信息時代下的人事檔案管理分析
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摘要：信息化高速發(fā)展的背景之下，高職院校人事檔案管理需要及時轉型。圍繞“優(yōu)化高職院校人事檔案管理信息服務體系以提高人事檔案管理質量”，主要從檔案管理理念的創(chuàng)新、檔案管理標準和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的建立、網絡技術的引入以及專業(yè)人才的培養(yǎng)等方面一一做了論述。
關鍵詞：信息時代；高職院校；人事檔案
引言
人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的重要證據(jù)，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。人事檔案管理是高職院校檔案管理工作的重要組成部分。隨著信息時代的到來，高職院校檔案管理工作也發(fā)生了深刻的變化，人事檔案從紙質向電子化的轉變不僅形成了新的檔案管理形式，也對高職院校人事檔案管理職能提出了新的要求。當前信息化背景下，高職院校人事檔案管理面臨著嚴峻的轉型，職業(yè)人才培養(yǎng)與社會發(fā)展需求的雙重作用促使學校積極調整檔案管理理念，以形成完善、健全的信息服務體系。
1更新管理理念，適應信息化檔案管理變革
隨著高職院校人事檔案管理信息化模式的建立與完善，傳統(tǒng)檔案管理理念與現(xiàn)代化管理工作之間的沖突也逐漸顯現(xiàn)。當前社會經濟發(fā)展對高職院校的人事檔案管理提出了新的要求，因此，打破保守封閉的管理理念束縛，構建開放管理模式也成為高職院校檔案管理工作適應信息化時代要求的基本前提。在信息化檔案管理背景下，高職院校需要樹立主動服務的理念，打破學校的邊界，擴大檔案服務范圍，利用檔案資源優(yōu)勢建立動態(tài)化的人事檔案資料，將人員的各類信息納入系統(tǒng)管理中來，并實現(xiàn)自動化、智能化管理，以供相關部門的參考與使用。
2建立檔案管理標準，推動信息資源共享
在信息時代，信息資源的共享是提高資源利用率的重要體現(xiàn)，也是高職院校提高信息化服務能力的基本要求。信息共享需要建立規(guī)范統(tǒng)一的檔案管理標準，高職院校在優(yōu)化人事檔案管理模式的過程中，應根據(jù)國家相關標準，對電子檔案進行調整與完善，為人事檔案資源共享做好準備。高職院校建立標準化人事檔案管理體系應從以下幾點入手：（1）建立管理性標準規(guī)范。安全高校的檔案管理是確保檔案資源利用的前提，對于人事檔案而言，形成管理性標準規(guī)范也是保護個人隱私的需要。目前我國針對信息安全管理需要建立了相關管理條例，例如《中華人民共和國計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》《中華人民共和國計算機信息網絡國際聯(lián)網安全保護管理辦法》等，高職院校應基于相關規(guī)定建立信息管理標準化體系，加強信息系統(tǒng)安全防護，以提高檔案管理效率。（2）建立業(yè)務性標準規(guī)范。業(yè)務性標準規(guī)范是基于業(yè)務處理要求形成的基本規(guī)范，包括電子文件、檔案的術語標準及管理規(guī)范，以及檔案在信息化建設中形成的術語標準、資源標識、描述數(shù)字檔案文件格式、元數(shù)據(jù)格式等，高職院校在人事檔案優(yōu)化的過程中，應根據(jù)業(yè)務需要，對檔案內容進行提煉與完善，并形成符合檔案信息系統(tǒng)的資源，為人事檔案的整合與存儲提供依據(jù)。（3）建立技術性標準規(guī)范。在信息化技術飛速發(fā)展的背景下，高職院校人事檔案管理風險也不斷增加，技術人員需要從安全管理的角度出發(fā)，對電子文件的存儲、壓縮格式進行規(guī)范化處理，并通過加密處理，形成規(guī)范化的安全管理體系，以確保人事檔案資源共享的安全性與有效性［1］。
3引入網絡技術，完善檔案網絡服務平臺
以單機和局域網組成的檔案信息管理平臺通常只能滿足高職院校自身對人事檔案的應用需求，難以從社會化服務的角度體現(xiàn)檔案資源的價值。因此，高職院校在信息化背景下，應積極引入網絡技術，打造開放性的網絡服務平臺，為高職院校的人才供給與市場人才需求建立聯(lián)系，推進人力資源優(yōu)化配置。高職院校在檔案網絡服務平臺建設中，應依托網絡技術，制定完善的發(fā)展規(guī)劃：（1）明確網絡服務平臺的使用范圍。技術人員應根據(jù)高職院校人事檔案管理特點，明確網絡站點的目的以及用戶的類型；利用關鍵信息，如學生的基本資料、學科成績、職業(yè)資格等建立邏輯結構，并形成網絡服務平臺的基本框架，提高檔案信息網絡服務的精準性［2］。（2）確定服務對象的基本需求。技術人員不僅要從高職院校內部需求確定教師、學生以及其他管理人員對人事檔案查詢提出的要求，還需結合市場競爭以及企業(yè)人力資源管理，對人事檔案提出的要求，通過技術手段確定檔案網絡服務平臺的整體風格，兼顧不同服務對象的信息查詢與應用的需要，體現(xiàn)個性化服務特點。（3）完善服務平臺的功能模塊，包括用戶注冊，即高職院校師生以及非校內用戶通過界面指導實現(xiàn)身份錄入，進而啟動人事檔案網絡服務平臺，實現(xiàn)檔案資源的在線利用；信息查詢，即根據(jù)用戶身份，提供不同類型信息，根據(jù)開放與非開放的區(qū)別，提高信息管理的安全性，保護相關人員隱私；用戶服務，即系統(tǒng)根據(jù)用戶需求提供注銷用戶、刪除資料、修改資料、接收信息、刊登資料等服務，確保用戶能夠實現(xiàn)信息處理，同時呈現(xiàn)更加完善、可靠的人事檔案信息資源［3］。
