高校管理會計信息化現(xiàn)狀及實施路徑

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摘要：高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，涉及的業(yè)務(wù)、經(jīng)濟活動日益復(fù)雜，高校管理會計離不開信息化技術(shù)的支撐。但即便是推行管理會計的高校，管理手段也較為落后，主要以人工管理為主，信息傳遞效果差，增加了高校發(fā)展的風(fēng)險。文章梳理、優(yōu)化高校管理流程，明確責(zé)任和權(quán)利，探討高校管理會計信息化的有效實施路徑，分析目前高校管理會計體系建設(shè)中存在的問題，并提出相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：高校管理會計；信息化；現(xiàn)狀；實施路徑

在筆者的論文《新<會計法>背景下建設(shè)與培養(yǎng)高校管理會計人才隊伍的研究》中已闡述了建設(shè)與培養(yǎng)一支人才結(jié)構(gòu)時，合理的管理會計人才隊伍是高校推行管理會計的重要前提與基礎(chǔ)。僅有管理會計人才隊伍尚不足以推行管理會計，還必須以信息技術(shù)作為保障手段來支持管理會計的推行與實施。管理會計主要服務(wù)于單位內(nèi)部管理需要，是綜合運用單位內(nèi)部相關(guān)業(yè)務(wù)信息、數(shù)據(jù)，融合業(yè)務(wù)活動與財務(wù)活動，在單位規(guī)劃、決策、控制和評價等方面發(fā)揮重要作用的管理活動。當(dāng)前，高校會計信息化一般局限于報銷、核算，信息化所涉及的廣度與寬度遠(yuǎn)不足以支持管理會計工作。高校管理會計本身是一項系統(tǒng)化工程，一般應(yīng)當(dāng)包括學(xué)校的教學(xué)管理、科研管理、學(xué)生管理、行政管理4個方面工作內(nèi)容的信息化，因此，高校管理會計信息化絕不是在現(xiàn)有會計信息化基礎(chǔ)上的簡單擴展與延伸，信息化也絕非簡單地把線下處理的工作轉(zhuǎn)到線上，而是必須以清晰的學(xué)校戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)規(guī)劃、組織結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、責(zé)任中心為基礎(chǔ)。

1高校管理會計信息化的必要性

傳統(tǒng)管理方式下的決策處理過程不規(guī)范，缺乏透明度、可視化，容易受制于時間與空間，工作效率低下。即便是推行管理會計的高校，管理手段也較為落后，主要以人工管理為主，信息傳遞效果差，職責(zé)不清，管理效率低，往往礙于人情，相關(guān)制度得不到落實，提高了高校發(fā)展的風(fēng)險。

1.1提升高校內(nèi)部控制水平的要求

財政部印發(fā)《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見》（財會〔2015〕24號），要求行政事業(yè)單位充分利用信息化手段，組織、推動本單位內(nèi)部控制建設(shè)。合理保證高校資產(chǎn)安全、有效使用，提高公共服務(wù)的效率和效果是高校內(nèi)部控制的重要目標(biāo)，也是信息化管理的重要目標(biāo)。信息化可以最大限度地保證內(nèi)部控制制度的落實，因為信息化意味著標(biāo)準(zhǔn)化、流程化、規(guī)范化，否則信息化無法實施；管理、審批流程信息化之后，可有效避免越過規(guī)則、不按規(guī)則處理，規(guī)范權(quán)力運行。高校內(nèi)部控制是推行高校管理會計的重要環(huán)境與基礎(chǔ)，提升高校內(nèi)部控制水平也是為更好地推行高校管會計打牢基礎(chǔ)[1]。

