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林業(yè)科技檔案利用工作,是指采用多種有效的方式,直接提供林業(yè)科技檔案及其信息加工材料,及時、準確地滿足用戶對林業(yè)科技檔案信息的利用需求。檔案利用工作是檔案工作的目的、歸宿和中心任務,是實現(xiàn)檔案工作為社會服務的直接手段。
1林業(yè)科技檔案提供利用的主要方式
(1)閱覽服務。設立閱覽室,接待查閱檔案是開展林業(yè)科技檔案利用工作最主要、最傳統(tǒng)的方式。閱覽室查閱檔案是利用者根據(jù)需要到檔案館(室)現(xiàn)場查閱有關檔案原件,隨即歸還。由于林業(yè)科技檔案多為單份、孤本甚至稀本,有的內(nèi)容還具有機密性,因此一般不能外借,主要應在閱覽室內(nèi)查閱使用。提供閱覽服務,一方面便于檔案的保護和保密,另一方面可以提高檔案的周轉率和利用率,避免一人借出而影響多人使用。
(2)外借服務。在某些特殊情況下,為了照顧利用者的工作方便,有的林業(yè)科技檔案可以適當從檔案館(室)借出使用。但對于檔案的外借,必須有嚴格的制度及批準手續(xù),并嚴格控制借檔單位、檔案的形式與種類、借出的時間。在借檔單位上,一般以本單位內(nèi)部為主;在檔案形式與種類上,有復制件的盡量不借原件,對于特別珍貴與殘破損的檔案不能外借原件;在借出時間上,不宜過長,到期不還的應當催還。以《湖北省林業(yè)科學研究院科研檔案管理制度》為例,明確規(guī)定科研檔案一般不外借,因特殊情況需外借的,必須經(jīng)分管領導批準,并于一周內(nèi)歸還。
(3)復制供應。根據(jù)檔案原件提供各種復制件,是林業(yè)科技檔案提供利用的1種重要方式。復制供應,既有單份文件和圖紙的復制供應,也有全套文件與圖紙的配套復制供應[2]。復制供應具有十分明顯的優(yōu)勢:①為林業(yè)科技檔案及林業(yè)科技成果的廣泛利用創(chuàng)造了條件;②保障了檔案原件的安全與完整;③可以根據(jù)檔案文件的機密程度和利用對象,有選擇地制發(fā)復制件。
(4)咨詢服務。咨詢服務是指檔案人員以林業(yè)科技檔案信息為依據(jù),為利用者解答有關檔案狀況或有關科學技術內(nèi)容的1種服務方式。咨詢服務必須立足于庫藏林業(yè)科技檔案,并借助相應知識或手段。當利用者需要了解林業(yè)科技檔案信息的儲存狀況時,可以直接通過向檔案人員咨詢獲取所需信息;而當利用者需要對某些林業(yè)科學技術問題進行咨詢時,咨詢服務可以在一定范圍內(nèi)為其進行介紹或解答,在某種程度上可避免進一步查找檔案原件。
2林業(yè)科技檔案利用工作的特定要求
(1)針對性要求。林業(yè)科技檔案直接形成于林業(yè)科技、生產(chǎn)活動之中,其管理與開發(fā)利用的最終目的都是為了服務于林業(yè)科技、生產(chǎn)活動。因此,林業(yè)科技檔案的利用必須具有很強的針對性,要直接針對林業(yè)科技、生產(chǎn)活動的客觀需要展開,直接針對相關林業(yè)科技人員、管理人員及領導的利用需求進行。
(2)可控制性要求。林業(yè)科技檔案的信息內(nèi)容屬于內(nèi)部信息,在一定時間和范圍內(nèi)都帶有一定的技術機密性,某些林業(yè)科技檔案內(nèi)容還會涉及到國家科技機密或相關主體的技術專利。因此,在選擇林業(yè)科技檔案利用方式時,應當遵循可控制性要求,對檔案信息內(nèi)容、用戶及時間等因素進行控制。
