建筑工程檔案資料管理優(yōu)化分析

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摘要：建筑工程檔案資料是工程建設(shè)項目從立項開始，經(jīng)過工程施工到最終工程質(zhì)量評定及竣工驗收整個過程，形成的有保存價值的各種形式的工程資料，其記錄了整個項目的建設(shè)過程，也是工程技術(shù)交底及工程竣工結(jié)算的重要參考依據(jù)。因此，確保檔案資料管理工作質(zhì)量，對于工程整體建設(shè)具有重要意義。但就實際情況來看，建筑工程檔案資料管理中仍然存在一些問題，對工程和企業(yè)有一定的影響?；诖?，針對建筑工程檔案資料管理意識薄弱、管理質(zhì)量有待提升、缺少完善的管理機制三個主要問題，提出強化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制、強化檔案資料管理人員的職業(yè)意識并規(guī)范日常工作行為、注重工程技術(shù)資料編寫的質(zhì)量管控三個方面的優(yōu)化管理路徑，以期可以為相關(guān)人士提供參考，助力企業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：建筑工程；檔案管理；意義；問題；優(yōu)化路徑

建筑工程檔案資料管理工作較為繁雜，檔案管理人員需要以規(guī)范化、系統(tǒng)化的要求為基礎(chǔ)，做好工程檔案的收集、整理，并做好簽證以及工程材料合格報告的同步收集工作。在做好數(shù)據(jù)記錄工作的同時，還要記錄好工程技術(shù)、進(jìn)度等，并配合影像與照片等方式，將整個工程建設(shè)更加系統(tǒng)地呈現(xiàn)出來[1]。同時，建筑工程檔案資料也是一些工作環(huán)節(jié)所需要的重要憑證，要為工程信息的查詢提供重要參考。比如項目管理人員在開展各項工作的時候，可以通過工程檔案資料，查詢相關(guān)信息，以此開展工程管理工作。由此可以看出，建筑工程檔案資料管理內(nèi)容繁復(fù)，但每一環(huán)節(jié)都對工程項目有著重要作用，因此應(yīng)該加強檔案資料收集、編制、管理、利用等各個環(huán)節(jié)的管理工作，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，進(jìn)行優(yōu)化改進(jìn)，有效保障工作質(zhì)量，助力工程項目建設(shè)。

一、優(yōu)化建筑工程檔案資料管理的重要意義

對建筑工程檔案資料管理進(jìn)行優(yōu)化，能夠有效彌補以往粗放管理中存在的不足，使檔案管理工作得以有序開展，保證資料的準(zhǔn)確性、有效性和可延續(xù)性，為建筑工程及時提供所需的檔案資料，使各項施工工序以及所花費的成本都有章可循，為后續(xù)工程提供相關(guān)參考依據(jù)?？梢姡ㄖこ虣n案資料管理是保障性的基礎(chǔ)工作，優(yōu)化建筑工程檔案資料管理工作不僅對于這項工作本身，對于工程項目整體和企業(yè)利益都具有積極意義。

二、建筑工程檔案資料管理存在的主要問題

1.檔案管理意識薄弱。由于很多建筑企業(yè)、施工單位的管理人員認(rèn)為檔案管理是一個不重要的環(huán)節(jié)，無法創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟利潤，所以投入的物力、人力較少，甚至還有許多管理人員覺得沒有規(guī)范化的檔案管理機制，不會對整個建筑工程建設(shè)質(zhì)量產(chǎn)生影響，導(dǎo)致相關(guān)人員工作不積極，檔案的日常收集、整理、保管工作比較混亂，出現(xiàn)問題時相互推諉，嚴(yán)重影響檔案資料的管理質(zhì)量[2]。

2.檔案資料管理質(zhì)量有待提升。在施工各個環(huán)節(jié)中形成的資料文件，都屬于工程檔案的管理范圍，內(nèi)容繁多，需要有效地分類收集整理，許多建筑施工企業(yè)常常注重檔案數(shù)量的收集，缺少專業(yè)的甄別鑒定，導(dǎo)致出現(xiàn)許多實用性、安全性較低的材料，長期下去，會對相關(guān)部門的檔案保管工作產(chǎn)生較大的影響。另外，對于許多重要的簽字資料與文件的保管，相關(guān)管理人員比較隨意，容易發(fā)生檔案資料缺少、丟失等問題，直接影響整個工程檔案資料的保存質(zhì)量和意義，影響后續(xù)的施工建設(shè)活動，導(dǎo)致整體管理效率不高，影響企業(yè)的經(jīng)濟效益與社會效益。