1.2國家層面對管理會計頂層設(shè)計的要求

財政部印發(fā)的《關(guān)于全面推進(jìn)管理會計體系建設(shè)的指導(dǎo)意見》（財會（2014）27號）（以下簡稱《管理會計指導(dǎo)意見》）與《管理會計基本指引》（財會（2016）10號）都強調(diào)了單位要建立面向管理會計的信息系統(tǒng)，以信息化手段為支撐，實現(xiàn)財務(wù)與業(yè)務(wù)活動的有機融合，推動管理會計功能的有效發(fā)揮。隨著各級財政不斷加大對高校的投入，高校規(guī)模不斷擴大，業(yè)務(wù)日益復(fù)雜，各類業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)量呈幾何級數(shù)地增加，信息化技術(shù)是業(yè)財融合的必然選擇。沒有信息化技術(shù)的支持，就無法實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)融合，管理會計自然也就無法推行。不斷更新的信息化技術(shù)為管理會計發(fā)展提供了重要技術(shù)支持，持續(xù)進(jìn)步的信息技術(shù)不斷地推動更深層次的業(yè)財融合，不斷創(chuàng)造可能性、拓展管理會計的覆蓋面、打破管理會計發(fā)展的限制、推進(jìn)管理會計向縱深發(fā)展。

2管理會計信息化的要求

管理會計因為自身具有特點，要想達(dá)成在高校規(guī)劃、決策、控制和評價等方面發(fā)揮預(yù)期的作用，管理會計信息化必須具備以下特征：（1）整合性。孤立的信息價值很低，越是能與其他信息整合使用、越能更深入或更廣泛地反映所在組織的情況，信息也就越具有價值。管理會計之所以能在高校規(guī)劃、決策等方面發(fā)揮作用，就在于其整合了高校的業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息。傳統(tǒng)會計信息局限于反映財務(wù)信息，不涉及高校的業(yè)務(wù)信息，在高校規(guī)劃、決策等方面的價值較低。因此，需要梳理業(yè)務(wù)與財務(wù)流程，打破業(yè)務(wù)財務(wù)之間的信息壁壘，防止管理會計信息只是片面地反映高校業(yè)務(wù)信息或財務(wù)信息。管理會計信息化應(yīng)深度整合業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息，保證信息能夠全方位地反映高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動、管理活動與財務(wù)活動，真正實現(xiàn)業(yè)財融合，發(fā)揮管理會計在高校規(guī)劃、決策等方面應(yīng)有的作用[2]。（2）交互性。信息的價值在于交互與使用。所謂交互，就是能夠?qū)崿F(xiàn)不同信息系統(tǒng)之間的信息共享，實現(xiàn)財務(wù)數(shù)據(jù)對業(yè)務(wù)活動決策的支持、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)對財務(wù)決策的支持，交互性信息才是真正有價值的信息。管理會計信息化整合信息的目的就在于打破“信息孤島”，實現(xiàn)信息共享，交互使用信息，實現(xiàn)業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息相互支持?？梢赃\用云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，更好地實現(xiàn)管理會計信息化，推動管理會計信息化內(nèi)部的信息共享、交互，為高校提供更可靠的決策支撐信息。（3）實時性。因為決策具有隨機性、偶發(fā)性，如果不能實時采集，信息將難以有效支持決策，信息越滯后，對決策的支持價值就越小。因此，管理會計信息化系統(tǒng)必須能及時實時采集相關(guān)數(shù)據(jù)，這就是數(shù)據(jù)的實時性。信息實時性具體體現(xiàn)在：其一，業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息的、傳輸、反饋、交換都是動態(tài)的、同步的；其二，能夠?qū)崟r采集相關(guān)業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息。管理會計信息化系統(tǒng)能夠為高校領(lǐng)導(dǎo)層實時提供決策相關(guān)的支持信息，支持其及時做出恰當(dāng)?shù)臎Q策。

3高校管理會計信息化現(xiàn)狀及存在的問題

歷史、領(lǐng)導(dǎo)意識與技術(shù)發(fā)展等多種原因，使得很多高校管理會計信息化不具備整體性、交互性與實時性特征，高校管理會計信息化主要存在以下問題[3]。

