高校后勤管理信息化建設(shè)淺析

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摘要：進入21世紀(jì)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展促進了社會的發(fā)展，當(dāng)前的信息化建設(shè)深刻影響到了人們生活的各個層面和各個領(lǐng)域，在教育行業(yè)起到的作用也越來越大。為了促進后勤管理的有序化、高效化以及資源的節(jié)約化發(fā)展，部分高職院校后勤管理開始進行了信息化的建設(shè)。本文的研究重點便是當(dāng)前高職院校后勤管理在現(xiàn)代化的背景下，如何有效提高信息管理效能。

關(guān)鍵詞：高職院校；后勤管理；信息化建設(shè)

當(dāng)前，高職院校已經(jīng)逐漸步入了數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)時代。為了提高高職院?，F(xiàn)代化程度和辦學(xué)實力，高職院校后勤信息化建設(shè)成為了迫在眉睫的事情。這不僅有助于實現(xiàn)后勤管理的科學(xué)化、精細化和集約化，還能夠構(gòu)建便捷的交流渠道，合理的管理模式，高效的工作流程，透明的監(jiān)管機制和完善的服務(wù)保障，受到越來越多師生員工的認(rèn)同，有力地推動高等教育的改革創(chuàng)新。

1后勤管理信息化的含義和特點

管理信息化是指在管理過程當(dāng)中培養(yǎng)發(fā)展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產(chǎn)力，并使之造福于社會的歷史過程，具有獲取信息、傳遞信息、處理信息價值、信息利用的能力，是通過智能信息化來帶動工業(yè)化的發(fā)展實現(xiàn)管理現(xiàn)代化的過程。馬克思認(rèn)為，管理具有兩重性，即具有同生產(chǎn)力相聯(lián)系的自然屬性，以及同生產(chǎn)力相互制約的社會屬性。后勤管理與當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的進步，生產(chǎn)力的發(fā)展水平緊密聯(lián)系在一起。所謂后勤管理的社會性，可以從幾個方面進行了解。一是后勤管理的內(nèi)容，由于社會目前可能提供的后勤管理還不能滿足各個單位的需要，所以在一定時期內(nèi)高職院校的后勤管理存在著供不應(yīng)求、無所不包的狀況。二是后勤管理與社會上的聯(lián)系。高職院校內(nèi)其實存在著一個小型的社會，并且學(xué)校不可能獨立于社會而存在，因此在進行后勤管理時，不得不與社會各單位進行聯(lián)系，同時也受到社會的影響。三是后勤管理發(fā)展的方向。當(dāng)前高職院校的后勤管理正在向社會化的方向發(fā)展，后勤服務(wù)范圍更廣。這就要求后勤管理人員充分注意和利用社會上各種條件為高職院校所服務(wù)。當(dāng)然后勤管理具有經(jīng)濟性，雖說后勤管理工作從理論上理解是行政工作?？墒窃趯嶋H上后勤管理工作又涵蓋了經(jīng)濟范疇。高職院校內(nèi)后勤工作的實質(zhì)是通過市場經(jīng)濟手段和生產(chǎn)、交換、分配、消費環(huán)節(jié)對資源進行高效的配置。所以后勤工作中，經(jīng)濟核算是重要的內(nèi)容。后勤管理的服務(wù)性。后勤管理工作是一項服務(wù)性的工作，從管理對象上來看，后勤管理服務(wù)于整個輻射范圍里的每一位成員。

2高職院校后勤管理信息化建設(shè)必要性

目前我國各大高職院校的后勤管理效果并不是特別好，也沒有進行系統(tǒng)化的信息建設(shè)。有的高職院校出于資金的考慮，采用的還是傳統(tǒng)的檔案管理方法。這一種管理方法在進行后勤信息查找和整理方面存在著很大的問題，無法適應(yīng)當(dāng)前高職院校的發(fā)展，也無法適應(yīng)21世紀(jì)信息化技術(shù)蓬勃發(fā)展所帶來的信息爆炸增長。為了改變這一種情況，必須適應(yīng)信息技術(shù)的高速發(fā)展，改變傳統(tǒng)的后勤管理模式，替換為以信息技術(shù)為主的后勤管理。這對于提高高職院校后勤管理的效率具有重要意義。眾所周知，大部分高職院校都存在著專業(yè)多、生源地分布廣的特點。因此后勤信息存在著極大的差異性。在不同的過程管理模式中，很難對學(xué)生的全部信息進行收集和整理，需要輔導(dǎo)員不斷進行傳達與重復(fù)的收取，才能將學(xué)生的全部信息傳達給后勤管理單位，這樣一來就使得后勤管理存在時效性低且效率低的問題。而且由于大部分學(xué)校采用的是檔案管理，在進行檔案填寫時容易出現(xiàn)人工失誤，導(dǎo)致信息出現(xiàn)錯誤，影響之后工作的展開。而建立信息化的平臺進行后勤管理，就可以彌補傳統(tǒng)后勤管理方法的缺陷，幫助高職院校擺脫傳統(tǒng)管理理念與技術(shù)的束縛，通過集約化的管理方式，對后勤環(huán)節(jié)進行統(tǒng)一部署，實現(xiàn)后勤管理工作規(guī)范化、系統(tǒng)化。并且高職院校后勤管理信息化的建設(shè)還使得后勤管理工作路徑有跡可循，做到有流程可追溯。通過數(shù)據(jù)報表等形式，真實地反映日常后勤管理水平和服務(wù)水平，可精準(zhǔn)快速地反映問題。利用信息技術(shù)進行線上審批，能夠快速的精簡流程，高效的辦公模式，實現(xiàn)了跨部門無障礙的溝通，線上申報，線上審批，流轉(zhuǎn)審批邁向信息化能夠響應(yīng)當(dāng)前無紙化辦公模式的理念。當(dāng)前高職院校之所以進行后勤管理工作信息化建設(shè)，主要原因一方面是高職院校后勤管理信息化有強有力的信息技術(shù)作為支撐，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化的發(fā)展速度越來越快，這就為高職院校后勤管理信息化建設(shè)提供了強有力的技術(shù)支撐。且當(dāng)前人們的日常生活中，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)早已融入其中，后勤管理人員通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進行任務(wù)的完成不再是困難的事情。并且云計算技術(shù)的出現(xiàn)也使得數(shù)據(jù)信息及時、安全、有效傳輸成為可能，使得信息的集成、共享成為司空見慣的事情。另一方面，當(dāng)前我們越來越重視信息化的建設(shè)。大部分高職院校對于信息化建設(shè)重視程度很高，大部分后勤管理人員都有著一定的信息化知識，能夠進行計算機的操作。

