談城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險檔案管理
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摘要：城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險是國家的一項惠民政策、民生工程，是政府為民辦實事、辦好事的好政策。針對新時期城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的要求，探索分析采取電子檔案等信息化管理手段以及檔案規(guī)范化管理，具有現(xiàn)實的重要性。
關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)居保；檔案管理；電子檔案
城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理是城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦的基礎(chǔ)性工作，對維護參保對象的切身利益、提升公共服務(wù)質(zhì)量、加強風(fēng)險防控等方面都發(fā)揮著重要作用。
城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的重要性
城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險覆蓋人群面廣，且在保障民生、服務(wù)民生及構(gòu)建和諧社會中都起著越來越重要的作用。城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險的檔案管理工作是業(yè)務(wù)經(jīng)辦中最重要的基礎(chǔ)性工作，其真實記錄了參保人辦理城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險參保登記、征收管理、關(guān)系轉(zhuǎn)移、待遇核定支付、信息變更、關(guān)系注銷等業(yè)務(wù)經(jīng)辦的過程，也是查閱時的原始依據(jù)。自2018年開始實施城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險扶貧，讓社保扶貧檔案的單獨歸檔管理成為了打贏脫貧攻堅戰(zhàn)而制定的有力措施。因此，加強城鄉(xiāng)居民基本養(yǎng)老保險規(guī)范化管理和電子檔案管理顯得尤為重要。
城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題
目前，資陽市樂至縣城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險參保共33.35萬人，今年參保類檔案已整理1805卷，但業(yè)務(wù)檔案的整理仍按照傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理及社會保險類檔案整理要求進行。隨著時代的發(fā)展，信息化檔案建設(shè)勢在必行。按照新修訂通過的《中華人民共和國檔案法》和人社部7月6日印發(fā)的《社會保險電子檔案管理暫行辦法》規(guī)定的要求，制定電子檔案管理辦法，完善城鄉(xiāng)居保業(yè)務(wù)檔案管理制度已是時展的迫切需要。而據(jù)調(diào)查，目前樂至縣城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理還存在一些問題。
檔案室不能滿足現(xiàn)有檔案存放需要。
作為重要的民生檔案，城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案目前主要是紙質(zhì)檔案，但由于樂至縣居保局現(xiàn)有檔案室面積小，受場地影響，已整理的居保檔案只得分兩處存放。擬計劃將一部分寄放在樂至縣檔案館，但未達到條件入館，故現(xiàn)有條件不利于檔案的保管和查詢。
現(xiàn)有單位經(jīng)費不能支撐檔案整理需要。
一方面，因為城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險各項業(yè)務(wù)檔案多，分類整理需要大量的工作經(jīng)費，但由于現(xiàn)有區(qū)域經(jīng)濟條件，只能分批進行整理。另一方面，要建立信息化檔案管理所需的設(shè)備要求高，而且從村（社區(qū)）到鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）再到縣級經(jīng)辦部門購置先進的管理設(shè)備需要大量的資金投入，目前現(xiàn)狀根本無法保證。
檔案管理人員專業(yè)知識不強、人員缺乏。
樂至縣現(xiàn)有經(jīng)辦機構(gòu)普遍采取內(nèi)設(shè)機構(gòu)分散整理業(yè)務(wù)檔案，然后交檔案室進行歸檔整理，管理人員專兼職結(jié)合的工作模式。但目前由于人員編制緊張，大多數(shù)管理人員以兼職為主，且他們大都是文秘專業(yè)、漢語言文學(xué)專業(yè)，缺少檔案管理方面的知識，只是偶爾通過一些檔案管理培訓(xùn)進行學(xué)習(xí)，在檔案專業(yè)知識方面還很缺失。因此，城鄉(xiāng)居保檔案管理隊伍存在人員少、不穩(wěn)定，業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化水平參差不齊等問題，對城鄉(xiāng)居保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化和信息化管理造成影響。同時，現(xiàn)在全省居保系統(tǒng)雖已開發(fā)電子檔案模塊，但還沒有組織進行專業(yè)培訓(xùn)，造成城鄉(xiāng)居保電子檔案工作開展停滯不前。
加強城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的對策與建議
加強領(lǐng)導(dǎo)重視，確保保障措施到位。
一是加強向同級政府匯報，強調(diào)城鄉(xiāng)居保民生檔案整理的重要性，爭取得到政府的支持，能夠在檔案整理經(jīng)費和人員編制上予以保障，落實檔案專項工作經(jīng)費。二是爭取得到單位主要領(lǐng)導(dǎo)的重視，將檔案管理工作放在其他業(yè)務(wù)工作同等重要的位置，在工作推動上狠下功夫、加大力度，確保檔案管理工作措施有效。同時讓每個業(yè)務(wù)股室能主動作為，推動檔案管理工作邁上新臺階。
加強隊伍培訓(xùn)，確保專業(yè)技能提高。
