新時(shí)代人事檔案管理工作優(yōu)化策略

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摘要：在實(shí)際工作中，積極對(duì)人事檔案管理制度進(jìn)行完善，并構(gòu)建全新的人事檔案管理模式，以此來更好地發(fā)揮出人事檔案的重要作用，為各行業(yè)的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的人才信息服務(wù)。筆者從新時(shí)代人事檔案管理工作的重要性入手，分析了人事檔案管理的現(xiàn)狀，并進(jìn)一步闡述新時(shí)代人事檔案管理工作的優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：人事檔案管理；優(yōu)化策略

各行業(yè)在發(fā)展過程中通過對(duì)人才進(jìn)行有效管理，并做好優(yōu)秀人力資源開發(fā)利用工作，可以為自身的長(zhǎng)遠(yuǎn)和持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。整個(gè)過程中，人事檔案發(fā)揮著極為重要的作用。因此，需要重視人事檔案管理工作，針對(duì)人事檔案管理工作的現(xiàn)狀進(jìn)行深入分析，并積極采取有效的措施對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，從而促進(jìn)人事檔案管理質(zhì)量和水平的提升，更好地發(fā)揮出人事檔案的實(shí)際效能。

一、新時(shí)代人事檔案管理工作的重要性

（一）增強(qiáng)人事檔案信息的真實(shí)性在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，人事檔案信息在頻繁使用和存取過程中易丟失或損壞，這對(duì)人事檔案信息的完整性和真實(shí)性帶來了較大的影響，不利于人事檔案信息有效利用。新時(shí)代人事檔案信息化的發(fā)展，這不僅為用戶查詢和利用服務(wù)提供了更多的便利，保障人事檔案信息的真實(shí)性，而且便于人事檔案信息的實(shí)時(shí)補(bǔ)充，確保人事檔案信息的完整性和及時(shí)性。

（二）提升人事檔案管理工作效率。目前人事檔案管理信息化水平的提升，促使人事檔案管理模式發(fā)生了較大的變化，特別是各種先進(jìn)技術(shù)手段的應(yīng)用，有效地提升了人事檔案管理工作效率，不僅檔案管理人員工作更具便利性，對(duì)于人事檔案信息的查找也更具準(zhǔn)確性和便捷性。

（三）提高人事檔案服務(wù)水平。在當(dāng)前人事檔案管理工作中，檔案信息的輸入和存儲(chǔ)基本都是通過計(jì)算機(jī)來完成，而且電子檔案的使用不再受制于時(shí)空制約，不僅檔案管理成本降低，而且人事檔案信息的使用更具便利性，這對(duì)于人事檔案服務(wù)水平的提升奠定了良好的基礎(chǔ)。

二、人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對(duì)人事檔案管理缺乏足夠的重視。目前，多數(shù)工作人員對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致人事檔案管理工作一直不受重視，從而使檔案管理人員工作情緒不高。再加之部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)人事檔案管理工作認(rèn)識(shí)過于片面，覺得只是簡(jiǎn)單的整理和保管，在實(shí)際工作中往往忽視人事檔案管理工作，這對(duì)于人事檔案管理水平的提升帶來了較大的阻礙。

（二）檔案管理信息化程度不高。在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，信息技術(shù)發(fā)展速度較快，這也使電子檔案開始替代紙質(zhì)檔案，有效地規(guī)避了紙質(zhì)檔案的一些弊端。在這種情況下，人事檔案管理工作也加快了信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，這就要求人事檔案管理工作中需要積極配備先進(jìn)的檔案管理設(shè)施，為人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)打下良好的基礎(chǔ)。但當(dāng)前部分單位對(duì)于人事檔案信息化建設(shè)缺乏重視，相應(yīng)的軟硬件設(shè)施配備不全。人事檔案信息化水平較低，這不僅影響了人事檔案管理工作的效率，也無法保障人事檔案信息的準(zhǔn)確性，嚴(yán)重制約了人事檔案的信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展進(jìn)程。

（三）人事檔案信息安全面臨挑戰(zhàn)目前大部分單位人事檔案都實(shí)現(xiàn)了信息化，雖然人事檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量有了較大程度地提升，但人事檔案信息化作為一把雙刃劍，其對(duì)人事檔案信息安全帶來了較大的挑戰(zhàn)。特別是在信息化環(huán)境下，人事檔案信息存儲(chǔ)安全和傳輸安全受到較大的威脅，易出現(xiàn)信息被篡改、刪除和偽造破壞等問題，同時(shí)人事檔案信息管理系統(tǒng)也易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵和黑客的攻擊，對(duì)人事檔案管理信息安全管理工作帶來了較大的挑戰(zhàn)。

