如何做好醫(yī)院人事檔案管理
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摘要：網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下，醫(yī)院人事檔案管理工作受到了較為顯著的影響。因此，在分析這種影響的基礎(chǔ)上，探討網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下做好醫(yī)院人事檔案管理工作的策略。以此來幫助醫(yī)院人事檔案管理人員抓住網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境帶來的機(jī)遇，提高整個管理水平和質(zhì)量。
關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境；醫(yī)院；人事檔案管理
前言
在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的時代背景下，醫(yī)院人事管理工作發(fā)生了較大的變化，文檔管理、檔案利用以及資料儲存等方式都發(fā)生了顯著的變化，醫(yī)院人事檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，如何有效地借助于網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境來做好醫(yī)院人事檔案管理工作，更是醫(yī)院發(fā)展的重要問題之一。因為借助于網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)能夠進(jìn)一步促進(jìn)管理模式動態(tài)化轉(zhuǎn)變，促使這一項工作變得更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、動態(tài)化，從而更好地為用戶提供良好的管理服務(wù)。
一、網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境對醫(yī)院人事檔案管理的影響
1.工作效率得以提升
醫(yī)院涉及人員數(shù)量較多，所以人事檔案管理工作本身就是一項涉及內(nèi)容較為繁瑣的工作，而且在具體工作過程中大多是重復(fù)性的勞動。而網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的應(yīng)用則能有效地減輕工作量，借助于信息技術(shù)來替代一些重復(fù)性的工作，以最快速度解決耗時耗力檔案查找以及保存，進(jìn)而有效地提高醫(yī)院人事檔案管理工作效率。
2.實現(xiàn)信息資源共享
傳統(tǒng)醫(yī)院人事檔案管理工作在實施過程中，大多是依賴于管理人員進(jìn)行手動處理，亦或者是借助于計算機(jī)計算來進(jìn)行簡單的初級管理，例如，借助于EXCEL進(jìn)行信息資料記錄等；部分條件較好的醫(yī)院雖然構(gòu)建了少數(shù)面向人事檔案管理系統(tǒng)，可是因為不同科室以及部門之間對這項工作的認(rèn)識存在差異性，所以在實際工作過程中也就不可避免地出現(xiàn)了一系列資源共享較為困難等現(xiàn)象。而借助于網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境則能構(gòu)建較為系統(tǒng)化的管理系統(tǒng)，這樣就能在管理過程中對所有人事信息進(jìn)行準(zhǔn)確且高效的記錄，并且還能在上面準(zhǔn)確地顯示出每一項細(xì)節(jié)流程，包括業(yè)績考核、薪酬管理、崗位變動等信息，這樣就能保障人事檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性與實效性，讓醫(yī)院不同科室以及部門之間能夠很好地共享這些檔案信息資料。
3.提高檔案信息利用率
傳統(tǒng)人事檔案管理工作在實施過程中，大多是以紙質(zhì)材料為主進(jìn)行信息記錄和保存，這種實物資源存儲的方式十分不易攜帶，在傳遞過程中更是存在這樣那樣的問題，很容易出現(xiàn)損壞、丟失等?？墒?，借助于網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境就能有效地避免這一系列的問題，因為通過醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)，我們可以構(gòu)建出電子化的人事檔案信息，人事檔案資料不再是實物載體，而是以數(shù)字信號或者磁信號的方式儲存，這在很大程度上提高了檔案資料傳輸?shù)谋憬菪?，這樣只要需要使用到這一檔案信息資料時，都可以很方便地使用，通過備份也不會出現(xiàn)丟失等現(xiàn)象，進(jìn)而就能夠最大程度提高醫(yī)院人事檔案信息利用率。
二、網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境下提升醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量的對策
1.提高人員網(wǎng)絡(luò)信息化管理意識
