工程教育認證下的教學秘書工作改進
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［摘要］隨著工程教育認證的穩(wěn)步推進，教學管理和教學秘書工作迎來新的挑戰(zhàn)。教學秘書要踐行“以學生為中心”的理念，在學生管理和教學運行安排中體現(xiàn)以全體學生為中心。在認證過程中擺正角色定位，為專業(yè)認證提供數(shù)據(jù)、檔案資料等。加強對工程教育認證標準、專業(yè)培養(yǎng)方案和課程體系及教學管理業(yè)務學習，提高管理能力和工作效率，增強創(chuàng)新意識。在日常教學管理過程中加強痕跡工程，注重平時資料積累，科學管理檔案。挖掘數(shù)據(jù)為教學運行提供決策支持，根據(jù)認證標準要求不斷持續(xù)改進。
［關鍵詞］工程教育認證；教學管理；教學秘書；持續(xù)改進
工程教育認證作為高等教育認證的重要組成部分，屬于專業(yè)認證，是由專業(yè)性認證機構組織工程技術專業(yè)領域的教育界學術專家和相關行業(yè)的技術專家，以該行業(yè)工程技術從業(yè)人員應具備的職業(yè)資格為要求，對工程技術領域相關專業(yè)的工程教育質(zhì)量進行評價、認可并提出改進意見的過程[1][2]。工程教育認證工作的基本程序包括六個階段：申請和受理、學校自評與提交自評報告、自評報告的審閱、現(xiàn)場考查、審議和做出認證結(jié)論、認證狀態(tài)保持[3]。2016年浙江理工大學機械與自動控制學院（以下簡稱“我院”）的機械設計制造及其自動化專業(yè)接受了全國工程教育認證專家組的現(xiàn)場考查，并通過了認證；2018年10月和11月，我院的測控技術與儀器和自動化專業(yè)分別接受了專家組的考查，其他幾個專業(yè)也在準備申請認證中。各專業(yè)認證的推進，對學院的教學管理工作和教學秘書工作提出了新的挑戰(zhàn)。教學秘書在完成日常教學管理工作的同時，要配合專業(yè)認證提供大量的教學數(shù)據(jù)和檔案資料，根據(jù)認證要求調(diào)整管理理念、提高工作效率，不斷改進。
一、更新教學管理理念
工程教育專業(yè)認證遵循的基本理念是“以學生為中心、以成果為導向、持續(xù)改進”。其中最重要的就是以學生為中心，這就要求在教學上以學生為主體和核心[4]?！耙詫W生為中心”的理念落實在學生管理中，是以全體學生為中心，專業(yè)需對學生個體的學業(yè)情況進行跟蹤與評估，對于學業(yè)有困難的學生及時預警，并采取必要的幫扶措施，幫助學生提高學業(yè)成績，達成畢業(yè)要求。這需要教學秘書更加耐心細致，在每一項工作中踐行“以學生為中心”的理念，使學生順利地完成學業(yè)，達到畢業(yè)要求。在管理工作中應做出以下幾點改進。
（一）合理安排教學任務傳統(tǒng)的基于課程導向的工程教育理念強調(diào)傳道、授業(yè)、解惑，中心是教師如何教好[5]。在教學任務下達時以專業(yè)培養(yǎng)計劃為依據(jù)，在排課時以教師需求為中心，不能全面顧及學生的需求?！耙詫W生為中心”的理念落實在教學運行的安排中要考慮到本專業(yè)全體學生的需求。當教師需求和學生需求有沖突時，會給排課帶來矛盾，這時教學秘書需要和相關教師協(xié)調(diào)，將“以學生為中心”的理念貫徹到全體教師中。同時，教學秘書作為學生、教師、教務管理部門的中間橋梁，掌握著學生的動態(tài)和需求，要及時反饋學生的問題和訴求至學院和學校職能部門。另外，學分制下重修、轉(zhuǎn)專業(yè)等因素造成的選課的不確定性，都要求課程安排更科學合理。
