企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)構(gòu)建

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文章摘要：隨著企業(yè)的發(fā)展和業(yè)務(wù)的壯大，需要記載的檔案越來(lái)越多，如果還是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，將會(huì)降低檔案管理的難度和成本。本文探討如何建立企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)，尋找更加科學(xué)的管理方法。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；電子信息技術(shù)管理；系統(tǒng)

電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)就是管理企業(yè)的檔案系統(tǒng)，是光盤存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理、圖像編輯、信息共享和處理一站式的全新的現(xiàn)代化管理系統(tǒng)。數(shù)據(jù)檔案上網(wǎng)，即可實(shí)現(xiàn)企業(yè)員工對(duì)數(shù)據(jù)的共享，設(shè)置權(quán)限，使得相應(yīng)部門的工作人員可對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理更新。這樣有利于信息的調(diào)用和傳播，提高企業(yè)的工作效率。但是如何構(gòu)建一套安全可靠實(shí)用的電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)是擺在企業(yè)檔案管理人員面前的一道難題。

1構(gòu)建企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)的原則

1.1實(shí)用性原則。

每個(gè)企業(yè)都有每個(gè)企業(yè)的文化和業(yè)務(wù)，所以每個(gè)企業(yè)都必須根據(jù)自身的實(shí)際情況來(lái)構(gòu)建電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)。只有這樣，才能體現(xiàn)出自身企業(yè)的特點(diǎn)，才能夠讓企業(yè)員工更加有效的了解和熟悉企業(yè)的電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)。任何看似先進(jìn)而不使用的系統(tǒng)都不是好系統(tǒng)。

1.2安全性原則。

企業(yè)的電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)包含大量的企業(yè)信息，如果信息安全得不到保證，將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)信息外泄。輕則讓員工私人信息泄露，重則很多商務(wù)信息傳到競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手手上，將會(huì)讓企業(yè)利益很大程度的受損，導(dǎo)致企業(yè)受到沉重打擊。所以電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)的安全性處于非常重要的地位。

1.3開(kāi)放性原則。

企業(yè)帶腦子信息管理系統(tǒng)不進(jìn)要在企業(yè)內(nèi)部對(duì)相關(guān)的工作人員開(kāi)放，還要對(duì)外部訪客進(jìn)行開(kāi)放。系統(tǒng)需要有相應(yīng)的端口與其他系統(tǒng)相連，比如PS系統(tǒng)、CAD系統(tǒng)等，可以讓企業(yè)內(nèi)部人員直接整合相關(guān)的信息，達(dá)到內(nèi)部信息共享的目的，提高生產(chǎn)科研效率。另一方面讓企業(yè)外部人員能夠進(jìn)入系統(tǒng)，了解企業(yè)產(chǎn)品和文化，或許每一位瀏覽企業(yè)信息的人都是潛在的顧客。

1.4先進(jìn)性原則。

電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)如同手機(jī)一樣，也是一個(gè)快速發(fā)展的商品。企業(yè)要與時(shí)俱進(jìn)，時(shí)刻保持系統(tǒng)的先進(jìn)性，不能讓陳舊的系統(tǒng)影響企業(yè)的發(fā)展，及時(shí)更新和完善對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著促進(jìn)作用。

2構(gòu)建企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)的方法

2.1準(zhǔn)備階段。

首先，需要相關(guān)工作人員廣泛的收集企業(yè)的相關(guān)信息，尋找合適的電子信息技術(shù)管理軟件開(kāi)發(fā)公司，了解信息管理的發(fā)展趨勢(shì)，以選擇最適合的電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)。其次，協(xié)調(diào)企業(yè)各部門工作人員召開(kāi)會(huì)議，了解各部門的信息管理需求，并將這些需求轉(zhuǎn)達(dá)給管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司，初步達(dá)成合作意向。最后搭建企業(yè)信息管理系統(tǒng)操作和使用制度，讓系統(tǒng)有序運(yùn)行，幫助企業(yè)提高工作效率。

2.2建立階段。

首先，協(xié)同信息管理系統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)公司安裝企業(yè)電子信息系統(tǒng)，連接企業(yè)的局域控制網(wǎng)絡(luò)，把需要接入系統(tǒng)的其他系統(tǒng)和打印機(jī)等外部設(shè)備接入系統(tǒng)，初步構(gòu)建較為完善企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)。其次，組織企業(yè)各部門相關(guān)工作人員，進(jìn)行系統(tǒng)的試運(yùn)行，檢查存在不足的地方和不合理的地方，或者有哪些地方需要改進(jìn)的。最后，講試運(yùn)行期間的問(wèn)題匯總提交給系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司進(jìn)行修改。