(3)時效性要求。由于當代林業(yè)科學技術的發(fā)展十分迅猛,林業(yè)科技成果層出不窮,林業(yè)科技工作者需要及時高效地獲取有關檔案信息,以滿足發(fā)展林業(yè)科技的需要。因此,林業(yè)科技檔案的利用必須堅持時效性的要求,即在最短的時間內(nèi),輸出最大數(shù)量和最高質量的林業(yè)科技檔案信息,使林業(yè)科技檔案的利用做到及時和準確。
林業(yè)科技檔案利用中的知識產(chǎn)權保護
知識產(chǎn)權是指人們對于自己的智力活動創(chuàng)造的成果和經(jīng)營管理活動中的標記、信譽,依法享有的權利。而林業(yè)科技檔案是直接記述和反映林業(yè)科技、生產(chǎn)活動的文件材料,是重要的林業(yè)科學技術信息資源,也是維護單位和個人經(jīng)濟利益、保障知識產(chǎn)權的一項重要內(nèi)容和依據(jù)。
1林業(yè)科技檔案與知識產(chǎn)權的關系
(1)林業(yè)科技檔案的內(nèi)容屬于知識產(chǎn)權范疇。林業(yè)科技檔案是在林業(yè)科技、生產(chǎn)活動中產(chǎn)生的,以林業(yè)科技成果為主要信息內(nèi)容。而林業(yè)科技成果是林業(yè)科研工作者腦力勞動的成果,屬知識產(chǎn)權范疇,可以在林業(yè)生產(chǎn)領域轉化為有形的物質產(chǎn)品,產(chǎn)生經(jīng)濟效益。
(2)林業(yè)科技檔案是知識產(chǎn)權的載體之一。知識產(chǎn)權的客體是智力成果,是人類腦力勞動的產(chǎn)物,屬于無形財富,本身不具有物質形態(tài),不占有一定的空間,客觀上無法為人們所占有,所以權利人為了實現(xiàn)其物質和精神權利,需要將這種無形的東西體現(xiàn)于一定的物質載體上,通過有形的載體為人們感知和了解[3]。智力成果的物質載體十分廣泛,既可以是實物,也可以是文字、圖表。因此,在林業(yè)科技成果形成過程中產(chǎn)生的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的文件材料,既是智力成果的重要物質載體,也是構成林業(yè)科技檔案的重要內(nèi)容。
(3)林業(yè)科技檔案是知識產(chǎn)權交易的媒介。林業(yè)科技檔案記錄了林業(yè)科技成果從準備、研究試驗到成熟定型的全過程,是林業(yè)科技成果的主要載體。無論是專利技術還是非專利技術,都完整地記錄在林業(yè)科技檔案中。而林業(yè)科技成果作為知識產(chǎn)權的范疇,可以進行知識產(chǎn)權交易。因此,在林業(yè)技術或科技成果轉讓中,林業(yè)科技檔案便成為不可或缺的重要媒介,通過對檔案的轉讓,就能實現(xiàn)技術或成果的轉讓。
2林業(yè)科技檔案利用中存在的知識產(chǎn)權保護問題
(1)收集不全導致檔案缺少核心內(nèi)容。由于林業(yè)科技工作周期普遍較長,項目參與人員較多,各類科技文件材料容易分散在個人手中,導致林業(yè)科技檔案的形成時間長、分布范圍廣泛,給收集工作帶來一定的難度。在實際工作中,科技人員往往只重視林業(yè)科學研究與科技成果的推廣,而忽視了科技文件材料的形成、積累和向檔案部門移交歸檔。甚至存在只移交一般性材料而將關鍵性材料留下的現(xiàn)象,嚴重影響了林業(yè)科技檔案的完整與質量,也使林業(yè)科技檔案喪失了實際價值,不利于今后查考利用,也不利于技術儲備和成果的繼承發(fā)展。