（二）定期核查獲得學分每學期選課前，教學秘書應統(tǒng)計各專業(yè)全體學生歷年獲得學分的情況，讓學生自行核對修讀學分的完成情況，以便選課時選擇是否需要重修課程。同時，教學秘書應將數(shù)據(jù)提供給選課指導教師，讓專業(yè)教師在選課時對獲得學分較少的學生進行特別指導。
（三）對學籍警示學生的幫扶通過選課環(huán)節(jié)、學風學紀教育等對學業(yè)有困難的學生提供特別指導。同時請專業(yè)教師關注學生的學習動態(tài)，與學工線保持密切聯(lián)系，及時提供學生的課業(yè)完成情況，以便幫助學生調(diào)整學習態(tài)度和學習方法。
（四）加強對轉(zhuǎn)專業(yè)和交流生的課程替代和學分認定指導在學校課程替代和學分認定文件規(guī)定范圍內(nèi)對每個轉(zhuǎn)專業(yè)和交流學生的完成課程與本專業(yè)培養(yǎng)計劃進行比對，對不明確的課程由專業(yè)提出替代方案報主管部門批準后，指導學生完成課程替代和學分認定，對無法替代和認定的課程提供選課指導。
二、明確教學秘書在認證過程的角色定位
工程教育認證是專業(yè)認證，注重考查專業(yè)的教學和管理水平[6]。認證過程主要由專業(yè)教師負責，教學秘書予以配合。在起草申請報告、自評報告時，教學秘書需要及時提供大量的基礎數(shù)據(jù)和資料；在現(xiàn)場考查過程中，教學秘書需要提供相關的檔案資料。在認證過程中全體專業(yè)教師是主角，是直接的參與者，教學秘書是配角，配合專業(yè)完成申請、自評、現(xiàn)場考查等。如果把認證過程比作一場戰(zhàn)爭，專業(yè)教師是前線的戰(zhàn)士，教學秘書是后方保障人員，后方保障人員要為前方戰(zhàn)士提供足夠的彈藥。這彈藥就是日常積累的數(shù)據(jù)、檔案資料。如果沒有足夠的彈藥，即使專業(yè)教學做得再好也沒有憑據(jù)佐證，巧婦難為無米之炊。配角算不上重要，但配角不是旁觀者，沒有配角的認證過程不會順利。因此，教學秘書要擺正定位，在申請、自評、現(xiàn)場考查階段努力做好配角，而在日常教學管理工作中、在認證保持階段，教學秘書要轉(zhuǎn)變?yōu)橹鹘?，按認證標準加強管理，主動積極積累檔案資料，及時挖掘有效數(shù)據(jù)為專業(yè)持續(xù)改進提供參考依據(jù)。
三、加強業(yè)務學習提高教學管理能力
現(xiàn)行管理模式下教學秘書主要圍繞著職能部門、學院指令開展。教學秘書的日常工作主要是保證學院的教學運行，具體分為對學生工作和對教師工作兩部分。由于教學秘書平時的工作繁重、瑣碎，不能長期離開崗位，外出培訓機會很少，工作時間基本沒有精力靜心學習各專業(yè)的認證標準。工程教育認證對教學秘書日常管理能力提出了更高的要求，教學秘書需要多多利用業(yè)余時間加強學習以適應認證各環(huán)節(jié)。
（一）加強認證標準學習認證標準由通用標準和專業(yè)補充標準兩部分構成。通用標準規(guī)定了專業(yè)在學生、培養(yǎng)目標、畢業(yè)要求、持續(xù)改進、課程體系、師資隊伍和支持條件7個方面的要求；專業(yè)補充標準規(guī)定相應專業(yè)領域在上述一個或多個方面的特殊要求和補充[7]。各專業(yè)對照7個認證標準起草申請報告和自評報告，專業(yè)教師對本專業(yè)的標準和各項指標體系比較清楚，但對教務管理系統(tǒng)和教學檔案不是很了解，如果教學秘書不了解認證標準和相關數(shù)據(jù)的用途，在和專業(yè)教師溝通時難免會造成一些不必要的麻煩。