房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理

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房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是指房地產(chǎn)行政管理部門在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、測(cè)繪、調(diào)查、轉(zhuǎn)移、變更等業(yè)務(wù)辦理工作中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的原始記錄和重要?dú)v史憑證。伴隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)中房屋交易日益增多，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的重要性日趨顯現(xiàn)，已經(jīng)成為保障房地產(chǎn)權(quán)利人合法權(quán)益的關(guān)鍵憑證。

一、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的內(nèi)容

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案涉及千家萬戶的切身利益，是極為重要的民生檔案。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，上海市自20世紀(jì)末重新恢復(fù)房產(chǎn)交易至今已累計(jì)形成房地產(chǎn)權(quán)屬檔案2100萬冊(cè)，已成為上海市房管專業(yè)檔案的重要組成部分。從房地產(chǎn)權(quán)屬檔案涉及的內(nèi)容看，主要有四大類。其一，房地產(chǎn)權(quán)利人、房地產(chǎn)權(quán)屬登記、確權(quán)、轉(zhuǎn)移、變更、設(shè)定他項(xiàng)權(quán)利等的證明和文件材料；其二，房屋及房屋所占用的土地使用權(quán)權(quán)屬界定圖、房地產(chǎn)分幅平面圖、分丘平面圖、分層分戶平面圖等圖紙資料；其三，房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)登記時(shí)產(chǎn)生的各種文件材料；其四，反映和記錄房地產(chǎn)權(quán)屬狀況的各類聲像信息資料。

二、房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特性

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案作為記錄房地產(chǎn)權(quán)屬信息的重要民生檔案，其自身的價(jià)值決定了它具有專業(yè)性強(qiáng)、動(dòng)態(tài)性大、真實(shí)性高、完整性強(qiáng)、價(jià)值性久等五大特性。

（一）專業(yè)性強(qiáng)

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的專業(yè)性體現(xiàn)在它是由房地產(chǎn)行政主管部門在業(yè)務(wù)辦理時(shí)形成的專業(yè)檔案。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案具有專業(yè)的管理辦法——權(quán)屬登記須“圖、卡、冊(cè)、檔”齊全，其中“圖”是指房地產(chǎn)平面圖等，“卡”是指房地產(chǎn)卡片，“冊(cè)”是指房產(chǎn)登記簿，“檔”是指房地產(chǎn)權(quán)屬管理過程中形成的文字材料。

（二）動(dòng)態(tài)性大

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的動(dòng)態(tài)性體現(xiàn)在其內(nèi)容會(huì)隨著房屋產(chǎn)權(quán)的變動(dòng)而變動(dòng)。一套房屋從產(chǎn)生到滅失，會(huì)經(jīng)過不斷地轉(zhuǎn)售、轉(zhuǎn)租、抵押、凍結(jié)等，權(quán)屬檔案真實(shí)地記錄了這些變化。這一特性也使房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理具有復(fù)雜性。

（三）真實(shí)性高

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案真實(shí)性體現(xiàn)在其記載的房屋所有權(quán)歸屬，是房屋產(chǎn)權(quán)最原始的憑證，是產(chǎn)權(quán)變化沿革的原始記錄，具有法律效應(yīng)，是房地產(chǎn)行政管理部門和人民法院確認(rèn)房屋產(chǎn)權(quán)、處理房地差糾紛的主要依據(jù)。

（四）完整性強(qiáng)

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案完整性體現(xiàn)在權(quán)屬檔案是“房地結(jié)合”及“圖檔結(jié)合”的管理模式?！胺康亟Y(jié)合”是指房屋產(chǎn)權(quán)登記遵循房屋所有權(quán)和房屋所占土地使用權(quán)的權(quán)利主體一致?！皥D檔結(jié)合”是指權(quán)屬檔案需將圖紙檔案與權(quán)屬檔案結(jié)合進(jìn)行管理。

（五）價(jià)值性久

房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的價(jià)值性體現(xiàn)為其記載的房地產(chǎn)價(jià)值性高。房地產(chǎn)屬于不動(dòng)產(chǎn)，具有價(jià)值高、持有周期較長的特點(diǎn)，其在個(gè)人財(cái)產(chǎn)中占有極其重要的地位，是百姓重要的物權(quán)權(quán)益，關(guān)系到產(chǎn)權(quán)人的切身經(jīng)濟(jì)利益。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特性，使其在房地產(chǎn)權(quán)屬登記、房地產(chǎn)交易、房地產(chǎn)糾紛仲裁、物業(yè)管理、房屋征收、稅務(wù)部門納稅等領(lǐng)域發(fā)揮著極其重要的作用。

