檔案管理論文：林業(yè)技術(shù)檔案的管控思索

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本文作者：張力華 單位：河北省塞罕壩機(jī)械林場(chǎng)

林業(yè)生產(chǎn)建設(shè)是塞罕壩機(jī)械林場(chǎng)作為“全國(guó)科技興林示范林場(chǎng)”、“全國(guó)森林經(jīng)營(yíng)示范國(guó)有林場(chǎng)”的支撐，在全國(guó)、全省起到帶頭示范作用，林場(chǎng)先后在全省了《云杉育苗技術(shù)規(guī)程》、《云杉造林技術(shù)規(guī)程》、《容器育苗技術(shù)規(guī)程》等地方育苗、造林技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)林場(chǎng)還制定了《樟子松經(jīng)營(yíng)技術(shù)規(guī)程》、《落葉松經(jīng)營(yíng)技術(shù)規(guī)程》以指導(dǎo)全場(chǎng)的營(yíng)林生產(chǎn)。塞罕壩機(jī)械林場(chǎng)40多年林業(yè)生產(chǎn)技術(shù)管理經(jīng)驗(yàn)實(shí)用性較強(qiáng)。對(duì)于同類地區(qū)的育苗、造林和生產(chǎn)管理，具有重要的借鑒意義。鑒于此，國(guó)家重點(diǎn)工程項(xiàng)目“再建三個(gè)塞罕壩林場(chǎng)”項(xiàng)目得以立項(xiàng)并實(shí)施。場(chǎng)與場(chǎng)、場(chǎng)與鄉(xiāng)銜接，常常引發(fā)林權(quán)糾紛問(wèn)題，檔案中的原始材料就是作為林場(chǎng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的最有利證據(jù)，能充分證明林場(chǎng)是林地的林權(quán)所有者，確保了林場(chǎng)的合法權(quán)益。

林業(yè)技術(shù)檔案的分類及歸檔范圍

為了更好的對(duì)技術(shù)檔案進(jìn)行管理及便于查閱，根據(jù)塞罕壩林業(yè)生產(chǎn)的作業(yè)項(xiàng)目特點(diǎn)主要分為4大類：育苗技術(shù)檔案、工程造林技術(shù)檔案、營(yíng)林技術(shù)檔案、森林病蟲(chóng)害防治檔案。

育苗技術(shù)檔案。對(duì)育苗材料整理歸檔可以提高育苗管理水平，積累育苗技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，掌握各樹(shù)種苗木生長(zhǎng)規(guī)律、合理制定育苗管理辦法、實(shí)施細(xì)則，為重點(diǎn)工程造林項(xiàng)目提供優(yōu)質(zhì)壯苗。其檔案歸檔范圍：各林場(chǎng)苗圃年度施工設(shè)計(jì)方案，全場(chǎng)年度計(jì)劃、完成面積及產(chǎn)成苗量、存苗量統(tǒng)計(jì)表、施工卡片。

工程造林技術(shù)檔案。工程造林特別是重點(diǎn)工程項(xiàng)目造林（生態(tài)防護(hù)林工程、“再造三個(gè)塞罕壩林場(chǎng)”項(xiàng)目）是國(guó)家重點(diǎn)投資項(xiàng)目，工程建設(shè)要求高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量。為確保工程造林出精品，充分發(fā)揮塞罕壩在工程建設(shè)中的示范帶頭作用，必須加強(qiáng)工程造林技術(shù)檔案的管理。其歸檔范圍包括以下幾方面。對(duì)工程有指導(dǎo)性的文件。主要包括：領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議材料、項(xiàng)目規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃、上級(jí)下達(dá)的文件等。主要包括工作總結(jié)、典型材料、簡(jiǎn)報(bào)、進(jìn)度報(bào)表等。主要包括可行性研究報(bào)告、立項(xiàng)申請(qǐng)書(shū)、項(xiàng)目批復(fù)文件、施工設(shè)計(jì)方案、擴(kuò)初設(shè)計(jì)、施工卡片、承包合同、成活率調(diào)查報(bào)告、竣工報(bào)告、管護(hù)措施、工程規(guī)劃圖、竣工圖、聲像、照片等資料。項(xiàng)目申請(qǐng)書(shū)、科技成果、成果鑒定等。世行貸造林、跡地更新、首都綠化工程造林檔案整理分年度進(jìn)行裝訂，包括年度施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、施工驗(yàn)收卡片等。