3高職院校后勤管理信息化建設(shè)問題

3.1信息化人力資源存在供不應(yīng)求的情況

高職院校的后勤管理建設(shè)工作的開展離不開人的勞動。雖然在當(dāng)前部分院校已經(jīng)開設(shè)了相關(guān)的計算機專業(yè)課程，社會上也存在一大批擁有著基礎(chǔ)計算機知識的人員，但是在整個高職院校獲取管理信息化建設(shè)中，仍舊存在嚴(yán)重的人才供不應(yīng)求的情況。信息系統(tǒng)研發(fā)、維護、管理、使用等方面存在著員工不足的情況。并且隨著社會的發(fā)展，人們對于人員的要求也在逐漸的嚴(yán)格。高職院校為了促進后勤管理信息化建設(shè)，在進行后勤管理人員招聘時，主要分為內(nèi)聘與外聘兩種類型。內(nèi)聘就是指通過高職院校后勤系統(tǒng)崗位調(diào)整而來的人員，雖然這一種內(nèi)聘確實能夠滿足高職院校內(nèi)部分崗位的需求，而且通過后勤系統(tǒng)崗位的調(diào)整而招聘的員工相比于外聘員工而言，更加熟悉工作的流程，能夠適應(yīng)環(huán)境。但是從內(nèi)部轉(zhuǎn)崗而來的人員主要是一些退居二線的工作人員，這些工作人員都有著一些相似點，那便是具有年齡偏大、工作能力不強、無法適應(yīng)現(xiàn)在社會發(fā)展。而這些內(nèi)聘的工作人員常常依靠著自己的年齡、資歷以及自己對環(huán)境的熟悉度，出現(xiàn)“抱團”等現(xiàn)象，這不利于高職院校后勤管理的和諧與穩(wěn)定。所謂的外聘則是從社會招聘而來的信息化人員，這一類人員的來源范圍極廣。因此就容易出現(xiàn)地區(qū)的差異性，而且這些人員的招聘由于沒有統(tǒng)一化的招聘標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)管體制，常常有形式化的招聘出現(xiàn)。另一方面，雖然學(xué)校大力推進高職院校進行后勤管理的信息化建設(shè)，但由于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在我國發(fā)展時間尚短，信息化的人力資源管理也僅僅只是處于初始階段。就目前來說，當(dāng)前的高職院校后勤管理信息建設(shè)處于過渡時期，在這一時期高職院校的信息建設(shè)常常沒有參考標(biāo)準(zhǔn)進行借鑒。

3.2信息資源共享系統(tǒng)建設(shè)亟待完善

之所以要進行后勤管理信息化建設(shè)，是為了強化高職院校的后勤服務(wù)的精準(zhǔn)度與高效化，是為了使相關(guān)人員能夠在極短的時間內(nèi)找到自己所需要的信息，完成自己的工作，從而滿足服務(wù)對象多元化的要求。但是就目前的信息資源共享系統(tǒng)建設(shè)以及高職院校的信息化建設(shè)來說，大部分高職院校的信息資源共享目標(biāo)沒有達成，各部門之間仍處于封閉狀態(tài)，一些部門的信息管理甚至還存在著各自為戰(zhàn)的問題。例如，在一些高職院校內(nèi)人力資源信息管理系統(tǒng)與財務(wù)信息管理系統(tǒng)互不統(tǒng)屬，使得人員在進行財務(wù)計算時舉步維艱，信息的不公開不透明使得各部門的工作難以展開。