三、上海房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理現(xiàn)狀

（一）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案數(shù)量與檔案

管理專業(yè)人員數(shù)量、質(zhì)量不匹配房地產(chǎn)權(quán)屬檔案是房地產(chǎn)行政管理的核心與基礎(chǔ)，是重要的憑證性檔案，占全市房管專業(yè)檔案總數(shù)的95%以上。隨著法制建設(shè)的不斷完善以及群眾法制意識(shí)的不斷提高，在遇到有關(guān)房產(chǎn)糾紛的各類訴訟、仲裁案件時(shí)，人們都會(huì)運(yùn)用法律武器維護(hù)自己的合法權(quán)益，此時(shí)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的憑證性、原始性、專業(yè)性、法律性等價(jià)值就得到了完全的體現(xiàn)。自1995年《房地產(chǎn)登記條例》頒布以來，上海一直采用“房地一體”的登記體制，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案多數(shù)集中在各區(qū)房地產(chǎn)交易中心或由各區(qū)檔案部門保管，呈多樣化、屬地化、分散式管理。許多檔案管理人員對(duì)權(quán)屬檔案的登記流程不熟悉，無法正確查證權(quán)屬檔案的質(zhì)量，只是被動(dòng)地交與收，使許多不符合歸檔要求的資料也混跡其中。專業(yè)檔案管理人員不僅要管理檔案，還要接待大量的檔案查閱人員，其人員數(shù)量和權(quán)屬檔案數(shù)量相比較匱乏。

（二）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案保管期限鑒

定不到位，導(dǎo)致庫房嚴(yán)重脹庫目前，據(jù)上海房地產(chǎn)交易中心初步統(tǒng)計(jì)，全市現(xiàn)有房地產(chǎn)權(quán)屬檔案2100萬卷，并以每年15%的量遞增。由于房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的特性，房管檔案保管部門多將其保管期限列為永久保存。隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)交易的日益增加，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的數(shù)量也在劇增，但由于檔案管理部門沒有制定相關(guān)的鑒定銷毀制度，無法及時(shí)開展房地產(chǎn)權(quán)屬檔案鑒定銷毀工作，使存放房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的庫房面積嚴(yán)重不足，這對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理方法提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

（三）房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理模式，使檔案出現(xiàn)大量重復(fù)件

目前，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的整理實(shí)行“一號(hào)一卷”的模式。以房屋號(hào)為單位建檔，將權(quán)利人的所有登記檔案、變更、轉(zhuǎn)移、他項(xiàng)權(quán)利登記及注銷等資料集中存放，合并成一卷。由于缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，其保管期限的認(rèn)定缺乏明確性，以致檔案管理部門無法開展鑒定、銷毀工作，類似他項(xiàng)權(quán)利注銷、房屋征收注銷、房改房注銷等利用率較低的檔案資料占據(jù)了較大空間。此外，由于權(quán)屬登記業(yè)務(wù)部門辦理流程的需要，相關(guān)案卷中出現(xiàn)許多重復(fù)件，案卷自身量的膨脹，也在一定程度上造成了脹庫。

四、加強(qiáng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理的建議

（一）規(guī)范房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的收集

范圍，確保文件材料的完整、齊全根據(jù)2001年建設(shè)部第101號(hào)令《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》的規(guī)定，房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理部門應(yīng)確保檔案中四大類文件材料的收集齊全，保證其真實(shí)性，要嚴(yán)格按照規(guī)定，對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的各種資料進(jìn)行驗(yàn)收，保證權(quán)屬檔案與權(quán)屬現(xiàn)狀相一致，以確保房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的客觀、真實(shí)。

（二）改變現(xiàn)有房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理模式，對(duì)其進(jìn)行“集約化”“動(dòng)態(tài)化”管理

“集約化”管理是檔案管理機(jī)構(gòu)為提高效率而采取的一種做法。“集”即“集中”，指集中人力、物力、財(cái)力、管理技術(shù)等要素，對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案進(jìn)行集中管理?！凹s”是指以節(jié)儉、約束、高效為價(jià)值目標(biāo)，達(dá)到降低成本、高效管理的目的。上海市、區(qū)兩級(jí)的房地產(chǎn)交易部門應(yīng)建立健全房地產(chǎn)權(quán)屬檔案全市統(tǒng)一的管理模式。隨著房地產(chǎn)市場(chǎng)的日益強(qiáng)大和日趨健康成熟地發(fā)展，交易過程中產(chǎn)生的權(quán)籍檔案也將有增無減。而權(quán)屬檔案數(shù)字化的開展，使房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的影像件得到充分利用。在“加強(qiáng)管理、充分利用”的前提下，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案統(tǒng)一管理、統(tǒng)一存放、統(tǒng)一查閱，從根本上解決當(dāng)前權(quán)屬檔案多頭管理、零散存放、多部門查閱的管理體制問題。對(duì)利用率較低的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，如貸款結(jié)清的抵押房地產(chǎn)登記資料、已辦理房屋交接的預(yù)告房地產(chǎn)登記資料、已發(fā)生產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移的歷史房地產(chǎn)登記資料等，可以移交到全市統(tǒng)一的庫房進(jìn)行存放，查閱時(shí)使用相關(guān)的影像件。“動(dòng)態(tài)化”管理是指以房屋單位為基本單位進(jìn)行房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理。有關(guān)該房屋的產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移、名稱變更、他項(xiàng)權(quán)利設(shè)立等都應(yīng)該體現(xiàn)在這一盒檔案案卷中。房屋情況出現(xiàn)異動(dòng)變更時(shí)，對(duì)其進(jìn)行整合，歸入最初的權(quán)證號(hào)檔案中，并在其權(quán)證號(hào)的相應(yīng)位置插入標(biāo)識(shí)卡指引其去向。同時(shí)，根據(jù)整合的紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的標(biāo)注、修改，以便隨時(shí)能便捷地檢索到與實(shí)際相符的動(dòng)態(tài)電子檔案。

