事業(yè)單位文書檔案規(guī)范化管理策略
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摘要：文書檔案是事業(yè)單位行政活動(dòng)的主要體現(xiàn)，記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷史與成長軌跡。在事業(yè)單位的管理過程中，文書檔案管理是十分關(guān)鍵的部分，其管理水平對于單位的工作質(zhì)量和工作效率都有著至關(guān)重要的直接影響。在文書檔案管理日益向著信息化發(fā)展的當(dāng)下，應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新事業(yè)單位文書檔案管理的方式方法，規(guī)范事業(yè)單位文書管理各項(xiàng)工作，使相關(guān)內(nèi)容得到充分落實(shí)。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；文書檔案；規(guī)范化管理
新時(shí)代事業(yè)單位要建立系統(tǒng)完善的管理體系，圍繞著文書檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)中的問題完善管理制度，對管理設(shè)備進(jìn)行不斷更新和完善，使文書檔案的各項(xiàng)內(nèi)容有效優(yōu)化，并配備高質(zhì)量的專業(yè)管理人才和技術(shù)人員。據(jù)此，筆者有針對性地探究文書檔案管理環(huán)節(jié)中存在的不足或者缺陷，提出對文書檔案管理進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)的措施。
一、文書檔案規(guī)范化管理的意義
（一）促進(jìn)事業(yè)單位快速發(fā)展實(shí)現(xiàn)文書檔案管理規(guī)范化可以解決傳統(tǒng)文書檔案管理工作隨意性大、標(biāo)準(zhǔn)低、配合不足等現(xiàn)實(shí)問題，可以保證文書檔案信息的完整，理清事業(yè)單位行政工作的發(fā)展脈絡(luò)，記錄事業(yè)單位各項(xiàng)工作的基本進(jìn)程。健全、完善、規(guī)范的文書檔案管理體系可以確保文書檔案實(shí)現(xiàn)有效分類，優(yōu)化組合和科學(xué)編目，規(guī)范化的文書檔案管理方式還能夠進(jìn)一步檢查問題和提高文檔的質(zhì)量水平，間接反映行政工作的得失，發(fā)現(xiàn)日常工作中存在的疏漏，以及總結(jié)事業(yè)單位的發(fā)展變化。文書檔案管理工作得到切實(shí)有效地強(qiáng)化，可以進(jìn)一步促進(jìn)業(yè)務(wù)工作的快速發(fā)展，有助于為事業(yè)單位的各種決策提供詳實(shí)、準(zhǔn)確、全面的數(shù)據(jù)信息支撐，從而達(dá)到推動(dòng)事業(yè)高效率和低成本的運(yùn)轉(zhuǎn)。
（二）提高文書檔案管理水平規(guī)范事業(yè)單位文書檔案管理的相關(guān)工作，使其作用和價(jià)值得到充分體現(xiàn)，指出文書檔案管理工作中存在的典型問題，對于修訂文書檔案管理制度、確保文件的規(guī)范運(yùn)轉(zhuǎn)、防止文書檔案在流轉(zhuǎn)中丟失損壞具有重要的意義。規(guī)范化的文書檔案管理方法可以確保相關(guān)方面更加高度關(guān)注文書檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，進(jìn)一步理順相關(guān)管理職責(zé)和任務(wù)，充分提升文書檔案記錄信息的準(zhǔn)確性，便于提供精品文書檔案，同時(shí)解決了文書檔案運(yùn)轉(zhuǎn)中的問題，極大地滿足了事業(yè)單位服務(wù)公益事業(yè)的檔案需要。
（三）加快提升行政工作效率文書檔案規(guī)范化管理越來越依托信息化管理方式，基于現(xiàn)代化管理體系建立了規(guī)范性文書檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制實(shí)現(xiàn)了文檔的自動(dòng)化存儲(chǔ)。首先，確保文書檔案的相關(guān)格式和內(nèi)容能夠得到有效優(yōu)化和規(guī)范，同時(shí)有針對性的優(yōu)化運(yùn)轉(zhuǎn)流程、檢索方式，系統(tǒng)化地編排文書檔案的相關(guān)內(nèi)容，構(gòu)建更行之有效的文檔歸檔體系。其次，文書檔案管理充分實(shí)現(xiàn)規(guī)范系統(tǒng)地整理，這樣可以從根本上有效推進(jìn)文書檔案智能化的開發(fā)以及綜合性的利用，為實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)檢索與云存儲(chǔ)運(yùn)轉(zhuǎn)提供了必要條件。
二、文書檔案規(guī)范化管理存在的問題