3.1信息化建設(shè)各自為政，缺乏整體規(guī)劃

與高校各部門工作內(nèi)容相關(guān)的、成熟的信息系統(tǒng)產(chǎn)品出現(xiàn)的時間不同，信息系統(tǒng)產(chǎn)品開發(fā)者采用的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與版本多樣，各部門應(yīng)用信息化的意識與信息化實施水平也各不相同。信息技術(shù)持續(xù)升級造成了信息系統(tǒng)版本眾多，系統(tǒng)之間互不兼容也是管理會計健康發(fā)展的主要障礙。高校信息化剛開始基本是被動的、零星的，基本處于各自為政的狀態(tài)。市場上有比較成熟的、應(yīng)用廣泛的信息系統(tǒng)，相關(guān)部門可能就早一點實施信息化，反之，可能就晚一點，甚至對信息化實施的效果與作用心存疑慮。各部門即便應(yīng)用信息系統(tǒng)，大多也只針對本部門的需求，幾乎不會考慮與其他部門的業(yè)務(wù)對接，不會主動考慮本部門與其他部門信息系統(tǒng)之間的接口與融合，更不可能考慮到高校管理會計信息化的頂層設(shè)計與整體規(guī)劃。高校管理會計信息化重復(fù)建設(shè)的效率低下，難以支撐管理會計發(fā)揮應(yīng)有的作用，造成了大量的資源浪費。

3.2缺乏統(tǒng)一的規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)

信息化建設(shè)各自為政，缺乏整體規(guī)劃，缺乏統(tǒng)一的規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)。信息系統(tǒng)建設(shè)規(guī)則與標(biāo)準(zhǔn)混亂，可能有多個部門重復(fù)錄入而且錄入數(shù)據(jù)口徑也不一致；同一個數(shù)據(jù)某些部門可能是手工管理，其他部門可能是系統(tǒng)管理。因為采用的信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫版本與技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不一致，系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交換接口開發(fā)難度大、信息交換錯誤率高。即使部門之間有數(shù)據(jù)交互使用的需求，也難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動交換。數(shù)據(jù)交換往往需要從一個系統(tǒng)導(dǎo)出數(shù)據(jù)，經(jīng)過人工核對、發(fā)送、接收，再導(dǎo)入另一個系統(tǒng)等過程。因為信息系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)不能實現(xiàn)自動交換，形成了“信息孤島”，不僅數(shù)據(jù)處理效率大受影響，而且因為人工介入了數(shù)據(jù)交換過程，很容易產(chǎn)生錯誤，直接影響了高校管理會計信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

3.3不注重管理會計信息系統(tǒng)的安全

很多高校存在重視管理會計信息系統(tǒng)建設(shè)、輕管理的問題。沒有專門的管理會計信息系統(tǒng)管理制度，對管理會計信息系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)無章可循。管理會計信息系統(tǒng)缺乏備份與容錯機制，管理會計信息系統(tǒng)權(quán)限設(shè)置混亂，為了操作方便，往往授予某些崗位過大的權(quán)限，加大信息系統(tǒng)安全風(fēng)險。

3.4管理會計信息系統(tǒng)建設(shè)缺乏預(yù)見性與前瞻性

高校管理會計信息化是以高校業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息融合為基礎(chǔ)的，對高校業(yè)務(wù)發(fā)展缺乏預(yù)見性與前瞻性，難以真正建設(shè)好高校管理會計信息系統(tǒng)。在高校業(yè)務(wù)發(fā)展缺乏預(yù)見性與前瞻性的情況下，高校管理會計信息系統(tǒng)建設(shè)僅能解決個別部門當(dāng)前存在問題，勢必難以系統(tǒng)規(guī)劃高校管理會計信息化，更無法統(tǒng)籌建設(shè)高校管理會計信息系統(tǒng)。高校管理會計信息系統(tǒng)不能為未來發(fā)展留足空間與彈性，沒有考慮新的管理需求，沒有為信息系統(tǒng)接口之間預(yù)留數(shù)據(jù)交換接口。即使高校管理會計信息系統(tǒng)能夠勉強滿足當(dāng)前的管理需求，也難以應(yīng)對日益復(fù)雜多變與多元的高校管理需求，導(dǎo)致高校管理會計信息系統(tǒng)建設(shè)不能統(tǒng)籌地從整體上做好規(guī)劃，只能被動、個別地解決問題，必將大大限制高校管理會計信息系統(tǒng)的可塑性與適應(yīng)性，造成極大的資源浪費，也會嚴(yán)重制約信息系統(tǒng)在高校管理會計工作中發(fā)揮的作用。

