企業(yè)發(fā)展過程中采購管理作用及對應(yīng)措施

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摘要：采購管理的重要性早在二十世紀(jì)八十年代，就開始被世界各大工業(yè)企業(yè)所重視。企業(yè)管理大咖--彼得•德魯克曾經(jīng)說過：商業(yè)中獲益于獨(dú)立性的最大的潛在機(jī)會(huì)，就存在于生產(chǎn)企業(yè)與其供應(yīng)商之間。這就是無謂的所剩贏利獲取競爭優(yōu)勢中最大的未知領(lǐng)域--沒有哪一個(gè)領(lǐng)域像該領(lǐng)域被人忽視。該文根據(jù)工業(yè)企業(yè)的特點(diǎn)，詳細(xì)論述了采購管理工作的目標(biāo)、重要性和主要管理措施。

關(guān)鍵詞：采購管理；措施；重要性

引言

在西方部分國家，采購管理起源于二十世紀(jì)的八十年代。人們發(fā)現(xiàn)，在企業(yè)生產(chǎn)過程中，企業(yè)的大部分成本來源于產(chǎn)品原材料及服務(wù)的外部采購。經(jīng)過十多年的探索與發(fā)展，到九十年代，采購管理才被作為一種能左右企業(yè)主要經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的工作而被各企業(yè)的高層管理人員所重視[1]。二十一世紀(jì)的今天，對于絕大部分工業(yè)企業(yè)來說，采購成本已經(jīng)占到企業(yè)總成本的30%-90%，平均水平也達(dá)到了60%。根據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)測算，企業(yè)的原材料采購價(jià)格每降低2%，凈資產(chǎn)回報(bào)率的增加幅度可以達(dá)到15%左右。采購管理在我國受到了前所未有的重視。

1采購管理簡介

采購管理的英文名稱為：ProcurementManagement，它是指企業(yè)在日常生產(chǎn)過程中從事的下達(dá)計(jì)劃、編制采購單、簽訂合同、到貨檢驗(yàn)、發(fā)票管理，以及貨款結(jié)算的全過程采購流程，同時(shí)，對于過程中譬如物流運(yùn)動(dòng)等各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行狀態(tài)進(jìn)行跟蹤、監(jiān)控，從而用科學(xué)經(jīng)濟(jì)的管理手段實(shí)現(xiàn)對企業(yè)采購過程的精確控制[2]。

2采購管理的內(nèi)容

采購管理的核心內(nèi)容包括計(jì)劃管理、合同訂單以及發(fā)票與貨款結(jié)算三個(gè)方面。

2.1計(jì)劃管理

制定合理的采購計(jì)劃是計(jì)劃管理的核心。它可以為企業(yè)管理者提供清晰準(zhǔn)確的采購計(jì)劃和執(zhí)行路線，為企業(yè)管理提供不可或缺的決策依據(jù)。采購計(jì)劃通常分為定期采購計(jì)劃和不定期采購計(jì)劃。定期采購計(jì)劃包括周、月、季、年度采購計(jì)劃。不定期采購計(jì)劃是根據(jù)企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)過程中發(fā)生的采購需求而制定的計(jì)劃。采購計(jì)劃通過多對象、多元素的分解、分析，把企業(yè)的采購需求逐項(xiàng)分解為采購任務(wù)，使得需求更加有可實(shí)施性。

2.2合同訂單

合同訂單管理通常以采購單為起點(diǎn)，及時(shí)準(zhǔn)確地跟蹤合同訂單的確認(rèn)、發(fā)貨、物流、到貨、清點(diǎn)檢驗(yàn)、出入庫等各個(gè)環(huán)節(jié)，從而實(shí)現(xiàn)采購流程中合同訂單環(huán)節(jié)的全過程控制[2]。同時(shí)，可以采用電子商務(wù)系統(tǒng)、ERP供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)等，對多種采購流程進(jìn)行動(dòng)態(tài)精確管理，保證采購流程的可追溯性。

2.3發(fā)票與結(jié)算管理

發(fā)票是企業(yè)采購管理工作在結(jié)算階段的重要內(nèi)容。根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)重組變化以及流程優(yōu)化再造的需要，采用電子商務(wù)系統(tǒng)對發(fā)票和結(jié)算情況進(jìn)行科學(xué)的管理，既保證了各項(xiàng)貨款結(jié)算的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，又使得同一貨物不同批資的采購價(jià)格具有可追溯性和可控制性，從而降低企業(yè)的采購成本，使企業(yè)利潤最大化[3]。

