工程設(shè)計(jì)中文件管理Documentum平臺構(gòu)建
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摘要：本文針對工程設(shè)計(jì)文檔的全生命周期管理中出現(xiàn)的文件收集、存檔等一系列問題，利用documentum平臺，介紹了一套工程文檔管理系統(tǒng)（EngineeringDocumentsManagementSystem，以下簡稱EDMS）的構(gòu)建方法。該系統(tǒng)對工程設(shè)計(jì)過程中產(chǎn)生的所有文件進(jìn)行管控，建立文件的設(shè)計(jì)信息和管理信息的對應(yīng)模塊以及信息的自動繼承和復(fù)用機(jī)制，建立了強(qiáng)大的歸類和檢索功能，大大降低了人員錄入的工作量，極大地提高了文件的可利用性。目前該系統(tǒng)已取得計(jì)算機(jī)軟件著作權(quán)登記證書，以后將進(jìn)一步推動并融合信息化建設(shè)與工程設(shè)計(jì)項(xiàng)目工作。
關(guān)鍵詞：工程設(shè)計(jì)；文檔管理；JSP設(shè)計(jì)文件；Documentum
引言
隨著業(yè)務(wù)的快速發(fā)展和規(guī)模的不斷擴(kuò)大，工程項(xiàng)目中產(chǎn)生的大量項(xiàng)目文檔及各種形式的文件也在迅速膨脹。這些文檔資料大部分都散落在工程的設(shè)計(jì)、采購、建設(shè)等各個環(huán)節(jié)，其中包括了許多寶貴的技術(shù)資料。這些位于不同位置的技術(shù)資料，很多都需要各個層級的安全保護(hù)。隨著時間累積的這些文檔資料，蘊(yùn)含了大量寶貴的知識需要進(jìn)行統(tǒng)一管理和利用，同時作為無形資產(chǎn)，這些文檔資料還承擔(dān)著傳承企業(yè)和社會記憶的重任。目前國內(nèi)外尚未有一套完整的、成熟的、適用于國際項(xiàng)目的全生命周期軟件技術(shù)解決方案。可以針對工程設(shè)計(jì)文件及其內(nèi)容，從前期概要設(shè)計(jì)、詳細(xì)設(shè)計(jì)到后期出版歸檔進(jìn)行綜合管理。利用國際上排名首位的Documentum文檔管理平臺，研發(fā)一套工程設(shè)計(jì)文件管理系統(tǒng)。該文檔管理系統(tǒng)具備文件庫統(tǒng)一管理、WBS工作任務(wù)結(jié)構(gòu)管理、多維視角管理、版本控制、在線瀏覽查看和批閱、版本差異比對、內(nèi)容級檢索與查詢、授權(quán)控制等多項(xiàng)功能。能夠從海量的文檔數(shù)據(jù)規(guī)范化、程序化的進(jìn)行管理，并從中快速、準(zhǔn)確的獲取所需的文檔信息。實(shí)現(xiàn)目標(biāo)是現(xiàn)存歷史工程文件和數(shù)據(jù)，入庫集中管理率80％以上；高效檢索和利用，提高文件復(fù)用率20％以上；三維模型轉(zhuǎn)換成功率95％以上；二維圖紙信息抽取成功率95%以上。
一、需求分析
前期花費(fèi)了大量的時間確定系統(tǒng)需求，包括功能以及模塊的劃分，保證開發(fā)實(shí)施后系統(tǒng)達(dá)到預(yù)期的效果，真正做到文件從設(shè)計(jì)完成到企業(yè)檔案的無縫銜接，實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體化管理。
1.1功能性需求。包含任務(wù)管理、項(xiàng)目管理、部門管理、體系管理、檔案管理，采用數(shù)據(jù)驅(qū)動的方式實(shí)現(xiàn)文檔的全生命周期管理。
1.2模塊需求
1.2.1項(xiàng)目初始化。項(xiàng)目文控人員通過Excel制定項(xiàng)目分類結(jié)構(gòu)模板，通過導(dǎo)入接口，快速生成相關(guān)的項(xiàng)目分類結(jié)構(gòu)。
1.2.2基礎(chǔ)模塊。系統(tǒng)人員可通過自己的賬號登錄系統(tǒng)，正確輸入用戶名和密碼后可登錄成功。在登錄頁面可選擇顯示語言。系統(tǒng)用戶結(jié)束系統(tǒng)操作后，可注銷登錄退出系統(tǒng)，保證賬號和系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。
1.2.3項(xiàng)目分類管理。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以在項(xiàng)目下新建、修改和刪除項(xiàng)目文檔分類。
1.2.4項(xiàng)目管理。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可以新建、修改和刪除項(xiàng)目。根據(jù)項(xiàng)目編號自動創(chuàng)建、修改、刪除項(xiàng)目的角色、項(xiàng)目權(quán)限集合，項(xiàng)目節(jié)點(diǎn)以及權(quán)限。