在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下，醫(yī)院人事檔案管理工作人員自身一定要意識到網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境所帶來的機(jī)遇，在管理過程中提高自身網(wǎng)絡(luò)信息化管理意識，將傳統(tǒng)封閉管理意識轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代化管理意識，通過思想認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變來加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)以及形式的關(guān)注，對傳統(tǒng)觀念進(jìn)行不斷的更新，并且在實際工作過程中將最新的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有效地應(yīng)用在認(rèn)識檔案管理之中，這樣就能真正促使之前傳統(tǒng)封閉的人事檔案管理，轉(zhuǎn)變成為開放型、信息化管理。總之，要想發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境帶給醫(yī)院人事檔案管理工作的發(fā)展機(jī)遇，管理人員的意識是十分重要的，其一定要轉(zhuǎn)變檔案管理思想和意識，然后在實際工作過程中積極應(yīng)用新興網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行人事檔案管理，促進(jìn)人事檔案管理信息化技術(shù)水平的提升。
2.構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息化人力資源信息系統(tǒng)
在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境之下，要想做好醫(yī)院人事檔案管理工作，還需要構(gòu)建良好的網(wǎng)絡(luò)信息化人力資源信息系統(tǒng)，這是整項工作實施的基礎(chǔ)與前提，也是實現(xiàn)醫(yī)院行政管理一體化的根本。人力資源信息本身就是人事檔案管理過程中較為重要的組成，其是否完整、原始，會直接對人事檔案信息管理質(zhì)量產(chǎn)生影響。所以，在開展管理工作的過程中，要以人事檔案信息系統(tǒng)作為中心，積極構(gòu)建計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)分系統(tǒng)，如人事財務(wù)工資系統(tǒng)、醫(yī)療保健系統(tǒng)等等，因為只有完善了這些分系統(tǒng)才能更好地對人事檔案信息進(jìn)行完善，直接從認(rèn)識檔案管理系統(tǒng)上讀取到其它信息情況。而要想真正實現(xiàn)這一點就需要在人事檔案管理過程中對其進(jìn)行數(shù)字化管理，具體而言，可以對現(xiàn)有的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化，也可以通過電子文件錄入的方式進(jìn)行人事檔案資料信息數(shù)字化，以此來構(gòu)建較為完善的人事檔案信息資源。
3.重視對人事檔案安全問題的管理
在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境之下，要想做好醫(yī)院人事檔案管理工作，網(wǎng)絡(luò)信息化安全管理也是較為重要的一部分，因為基于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)環(huán)境下的醫(yī)院人事檔案管理也面臨著網(wǎng)絡(luò)開放性所帶來的弊端，所以在進(jìn)行人事檔案信息管理的過程中，一定要加強(qiáng)對信息安全問題的管理，只有這樣才能避免出現(xiàn)信息丟失或者泄密等情況，從而才能有效地降低醫(yī)院損失。針對這一點，醫(yī)院人事檔案信息管理人員在進(jìn)行信息資料管理的過程中，不僅要意識到網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境的價值，同時也需要意識到其中所存在的弊端，在管理過程中對信息化技術(shù)應(yīng)用方式進(jìn)行適當(dāng)關(guān)注，結(jié)合具體的規(guī)章制度對其進(jìn)行仔細(xì)的驗證分析，同時在管理過程中對于各類人事檔案信息資料還需要進(jìn)行嚴(yán)格的密級界定，通過恰當(dāng)?shù)挠嬎銠C(jī)網(wǎng)絡(luò)加密手段來對一些通用數(shù)據(jù)庫之中所存在的檔案信息資料進(jìn)行加密處理，這樣就能在一定程度上避免醫(yī)院人事檔案信息資料出現(xiàn)失蹤等現(xiàn)象。除此之外，在實際管理過程中管理人員本身也需要養(yǎng)成良好的意識，在保存過程中不管是對于保存環(huán)境還是方法都應(yīng)該進(jìn)行合理的設(shè)計，做好防潮、防輻射、防病毒、防高溫等各方面工作，以此來進(jìn)一步增強(qiáng)人事檔案信息化管理安全性，同時還需要在人事檔案信息管理過程中對于那些重要資料做好備份工作，這樣也能進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量。
