯：一方面，電子簽名的認可性局限于企業(yè)內部；另一方面，涉及到外部人員時，企業(yè)內部的電子簽名使用則存在漏洞。

(二)電子檔案在企業(yè)檢查審查活動檔案利用中的對策1.開發(fā)更加友好的查檔工具在企業(yè)的檢查與審查活動中，筆者通過與利用者交流發(fā)現(xiàn)，檢查者使用電子檔案的意愿較低，主要是由于電子檔案查看方式便捷性無法滿足利用需求。在檢查審查過程中，檢查者按照“從文檔到文檔”的檢查模式進行業(yè)務操作，以查找文檔間的關系來檢查文檔的完整性，從而判定企業(yè)科研、生產(chǎn)、管理活動業(yè)務的合規(guī)性，這也是源于檔案是社會活動的記錄，檔案的原始記錄性得以充分體現(xiàn)。加拿大渥太華市檔案館館長PaulJ.Henry在第十屆中國電子文件管理論壇上曾提出“可以使用戶通過熟悉的界面與系統(tǒng)交互，而不必考慮是紙質還是電子格式?！遍_發(fā)更加友好、便捷的查檔工具，更加有利于推動電子文檔的利用。在企業(yè)檢查審查活動中，對多份檔案文件對比的功能需求更加強烈。2.普及電子檔案憑證作用的法律常識信息化社會使電子檔案在檔案管理活動中的地位愈加重要。檔案管理部門接收的電子檔案數(shù)量不斷增加，但卻并不意味著電子檔案管理手段的進步，這種矛盾的存在造成電子檔案管理實行“單軌運行、雙套保存、多份利用”的尷尬局面。電子與紙質兩種載體同時運行，一方面反映了電子檔案管理不成熟的境況；另一方面也反映他們對電子檔案的不信任。而這種不信任不僅存在于檔案管理者身上，檔案利用者同樣存在不信任的心態(tài)。對于電子檔案法律憑證作用的常識需要進一步普及，雙套保存的根源在于電子檔案保管策略，電子檔案管理技術的逐步成熟必然會實現(xiàn)保管的單軌制，而非法律上的不認可。3.簡化審批手續(xù)電子檔案在企業(yè)檢查審查活動中得不到認可還在于電子檔案利用繁瑣的審批手續(xù)。在企業(yè)內部，要獲得一份檔案文件，特別是跨部門產(chǎn)生的檔案文件，審批手續(xù)過程可以稱得上“道道壁壘”。對于文件管控，一部分企業(yè)也是出于保護企業(yè)(商業(yè))秘密的初衷，但無法避免造成利用檔案文件的重重壁壘。電子檔案的利用也是如此，審批過程由線下到線上，通過鼠標的點擊，簡化了審批手續(xù)程序，但不可忽視的是，具有審批權限的人員無法保證每時每刻坐在計算機前，審批的及時性無法得到保障。應進一步簡化審批手續(xù)，特別是在重大檢查審查活動中，在保證電子檔案信息內容安全的前提下，能夠實現(xiàn)快速地使利用者獲得所需的檔案文件。紙質檔案在檔案利用中仍占有較大的比重，然而“單軌制”歸檔理念的提出已多年，電子檔案利用愈凸顯其重要性。我們要以企事業(yè)檢查審查活動中電子檔案的利用為切入點，從電子檔案的法律性、企業(yè)檢查審查活動的特征以及電子檔案在檢查審查活動檔案利用中面臨的困境與對策等角度出發(fā)，探討電子檔案在企業(yè)檢查與審查活動中的利用方式，從而提高利用者對電子檔案的認可度，推動企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設以及檔案信息化建設。

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作者：馬敬濟 夏倩 單位：圖書情報專業(yè)碩士研究生