(2)保密過嚴導致知識產(chǎn)權自然流失。保密只是把檔案的使用相對地限制在一定范圍之中,并且這種限制應該隨時間、地點、條件的變化而不斷變化。保密的最終目的還是為了更好地發(fā)揮檔案在社會發(fā)展中的作用。但在實際工作中,存在過分強調林業(yè)科技檔案涉密性,把檔案保護與利用對立起來的現(xiàn)象。因為害怕開發(fā)利用會泄漏技術秘密,把本可以公開利用的林業(yè)科技檔案加以保密,致使檔案得不到充分利用,從而導致林業(yè)科技檔案開發(fā)利用過程的知識產(chǎn)權自然流失,科技檔案保障知識產(chǎn)權的憑證作用得不到實現(xiàn)。
(3)保密不嚴導致知識產(chǎn)權遭到破壞。由于1個林業(yè)科研項目涉及的部門、人員較多,且林業(yè)科技檔案的利用日益增多,如果知識產(chǎn)權保護意識不強、制度不健全或執(zhí)行不力,極容易因保密不嚴導致核心技術的泄露,從而使知識產(chǎn)權遭到破壞。
3在林業(yè)科技檔案利用過程中保護知識產(chǎn)權的方法
(1)建立健全林業(yè)科技檔案管理制度。林業(yè)科技檔案的利用,離不開檔案管理制度的支持,而科技檔案開發(fā)利用的過程也是知識產(chǎn)權的保護過程。因此,建立健全林業(yè)科技檔案管理制度,是做好林業(yè)科技檔案利用工作、保護知識產(chǎn)權的根本保障。相關林業(yè)科技單位應以國家有關檔案、知識產(chǎn)權的法律法規(guī)為依據(jù),結合本單位實際,制定、完善林業(yè)科技檔案管理制度,從而保證科技檔案的利用工作有章可循,實現(xiàn)林業(yè)科技檔案利用工作合理合法、健康有序地發(fā)展。
(2)提高知識產(chǎn)權保護意識。對林業(yè)科技檔案的利用必然涉及到知識產(chǎn)權問題,必須分清林業(yè)科技檔案中哪些是受知識產(chǎn)權法保護的,哪些是屬于知識產(chǎn)權法保護范圍以外的。要切實提高林業(yè)科技檔案管理部門及林業(yè)科技人員的知識產(chǎn)權保護意識,保護知識產(chǎn)權人的合法利益,避免不必要的知識產(chǎn)權糾紛和損失。在利用林業(yè)科技檔案過程中,檔案形成者及提供者應注重對自身權利的保護,按有關規(guī)定及保密程度提供閱覽、外借、復制及咨詢等服務;檔案利用者則應尊重他人的知識產(chǎn)權,避免直接或間接侵犯他人權利。
(3)加大對林業(yè)科技檔案的開發(fā)利用力度。由于檔案價值的實現(xiàn)具有時效性,即在一定時期內(nèi)對利用者是有價值的,超過這個時間限制后則降低或喪失了價值。因此,要加大對林業(yè)科技檔案的開發(fā)利用力度,及時地開發(fā)林業(yè)科技檔案信息資源,并積極地提供利用,實現(xiàn)解決林業(yè)生產(chǎn)、科技活動中的問題,防止可以得到利用的林業(yè)科技檔案因提供過晚而喪失部分或全部價值,從而防止知識產(chǎn)權的自然流失。
(4)正確處理林業(yè)科技檔案利用與保密之間的關系。林業(yè)科技檔案工作的根本目的就是盡可能地開發(fā)利用其信息資源的潛在價值,服務于現(xiàn)代林業(yè)建設與林業(yè)科技發(fā)展,服務于國家的經(jīng)濟建設。因此,要正確處理檔案利用與保密間的關系,根據(jù)工作需要和保密規(guī)則,定期研究和審查林業(yè)科技檔案的內(nèi)容,適當調整保密范圍和密級,擴大利用范圍,減少繁雜手續(xù)。①要堅持必要的檔案保密制度,在檔案利用時加強保密工作,做到不泄露技術秘密;②要在遵守保密制度的前提下,采取各種手段加強對林業(yè)科技檔案信息的利用,充分發(fā)揮林業(yè)科技檔案的作用。(本文作者:陳曉瑚、張麗 單位:湖北省林業(yè)科學研究院、中國林產(chǎn)工業(yè)公司)