談規(guī)范化醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理措施

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摘要：隨著醫(yī)院基本建設(shè)的快速發(fā)展，醫(yī)院基建檔案日益顯現(xiàn)出不可忽視的重要作用，因此要著重加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案的收集、管理、利用等工作，分析當(dāng)前醫(yī)院基建檔案管理存在的缺陷和不足，提出醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理的具體措施，充分發(fā)揮醫(yī)院基建檔案的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值，有效提高醫(yī)院基建檔案的歸檔率，保證醫(yī)院基建檔案的完整性和真實(shí)性。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建檔案；規(guī)范化；管理；措施

在醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目逐漸增多、規(guī)模日益擴(kuò)大的趨勢下，醫(yī)院基建檔案管理工作不容忽視。當(dāng)前，醫(yī)院基建檔案管理工作存在明顯的滯后性，暴露出這樣或那樣的問題，因此要加大對醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理的關(guān)注度，提出與醫(yī)院實(shí)際相契合的基建檔案規(guī)范化管理措施，切實(shí)提升醫(yī)院基建檔案的規(guī)范化管理水平。

一、醫(yī)院基建檔案概述

醫(yī)院基建檔案是對醫(yī)院所有建設(shè)活動的記錄和保存，涵蓋工程項(xiàng)目文件、施工、竣工驗(yàn)收等資料，全面反映醫(yī)院基建項(xiàng)目從規(guī)劃、執(zhí)行、竣工等各環(huán)節(jié)內(nèi)容。它具有以下幾方面的特點(diǎn)：一是專業(yè)性。醫(yī)院基建工程項(xiàng)目不同于一般的工程項(xiàng)目，而有其自身的特殊性和專業(yè)性。二是成套性。醫(yī)院基建檔案對醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目全過程進(jìn)行記錄，并形成一整套相關(guān)的文件記錄。三是現(xiàn)實(shí)性。醫(yī)院基建檔案記錄了醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目所有活動過程，對醫(yī)院建筑維修、醫(yī)療器材管理、糾紛處置提供有力的依據(jù)和參考。四是周期長。醫(yī)院基建檔案的周期性較長，主要是由于建設(shè)項(xiàng)目要?dú)v經(jīng)規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收等過程，需要多個部門和單位的審批和審核，因而延長了醫(yī)院基建檔案的建設(shè)周期。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院建設(shè)活動中建立的第一手材料，有極其重要的價(jià)值和作用，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：一是為醫(yī)院規(guī)劃發(fā)展提供歷史依據(jù)。醫(yī)院基建檔案真實(shí)記錄了醫(yī)院投資決策、項(xiàng)目構(gòu)想、項(xiàng)目選址、建設(shè)地點(diǎn)的地形地貌、水文勘察等情況，并留存有項(xiàng)目可行性研究階段的論證、分析和評價(jià)，真實(shí)反映了醫(yī)院建設(shè)活動的現(xiàn)實(shí)面貌，對工程維修、管理、改擴(kuò)建、使用提供了歷史憑證和依據(jù)。二是保證工程質(zhì)量。醫(yī)院基建檔案真實(shí)地反映了建設(shè)工程質(zhì)量內(nèi)容，能夠?yàn)楣こ淌鹿试蚍治?、?zé)任認(rèn)定、改進(jìn)方法提供技術(shù)支持和依據(jù)，有利于提高醫(yī)院建設(shè)工程項(xiàng)目的質(zhì)量。同時，醫(yī)院基建檔案還能為工程總決算提供參考，為審計(jì)部門提供審計(jì)核查的依據(jù)，有效監(jiān)督醫(yī)院發(fā)展、打擊依法受賄等違法行為。

二、醫(yī)院基建檔案建設(shè)過程存在的問題

（一）缺乏對醫(yī)院基建檔案工作的重視部分管理者大多關(guān)注改擴(kuò)建的工程項(xiàng)目質(zhì)量、進(jìn)度管理內(nèi)容，而對醫(yī)院基建檔案的管理意識相對薄弱，沒有充分關(guān)注醫(yī)院基建檔案的日常采集、整理和歸檔等工作，導(dǎo)致醫(yī)院基建檔案的歸檔率不高，難以保證醫(yī)院基建檔案的完整性和及時性。

（二）醫(yī)院基建檔案管理制度尚未完善醫(yī)院基建檔案管理制度不夠完善，缺乏規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的管理方法和操作流程，缺乏對醫(yī)院基建檔案的歸口管理，暴露出醫(yī)院基建檔案相對分散的問題，降低了醫(yī)院基建檔案的完整性和安全性。

（三）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)欠缺醫(yī)院基建檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)欠缺，在對醫(yī)院基建檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔等工作上存在漏洞，如檔案收集不全、書寫材料不規(guī)范、以復(fù)印件充數(shù)等，降低了醫(yī)院基建檔案的案卷質(zhì)量，不利于保證醫(yī)院基建檔案歸檔的及時性和完整性。同時，在醫(yī)院基建檔案的數(shù)字化管理上存在不足，檔案管理人員缺乏基建檔案的數(shù)字化管理專業(yè)技能和相關(guān)知識，無法實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建檔案的信息共享和利用。