3.缺少完善的監(jiān)督管理機制。建筑工程檔案管理質(zhì)量無法保障，根本原因在于建筑單位常常沒有行之有效的監(jiān)督管理機制，相關(guān)人員的行為得不到約束，責(zé)任心不強，工作效率不高，導(dǎo)致工作質(zhì)量低下，歸檔工作走形式。只有深刻認(rèn)識到這方面的問題，加快監(jiān)督管理機制的建設(shè)，配合獎懲機制，制定詳盡的考核條例和內(nèi)容，才是解決問題的有效辦法。但從實際情況來看，很多建筑單位在這方面都有待加強[3]。

三、建筑工程檔案資料管理的優(yōu)化路徑

1.強化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制。想要有效優(yōu)化建筑工程檔案管理，首先要強化意識，真正意識到建筑工程資料管理的重要性和對工程項目的重要意義，改掉往日粗放的管理模式，才能從根本上達(dá)到優(yōu)化的目的。項目開建之初，要根據(jù)地方與行業(yè)的規(guī)范管理辦法，編制自己的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容和范圍，對設(shè)計、監(jiān)理、總包、施工單位進(jìn)行資料交底，提出并要求實現(xiàn)資料規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和系統(tǒng)化的管理目標(biāo)，將檔案資料納入考核目標(biāo)進(jìn)行獎罰，以保證檔案管理的效率和質(zhì)量。在建設(shè)過程中，制定完善的規(guī)章管理制度，將資料收集與施工同步，滲透到每一個環(huán)節(jié)。以某地區(qū)的標(biāo)志性建設(shè)項目舉例，在項目建設(shè)之前，與施工單位、監(jiān)理單位等進(jìn)行溝通，增強與其資料管理人員、技術(shù)人員的合作，做好建筑工程檔案的交底工作[4]。在整個施工過程中，做好檔案管理業(yè)務(wù)的指導(dǎo)工作，逐步強化工程檔案資料形成過程的監(jiān)督與控制，保質(zhì)保量做好各相關(guān)部門的檔案歸檔工作。

2.強化檔案資料管理人員的職業(yè)意識，規(guī)范日常工作行為。檔案資料的收集、整理和編制是由人完成的，提高檔案管理人員的素質(zhì)至關(guān)重要。在加強宣傳的基礎(chǔ)上，對檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常開展職業(yè)教育培訓(xùn)，組織內(nèi)外部的參觀、交流與學(xué)習(xí)，保證相關(guān)人員都能建立良好的檔案資料管理意識和職業(yè)素養(yǎng)，不斷提升其自身綜合能力與管理素質(zhì)。編制崗位職責(zé)，使各級管理人員，明確自身的基本工作程序與目標(biāo)，以規(guī)范其日常工作內(nèi)容與行為。要求在施工建設(shè)活動開工之前，做好統(tǒng)一表格、標(biāo)準(zhǔn)等準(zhǔn)備工作，做好施工過程中進(jìn)度計劃制訂與調(diào)整工作，并在開工后的施工管理過程中，監(jiān)督檢查檔案資料記錄與整理情況。在此基礎(chǔ)上，現(xiàn)場的管理人員要實現(xiàn)工程建設(shè)檔案資料的登記工作，定期檢查相關(guān)部門工作完成情況，做好施工管理登記工作，對施工單位的建設(shè)資料完成情況進(jìn)行檢查[5]。與此同時，檔案資料管理人員需要與企業(yè)進(jìn)行溝通，協(xié)助工程管理人員，與設(shè)計單位進(jìn)行溝通，及時了解設(shè)計變更的情況，并做好標(biāo)準(zhǔn)文件與圖集的保管工作。對于管理性的文件，需要根據(jù)項目的基礎(chǔ)、依據(jù)與實踐等，做好文件的整理組卷工作，并對驗收記錄進(jìn)行檢查。資料管理人員發(fā)放的圖紙資料，需要與清單一起整理并存檔，做好工程資料的整理與匯總，以此保證整體的工程質(zhì)量和后續(xù)需求。