1.2.5設(shè)計(jì)文檔管理。項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目文控人員均可在項(xiàng)目下增加設(shè)計(jì)文檔。修改、刪除自己新建的設(shè)計(jì)文檔相關(guān)屬性和內(nèi)容。所有用戶均可對設(shè)計(jì)文件進(jìn)行查詢。用戶選中某一項(xiàng)目或分類時，可根據(jù)顯示區(qū)的設(shè)計(jì)文檔內(nèi)容進(jìn)行檢索，使檢索結(jié)果更加精準(zhǔn)。項(xiàng)目組成員或項(xiàng)目文控人員可對設(shè)計(jì)文件進(jìn)行升版。所有用戶均可對設(shè)計(jì)文檔的歷史版本進(jìn)行查看，當(dāng)選擇查看歷史時，會將歷史的全部版本列出，雙擊文檔即可查看文檔內(nèi)容。所有用戶均可對設(shè)計(jì)文檔進(jìn)行在線瀏覽查看，對于設(shè)計(jì)圖紙不需要用戶安裝任何查圖工具即可在線查看。項(xiàng)目組成員或項(xiàng)目文控文員可以上傳設(shè)計(jì)文件，類型分為DWG、PDF、EXCEL、WORD。項(xiàng)目組成員可以下載自己上傳的設(shè)計(jì)文件，具備下載權(quán)限的人員可以下載設(shè)計(jì)文件，不具備權(quán)限的人員需要申請下載，經(jīng)過審批通過后，方可對設(shè)計(jì)文件進(jìn)行下載。
1.2.6項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)?？蓪?xiàng)目按照版本號、專業(yè)、業(yè)主進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)并通過雙擊統(tǒng)計(jì)項(xiàng)的圖，即可獲取相關(guān)的文件列表。
1.2.7多維視圖。按照專業(yè)－項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)展現(xiàn)設(shè)計(jì)文檔，根據(jù)文件自身屬性，自動實(shí)現(xiàn)文件多層次分類和展示。同時自動計(jì)算滿足條件的設(shè)計(jì)文件數(shù)量。
1.2.8任務(wù)區(qū)顯示需處理的任務(wù)信息，待辦任務(wù)一旦辦理將從待辦任務(wù)列表中消除，進(jìn)入到已辦任務(wù)列表。顯示用戶發(fā)起的全部任務(wù)列表，任務(wù)類型包括：分發(fā)任務(wù)、項(xiàng)目成果提交、項(xiàng)目成果下載、部門成果提交、部門成果下載。
1.2.9三維模型管理通過配置服務(wù)，定期轉(zhuǎn)換三維模型為瀏覽模型，自動存儲到系統(tǒng)中。三維模型可在系統(tǒng)中直接打開在線瀏覽，無需安裝特定軟件。
1.2.10檔案管理。檔案管理分為任務(wù)區(qū)、預(yù)歸檔、檔案三個區(qū)域：任務(wù)區(qū)：用來記錄檔案管理過程中的流程和通知，包括歸檔申請與審批流程和借閱申請與審批流程；預(yù)歸檔：用于預(yù)歸檔的檔案，一部分來自于文控提交的歸檔文件；一部分來自于檔案人員添加的其他預(yù)歸檔文件。在預(yù)歸檔中，檔案人員需要將檔案需要的屬性信息補(bǔ)充完整并進(jìn)行歸卷操作之后，方可進(jìn)行正式歸檔；檔案：檔案區(qū)中是完整的檔案信息，按照檔案的分類和卷號屬性信息自動歸檔，并可動態(tài)生成檔案樹，方便檔案人員瀏覽和查找。檔案人員可對檔案進(jìn)行增加、修改和刪除等操作。普通用戶可對檔案進(jìn)行在線瀏覽和借閱，借閱需要通過審批，審批通過后方可下載。
1.2.11權(quán)限及日志管理。系統(tǒng)管理員可將系統(tǒng)用戶添加到角色中，加入角色后，用戶將自動擁有所在角色的權(quán)限[1]。系統(tǒng)自動記錄設(shè)計(jì)文件的增、刪、改、查等操作。記錄操作人、操作類型、操作內(nèi)容、操作日期、操作者IP。
二、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)
2.1框架設(shè)計(jì)。系統(tǒng)主要包括工程文件門戶、工程文件數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、多維視圖、部門文件門戶、檔案管理、個人工作區(qū)、工程設(shè)計(jì)文件管理、多項(xiàng)目管理、分類管理、角色/權(quán)限管理、設(shè)計(jì)文件分發(fā)和三維模型管理幾類功能。