4高校管理會計信息化有效實施路徑

4.1做好高校信息化的整體規(guī)劃

引入大學(xué)資源管理（UniversityResourcePlanning，URP）思想，把學(xué)校當(dāng)成一個整體與系統(tǒng)看待，建立統(tǒng)一的信息標(biāo)準(zhǔn)，提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺與接口，打破“信息孤島”，將分散在各職能部門使用的信息系統(tǒng)結(jié)合成一個有機整體，以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)處理各項業(yè)務(wù)流程。應(yīng)當(dāng)以高校戰(zhàn)略與整體發(fā)展目標(biāo)為依托，建立信息化頂層設(shè)計與規(guī)劃機制，確定管理會計信息化應(yīng)用目標(biāo)與應(yīng)用需求。建立、推動信息化協(xié)商與多邊參與機制，至少當(dāng)由業(yè)務(wù)需求部門、信息技術(shù)部門、財務(wù)部門3個部門參加需求協(xié)商與論證。由業(yè)務(wù)部門提出具體業(yè)務(wù)需求，信息技術(shù)部門評估技術(shù)可行性與現(xiàn)有信息化系統(tǒng)的契合度，保證新建信息系統(tǒng)符合現(xiàn)有管理會計信息系統(tǒng)整體規(guī)劃；財務(wù)部門評估業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的維度、口徑是否與管理會計對業(yè)務(wù)規(guī)劃、決策的需求匹配。既能解決各業(yè)務(wù)部門對應(yīng)的實際需求，又能在技術(shù)上保證信息系統(tǒng)之間的融合，確保高校管理會計信息化建設(shè)始終納入在整體規(guī)劃之內(nèi)。

4.2業(yè)務(wù)流程的梳理與規(guī)范

管理會計必須融合業(yè)務(wù)活動與財務(wù)活動，才能在單位規(guī)劃、決策等方面發(fā)揮重要作用。信息化是基于學(xué)校整體業(yè)務(wù)與工作規(guī)劃，絕非簡單地把工作流程從線下搬到線上。不能簡單地按照現(xiàn)行的業(yè)務(wù)流程實施信息化，而應(yīng)根據(jù)內(nèi)部控制要求、信息化建設(shè)規(guī)則與規(guī)律，重新梳理、審視學(xué)?，F(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程與內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制是保障組織權(quán)力規(guī)范、有序、科學(xué)、高效運行的有效手段與一系列規(guī)章制度的總和，制度確定權(quán)限、職責(zé)與業(yè)務(wù)流程，必須要通過一個個具體的業(yè)務(wù)流程來實現(xiàn)。從很大程度上來說，業(yè)務(wù)流程是落實內(nèi)部控制的重中之重，因此，必須從落實與保障內(nèi)部控制實施的高度與角度重新審視業(yè)務(wù)流程。只有符合內(nèi)部控制的業(yè)務(wù)流程，才能發(fā)揮管理價值，才是可以據(jù)以實施信息化的業(yè)務(wù)流程。與會計信息化相比，管理會計信息化更關(guān)注高校管理會計信息系統(tǒng)如何整體嵌入高校業(yè)務(wù)處理全過程，推動業(yè)務(wù)財務(wù)一體化，使高校管理會計信息系統(tǒng)與高校的業(yè)務(wù)流程融為一個有機體。

4.3建立統(tǒng)一的規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)