3.注重工程技術(shù)資料編寫的質(zhì)量管控。第一，統(tǒng)一建筑工程技術(shù)資料的表格形式。在項目籌備建設(shè)的過程中，結(jié)合工程的具體特點，根據(jù)當(dāng)?shù)匦姓芾聿块T與檔案管理部門的要求，編制可行性強的工程資料表格，并為參建單位整理與編輯資料盡可能提供方便，避免出現(xiàn)表格形式不規(guī)范的問題發(fā)生。第二，做好施工物資的資料收集工作。由于在建筑工程施工過程中，使用的物資會受到許多因素的影響，如水泥、鋼材等，經(jīng)常出現(xiàn)材料檢驗報告沒有與原材料一起到達(dá)施工現(xiàn)場的情況。如果資料收集人員沒有將復(fù)試結(jié)果收集到位，就可能會出現(xiàn)沒有檢驗報告的材料進(jìn)入到施工現(xiàn)場被使用的情況，可能會對工程的質(zhì)量和整體進(jìn)度產(chǎn)生影響。因此，需要安排專門的負(fù)責(zé)人員，對資料的整理與收集進(jìn)行動態(tài)化跟蹤，并且分批對到達(dá)現(xiàn)場的原材料進(jìn)行檢查，還需要檢查和整理原材料的試驗報告與合格證。第三，為了做好竣工結(jié)算的編制工作，確?？⒐そY(jié)算工作的順利進(jìn)行，要更加廣泛地收集與結(jié)算相關(guān)的資料，包括工程施工合同、工程招標(biāo)文件、工程竣工圖、設(shè)計變更通知、簽證資料等，收集和取證時必須注意有效性，還要盡可能減少因為結(jié)算導(dǎo)致的矛盾問題的發(fā)生。所以，施工單位需要更加注重資料的收集，收集與建筑工程項目施工相關(guān)的記錄資料，如現(xiàn)場進(jìn)度照片等；要結(jié)合定額標(biāo)準(zhǔn)與費用支出情況，加強信息資料的管理。第四，保證建筑工程技術(shù)材料的完善性。建筑工程檔案資料的管理工作，主要就是結(jié)合施工過程中采用的技術(shù)以及信息進(jìn)行記錄，為以后的工程提供參考。例如，工程資料中的施工小結(jié)與竣工報告等內(nèi)容，都會給工程建設(shè)提供相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，是學(xué)習(xí)與借鑒的重要內(nèi)容，為后續(xù)的工程建設(shè)提供重要的參考依據(jù)，以此不斷提升整體的施工質(zhì)量。只有保證技術(shù)材料的完整性，才能系統(tǒng)化地將工程施工質(zhì)量與整個過程進(jìn)行展示，為投資活動管理、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理等工作的開展奠定穩(wěn)固的基礎(chǔ)?？傊?，工程檔案是工程建設(shè)最真實的反映，是檢驗工程質(zhì)量的重要依據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)管理過程中的問題，制定完善有效的管理人才培養(yǎng)體系和獎懲制度，不斷總結(jié)經(jīng)驗和教訓(xùn)，提高整體檔案管理水平，對企業(yè)借鑒成果、提高質(zhì)量、增收效益有著重要意義。我們應(yīng)該積極借鑒國內(nèi)外先進(jìn)管理經(jīng)驗，揚長避短，不斷優(yōu)化管理制度和體系，讓建筑工程檔案管理持續(xù)適應(yīng)新形勢的發(fā)展要求，更好地為企業(yè)發(fā)展和國家經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]尤麗紅.建筑工程檔案資料管理中的問題及措施分析[J].城市建設(shè)理論研究：電子版，2015，(12)：49-50.

[2]沈慧珍.建筑工程檔案資料管理中的問題及措施分析[J].城市建設(shè)理論研究，2016，(2)：316-317.

[3]黃艷.建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施探究[J].住宅與房地產(chǎn)，2019，(9)：116.

[4]孫加順.淺析建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].城市周刊，2018，(49)：66.

[5]蔣馥蔚.建筑工程檔案資料管理中的問題及處理措施[J].新絲路：中旬，2019，(4)：1.

作者：王帥 單位：中信建設(shè)有限責(zé)任公司