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一、數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案管理在電力工程中應(yīng)用對(duì)比分析
1.檔案保管方式不同
傳統(tǒng)的項(xiàng)目圖紙等實(shí)物檔案,按照卷冊(cè)號(hào)有序地存放于庫(kù)房的檔案排架上,依照檔案庫(kù)的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問(wèn)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上,側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理,其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。
2.檔案利用方式不同
傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計(jì)人員親自到檔案館借閱,且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開(kāi)館時(shí)間等,利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時(shí)性,隨時(shí)為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案,使檔案充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值。但是,數(shù)字檔案的頻繁訪問(wèn)也對(duì)數(shù)字檔案管理在電力工程設(shè)計(jì)中的應(yīng)用分析文/周惠平檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性,提出了更高的要求。
二、在電力工程設(shè)計(jì)中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對(duì)策
1.加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)建設(shè)
檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)工作,所以,數(shù)字檔案管理平臺(tái)不是孤立的,而是與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)集成于同一工作平臺(tái)。電力設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)人員與檔案管理人員,都使用該平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)和檔案管理等工作,并通過(guò)該平臺(tái)實(shí)時(shí)在線溝通。在協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)上設(shè)計(jì)完成的電力工程,其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后,由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)在線檔案收集,保證了電子文檔的真實(shí)性、及時(shí)性和有效性,并能定期對(duì)電子文檔進(jìn)行版本更新,極大地提高了工作效率。
2.構(gòu)建各類檔案信息庫(kù)
檔案數(shù)字化是一項(xiàng)細(xì)致而繁瑣的工作,底圖和文書(shū)檔案需進(jìn)行掃描,聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式,集中進(jìn)行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后,需進(jìn)一步進(jìn)行網(wǎng)上編目,自動(dòng)生成流水號(hào)、文檔掛接等工作,構(gòu)建各類檔案信息庫(kù)。檔案管理平臺(tái)具有電子檔案密級(jí)和權(quán)限劃分功能,可以根據(jù)密級(jí)和權(quán)限劃分規(guī)則,對(duì)全部電子檔案進(jìn)行密級(jí)和權(quán)限劃分,從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息庫(kù)的自動(dòng)安全管理。
3.實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的集中統(tǒng)一管理
為實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的自身價(jià)值,使其更好地服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)人員,還需要革新管理方式,完善管理制度。一是對(duì)數(shù)字檔案的存儲(chǔ)、備份和數(shù)據(jù)安全管理。制定數(shù)據(jù)存儲(chǔ)物理位置方案,制定數(shù)據(jù)備份方案,定期異地備份并對(duì)備份內(nèi)容進(jìn)行檢查,落實(shí)存儲(chǔ)和備份責(zé)任人,確保各項(xiàng)工程核心數(shù)據(jù)運(yùn)行安全。二是對(duì)電子檔案的密級(jí)和權(quán)限劃分管理。使用者需根據(jù)工程檔案密級(jí)和各自的使用權(quán)限查詢、借閱電子檔案,使各類資料訪問(wèn)具有可控性。三是對(duì)各類檔案的工作流程管理。完善工程設(shè)計(jì)、科技資料、測(cè)繪資料、文書(shū)檔案等各類檔案的網(wǎng)上電子借閱流程,同時(shí)做好可借閱文檔的網(wǎng)內(nèi)加密工作,保證電子文檔的安全有效利用。四是對(duì)相關(guān)人員的職責(zé)管理。革新數(shù)字檔案業(yè)務(wù)職能,明確各個(gè)設(shè)備、各項(xiàng)工程檔案對(duì)應(yīng)的責(zé)任人,嚴(yán)格控制具有設(shè)備訪問(wèn)權(quán)限人員的操作,加強(qiáng)日常管理。
作者:周惠平 單位:中國(guó)電力工程顧問(wèn)集團(tuán)公司東北電力設(shè)計(jì)院
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