（一）缺少必要的領(lǐng)導(dǎo)重視當(dāng)前，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理的重視不足，無法形成一個(gè)科學(xué)的文書檔案管理機(jī)制，相關(guān)部門也沒有高度關(guān)注文書檔案管理工作的重要性和必要性，在實(shí)際的操作過程中，缺乏信息的溝通和資源的共享，相關(guān)部門各自為政，無法實(shí)現(xiàn)協(xié)同作業(yè)，在這樣的情況下就會(huì)影響到文書檔案管理工作的正常有序開展。例如，部分領(lǐng)導(dǎo)在日常工作中沒能發(fā)揮公文的指導(dǎo)和組織作用，不能通過文件的形式記錄事業(yè)單位基層干部反饋的新問題、提出的新建議，無法以文件的形式記錄事業(yè)單位的各項(xiàng)行政工作。還有的事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不能在決策或重大項(xiàng)目的實(shí)施中調(diào)閱行政檔案，無法通過行政檔案為事業(yè)單位的機(jī)構(gòu)改革提供強(qiáng)有力的支持。大部分事業(yè)單位還未能深刻的發(fā)揮文書檔案的積極作用，無法優(yōu)化文書檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)體系，也未能調(diào)動(dòng)文書檔案管理人員的積極性，更好地挖掘文書檔案潛在價(jià)值。
（二）缺少規(guī)范的管理制度面向紙質(zhì)文件管理的文書檔案管理制度已經(jīng)不符合時(shí)展的需要，文書檔案管理制度缺失的情況較為嚴(yán)重，文書檔案管理未能得到規(guī)范制度的有效支持，導(dǎo)致基層文書檔案管理人員在處理文書檔案時(shí)的隨意性較大。而且很多制度要求沒能考慮公文運(yùn)轉(zhuǎn)的現(xiàn)實(shí)需要，影響了文書檔案管理的正常開展，產(chǎn)生了一些持續(xù)性的風(fēng)險(xiǎn)，給檔案管理帶來嚴(yán)重的損失。
（三）缺少專業(yè)的管理人員當(dāng)前文書檔案管理人員往往不具備相對應(yīng)的專業(yè)技能和崗位適應(yīng)能力，在信息化應(yīng)用方面也十分欠缺，無法充分掌握相對應(yīng)的新技術(shù)和新設(shè)備。同時(shí)，事業(yè)單位未能提供給文書檔案管理人員必要的文書檔案培訓(xùn)機(jī)會(huì)，未能引導(dǎo)文書檔案管理人員加強(qiáng)相關(guān)專業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)工作，文書檔案管理工作效率和質(zhì)量都會(huì)受到嚴(yán)重影響，無法推進(jìn)各項(xiàng)工作順利完成。
三、文書檔案規(guī)范化管理的改進(jìn)措施
（一）宣傳文書檔案管理重要意義事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)高度重視文書檔案管理的意義，強(qiáng)化對文書檔案管理認(rèn)知，促進(jìn)全員上下積極接受領(lǐng)會(huì)先進(jìn)文書檔案管理工作的方式方法。首先，文書檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極展示文書檔案管理規(guī)范化的運(yùn)轉(zhuǎn)成果，注重以視頻演示、主題宣傳、海報(bào)張貼等方式引導(dǎo)全員上下關(guān)注文書檔案管理工作。其次，針對文書方案管理中存在的缺陷或者不足進(jìn)行及時(shí)有效的發(fā)現(xiàn)并作出切實(shí)的整改，以此更有效的構(gòu)建更規(guī)范化系統(tǒng)化的文書檔案管理程序和管理工作機(jī)制。第三，形成文書檔案管理的協(xié)調(diào)機(jī)制，構(gòu)建上下聯(lián)系的文書檔案管理溝通體系，積極了解基層單位在文書檔案管理中存在的問題，做好基層文書檔案管理人員的思想工作，促進(jìn)基層各部門主動(dòng)配合地開展好文書檔案管理工作，切實(shí)解決文書檔案管理中的現(xiàn)實(shí)問題。
（二）建立健全文書檔案管理制度為了提高文書檔案管理的整體水平，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)文書檔案管理制度建設(shè)，形成規(guī)范化的文書檔案管理的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制與考核標(biāo)準(zhǔn)，更好地提高文書檔案管理的質(zhì)量水平。首先，明確文書檔案管理的責(zé)任分工，確定文書檔案管理的具體標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化文書檔案運(yùn)轉(zhuǎn)的基礎(chǔ)流程。其次，經(jīng)常性地查找文書檔案管理運(yùn)轉(zhuǎn)中的漏洞，以制度化的方式修訂事業(yè)單位文書檔案管理辦法，著力構(gòu)建科學(xué)的文書檔案管理工作體系。第三，進(jìn)一步加強(qiáng)和落實(shí)文書檔案管理績效考核機(jī)制，使制度內(nèi)容能夠在實(shí)踐的過程中充分落實(shí)，使制度的執(zhí)行效力和規(guī)范作用得到充分加強(qiáng)，推動(dòng)文書檔案管理制度得到切實(shí)執(zhí)行。