4建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，構建大數(shù)據(jù)管理平臺
在信息化檔案管理過程中，依托“互聯(lián)網+”模式，搭建信息管理平臺，并利用數(shù)據(jù)處理技術實現(xiàn)對大數(shù)據(jù)資源的挖掘與利用，成為高職院校人事檔案管理工作的基本方向。高職院校具備明顯的檔案資源優(yōu)勢，但是在傳統(tǒng)管理模式中，這一資源優(yōu)勢難以轉化為實際的應用價值。在大數(shù)據(jù)背景下，學?？梢岳镁W絡系統(tǒng)平臺，將檔案轉化為開發(fā)的數(shù)據(jù)資源，而數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)通過對大數(shù)據(jù)的分析，建立可視的數(shù)據(jù)模型，從而更加直觀立體地反映個人的基本信息，凸顯其優(yōu)勢，并預測發(fā)展方向。這無論是對于高職院校的人才培養(yǎng)，還是企業(yè)的人才選擇都是十分重要的。高職院校在建立數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的過程中，需從以下幾點入手：（1）建立數(shù)據(jù)庫。從人事檔案到大數(shù)據(jù)資源，需要利用技術手段對檔案信息進行轉化。隨著信息化檔案管理的推進，電子檔案已經成為高職院校人事檔案存儲的主要方式?；诖耍瑢W?？梢詫㈦娮有畔浫刖W絡平臺，并根據(jù)相應標準建立數(shù)據(jù)庫，形成內容完善，邏輯清晰的大數(shù)據(jù)庫，以供信息開發(fā)與利用。（2）建立網絡安全管理體系。在數(shù)據(jù)資源利用過程中，高職院校應注重信息質量，利用技術手段建立安全防護機制，彌補信息系統(tǒng)漏洞，提高數(shù)據(jù)庫安全性，確保相關模型分析的真實可靠。（3）引入信息化管理流程。在數(shù)據(jù)庫的管理與維護中，高職院校應引入信息化流程，通過檢索、收集、整理、統(tǒng)計、編研等功能，打造自動化數(shù)據(jù)處理平臺，以挖掘大數(shù)據(jù)資源，提高大數(shù)據(jù)分析與利用效率。（4）完善數(shù)據(jù)處理與開發(fā)體系。立足高職院校以及社會發(fā)展需求，對人事檔案信息進行大數(shù)據(jù)開發(fā)，形成具有指導意義的信息模型，為相關發(fā)展決策提供依據(jù)，提高人事檔案的信息化管理水平［4］。
5加強人才培養(yǎng)，提高檔案信息化管理水平
在信息時代，高職院校的人事檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉型的過程中，對人才的綜合素質提出了更高的要求。因此，打造專業(yè)化的檔案管理隊伍是高職院校提高人事檔案信息化管理水平的必然選擇。在傳統(tǒng)檔案管理模式中的管理人員，不僅從技術層面難以適應信息化管理環(huán)境，在思想認識層面也缺乏服務意識，導致高職院校的人事檔案管理難以建立完善、主動的服務體系。因此，高職院校要依托信息化檔案管理轉型的機遇，實現(xiàn)對專業(yè)檔案管理人才的培養(yǎng)。（1）培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)道德。完整、真實、系統(tǒng)、安全是人事檔案質量的基本要求，而要想達到這一標準，需要管理人員具備良好的職業(yè)道德。因此，在人才培養(yǎng)中，高職院校應根據(jù)國家檔案管理的基本要求對其職業(yè)責任建立標準，通過思想政治教育，提升其職業(yè)道德水平，以負責任的態(tài)度參與到檔案管理工作中來。（2）培養(yǎng)管理人員的團隊合作精神。隨著檔案資源的開發(fā)，高職院校人事檔案的利用率也不斷提高，而在信息化管理模式下，每一個管理人員都應該在履行自身職責的同時，兼顧整體管理效果，并通過團隊合作不斷完善檔案服務體系?；诖耍呗氃盒訌姽芾韴F隊培養(yǎng)，利用團隊合作優(yōu)化檔案管理模式。（3）加強信息化管理技術技能的訓練。高職院校應依托當前信息化檔案管理平臺，為管理人員提供技術技能訓練指導，例如結合專門的檔案管理軟件為管理人員設計技術培養(yǎng)方案，提高其軟件操作能力，有效利用軟件功能，降低檔案管理的失誤率。（4）提高管理人員的服務意識與服務能力。檔案管理本身具有濃厚的服務色彩，因此，高職院校在人才培養(yǎng)中，應立足檔案管理的服務功能，對管理人員的思想觀念進行引導，打破傳統(tǒng)管理理念的局限，從服務角度重新定位人事檔案管理工作；結合學校自身發(fā)展需要，將人事檔案服務納入教育教學管理工作的各個環(huán)節(jié)，并在實踐中驅動管理人員改善服務；利用績效評價評估社會性服務體系建設效果，檢驗管理人員的服務能力，并體現(xiàn)高職院校人事檔案管理的社會服務職能。
6結束語
在信息時代，高職院校的人事檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)。無論是從自身發(fā)展，還是從社會服務的角度，高職院校都應該立足人事檔案價值，構建信息化管理體系，并從轉變認識、優(yōu)化模式、構建標準、搭建平臺、培養(yǎng)人才等角度提高人事檔案管理質量，進而為高職院校自身建設以及社會發(fā)展提供充分的檔案支持。
參考文獻：
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作者：聶化晶 單位：山東外貿職業(yè)學院泰安校區(qū)