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本文作者:仲維丹 單位:黑龍江大學(xué)
目前,工信部已將物聯(lián)網(wǎng)規(guī)劃納入到“十二五”專題規(guī)劃,正在積極研究推進(jìn)。因此,可以預(yù)見,這樣一種物與物智能相連的方式會逐漸進(jìn)入人們的生活,甚至在許多情況下取代人對物的機(jī)械操作。
物聯(lián)網(wǎng)與高校檔案管理
需要說明的是,在物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,幾乎萬事萬物都處于物聯(lián)網(wǎng)的智能狀態(tài)下,可以智能相通。這里討論檔案管理的物聯(lián)網(wǎng),實(shí)質(zhì)是說物聯(lián)網(wǎng)中關(guān)于高校檔案管理的部分,討論如何讓高校檔案管理趕上和緊隨物聯(lián)網(wǎng)熱潮,早日實(shí)現(xiàn)智能化管理。高校檔案管理是一項(xiàng)極其繁瑣的工作,從檔案的收集、整理,到鑒定保管、著錄,整個過程紛繁復(fù)雜。單從檔案收集來看,一所高校每年在教學(xué)、科研、黨政管理、外事、財(cái)務(wù)等方面都有大量的文字材料、圖像、音頻和實(shí)物,要將這數(shù)萬件文檔、材料、實(shí)物收集分類,其工作量是可想而知的,而目前高校檔案管理工作雖然應(yīng)用了計(jì)算機(jī)等較為先進(jìn)的設(shè)備或技術(shù),大大提高了工作效率,但絕大多數(shù)工作還是以人工為主,管理方式相對來說遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于實(shí)際需求。加上各種各樣的需求,不同的檔案查詢、檢索,使得以人工管理為主的整個檔案管理工作更為繁雜和棘手。一種智能化、自動化的管理方式是檔案管理長期以來的需求,物聯(lián)網(wǎng)正是提供這種智能化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò),同時(shí)也是一種基礎(chǔ)設(shè)施。正像創(chuàng)造智能交通、智能能源、智能城市一樣,發(fā)展和應(yīng)用物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建“智能檔案”是必要而且必需的,基于物聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理智能化是高校檔案管理的迫切要求。事實(shí)上,物聯(lián)網(wǎng)是抽象出來的概念,它的具體業(yè)務(wù)形態(tài)已經(jīng)存在于我們的生活中,并且初步實(shí)現(xiàn)了智能化,如ZigBee路燈控制系統(tǒng)、智能交通系統(tǒng)(ITS)、上海浦東國際機(jī)場防入侵系統(tǒng)等。我們可以從現(xiàn)有的互聯(lián)網(wǎng)及其他信息科技中找到物聯(lián)網(wǎng)的基礎(chǔ),體察到基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案管理智能化的前景。
從2009年無錫國家傳感信息中心試點(diǎn)以來,一個物聯(lián)網(wǎng)大發(fā)展的社會環(huán)境和科技環(huán)境在中國迅速形成:國家發(fā)改委在物聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用示范試點(diǎn)方面,科技部在863計(jì)劃等重大專項(xiàng)方面,工業(yè)與信息化部在物聯(lián)網(wǎng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和產(chǎn)業(yè)政策引導(dǎo)方面出臺了針對性宏觀舉措;2010年6月23日,工信部通信發(fā)展司司長張峰在上?!?010中國國際物聯(lián)網(wǎng)大會”上表示,物聯(lián)網(wǎng)被正式列為國家重點(diǎn)發(fā)展的五大戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)之一,將成為全球信息通信行業(yè)的萬億元級新興產(chǎn)業(yè),到2020年之前,全球接入物聯(lián)網(wǎng)的終端將達(dá)到500億個;在政府的重視與大力推動下,信息產(chǎn)業(yè)商家首先在物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)上傾注精力,中國移動、中國聯(lián)通等與政府協(xié)議合作,在傳感器技術(shù)、傳感網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等方面推進(jìn)建設(shè);清華大學(xué)、北京郵電大學(xué)、東南大學(xué)等高校研究機(jī)構(gòu)也成立了傳感網(wǎng)研究中心;上海、北京等城市也相繼成立了一系列頗具規(guī)模的物聯(lián)網(wǎng)中心,將物聯(lián)網(wǎng)作為一大產(chǎn)業(yè)全力推進(jìn),在物聯(lián)網(wǎng)器件、芯片、材料、軟件、服務(wù)等方面逐漸起步;傳感系統(tǒng)和3G技術(shù)快速發(fā)展……借此之勢,“智能檔案”的物聯(lián)網(wǎng)建設(shè):一方面有社會環(huán)境,另一方面有科技基礎(chǔ),將物聯(lián)網(wǎng)在信息產(chǎn)業(yè)的成果轉(zhuǎn)接到檔案管理中是完全有可能的,是可行的。因此,物聯(lián)網(wǎng)是高校檔案管理工作智能化建設(shè)的一大契機(jī)。
基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案管理智能系統(tǒng)構(gòu)建