（三）開展文書檔案管理人員培訓(xùn)為了解決文書檔案管理工作中的現(xiàn)實(shí)問題，應(yīng)當(dāng)圍繞著文書檔案管理信息化的發(fā)展方向進(jìn)行檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)。首先，配置專業(yè)的文書檔案管理人才，保證文書檔案管理人員具有豐富的專業(yè)知識，提高文書檔案管理人員的專業(yè)技能。其次，積極地組織開展文書檔案管理人員的培訓(xùn)工作，推動(dòng)文書檔案管理人員學(xué)習(xí)新的管理方法，圍繞著文書檔案信息化管理的工作方向，重點(diǎn)普及檔案管理系統(tǒng)與檔案服務(wù)方面的知識技能。第三，及時(shí)對文書檔案管理人員進(jìn)行績效考評，指出文書檔案管理人員工作中的得失，根據(jù)文書檔案管理人員的水平組織開展專門培訓(xùn)。第四，大力依托第三方專業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)委托人才培養(yǎng)，著力引導(dǎo)文書檔案管理人員接受專業(yè)培訓(xùn)，全面提高文書檔案管理質(zhì)量。
（四）加快數(shù)字化檔案建設(shè)在推動(dòng)文書檔案管理規(guī)范化的過程中應(yīng)當(dāng)著眼于時(shí)代需要，建立規(guī)范化的紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)為數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)，以及電子文檔和公文接收的制度規(guī)范，防止文書檔案運(yùn)轉(zhuǎn)中的各種風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，優(yōu)化文書檔案的采集方式，明確文書檔案采集的重點(diǎn)，形成各部門相互配合的文書檔案采集制度。
（五）開發(fā)專業(yè)的軟件系統(tǒng)為了提高文書檔案規(guī)范化管理水平，應(yīng)當(dāng)開發(fā)專業(yè)的文書檔案管理軟件系統(tǒng)，在電子文檔日益成為文書檔案主要形式的當(dāng)下伴隨OA辦公系統(tǒng)的日益普及，還要規(guī)范文書檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)方式，發(fā)揮計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在文書檔案管理過程中的價(jià)值，積極采用現(xiàn)代化的方式，提高文書檔案管理效率。首先，全面升級文書檔案管理的軟硬件設(shè)備，注重配置必要的文書檔案管理計(jì)算機(jī)終端，推動(dòng)文書檔案管理向電子化的方向轉(zhuǎn)型。其次，完善文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使文書檔案管理系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)的同步。第三，樹立大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)的服務(wù)理念，發(fā)揮智能技術(shù)設(shè)備在文書檔案管理中的重要作用，著力運(yùn)用智能化的方式減少文書檔案管理人員的手工壓力，提高工作效率。
（六）構(gòu)建必要的保障體系首先，發(fā)揮信息系統(tǒng)在文書檔案管理中的重要作用，進(jìn)一步保障文書檔案網(wǎng)絡(luò)運(yùn)轉(zhuǎn)的安全，倡導(dǎo)大力建立更加科學(xué)的文書檔案的備份系統(tǒng)。其次，在信息文檔與紙質(zhì)文檔同步的當(dāng)前，應(yīng)當(dāng)基于“兩套制”的現(xiàn)實(shí)合理分配，有針對性地建立文書檔案管理制度，推行相關(guān)的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。第三，加強(qiáng)電子安全防控體系的建設(shè)工作，形成專兼職文書檔案管理人員的相互配合與有效溝通機(jī)制，著力形成更加安全的文書檔案管理工作體系，達(dá)到全面提高文書檔案管理質(zhì)量目標(biāo)。
四、結(jié)論
從上文的分析中能夠充分看出，在當(dāng)前的時(shí)代背景下著重做好事業(yè)單位的文書檔案管理工作至關(guān)重要，因此，在具體的操作過程中要構(gòu)建更系統(tǒng)完善的管理體系和服務(wù)機(jī)制，從根本上提升文書檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平，進(jìn)一步切實(shí)構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)化、科學(xué)化、專業(yè)化的文書檔案管理工作機(jī)制。
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作者：張新杰 單位：杜爾伯特蒙古族自治縣縣直機(jī)關(guān)供熱服務(wù)站