營(yíng)林技術(shù)檔案。營(yíng)林檔案的建立健全目的是掌握森林資源的消長(zhǎng)、土地變更的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)依據(jù)，監(jiān)測(cè)、控制消耗蓄積，掌握間伐次數(shù)、畝次、產(chǎn)材量、產(chǎn)材率等，以便更好地為森林經(jīng)營(yíng)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。其歸檔范圍：按年度、作業(yè)類別（間伐、次改（撫）、經(jīng)采、修枝）進(jìn)行整理。主要包括上級(jí)批復(fù)的年度施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、林權(quán)證等。

病蟲(chóng)害防治檔案。森林病蟲(chóng)害是一種嚴(yán)重危害森林的無(wú)煙火災(zāi)，嚴(yán)重地危害著林木生長(zhǎng)。近些年由于自然氣候因素的影響，蟲(chóng)種逐年增加，不僅危害成林，而且也危害幼林地。因此近幾年來(lái)林場(chǎng)對(duì)各蟲(chóng)種的發(fā)生發(fā)展規(guī)律及防治方法、防治效果進(jìn)行了搜集整理，形成了一整套完整、系統(tǒng)的防治體系。這些經(jīng)驗(yàn)和材料的積累在指導(dǎo)病蟲(chóng)害防治方面起到了巨大作用。歸檔范圍包括年度防治施工設(shè)計(jì)方案、竣工報(bào)告、防治效果、“四率”評(píng)比材料、上級(jí)來(lái)文以及年度預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)資料。同時(shí)將防治規(guī)劃圖、蟲(chóng)種種類、形態(tài)特征、發(fā)生、發(fā)展規(guī)律圖及主要蟲(chóng)種發(fā)生面積分布圖制成圖板上墻，做到清晰、完整，一目了然。

林業(yè)技術(shù)檔案的歸檔與管理

按照林業(yè)生產(chǎn)建設(shè)項(xiàng)目，按年度、類別逐卷進(jìn)行，編制檔案歸檔號(hào)、檔案卷內(nèi)目錄，然后加備考表、裝盒。同時(shí)在微機(jī)的檔案軟件中錄入案卷檔號(hào)、題名、責(zé)任者、文件開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間、總頁(yè)數(shù)、保管期限、歸檔日期，形成電子檔案。檔案整理完畢后，分項(xiàng)目建立一個(gè)清晰、明了的索引，索引中包括類別（項(xiàng)目類、指導(dǎo)類、綜合類、科技類）、歸檔號(hào)、題名、材料的起止年度及各類別的卷內(nèi)目錄各一份。歸檔存放時(shí)按其性質(zhì)分長(zhǎng)期、短期、永久3種形式保管。將編制好的檔案放在專室、專櫥、專柜或兼室專柜中，并設(shè)專人進(jìn)行保管，同時(shí)定期對(duì)檔案進(jìn)行防潮、防塵、防日曬、蟲(chóng)蝕等的檢查和技術(shù)處理；對(duì)檔案中需進(jìn)行更改、殘缺不全或字跡不清的及時(shí)進(jìn)行整理、修補(bǔ)、復(fù)制，保證檔案的清楚、完整、準(zhǔn)確和有價(jià)值性；建立健全檔案的移交、借閱、使用制度；履行制度規(guī)定、手續(xù)，借閱人員按期歸還借閱檔案，如有丟失，追查借閱人的責(zé)任；各類技術(shù)檔案在管理中實(shí)行雙重管理，建立文書(shū)檔案和微機(jī)檔案。

存在的問(wèn)題及建議

由于工程項(xiàng)目建設(shè)的時(shí)間比較長(zhǎng)，有的需要跨年度進(jìn)行，有些材料不能及時(shí)收集，整理存檔。采用的檔案管理軟件是請(qǐng)人安裝的，微機(jī)如有故障就無(wú)法正常使用。一是檔案容易丟失；二是重裝軟件需要時(shí)間，延誤檔案的錄入。林業(yè)技術(shù)檔案管理人員必須熟悉林業(yè)生產(chǎn)項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，及時(shí)搜集、整理涉及項(xiàng)目的第一手全部資料，保證項(xiàng)目建設(shè)檔案的完整性，有效性、有價(jià)值性。對(duì)電子檔的林業(yè)技術(shù)檔案用移動(dòng)硬盤建立一份備份文件，防止微機(jī)發(fā)生故障時(shí)，檔案丟失。