3采購管理的意義

工業(yè)企業(yè)采購管理工作的總體原則是按照國家各項(xiàng)政策法規(guī)和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的項(xiàng)目采購基本原則，依據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范的采購程序，最終實(shí)現(xiàn)采購總成本、材料質(zhì)量和采購進(jìn)度的精確控制，在規(guī)定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)內(nèi)完成優(yōu)質(zhì)貨物、工程和服務(wù)的采購。采購管理的意義有以下三個(gè)方面：

3.1以成本為控制目標(biāo)、提升采購管理效益

生產(chǎn)成本是企業(yè)終端產(chǎn)品出廠價(jià)格的核心影響因素，而出廠價(jià)格更是企業(yè)面對充分的市場競爭，提升核心競爭力的決定性因素。因此，原材料采購過程中，采購管理者必須采取各項(xiàng)措施，努力降低各項(xiàng)采購件的采購成本。企業(yè)采購成本失去控制，將最終吞噬企業(yè)的利潤[3]。在我國現(xiàn)階段，衡量企業(yè)采購管理工作有效性的主要指標(biāo)是采購總成本。采購成本在通常情況下分為直接成本和間接成本。直接成本是指企業(yè)采購材料或物資的成交價(jià)格，即采購商與供應(yīng)商最終簽訂采購合同的實(shí)際交易價(jià)格。直接成本的主要控制方法包括評定合格供應(yīng)商并分階段更新、本土化采購、集中數(shù)量優(yōu)勢進(jìn)行談判、提高日常效率、加快付款周期等。間接采購成本是指企業(yè)在日常采購過程中，間接發(fā)生的一些費(fèi)用。例如匯率、物流費(fèi)用、庫存占用費(fèi)用、檢驗(yàn)投入費(fèi)用、成品包裝的費(fèi)用等[4]。通常，企業(yè)通過降低運(yùn)輸?shù)拇螖?shù)、提高采購質(zhì)量而實(shí)現(xiàn)來料免檢、最大限度地縮短采購周期、降低內(nèi)部材料的庫存、包裝材料的二次利用、能過快速結(jié)算降低采購價(jià)格等方式來實(shí)現(xiàn)采購成本的下降。

3.2提升原材料質(zhì)量、降低整體風(fēng)險(xiǎn)

質(zhì)量、安全、保密是企業(yè)生存的三根"紅線"，質(zhì)量作為三根"紅線"的第一位，重要性和意義十分重大。原材料的質(zhì)量好壞，是企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)管控的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到最終出廠產(chǎn)品的質(zhì)量和市場競爭力。因此，原材料采購部門應(yīng)建立嚴(yán)格的采購管理制度，不斷提高全員的質(zhì)量管理意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)的同時(shí)，將管理體系向供應(yīng)商延伸，形成全方位的采購管理體系，從而實(shí)現(xiàn)對最終產(chǎn)品的質(zhì)量控制。

3.3了解物資供應(yīng)鏈條、提高材料周轉(zhuǎn)效率

在日常采購過程中，采購部門要與各原材料供應(yīng)商建立良好的溝通和聯(lián)系，及時(shí)準(zhǔn)確了解物資供應(yīng)鏈條和產(chǎn)品供需情況，在保證企業(yè)正常供貨的前提下，降低不必要的儲(chǔ)存和保管費(fèi)用，并根據(jù)市場價(jià)格波動(dòng)情況做到適時(shí)采購，從而提高材料的周轉(zhuǎn)效率，為企業(yè)贏得更大的市場競爭空間。

4采購管理的主要措施

4.1編制原材料需求計(jì)劃

原材料需求計(jì)劃是企業(yè)采購部門確定最終采購數(shù)量和編制采購計(jì)劃的主要依據(jù)，只有編制出切合實(shí)際，與項(xiàng)目執(zhí)行情況最大限度匹配的需求計(jì)劃，采購部門才能以此為依據(jù)，制定采購計(jì)劃，并確定訂貨數(shù)量和目的供應(yīng)商，從而簽訂采購合同，進(jìn)行后期的存貨管理。原材料需求計(jì)劃一般由企業(yè)產(chǎn)品項(xiàng)目的技術(shù)負(fù)責(zé)人員編制，其主要依據(jù)是產(chǎn)品的設(shè)計(jì)圖紙和相關(guān)技術(shù)方案的選擇等[5]。