（三）加強(qiáng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的鑒定、銷毀工作

各級(jí)房管部門和交易管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)切實(shí)加強(qiáng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案鑒定工作，從有利于發(fā)揮檔案的作用、便于檔案的安全管理及應(yīng)對(duì)突發(fā)事件出發(fā)，提高檔案案卷質(zhì)量，優(yōu)化檔案構(gòu)造，有效精化館藏，降低管理成本。在國家尚未出臺(tái)具體標(biāo)準(zhǔn)前，房屋管理部門可會(huì)同各級(jí)檔案管理部門、理論研究機(jī)構(gòu)先行試點(diǎn)，制定有關(guān)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理技術(shù)規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，從制度上規(guī)范房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的歸檔范圍、保管期限、檔案鑒定等技術(shù)要點(diǎn)，可參照住建部《房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程》要求，制訂房地產(chǎn)權(quán)籍檔案鑒定銷毀范圍：1.抵押權(quán)登記已注銷滿5年；2.查封登記已解除滿5年；3.地役權(quán)登記已注銷滿2年；4.預(yù)告登記已注銷滿2年；5.異議登記已注銷滿2年。按照房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的鑒定和銷毀條件，將已建立異地容災(zāi)體系數(shù)據(jù)存放點(diǎn)完成房地產(chǎn)權(quán)屬檔案電子目錄、電子登記簿以及紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理和異地保存工作的需銷毀的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案，列入正式鑒定、銷毀程序。

（四）利用信息化成果，彌補(bǔ)檔案整理立卷模式的不足

從檔案產(chǎn)生源頭抓起，精煉檔案材料，及時(shí)對(duì)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案進(jìn)行數(shù)字掃描，利用信息化手段，改變落后的立卷模式和排架方式，實(shí)行多方位快速檢索和動(dòng)態(tài)管理，從業(yè)務(wù)部門登記收件環(huán)節(jié)起即剔除權(quán)屬檔案的重復(fù)件，從源頭把關(guān)，達(dá)到精簡檔案的目的。把房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理和應(yīng)用工作理順，加快權(quán)屬檔案影像資料的利用。同時(shí)，在范圍上做到全覆蓋權(quán)屬檔案影像資料，在時(shí)間上對(duì)權(quán)屬檔案的數(shù)字化做到及時(shí)、高效，并且做細(xì)、做深權(quán)屬檔案的影像資料工作，這樣房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的管理和應(yīng)用工作才能更上一個(gè)層次。同時(shí)，把紙質(zhì)權(quán)屬檔案按條件有規(guī)劃地集中存放，在利用時(shí)使用影像件，以大大降低庫房的脹庫率，使權(quán)屬檔案的使用率、有效性都大大提高。

（五）加強(qiáng)庫房管理，使“八防”措施落實(shí)到位

1988年1月15日城鄉(xiāng)建設(shè)環(huán)境保護(hù)部印發(fā)的《城鄉(xiāng)建設(shè)檔案保管期限暫行規(guī)定》規(guī)定，城鄉(xiāng)房地產(chǎn)權(quán)屬檔案需永久保存。而保存房地產(chǎn)權(quán)屬檔案的庫房在技術(shù)管理方面要堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的原則，并做好防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等“八防”工作。要科學(xué)地安設(shè)溫濕度記錄儀表，配備去濕機(jī)，空調(diào)設(shè)備，設(shè)置消毒室或消毒箱，配置空氣過濾裝置，定期進(jìn)行蟲霉檢查和處理，配備消防器材，安裝火警及防盜報(bào)警裝置，實(shí)施防盜措施等，以保證房地產(chǎn)權(quán)屬檔案有良好的保存環(huán)境。房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理是房地產(chǎn)專業(yè)檔案管理范圍內(nèi)一個(gè)極為重要的領(lǐng)域，涉及百姓民生。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的進(jìn)一步繁榮和法制的不斷完善，其管理理論、技術(shù)、方法都值得深入研究，需要檔案管理人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)與研究，結(jié)合實(shí)踐、開拓創(chuàng)新，以負(fù)責(zé)、務(wù)實(shí)的態(tài)度開展交流與討論，積極制定相關(guān)的房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理性標(biāo)準(zhǔn)，改變和提升“集約化”和“動(dòng)態(tài)化”管理模式，充分利用現(xiàn)代科技，更大程度地發(fā)揮其在城市發(fā)展建設(shè)、社會(huì)民生服務(wù)、保護(hù)百姓切身利益、維護(hù)社會(huì)安定等各方面的作用。

作者;陳之瑜 單位：上海市住房保障和房屋管理局檔案管理中心