高校檔案管理物聯(lián)網(wǎng)是一個基于物聯(lián)網(wǎng)的高校檔案管理智能系統(tǒng),是利用各種感知技術(shù)獲取檔案信息,通過數(shù)據(jù)分析技術(shù)自動對這些信息進(jìn)行鑒定、分類,并使之得到有效利用??梢?,這一智能系統(tǒng)的基礎(chǔ)是檔案智能識別子系統(tǒng)、檔案保存子系統(tǒng)、檔案查詢子系統(tǒng),除此之外,還有系統(tǒng)維護(hù)和安全保證兩部分。檔案智能識別系統(tǒng)能夠自動掃描出需要存盤的文件,并賦予這些文件統(tǒng)一的電子標(biāo)識;借助M2M的聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù),這些文件的電子標(biāo)識會傳送到數(shù)據(jù)子系統(tǒng)中進(jìn)行分析,根據(jù)上一環(huán)節(jié)電子標(biāo)識的區(qū)別而分類出不同的檔案,并得出保存建議;在人工協(xié)助作出相應(yīng)保存處理后,系統(tǒng)將保存處理數(shù)據(jù)和前期整理有效數(shù)據(jù)提取到查詢子系統(tǒng)中,滿足檔案查詢者的多種查詢需求。在這個系統(tǒng)中,檔案管理工作是由各個相互關(guān)聯(lián)的子系統(tǒng)自動完成的,人只是做輔助性工作,或采納與不采納系統(tǒng)建議的決定工作。這樣,通過機(jī)器與機(jī)器之間的信息交換和聯(lián)通,檔案管理的各環(huán)節(jié)工作在人腦之外自動關(guān)聯(lián)起來,按照人預(yù)設(shè)的命令一步一步進(jìn)行下去,并自動進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù),提供安全保證。這就是基于物聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)高校檔案管理智能化的目標(biāo)———智能檔案。在智能檔案的“照應(yīng)”下,繁瑣的高校檔案管理工作不再牽制更多的人手,管理效率得到有力的提高,甚至可以做到隨時(shí)從各個部門收集有保存價(jià)值的材料、檔案,隨時(shí)為各個部門提供“萬能”的檔案查詢,為高校的其他各項(xiàng)工作做好“后勤”工作。
這樣一個“全自動”物聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng),從目前高校檔案管理的基礎(chǔ)來看,難點(diǎn)在于資金和技術(shù)。從某種意義來看,物聯(lián)網(wǎng)是一項(xiàng)重要的國家戰(zhàn)略,一項(xiàng)波及全社會的龐大工程,充足的資金保障是這一工程往下推進(jìn)的基礎(chǔ)。尤其是對高校檔案管理來說,部分高校對檔案管理工作還未給予足夠的重視,多數(shù)高校檔案館在資金上存在著或多或少的困難,從而將檔案管理工作局限在日常的人工材料保管上。物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)屬于新興科技,需要相對先進(jìn)的機(jī)器設(shè)備,也有無數(shù)的技術(shù)難題有待探索和攻克,高精尖人才的培養(yǎng)和挖掘,這些作為前期投入,都需要強(qiáng)大的資金保證,這對于當(dāng)前絕大多數(shù)的高校檔案館來說都是難點(diǎn)。在保證資金的基礎(chǔ)上,實(shí)現(xiàn)智能檔案還面臨技術(shù)難題。目前檔案管理還處于人工主導(dǎo)的狀況,談物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還言之過早,檔案管理的自動化往往局限在自動化辦公、電子檔案管理上,要將檔案管理推進(jìn)到物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,技術(shù)是瓶頸。在四大關(guān)鍵技術(shù)中,衛(wèi)星定位技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)相對已較為成熟,商業(yè)化程度比較高,但RFID和傳感器技術(shù)作為物聯(lián)網(wǎng)業(yè)務(wù)的前提和基礎(chǔ),其核心領(lǐng)域尚未全面進(jìn)入產(chǎn)業(yè)化。一方面,要實(shí)現(xiàn)智能檔案,就要將這些相對成熟的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與檔案管理對接、融合,使之為檔案管理所用;另一方面,要著眼于新的物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),研究和提高相對薄弱的技術(shù),力圖搶占物聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)業(yè)化先機(jī),使其在檔案管理上大有作為。
簡單說,智能檔案系統(tǒng)的目標(biāo)就是智能化,具體來講,包括:實(shí)現(xiàn)檔案物標(biāo)識方法的一致性,檔案流程管理的全自動,多種檔案管理的一體化。將可能成為檔案的物品、材料都賦予一致標(biāo)識方法的電子標(biāo)簽,就能讓檔案館像超級市場掃商品條形碼一樣采錄檔案信息,是檔案信息后期處理的前提。當(dāng)然,這樣的標(biāo)識方法是需要高端技術(shù)支持的,仍需深入研究。將這些采集的檔案信息傳送到檔案流程管理的軟件中,這樣的檔案管理軟件已出現(xiàn)在市場上,并且不少檔案館已應(yīng)用這種軟件管理。在這些軟件的基礎(chǔ)上,可以逐步實(shí)現(xiàn)對檔案的自動分類、自動保存、智能動態(tài)調(diào)控和利用。這樣,不管是電子檔案、實(shí)物檔案,還是紙質(zhì)檔案也將更合理地融入到同一管理系統(tǒng)中,科學(xué)地分類保存,提供更便捷和準(zhǔn)確的查閱服務(wù)。這是高校檔案管理物聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建的目標(biāo),也是“智能檔案”的方向。
有了資金和技術(shù)的支持,把握好物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)的關(guān)鍵點(diǎn),集中力量重點(diǎn)突破,才能構(gòu)建起高校檔案管理的智能系統(tǒng)。乘著物聯(lián)網(wǎng)建設(shè)之熱潮,發(fā)展檔案的信息化、自動化,繁瑣的高校檔案管理工作才會變得簡單而高效,“智能檔案”的前景指日可待。