4.2確定經(jīng)濟(jì)的采購量

經(jīng)濟(jì)采購量是指項(xiàng)目在一定時(shí)間內(nèi)原材料存貨成本在最低限度時(shí)的采購數(shù)量。存貨成本，是指為形成和維持企業(yè)正常的材料需求而保持的各項(xiàng)采購費(fèi)用支出，它受原材料的數(shù)量、價(jià)格變化而增減，主要組成部分為訂貨產(chǎn)生的成本、購買產(chǎn)生的成本、儲(chǔ)存過程中的成本以及缺貨造成的相關(guān)成本四部分。確定經(jīng)濟(jì)采購量的目的，就是要使企業(yè)采購工作中與材料有關(guān)的上述四項(xiàng)費(fèi)用總和保持在較低水平。根據(jù)企業(yè)項(xiàng)目的具體情況，可以重點(diǎn)考慮購買產(chǎn)生的成本和缺貨造成的成本，以此確定企業(yè)的經(jīng)濟(jì)采購量[5]。

4.3制訂采購計(jì)劃

采購計(jì)劃通常由采購管理部門來制定，它是采購部門根據(jù)材料需求計(jì)劃、經(jīng)濟(jì)采購量、合同具體情況等，通過詳細(xì)準(zhǔn)確的分析，制定的采購方案，包括合同類型、采購標(biāo)準(zhǔn)、目標(biāo)供應(yīng)商、人員組織、費(fèi)用預(yù)算等[5]。采購計(jì)劃重點(diǎn)要求準(zhǔn)確性、時(shí)效性和可執(zhí)行性。

4.4詢價(jià)比對

詢價(jià)比對就是采購部門經(jīng)過初步溝通和價(jià)格確認(rèn)，從可能的供應(yīng)商處獲得供應(yīng)資質(zhì)、采購價(jià)格、供貨周期等采購信息，從而確定供應(yīng)商的范圍，該過程的專業(yè)術(shù)語也叫供方資格確認(rèn)，詢價(jià)對比的渠道通常包括電話、網(wǎng)絡(luò)、專業(yè)市場、行業(yè)刊物等。

4.5確定供應(yīng)商和簽訂合同

采購部門對供應(yīng)商的選擇，主要參照長期以來的合作情況，以及在詢價(jià)環(huán)節(jié)的總體評價(jià)，同時(shí)，還要參照價(jià)格、供貨周期、供貨能力以及供應(yīng)商信譽(yù)等。確定供應(yīng)商之后，企業(yè)采購部門將與供應(yīng)商簽訂合同，明確合同類型、材料價(jià)格、供貨周期和付款結(jié)算情況。需要注意的是，由于采購部門和供貨商的利益需求不同，因此，不同的合同類型，對雙方而言意味著風(fēng)險(xiǎn)的不同。常用的合同類型包括以下三種：(1)成本加酬金合同：主要用于長期的、對技術(shù)要求比較高，后期可能發(fā)生變化的情況；(2)固定價(jià)格加酬金合同：主要適用于較長期的、價(jià)格可能發(fā)生較大變化的合同；(3)固定總價(jià)合同：此類合同具有總成本易于控制，采購方風(fēng)險(xiǎn)最小的特點(diǎn)，因此最常用[5]。

4.6對原材料的使用進(jìn)行全程監(jiān)控

根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度計(jì)劃，科學(xué)組織材料的使用計(jì)劃，避免材料的長期堆放；同時(shí)，原材料要準(zhǔn)確計(jì)量，認(rèn)真檢驗(yàn)，領(lǐng)用領(lǐng)用、定期盤點(diǎn)，隨時(shí)掌握實(shí)際消耗和項(xiàng)目進(jìn)度的對比數(shù)據(jù)，避免浪費(fèi)。

5結(jié)束話

一定意義上來說，工業(yè)企業(yè)生存與壯大的關(guān)鍵，就在于選擇合適的供應(yīng)商，在注重質(zhì)量的前提下，在適宜的時(shí)間，以最優(yōu)的價(jià)格，采購準(zhǔn)確數(shù)量的商品，用最優(yōu)的成本生產(chǎn)出最高性價(jià)比的產(chǎn)品。采購管理作為工業(yè)企業(yè)發(fā)展和提高市場核心競爭力的重要內(nèi)容之一，在日常管理中的戰(zhàn)略地位受到國內(nèi)外企業(yè)的強(qiáng)烈關(guān)注。一個(gè)企業(yè)能否持續(xù)發(fā)展和不斷壯大，很大程度上取決于其采購管理的優(yōu)劣。企業(yè)只有依據(jù)自身的具體情況，調(diào)整企業(yè)采購管理戰(zhàn)略，最大限度地合理利用社會(huì)資源，做好采購管理工作，才能在激烈的國際競爭中快速發(fā)展，為我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)更大的力量[5-6]。

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作者：李晉紅 單位：中電科風(fēng)華信息裝備股份有限公司