法院訴訟檔案管理新構(gòu)想

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一、紙質(zhì)檔案管理的新模式

法院紙質(zhì)檔案是訴訟檔案的基礎(chǔ)，在保持原有整理辦法的基礎(chǔ)之上，應(yīng)更加注重紙質(zhì)檔案和電子卷宗的結(jié)合管理。受傳統(tǒng)模式的影響，很多兼職檔案員都比較注重紙質(zhì)卷宗的裝訂保存和更改，會容易疏忽同步更新到電子卷宗。作為檔案管理部門，一定要注意提示兼職檔案員保證紙質(zhì)檔案和電子檔案的完全一致，如有更改，一定要做到雙同步，保證100%的一致，也為利用提供方便。雖然紙質(zhì)檔案的利用率大大降低，但是仍然存在上訴、外院借閱的情況。紙質(zhì)檔案的出庫現(xiàn)象仍不容忽視?，F(xiàn)在很多法院都已經(jīng)引入二維碼打印機，將有案件信息的二維碼貼到卷宗封皮上。但據(jù)我個人了解，此功能并沒有實際利用起來，二維碼掃描后只是能顯示該卷的基本信息，如原被告、案號、結(jié)案方式等，在紙質(zhì)卷已經(jīng)找到的情況下，此二維碼沒有任何意義。筆者個人認為應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)卷宗與電子卷宗相關(guān)化管理，生成的二維碼或條形碼，打印出來加磁貼到卷宗的檔號位置，取代原有手寫檔號，然后進行裝盒上架，并且在檔案室外安裝磁感報警系統(tǒng)。在借閱的時候，進行掃描消磁錄入系統(tǒng)，形成電子借卷單，歸還時核銷記錄。未經(jīng)消磁的檔案將報警提示。這樣通過二維碼管理檔案卷宗，可以使庫存檔案數(shù)量一目了然，檔案去向一清二楚，把紙質(zhì)卷宗的利用、安全的問題得到很好的解決。同時，可以與智能密集架集成，通過二維碼實現(xiàn)檔案“無序存放，有序管理”，只要電腦選中該案卷，智能密集架自動彈出，基本告別人工查找紙質(zhì)卷宗及按序上架的繁重任務(wù)。

二、檔案審批管理的新構(gòu)想

司法改革以來，我院將審管辦與辦公室合并，統(tǒng)一由辦公室主任管理，這是司法改革下的我院新的探索與嘗試。而審管辦與檔案室本來就是息息相關(guān)的兄弟科室，審管辦負責(zé)案件評查工作，這項工作在很大程度上決定著電子卷宗的質(zhì)量以及以后的利用情況。嚴把評查關(guān)是檔案室利用數(shù)字化的電子卷宗關(guān)鍵一步。但是現(xiàn)在的實際情況是每月結(jié)案量不斷增長，數(shù)量巨大，完全靠人工評查很難做到百分百的嚴格。之前省高院開發(fā)的庭審直播評查系統(tǒng)，可以很大程度上提高庭審效率，自動化巡查庭審質(zhì)量，大大減輕了人工壓力。筆者呼吁可以聯(lián)系相關(guān)人員開發(fā)自動與人工相結(jié)合的審批評查系統(tǒng)，對現(xiàn)在經(jīng)常出現(xiàn)的掃描不清楚、漏頁情況自動予以退回。如果有了自動評查系統(tǒng)，不但可以緩解審批人員的工作壓力，相信電子卷宗的質(zhì)量一定可以得到質(zhì)的提高。而且在人員管理上，可以讓審管辦與檔案室合并辦公，雖各有分工但仍屬于同一整體，這樣更可以讓審批人員深刻體會到電子卷宗利用時出現(xiàn)的問題，使審批工作更有針對性。