4.加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息化人事檔案管理制度建設(shè)
在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境之下，要想做好醫(yī)院人事檔案管理工作，建立完善的檔案管理制度也是十分重要的一個環(huán)節(jié)。因為只有具備健全的制度以及法制環(huán)境，才能真正為人事檔案信息化管理工作提供一個安全工作的環(huán)境。為此，在開展醫(yī)院人事檔案管理活動的時候，一定要結(jié)合自身實際情況，對相關(guān)管理制度進(jìn)行完善和調(diào)整，在管理過程中按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行人事檔案資料收集、整理與保存，同時提高對相關(guān)法律體系的認(rèn)識，借助于法律體系來對人事檔案管理資料進(jìn)行保護(hù)，真正做到依法管理，從而提高管理工作質(zhì)量。除此之外，在進(jìn)行管理制度建設(shè)的時候，醫(yī)院各個部門主管人員以及領(lǐng)導(dǎo)人員都需要提高認(rèn)識，在實際工作過程中積極學(xué)習(xí)《檔案法》，更好地掌握相關(guān)法律文件，這樣就能進(jìn)一步提高他們對于醫(yī)院人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識；另外，他們還可以結(jié)合自身意愿發(fā)展情況對醫(yī)院人事檔案管理工作提出具體的要求，通過討論、分析等方式制定符合醫(yī)院人事檔案管理需求的規(guī)章制度，因為只有做到這一點才能真正有法可依、有章可循。
5.提高網(wǎng)絡(luò)信息化人事檔案管理人員水平與素質(zhì)
在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境之下，要想做好醫(yī)院人事檔案管理工作，除了上述幾點之外，還需要提高醫(yī)院相關(guān)人員的水平與素質(zhì)。網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境之下，人事檔案信息化管理雖然較多受到技術(shù)方面的影響，可是人員因素在其中依然起到顯著的影響作用，如果人事檔案管理人員自身水平和素質(zhì)都未能達(dá)標(biāo)，整個管理工作也就無法有效開展。為此，醫(yī)院在發(fā)展過程中首先一定要構(gòu)建一支高素質(zhì)、高水平的人事檔案管理隊伍，讓其具備較為良好的管理素質(zhì)，梳理良好的電子信息工作觀念，以此來進(jìn)一步提高醫(yī)院人事檔案管理工作質(zhì)量。首先，人事檔案管理人員自身應(yīng)該具備良好的學(xué)習(xí)意識，在實際工作過程中通過不斷的學(xué)習(xí)來提升自己，這樣才能緊跟網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境發(fā)展步伐；其次，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者也應(yīng)該加強(qiáng)重視，積極對人事檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)教育，通過培訓(xùn)教育促進(jìn)管理人員專業(yè)能力、信息技術(shù)水平等多方面的提升，這樣才能真正符合網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境需求；最后，人事檔案管理工作本身就肩負(fù)著一定的責(zé)任，屬于醫(yī)院發(fā)展中較為重要的一項任務(wù)，所以，相關(guān)部門還應(yīng)該在發(fā)展過程中通過宣傳、教育等方式來加強(qiáng)對人事檔案管理人員的思想政治、職業(yè)道德教育，進(jìn)一步提高網(wǎng)絡(luò)信息化人事檔案管理人員綜合素質(zhì)，進(jìn)而真正做好醫(yī)院人事檔案管理，最大程度發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境對于這一項工作的積極影響。
三、結(jié)語
在網(wǎng)絡(luò)信息化環(huán)境下，各種信息技術(shù)手段在不斷的發(fā)展，將其有效地應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理過程中，能起到良好的促進(jìn)作用，而為了有效地抓住網(wǎng)絡(luò)信息環(huán)境給醫(yī)院人事檔案管理工作帶來的優(yōu)勢，更新醫(yī)院人事檔案管理理念和方法，能夠提高醫(yī)院的管理水平，真正順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展環(huán)境進(jìn)行創(chuàng)新管理與發(fā)展。
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作者：周燕松 單位：廣東省湛江中心人民醫(yī)院