高校管理會計信息化必須做到6個統(tǒng)一：標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、接口統(tǒng)一、應(yīng)用統(tǒng)一、數(shù)據(jù)庫平臺統(tǒng)一、身份認(rèn)證統(tǒng)一、信息門戶統(tǒng)一。建立一個全校性的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺，至少應(yīng)當(dāng)包含教職工信息、招生信息、學(xué)籍信息（每年有批量變動）、宿舍信息、專業(yè)設(shè)置信息、教學(xué)信息、組織架構(gòu)、部門名稱等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，相關(guān)數(shù)據(jù)的錄入、調(diào)整、變動、刪除等全部都在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺完成。其他系統(tǒng)都通過統(tǒng)一的接口與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)平臺連接，引用、提取相關(guān)數(shù)據(jù)，確保同一個數(shù)據(jù)只有一個來源，避免重復(fù)錄入數(shù)據(jù)，同時，保證數(shù)據(jù)口徑的一致。分析高校前期已建成并投入使用的各類信息系統(tǒng)，建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換的標(biāo)準(zhǔn)，改造、升級或更換現(xiàn)有的信息系統(tǒng)，確保信息系統(tǒng)之間能夠順利交換數(shù)據(jù)，打破信息系統(tǒng)之間的壁壘，實現(xiàn)系統(tǒng)的互聯(lián)互通。管理會計信息化系統(tǒng)應(yīng)按照業(yè)務(wù)部門教職工熟悉的術(shù)語內(nèi)容向其展現(xiàn)，通過中間庫或映射規(guī)則轉(zhuǎn)換成財務(wù)部門需要的信息，業(yè)務(wù)部門既能提升對管理會計信息系統(tǒng)的接受程度，又能更快地熟悉管理會計信息系統(tǒng)，提高其使用效率。

4.4加強管理會計信息系統(tǒng)的安全

管理會計信息系統(tǒng)幾乎包涵了高校各業(yè)務(wù)流程與環(huán)節(jié)的重要數(shù)據(jù)與信息，會涉及很多人員信息、敏感與涉密信息，一旦數(shù)據(jù)外泄，會造成經(jīng)濟損失，影響高校正常運行、高校聲譽甚至產(chǎn)生惡劣的社會影響。高校管理會計信息化建設(shè)推進(jìn)過程中，要始終牢記信息安全：（1）從技術(shù)上，保證高校管理會計信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全，建立數(shù)據(jù)備份制度，防止數(shù)據(jù)丟失與泄露。（2）在搭建信息系統(tǒng)時，建立一整套系統(tǒng)管理制度，杜絕兼任不相容職務(wù)或權(quán)限過大。（3）從軟硬件技術(shù)、管理制度與管理意識等多方面保障管理會計信息系統(tǒng)的安全、可靠。

4.5信息系統(tǒng)應(yīng)有良好的開放性與可擴展性

技術(shù)設(shè)計應(yīng)當(dāng)充分考慮高校未來業(yè)務(wù)的發(fā)展與監(jiān)管需求，高校管理會計信息系統(tǒng)設(shè)計盡可能地簡單、清晰，功能模塊之間保持合適的耦合度，既要保證信息系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交互，也要保證各信息系統(tǒng)一定的獨立性，防止一處有問題導(dǎo)致整個管理會計信息系統(tǒng)崩潰，保證管理會計信息系統(tǒng)的開放性與可擴展性。否則，一旦外部監(jiān)管有新的要求、高校有新的管理需求，前期在管理會計信息系統(tǒng)建設(shè)與維護(hù)中的大量投入，都將會成為沉沒成本。制定管理會計信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)體系時，既要考慮到當(dāng)前的信息技術(shù)水平與學(xué)?，F(xiàn)實需求，又要對信息技術(shù)的發(fā)展有一定的預(yù)見性，能夠適應(yīng)信息技術(shù)革新、發(fā)展與學(xué)校的管理需求與外部監(jiān)管要求。充分考慮現(xiàn)有信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的兼容性，保證整個管理會計信息系統(tǒng)在實際需要時可以順利平滑或升級到新系統(tǒng)。

5結(jié)語

建立一整套行之有效的高校管理會計信息系統(tǒng)需要投入大量的人力與物力，高校管理會計信息化要想更好地適應(yīng)業(yè)務(wù)的發(fā)展與潛在的需求，必須預(yù)留足夠的發(fā)展空間，即信息系統(tǒng)要保持良好的開放性與可擴展性。

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作者：代利剛 單位：南京城市職業(yè)學(xué)院