2.2軟件及環(huán)境。整體采用EMCDocumentum6.7SP1為基礎(chǔ)平臺，數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)為MicrosoftSQLSever2008R2，服務(wù)器操作系統(tǒng)為MicrosoftWindows2008R2。采用B/S架構(gòu)。利用JSP（java服務(wù)器頁面）技術(shù)，完全的面向?qū)ο?，具有平臺無關(guān)性且安全可靠[2-3]。
2.3模塊化設(shè)計(jì)。將系統(tǒng)按模塊進(jìn)行設(shè)計(jì)，便于橫向、縱向的通用。模塊的不同組合能滿足多樣性需求，易于配置和修改。同時每個模塊又相對獨(dú)立，可以對模塊單獨(dú)進(jìn)行設(shè)計(jì)、編譯、調(diào)試和修改。EDMS系統(tǒng)按照功能劃分為12個模塊。
2.4頁面設(shè)計(jì)。采用中英文的操作界面，界面力求簡潔明了，保證系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)的合理與明確，布局明確、交互操作合理、協(xié)調(diào)統(tǒng)一。功能要表現(xiàn)清楚，分類清晰有條理，避免過多的控件嵌套導(dǎo)致的視覺混亂。單一功能的操作目的明確，符合易用性原則，避免不必要的信息顯示而對用戶造成視覺干擾。力求操作簡單，簡單的功能一步完成，比較復(fù)雜的功能三步之內(nèi)，復(fù)雜的功能操作使用操作向?qū)磔o助客戶完成。
2.5接口設(shè)計(jì)。EDMS與域集成，實(shí)現(xiàn)用戶單點(diǎn)登錄。另外作為文檔系統(tǒng)，與其他應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行集成，使文檔最終流向EDMS。以SmartPlantFoundation（以下簡稱SPF）為例，該平臺為設(shè)計(jì)階段的數(shù)據(jù)相互連通提供平臺支持，包括SPP&ID、SPI、SP3DPDS、SPM之間的數(shù)據(jù)通信，在工程設(shè)計(jì)階段可以有效提高設(shè)計(jì)質(zhì)量和設(shè)計(jì)效率[4]。對于SPF中產(chǎn)生的成品文件，需要存放到EDMS中進(jìn)行統(tǒng)一的管理和歸檔工作；所以需要進(jìn)行SPF和EDMS之間的接口開發(fā)工作，實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)文件從SPF自動歸類到EDMS中。SPF按照項(xiàng)目、文件類型的方式將項(xiàng)目的設(shè)計(jì)成品資料進(jìn)行歸類存放，EDMS進(jìn)行信息掃描，從指定位置獲得電子文件及其相關(guān)的屬性信息，并根據(jù)屬性信息自動對電子文件進(jìn)行分類存儲，存儲成功后自動郵件通知項(xiàng)目的文控人員進(jìn)行核對和檢查。屬性文件的配置包括項(xiàng)目編號的對應(yīng)規(guī)則、專業(yè)的對應(yīng)規(guī)則、文件種類的對應(yīng)規(guī)則、文件類型的對應(yīng)規(guī)則、文檔屬性的對應(yīng)規(guī)則等。
三、預(yù)期應(yīng)用前景
EDMS的兩種主要行為是管理和利用。管理是各司其職，不同類型的設(shè)計(jì)文件或資料由不同類型的人或部門來管理。利用就是資源共享，在工作中能夠查看到需要的資料。管理與利用應(yīng)該并舉，利用是管理的目的。該系統(tǒng)可采大型數(shù)據(jù)庫存儲機(jī)制[5]，文件存儲與數(shù)據(jù)庫存儲分開。全部采用B/S架構(gòu)，只需在服務(wù)器部署相應(yīng)的應(yīng)用服務(wù)，系統(tǒng)管理員、一般瀏覽用戶就可通過TCP/IP協(xié)議網(wǎng)絡(luò)啟用IE瀏覽器訪問系統(tǒng)。系統(tǒng)已經(jīng)與AutoCAD進(jìn)行深度融合，可以提供包括圖框數(shù)據(jù)自動提取、CAD圖紙的自動、CAD在線瀏覽等功能，可以滿足CAD圖紙信息的電子文件管理需求。
四、結(jié)語
目前，應(yīng)用EDMS進(jìn)行日常工程設(shè)計(jì)文件管理及歸檔工作的已經(jīng)有近60個項(xiàng)目。作為檔案管理平臺，已經(jīng)打通了從歸檔、借閱到歸還整個檔案管理的全過程。日后將進(jìn)一步開拓在科研項(xiàng)目、基礎(chǔ)工作、規(guī)范管理以及體系管理等方面的文檔應(yīng)用工作。
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作者：張銳 單位：中國石油集團(tuán)工程設(shè)計(jì)有限責(zé)任公司北京分公司