三、醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理的措施

（一）提升基建檔案管理意識要提升醫(yī)院基建檔案管理意識，不能片面關(guān)注醫(yī)院基建工程項(xiàng)目的質(zhì)量、進(jìn)度，要加大對醫(yī)院基建檔案管理的人員、資金、設(shè)備的投入力度，為醫(yī)院基建檔案管理提供必要的支持。同時，不僅要提高檔案管理人員的規(guī)范化管理意識，還要求醫(yī)院其他部門和人員樹立基建檔案規(guī)范化管理意識，將基建檔案與其他業(yè)務(wù)同步開展，從而為醫(yī)院基建檔案管理提供意識保障。

（二）完善醫(yī)院基建管理制度要結(jié)合醫(yī)院的實(shí)際情況，全面制定醫(yī)院基建檔案相關(guān)制度。一是建立并完善醫(yī)院基建檔案資料收集制度。醫(yī)院基建檔案資料收集制度是首要制度，要明確醫(yī)院基建資料收集范圍，涵蓋醫(yī)院基建項(xiàng)目規(guī)劃、調(diào)研、立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等過程，并可以根據(jù)基建工程規(guī)劃和性質(zhì)列出資料收集清單，規(guī)避和防范醫(yī)院基建檔案的少收、漏收等問題。二是建立并完善醫(yī)院基建檔案資料整理卷裝訂制度。在完成醫(yī)院基建項(xiàng)目資料的收集之后，還要采用統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度對醫(yī)院基建檔案進(jìn)行整理、立卷、裝訂工作。三是建立并完善醫(yī)院基建檔案驗(yàn)收移交制度。還要注重對醫(yī)院基建檔案的驗(yàn)收移交工作，確保檔案立卷符合標(biāo)準(zhǔn)，保證醫(yī)院基建檔案的質(zhì)量。

（三）注重醫(yī)院基建檔案規(guī)范化歸檔工作與工程建設(shè)的同步一是注重工程立項(xiàng)后的資料收集。要注意收集醫(yī)院改擴(kuò)建工程的立項(xiàng)資料，包括項(xiàng)目建議書及批復(fù)文件、可行性研究項(xiàng)目評估、環(huán)境預(yù)測調(diào)查報(bào)告等，按照相關(guān)制度進(jìn)行文件收集歸檔工作。二是注重工程建設(shè)及施工資料的收集歸檔。要收集項(xiàng)目設(shè)計(jì)階段的資料，如方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)資料等，并采集施工階段的資料，如施工合同、開工報(bào)告、圖紙會審、技術(shù)交底、施工組織設(shè)計(jì)、施工計(jì)劃和方案、施工技術(shù)及安全措施等方面的資料。三是做好竣工階段的資料收集和歸檔，重點(diǎn)做好工程竣工圖和工程決算資料的收集歸檔，并要注意對設(shè)計(jì)變更通知書、隱蔽工程驗(yàn)收記錄進(jìn)行及時收集歸檔。

（四）加強(qiáng)醫(yī)院基建檔案數(shù)字化管理在進(jìn)行醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理的過程中，還應(yīng)充分發(fā)揮信息化、數(shù)字化的功能。要完善和創(chuàng)新醫(yī)院基建檔案的信息化管理模式，完善醫(yī)院基建檔案信息數(shù)據(jù)庫，合理應(yīng)用集成化處理技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院基建檔案的集成數(shù)據(jù)采集、檢索和分析，為醫(yī)院基建檔案規(guī)范化管理提供信息化支撐。

（五）增強(qiáng)醫(yī)院基建檔案管理人員素質(zhì)要進(jìn)行醫(yī)院基建檔案管理人員的培訓(xùn)，使之依循醫(yī)院基建檔案管理相關(guān)制度進(jìn)行檔案管理，明晰醫(yī)院基建檔案收集、整理、歸檔、移交、保存、借閱等相關(guān)流程，提高醫(yī)院基建檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，為醫(yī)院基建檔案信息化共享和利用提供支持。綜上所述，醫(yī)院基建檔案管理是不可小覷的內(nèi)容，要高度重視醫(yī)院基建檔案的管理工作，完善基建檔案管理制度，明晰醫(yī)院基建檔案管理職責(zé)，面向醫(yī)院基建項(xiàng)目的全過程同步實(shí)施檔案收集歸檔管理，并規(guī)范檔案歸類、立卷、歸檔、整理、利用的流程，不斷創(chuàng)新應(yīng)用信息化技術(shù)和方法，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院基建檔案信息的共享和利用，推進(jìn)醫(yī)院基建檔案管理的規(guī)范化、制度化和信息化。

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作者：李嫚 單位：安岳縣人民醫(yī)院