3.3高職院校后勤管理信息化制度建設(shè)滯后

部分高職院校在進行后勤管理信息化建設(shè)時存在著制度落后的現(xiàn)象。一方面，一些高職院校由于資金原因并沒有進行先進信息管理技術(shù)的引入，所以在信息數(shù)據(jù)收集過程當(dāng)中，很難有先進技術(shù)的幫助。在采集時常常存在著主觀化采集、模糊化采集問題突出，從而給信息數(shù)據(jù)的分析與儲存造成一定技術(shù)上的障礙，甚至有重新返工的危險。另一方面還存在著操作管理制度的問題。部分管理人員由于沒有接受系統(tǒng)化的軟件使用和維修知識，所以在進行軟件使用操作時存在著使用不規(guī)范行為。而且由于不同部門的要求不同，使得軟件使用操作也存在著不同，再加上各部門之間的互不往來和信息的不公開，導(dǎo)致即使有的部門近在咫尺，但依然要從社會聘請相關(guān)的人員進行系統(tǒng)的操作與維護，這有悖于資源節(jié)約的基本原則。

4高職院校后勤管理信息化建設(shè)問題解決策略

高職院校后勤管理信息化建設(shè)業(yè)已成為其社會化發(fā)展過程中的一個重要組成部分，也是提高其服務(wù)質(zhì)量的一個有力技術(shù)支撐。在經(jīng)過初期發(fā)展階段后已經(jīng)取得了較為豐富的實踐經(jīng)驗，但是依然還有諸多亟待完善的地方。為了使高職院校的后勤管理、信息化建設(shè)等得以完善，我們應(yīng)當(dāng)從以下幾個方面來進行改進。

4.1構(gòu)建多元化的信息化人力資源儲備體系

應(yīng)當(dāng)加強對技術(shù)專業(yè)技術(shù)人員的招聘，并且為了能夠?qū)⑷瞬帕粼诒拘?nèi)，還應(yīng)當(dāng)在工資福利、工作范圍、聘任方式上提供一些優(yōu)待，以靈活的方式聘用人才，促進高職院校內(nèi)人才儲備庫的不斷充實。還應(yīng)當(dāng)加強對專業(yè)人才的培訓(xùn)，使其樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，積極推進高職院校后勤管理的社會化和專業(yè)化，落實行業(yè)協(xié)會對專業(yè)技術(shù)人員的標(biāo)準(zhǔn)要求，培養(yǎng)一大批適應(yīng)社會發(fā)展，有利于后勤管理信息化的專業(yè)人員。

4.2規(guī)范高職院校后勤管理信息化制度建設(shè)

在進行信息采集時，高職院校應(yīng)當(dāng)加大資金的投入，引入一批專業(yè)的信息采集技術(shù)，規(guī)范技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制度。加強應(yīng)用軟件的設(shè)計以及信息資源平臺的搭建。破除各部門之間的信息壁壘，使得信息資源適應(yīng)于各個部門的信息系統(tǒng)，為搭建統(tǒng)一化的信息共享平臺提供有利的條件。注重對操作管理的規(guī)范化要求。為了使后勤管理信息化落于實踐，應(yīng)當(dāng)打破部門之間的壁壘，將所有部門整合起來，使其在一套操作規(guī)范下工作大大促進信息化建設(shè)。

4.3加強信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的力度。進行建設(shè)時，后勤管理部門可以進行相關(guān)的智能水電、門禁刷卡等信息化服務(wù)，這種信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)在部分民辦學(xué)校較為缺乏。通過數(shù)字化建設(shè)將所需要和所擁有的資料以統(tǒng)一的格式錄入數(shù)據(jù)庫，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進行數(shù)據(jù)的處理，這樣一來能夠有效避免數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確和滯后性等弱點，提高數(shù)據(jù)處理的速度，大大加快后勤管理部門的工作效率。通過流程規(guī)范與優(yōu)化設(shè)計進行程序化的建設(shè)，將使組織結(jié)構(gòu)變?yōu)楸馄交瑴p少中間層和中間環(huán)節(jié)，決策層和執(zhí)行層的信息傳遞更為快捷方便，基層管理人員的積極性、責(zé)任心與創(chuàng)新意識將被調(diào)動起來，大大增強組織的活力。在進行建設(shè)時，為了能夠?qū)⒏呗氃盒?nèi)所有的事務(wù)都進行集中處理，還應(yīng)當(dāng)注意統(tǒng)一規(guī)劃。最好使用統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)平臺，統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來實現(xiàn)數(shù)據(jù)的充分共享。

5結(jié)語

信息化的發(fā)展已經(jīng)成為了推動人類文明發(fā)展的重要手段與工具。為了應(yīng)對當(dāng)前信息化的趨勢。高職院校應(yīng)當(dāng)積極改進自己的管理模式，加強信息化平臺的搭建，實現(xiàn)資源的共享，提高管理的實效性。作者簡介：陳江燦（1990-），男，籍貫：福建廈門，學(xué)歷：本科，職稱：助教，研究方向：學(xué)校后勤服務(wù)。

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作者:陳江燦 單位:廈門興才職業(yè)技術(shù)學(xué)院