如在為畢業(yè)要求指標點達成提供支撐的數(shù)據(jù)時，專業(yè)教師只提出他們的需求，不會指導教學秘書如何從教務管理系統(tǒng)獲得數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)應采取什么樣的格式形式，這樣教學秘書在采集數(shù)據(jù)資料時可能會出現(xiàn)偏差，處理的數(shù)據(jù)結(jié)果不符合要求。可見，教學秘書需要了解認證標準中相關的培養(yǎng)目標、畢業(yè)要求、課程體系等指標及達成度的計算方法，這樣才能準確地為認證提供所需信息資料。教學秘書的工作特點使得他們脫產(chǎn)系統(tǒng)地參加專業(yè)認證標準培訓的機會少，其主要學習途徑是通過專業(yè)教師提供的學習資料自學或咨詢專業(yè)教師，教學秘書要理解各專業(yè)標準需要加倍努力。
（二）加強業(yè)務學習加強業(yè)務學習，提升管理能力第一，加強教務管理系統(tǒng)的學習。教學運行的許多工作需要在教務管理系統(tǒng)中操作，教學秘書首先需要精通教務管理系統(tǒng)的各個功能。如學生成績可以按專業(yè)年級完成培養(yǎng)計劃統(tǒng)計方式導出，也可以按學年學期或按課程導出，教學秘書要隨時能從系統(tǒng)為認證提供不同要求的有效數(shù)據(jù)。第二，加強教學管理規(guī)章學習。教學秘書要熟悉各項教學管理的規(guī)章制度和運行規(guī)律，為專業(yè)建設和改進提供可操作的規(guī)范建議。第三，加強認證專業(yè)培養(yǎng)計劃學習。教學秘書不一定具備認證所在專業(yè)的背景，其對專業(yè)培養(yǎng)計劃和課程體系了解不透徹，需要通過多向?qū)I(yè)教師請教來提升對專業(yè)的認識，這樣才能在教學運行中為學生和教師提供更專業(yè)的指導和服務。
（三）提高工作效率和創(chuàng)新意識教學秘書屬于二級學院和學校職能部門雙重管理，既要承擔學校職能部門布置的工作，也要完成二級學院的日常教學管理工作。同時，教學秘書還要及時做好各種信息的上傳下達，檔案資料的管理歸檔，協(xié)助主管領導完成其他工作等。教學秘書從事的事務性工作都是圍繞著教學運行時間節(jié)點有規(guī)律開展，教學運行的時效性很強，這使得教學秘書的主觀能動性受到限制。教學運行的特點要求教學秘書在管理工作中做到工作節(jié)點零延誤、課程管理零誤差、學生管理零遺漏、檔案管理零丟失[8]。教學秘書應通過提升計算機應用技能、文檔和數(shù)據(jù)的處理能力，如利用Word中的郵件分發(fā)下達各種教學通知，利用Excel中的相關公式處理數(shù)據(jù)，減少人為因素造成的失誤，利用QQ平臺、短信平臺等加強與師生間的溝通和信息傳遞等，提高工作效率，確保各項教學管理工作保質(zhì)保量按時完成。隨著工程教育認證的逐步推進，教學秘書的工作量進一步增加，有時工作應接不暇、手忙腳亂容易出錯，因此教學秘書不能自囿于原有的工作習慣，需要加強創(chuàng)新意識，常思工作方式方法的改進，引入工程教育認證中的持續(xù)改進的理念，不斷調(diào)整、不斷創(chuàng)新、不斷改進。
四、注重痕跡工程，規(guī)范檔案管理