2.3交付使用階段。

第一，開(kāi)發(fā)公司對(duì)相關(guān)部門后臺(tái)運(yùn)作員工進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)，保證后臺(tái)運(yùn)行員工能夠正確使用。第二，系統(tǒng)全面對(duì)企業(yè)內(nèi)部和企業(yè)外部進(jìn)行開(kāi)放運(yùn)行，正式交付使用。第三，必須和開(kāi)發(fā)公司簽署系統(tǒng)的售后和技術(shù)服務(wù)工作，做好系統(tǒng)的安全維護(hù)工作。

3構(gòu)建電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)的注意事項(xiàng)

3.1準(zhǔn)備工作。

構(gòu)建企業(yè)的電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)是一項(xiàng)牽扯廣泛的復(fù)雜工作。這里面會(huì)涉及到企業(yè)的各個(gè)部門的生產(chǎn)信息，需要資金和技術(shù)的支持。如果準(zhǔn)備工作做不到位，將會(huì)導(dǎo)致部門之間協(xié)調(diào)不順暢，延誤系統(tǒng)構(gòu)建的進(jìn)步性和科學(xué)性，甚至導(dǎo)致系統(tǒng)構(gòu)建計(jì)劃流產(chǎn)。

3.2需求分析。

電子信息技術(shù)管理工作的目的在于提高各個(gè)部門交流和生產(chǎn)的效率，所以必須認(rèn)真分析各個(gè)部門的需求，不能夠憑借該系統(tǒng)構(gòu)建部門的意愿來(lái)搭建。這會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)不符合實(shí)際需求，浪費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。輕則是工作失誤，重則是生產(chǎn)事故。只有認(rèn)真分析各個(gè)部門的需求，才可以構(gòu)建符合生產(chǎn)需要的信息管理系統(tǒng)，以提高企業(yè)的效率。

3.3聯(lián)合開(kāi)發(fā)。

每個(gè)企業(yè)都有自己的公司文化和專長(zhǎng)，企業(yè)自身對(duì)本單位的信息比較了解，而系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司的優(yōu)勢(shì)在于開(kāi)發(fā)應(yīng)用系統(tǒng)。單靠企業(yè)自身或者開(kāi)發(fā)公司都是無(wú)法直接完成構(gòu)建電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)的任務(wù)。聯(lián)合開(kāi)發(fā)的優(yōu)勢(shì)在于兩家單位互補(bǔ)，企業(yè)選擇開(kāi)發(fā)單位的時(shí)候也要看中它的研發(fā)案例和經(jīng)驗(yàn)。盡量尋找一家有能力、安全可靠、售后積極的公司。

3.4專人銜接。

企業(yè)構(gòu)建電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)，必須要委任專人來(lái)對(duì)接系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司，不要隔幾天就換一個(gè)人。因?yàn)槊恳粋€(gè)人對(duì)企業(yè)電子管理系統(tǒng)的理解都是不一樣的，對(duì)開(kāi)發(fā)公司來(lái)說(shuō)，同一個(gè)人接洽，有利于信息的對(duì)接和意圖的理解，更有利于保障系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的周期，避免因?yàn)闇贤ú灰恢拢瑢?dǎo)致系統(tǒng)開(kāi)發(fā)周期延長(zhǎng)。

3.5試用對(duì)象。

選擇正確的試用對(duì)象，可以有效的評(píng)價(jià)和發(fā)現(xiàn)企業(yè)電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)存在的不足和可以改進(jìn)的地方。特別是系統(tǒng)后天運(yùn)行和系統(tǒng)對(duì)接企業(yè)其他系統(tǒng)的銜接，一定要選擇較為專業(yè)的工作人員來(lái)試用，保證系統(tǒng)正式運(yùn)行不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤而導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)效率的降低。

3.6項(xiàng)目監(jiān)控。

企業(yè)信息管理系統(tǒng)是一個(gè)大的工程，投入較大，周期較長(zhǎng)，一定要安排專門部門對(duì)接系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司，實(shí)時(shí)監(jiān)控系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)進(jìn)步，保證系統(tǒng)能夠按照預(yù)定的時(shí)間進(jìn)行開(kāi)發(fā)并投入使用。好的企業(yè)電子信息系統(tǒng)將會(huì)極大的提高生產(chǎn)效率，對(duì)企業(yè)的發(fā)展有事半功倍的效果。不好的電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)將會(huì)導(dǎo)致各個(gè)部門怨聲載道，互相推諉，反而拉低工作效率。企業(yè)信息電子化管理已成為現(xiàn)代企業(yè)管理的趨勢(shì)，需根據(jù)自身的發(fā)展特點(diǎn)，構(gòu)建符合企業(yè)自身實(shí)際需求的電子信息技術(shù)管理系統(tǒng)。

參考文獻(xiàn)：

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[3]劉芊.管理信息系統(tǒng).水利水電出版社.2014年9月

作者：王自敏 單位：江西科技師范大學(xué) 南昌理工學(xué)院