三、檔案利用的新方式

在大信息時代，檔案的利用也要走向云端?；ヂ?lián)網(wǎng)+的情況下，完全應(yīng)當(dāng)更加簡潔便利?，F(xiàn)在要求裁判文書上網(wǎng)已經(jīng)大大方便了當(dāng)事人、律師等相關(guān)的法律工作者，但是宣傳力度較小，并且不能加蓋法院公章等，在實際操作中仍存有很大的不便。尤其在如今利用率極高的情況下，雖電子卷宗方便檔案員查找打印，但受人員、計算機數(shù)量限制，仍不能滿足日益增長的利用。筆者認為應(yīng)當(dāng)設(shè)立自助式電子閱檔室，根據(jù)實際情況配備適當(dāng)數(shù)量的計算機和打印機，安裝適合當(dāng)事人查詢訴訟檔案信息的軟件，方便當(dāng)事人利用。訴訟檔案管理軟件當(dāng)事人客戶端，只掛接訴訟檔案正卷庫，對于正副卷合一的需經(jīng)檔案管理員特別授權(quán)才能查閱，刑事卷的公安卷、檢察卷不建議對外查閱。訴訟卷正卷只能瀏覽，不得隨意進行下載和打印，確有需要的可以在網(wǎng)上進行申請，檔案管理員在網(wǎng)上操作予以審批，審批同意后可以自行打印加蓋法院電子簽章來完成。同時還要注意計算機的安全管理，不得插U盤，要設(shè)置重啟恢復(fù)程序，不得進行查詢?yōu)g覽外的其他操作等等，確保設(shè)備和數(shù)據(jù)安全。其次如今利用率極大的情況下，僅靠人工記錄效率低下。當(dāng)事人利用軟件查閱檔案時應(yīng)當(dāng)用身份系統(tǒng)記錄，并在電腦上記錄其查閱復(fù)制的內(nèi)容。本院或外單位工作人員查閱時，也應(yīng)記錄在案，清楚把握。這不僅能清楚的記錄當(dāng)事人的查閱復(fù)制的內(nèi)容，還可以根據(jù)記錄進行大數(shù)據(jù)統(tǒng)計，把握檔案查詢的動向，也方便檔案部門對利用效果進行溝通反饋。

四、檔案保密工作的新要點

在信息時代下法院的各項工作中，保密工作越發(fā)凸顯其重要性。各基層法院的訴訟檔案已不再定密級，但副卷內(nèi)容仍屬于審判秘密。在訴訟檔案完全數(shù)字化的情況下，保證審判秘密的安全管理也十分重要。應(yīng)做到“三嚴禁”：1.嚴格按照規(guī)定，除上級法院調(diào)卷及重審再審需要外，訴訟檔案副卷嚴禁對外借閱及復(fù)制利用。2.法院專網(wǎng)上副卷的密級要一律選擇內(nèi)部事項或其他，嚴禁選擇“秘密”，否則在非涉密計算機上處理涉密內(nèi)容嚴重違反保密相關(guān)規(guī)定。3.維護系統(tǒng)安全，做好權(quán)限管理，嚴禁內(nèi)外網(wǎng)混用，嚴防被網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊竊取審判秘密。除此之外，應(yīng)定期和對新入職的書記員及工作人員進行保密培訓(xùn)，嚴格保密制度，使每位干警始終保持保密意識。

五、檔案工作人員的新探索

新的形勢下檔案工作人員不僅僅需要扎實的檔案基礎(chǔ)知識，還要具備一定的法律業(yè)務(wù)知識和嫻熟的計算機操作能力，因此必須注重主動學(xué)習(xí)。這就要求檔案工作人員一是要多參加各類信息化、數(shù)字化檔案管理方面的培訓(xùn)、專題講座，同時在工作中遇到問題要向上級、同級之間多請示、多溝通，及時解決出現(xiàn)的問題。二是要加強與檔案工作先進院、先進單位交流工作經(jīng)驗，進行觀摩、學(xué)習(xí)，注重現(xiàn)場操作。通過加強自身專業(yè)素養(yǎng)的提升來提高管理水平。三是要注重提高自己的法律業(yè)務(wù)知識和計算機操作能力，輔助檔案工作。四是投入精力到檔案深度編研中，不斷加強對制度的完善，為服務(wù)司法辦案貢獻自己的力量。新的形勢下，訴訟檔案管理的各個方面也都要與時俱進，相信通過法院檔案人共同的努力，一定可以更好的管理檔案，服務(wù)司法。

作者：吳婷婷 單位：遷安市人民法院