教學秘書涉及的檔案包含課程相關的教學檔案，如教學大綱、教學日歷、試卷、畢業(yè)設計（論文）、實驗實習報告、成績單等，以及與教學管理相關的教學管理文件，如院校兩級的教學管理文件，其中包括管理規(guī)定、規(guī)章制度、質(zhì)量過程監(jiān)控記錄、信息反饋等[9]。為便于各專業(yè)查閱教學檔案，教學秘書應將試卷、畢業(yè)設計（論文）等教學檔案資料從原來按學年學期的存檔方式改為按專業(yè)分類別歸檔，如在查閱學生試卷時以學生選課課號為檢索依據(jù)可快速查找所需檔案，做到檔案管理規(guī)范化、系統(tǒng)化、專業(yè)化。工程教育認證強調(diào)過程管理和持續(xù)改進，從專業(yè)培養(yǎng)方案的修訂到學生成績的體現(xiàn)都需要有佐證材料，提倡痕跡工程[10]。當今社會提倡低碳，許多工作采用無紙化辦公，許多職能部門的運行指令通過QQ群或郵件，這對工程教育認證提倡的痕跡工程帶來難度，這也要求教學秘書改進原有只存結(jié)果不留過程資料的檔案管理習慣，加強過程管理中痕跡檔案收集意識。如對培養(yǎng)方案修訂過程，轉(zhuǎn)專業(yè)、校際交流學生的課程替代和體現(xiàn)支撐本專業(yè)畢業(yè)要求學分認定過程，對學生幫扶過程等都需要留下痕跡。教學秘書平時要注重各環(huán)節(jié)電子檔和紙質(zhì)檔的痕跡積累、數(shù)據(jù)積累，定期整理歸檔。
五、挖掘數(shù)據(jù)為教學運行提供決策支持
教學秘書的工作特點使得教學秘書工作時被動性強，工作主要是執(zhí)行主管部門和學院的指令為主，做什么和怎么做都是由主管部門和學院明確，對師學生說什么、怎么解釋都需要按相應的文件規(guī)范，教學秘書的主觀能動性發(fā)揮余地小。但教學秘書能在第一時間掌握學院教學的主要數(shù)據(jù)，如全院課程成績數(shù)據(jù)、選課人數(shù)數(shù)據(jù)、學評教和教評學等質(zhì)量監(jiān)控數(shù)據(jù)，以及師生反饋的訴求。這就需要教學秘書發(fā)揮主觀能動性，挖掘教學數(shù)據(jù)為學院教學運行提供決策依據(jù)。為此，應對原來對數(shù)據(jù)只做保存轉(zhuǎn)發(fā)的管理方式下做出改進。第一，分析每學期的課程成績數(shù)據(jù)，挖掘出通過率低的課程，為學院和專業(yè)提出教學改進和安排重修班的依據(jù)。第二，在選課階段及時反饋選課人數(shù)，合理調(diào)整教學容量，滿足學生需求。第三，每學期分析學生的成績數(shù)據(jù)，尤其是學籍警示學生數(shù)據(jù)，對不及格率高的學生、成績中曠考、取消、放棄等信息及時反饋給學工線和班主任及各專業(yè)教師，為學風建設和教學管理提供支持數(shù)據(jù)，體現(xiàn)“以學生為中心”的理念。
六、總結(jié)
教學秘書是高校教學和工程教育認證中不可缺少的角色，在工程教育認證不斷推出的新理念、新要求下，教學秘書在完成日常工作的同時要主動加強業(yè)務學習，提高工作效能和管理能力，充分理解各專業(yè)認證標準，踐行“以學生為中心”的理念，及時了解師生需求，強化服務意識。同時，學校要為教學秘書創(chuàng)造系統(tǒng)地學習工程專業(yè)認證知識和專業(yè)檔案管理的機會，完善教學秘書的專業(yè)培訓機制，提高教學秘書的業(yè)務水平。教學秘書要與時俱進保持良好的狀態(tài)迎接新的挑戰(zhàn)。
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作者：張群艷 雷鷹 楊詠梅 單位：浙江理工大學機械與自動控制學院
