電力系統(tǒng)工程項目檔案管理策略

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摘要：檔案管理工作在技改大修中占有很重的比例，它對工程項目的實施有責不可輕視的影響。本文講明了技改大修工程項目檔案管理是什么，分析了為什么要進行檔案管理工作，并且針對目前技改大修檔案管理工作中存在的一些問題提出了解決方法，旨在提高檔案管理工作的有效性。

關鍵詞：文件材料；試聽檔案；新時期；檔案管理制度

1項目檔案管理是什么

技改大修工程項目檔案是指整個項目工程從工作開始到結束這期間所有的需要歸檔的文件材料。這些文件材料的形式包括文字材料、圖表材料、圖紙，也包括聲像材料、電子光盤等。材料的內容包括技改大修工程項目過程中的策劃、實行、完工等一系列工作生成的文字材料。項目檔案管理工作能夠確切的體現(xiàn)工程在施工過程中的各個細節(jié)，也可找出為什么會發(fā)生工程事故，在很多工程建設的地方都有重要的價值。

2為什么要提升技改大修工程項目檔案管理水平

檔案管理工作在技改大修工程中占有很重要的地位，以下三個方面是為什么要加強技改大修項目工程的檔案管理。一是檔案管理工作的要求，技改大修工程項目檔案管理是工程項目中重要的環(huán)節(jié)，有著舉足輕重的地位。在新時期，做好電力系統(tǒng)技改大修項目工程檔案管理是可以為電力系統(tǒng)工程項目帶來美好的前景。二是提升項目工程建設的科學有效性，用文件材料將項目工程的各個工作環(huán)節(jié)聯(lián)系起來，可以增強對工程建設的整體把握。將工程項目建成的過程形成歷史材料，可以真實的表面在工程項目建設中產生的問題，為完善工程項目建設提供更好地解決方案，從而提高技改待續(xù)工程項目的科學性。三是檔案服務和檔案利用的本質要求，檔案管理的最終目的是有效利用檔案，提高檔案的利用率，為項目建設未來的發(fā)展目標提供保障。

3檔案管理工作存在的缺陷

3.1對項目檔案管理工作不夠重視

在工程項目檔案管理工作中往往存在重視設計而輕視檔案的問題。因為相關專業(yè)人員短缺，在一般的地市級只有一名人員專門負責技改大修，需要管理規(guī)劃可研、計劃下達、項目管理研究等一系列工作。領導更注重經(jīng)濟方面的問題，而技術人員則注重項目工程的進度、施工質量、施工安全等，缺少對一些重要文件材料的歸檔。例如說項目工程在施工過程中的來往信函、設計變更記錄、領導批復等重要材料，都沒有專業(yè)人員對其進行系統(tǒng)的管理，導致會出現(xiàn)歸檔的難度系數(shù)大、歸檔不全問題。還會出現(xiàn)文件檔案資料的簽字蓋章不齊全，對于服務類合同也沒有寫簽訂日益，檔案資料的時序性也不滿足相關要求等。

3.2檔案管理制度不科學，管理人員自身素質有待提高

現(xiàn)在很多電力企業(yè)都沒有將工程項目檔案歸檔進行立項，也沒有納入工作領導小組中。企業(yè)電力系統(tǒng)一般注重提升工程項目的專業(yè)技術和項目在施工過程中的具體情況。很多電力企業(yè)沒有健全檔案管理制度，缺少專業(yè)的檔案管理人才對檔案進行系統(tǒng)的管理，導致許多檔案資料都得不到規(guī)范的保留。在項目施工的過程中，沒有人對項目檔案材料進行跟蹤，這將導致檔案材料的收集難上加難。而且項目檔案管理本身就是一項專業(yè)性強的工作，需要一些專業(yè)管理人員對檔案進行歸檔，管理人員既要懂檔案管理又要懂電力系統(tǒng)項目工程，但是在現(xiàn)實情況是很多人員都不是專業(yè)的檔案管理人員，自身專業(yè)素養(yǎng)的不足，嚴重影響了檔案管理的有效性。

3.3視聽檔案的保留不齊全

視同檔案材料主要是指聲像材料，這些聲像材料會輔助一定的文字材料加以解釋說明。視聽檔案材料是技改大修工程項目管理中具有影響力的材料，在檔案管理中占有重要地位。但是現(xiàn)在很多電力企業(yè)在工程的施工過程中都不重視視聽材料的保留，而只關注到項目工程建設的好壞。對于視聽材料的管理沒有設立專門的管理人員，或者是管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，這都對視聽材料的保留存在一定的影響。在這種情況下設立的視聽材料管理數(shù)據(jù)庫，導致視聽材料不齊全。

4如何加強檔案管理工作

4.1加強項目檔案管理人員的工作意識

重視理念建設可以保障檔案管理的科學性、有效性，也是工程建設過程中各項管理工作能夠順利實施的保障。只有領導的意識正確了，工作開展的到位了，才能使檔案管理工作得到有效的實施。并且現(xiàn)在很多技改大修專責對檔案管理工作的認識度不夠，為增強各專責的歸檔意識，要加強培訓，培養(yǎng)其自身的綜合素質，鍛煉工作技巧。同時要加強管理人員學習檔案管理知識，使管理人員及時掌握先進的管理方法和技術，促進其能夠主動收集整理檔案材料，保證檔案材料的完整性和有效性。

4.2完善項目檔案管理制度和管理內部的組織結構

電力企業(yè)內部要設立專門的檔案管理制度以維護檔案管理人員的權責，確立歸檔部門最后審核的具體要求。必須非常重視歸檔工作，最后一項歸檔工作的審核在沒有通過的前提下不能夠進行下一步的具體工作。檔案管理工作需要建立系統(tǒng)性的體制機制，電力企業(yè)也要將檔案管理部門加入到工程項目的建設的組織結構中去，將檔案管理工作與實際項目工作在施工的過程中聯(lián)系起來，讓檔案管理工作融入到項目管理中去，參與到項目建設中去。

4.3加強項目工程進程與歸檔工程建設的一致性

電力企業(yè)必須加強項目工程進程與歸檔工程建設的一致性。在項目工程的施工過程中，必須做好每一個環(huán)節(jié)的項目檔案材料，因為這些材料一旦丟失就會嚴重影響到后期工程項目的開展。所以在工程項目的建設中我們要設立專門的檔案管理部門，將檔案管理的工作與項目工程的工作齊頭并進，使歸檔工作更加的系統(tǒng)，從而整個工程項目最終的驗收打下基礎。

5結束語

總而言之，在技改大修工程項目中檔案管理工作是非常重要的，它記載了整個項目工程在每一個環(huán)節(jié)的信息，對于以后系統(tǒng)的轉型升級起著關鍵的作用。所以，我們應該在項目工程建設的過程中認真的都做好檔案記載，加強對項目工程檔案管理的建設，以保證項目工程檔案管理的質量。

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作者：劉曉慧 單位：國網(wǎng)河南永城市供電公司