檔案工作是一項政策性強、業(yè)務(wù)要求高的工作，這就要求在配備檔案管理人員時要選用政治素質(zhì)高、思想品德好的人員，同時要熱愛檔案管理、責(zé)任心強且具備一定的檔案管理經(jīng)驗。因此，在加強檔案管理隊伍建設(shè)培訓(xùn)方面，一是要在內(nèi)設(shè)機構(gòu)中成立專門的檔案管理股室，落實檔案管理人員，這是檔案管理的基礎(chǔ)。二是要積極參加省、市、縣檔案管理部門組織的檔案專業(yè)知識培訓(xùn)和業(yè)務(wù)主管部門組織的社會保險檔案管理培訓(xùn)。三是要做好基層居保經(jīng)辦人員的檔案培訓(xùn)。城鄉(xiāng)居保業(yè)務(wù)已下延到村（社區(qū)）、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道），為了提升檔案質(zhì)量，要加強與鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）的聯(lián)系，每年要定期組織人員對鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）基層分管領(lǐng)導(dǎo)、經(jīng)辦人員進行城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險政策法規(guī)和業(yè)務(wù)經(jīng)辦的培訓(xùn)，向他們講解城鄉(xiāng)居保檔案管理相關(guān)法規(guī)，以及檔案從生成到報告、提交和使用的流程。同時，培訓(xùn)方式要靈活多樣，力爭打造一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、效率高的高素質(zhì)檔案管理隊伍。
加強制度建設(shè)，確保工作規(guī)范化。
科學(xué)健全的法規(guī)制度是做好城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理工作的基礎(chǔ)，建章立制又是管理的必要手段。在新時代新的檔案管理要求的背景下，要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《社會保險電子檔案管理暫行辦法》《社會保險業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》《電子文件制定檔案管理規(guī)范》中關(guān)于城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理的有關(guān)規(guī)定和要求，結(jié)合本地工作開展實際，制定出本單位相應(yīng)的《城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理辦法》和《城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險電子檔案管理制度》。同時，要結(jié)合新時代對黨員干部的新要求，始終堅持全心全意為人民服務(wù)的宗旨意識，不斷完善更新單位檔案接收、管理、保護、保密、借閱、人員職責(zé)等制度，規(guī)范檔案管理工作流程，實現(xiàn)城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案管理的制度化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，有效保護和利用檔案，更好為參保人員服務(wù)。
加強設(shè)備設(shè)施投入建設(shè)，確保檔案安全管理。
為了推進檔案工作順利開展，首先應(yīng)積極爭取資金，加大對檔案室的建設(shè)投入，改善檔案保管條件。一是加強縣級經(jīng)辦部門檔案室的建設(shè)投入，安裝規(guī)范的消防設(shè)施和火災(zāi)報警系統(tǒng)，配備消毒機、除濕機、空氣凈化器等設(shè)備；二是在縣鄉(xiāng)經(jīng)辦機構(gòu)、基層中心村、社區(qū)配置電腦、專業(yè)掃描儀、高拍儀、復(fù)印機、打印機等設(shè)施設(shè)備；三是做好檔案管理“九防”措施，按照“九防”要求布置檔案室。
加強信息化建設(shè)，確保電子檔案工作順利開展。
完善城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險電子檔案相關(guān)制度是推進“互聯(lián)網(wǎng)+人社”工作的必然要求。今年，在肺炎疫情防控期間，人社部門大力推進社保經(jīng)辦“不見面”服務(wù)、證明事項清理、告知承諾制、人社服務(wù)“快辦”行動等一系列惠民利民的措施，凸顯了加強信息化建設(shè)和電子檔案的重要性。而城鄉(xiāng)居保是社會保險經(jīng)辦服務(wù)涉及對象最廣的業(yè)務(wù)，所以更應(yīng)抓住契機，切實加強城鄉(xiāng)居保電子檔案管理應(yīng)用，助推社保經(jīng)辦服務(wù)模式轉(zhuǎn)型，全面提升參保群眾的幸福感和滿意度。一是要繼續(xù)嚴(yán)格紙質(zhì)資料審核。紙質(zhì)檔案是核對檔案信息真實性的根本依據(jù)，為了準(zhǔn)確把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子資料，在進行數(shù)字化處理時，保證紙質(zhì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性是前提。二是要加強信息化建設(shè)。加強城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理信息系統(tǒng)的對接和一體化建設(shè)，實現(xiàn)全程電子文件在線歸檔、歸案。三是要加強通過電子檔案的推進，改變風(fēng)險防控管理模式，利用系統(tǒng)對接在各個環(huán)節(jié)設(shè)置風(fēng)險預(yù)警。四是要加強電子檔案的管理應(yīng)用。要把電子檔案的應(yīng)用與便民服務(wù)措施相結(jié)合，通過電子化管理檔案，加強大數(shù)據(jù)對接管理，真正按照“一網(wǎng)、一門、一次”的改革要求，做到讓檔案“跑腿”，群眾不跑腿或少跑腿，進而提升人社公共服務(wù)水平。綜上所述，進一步加強城鄉(xiāng)居民養(yǎng)老保險檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化管理是人社部門利民便民的一項有效舉措，也是人社部門履行對參保人員“記錄一生、服務(wù)一生、保障一生”的承諾，更是打造溫暖人社品牌的一項有力措施。
作者：陳實 單位：樂至縣城鄉(xiāng)居保局