（四）人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。傳統(tǒng)人事檔案管理工作對(duì)于檔案管理人員綜合素質(zhì)要求不高，但在信息化時(shí)代背景下，人事檔案管理工作要求高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理人才。目前大部分單位人事檔案管理人員綜合素質(zhì)水平不高，部分檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，這就導(dǎo)致無法滿足當(dāng)前人事檔案管理工作的要求。再加之部分檔案管理人員在實(shí)際工作中缺乏責(zé)任心，無法保障人事檔案信息的真實(shí)性，這必然會(huì)對(duì)人事檔案管理質(zhì)量帶來較大的影響。

三、新時(shí)代人事檔案管理工作的優(yōu)化策略

（一）積極創(chuàng)新人事檔案管理工作理念。在當(dāng)前信息化時(shí)代背景下，人事檔案管理工作發(fā)生了較大的變化，這就需要在實(shí)際人事檔案管理工作中，積極創(chuàng)新檔案管理工作理念，強(qiáng)化檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)。各單位需要對(duì)人事檔案管理工作的重要性有一個(gè)正確的認(rèn)識(shí)，并將人事檔案管理工作納入到單位日常管理業(yè)務(wù)中來，做好組織建設(shè)和專業(yè)人員配置工作，并積極建立健全管理制度體系，將管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，促進(jìn)人事檔案管理工作水平的提升。

（二）不斷完善人事檔案管理制度。在當(dāng)前人事檔案管理工作中，由于人事檔案信息加快了數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，有效地縮短了人事檔案整理工作的時(shí)間，人事檔案信息能夠?qū)崟r(shí)進(jìn)行補(bǔ)充，進(jìn)一步保證了人事檔案的及時(shí)更新及人事檔案信息的真實(shí)性。但為了能夠提升人事檔案管理工作的質(zhì)量，還需要重視對(duì)人事檔案管理制度的完善。各單位要結(jié)合自身的實(shí)際情況，積極構(gòu)建完善的人事檔案管理制度體系，并建立責(zé)任機(jī)制，將人事管理責(zé)任落實(shí)到人，使人事檔案管理人員能夠相互監(jiān)督，進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理工作的規(guī)范性和制度性。

（三）推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)。在當(dāng)前信息技術(shù)普及應(yīng)用的新形勢(shì)下，各領(lǐng)域都加快了自身信息化建設(shè)的步伐。對(duì)于人事檔案管理工作而言，通過重視信息化技術(shù)手段的應(yīng)用，積極提升人事檔案管理的信息化水平，不僅能夠保證人事檔案信息真實(shí)性，還可以提高人事檔案管理工作的效率。特別是運(yùn)用信息化手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)，數(shù)字信息與紙制檔案信息保持一致性，為檔案信息的利用提供了更多的便利。同時(shí)，通過建立人事檔案管理系統(tǒng)，并運(yùn)用專化的檔案管理軟件，將人事檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行有效銜接，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速收集和歸檔，進(jìn)一步提升人事檔案管理的信息化水平，為人事檔案信息的高效利用奠定良好的基礎(chǔ)。

（四）建立強(qiáng)大的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。當(dāng)前大部分單位人事檔案管理設(shè)施相對(duì)落后，無法滿足人事檔案信息化發(fā)展的需求。這就需要積極配備先進(jìn)的檔案軟硬件設(shè)施，重視先進(jìn)檔案設(shè)備和軟件的應(yīng)用，為人事檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。同時(shí)，還要加大人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，將人事檔案信息錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，利用軟件系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案信息的管理。在具體建立數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，需要重視原始檔案信息與數(shù)據(jù)庫(kù)中信息的一致性，設(shè)計(jì)的軟件系統(tǒng)要具有可操作性，為檔案信息的查閱帶來更多的便捷性。另外，還要針對(duì)人事檔案信息查閱設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，保證人事檔案的合理利用，進(jìn)一步提升人事檔案信息管理的科學(xué)化和現(xiàn)代化水平。

（五）加強(qiáng)人事檔案信息的安全防護(hù)。在人事檔案管理工作中，由于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息安全受到較大的威脅，要求檔案管理人員要具備較強(qiáng)的安全意識(shí)，積極提升系統(tǒng)硬件條件，為人事檔案信息的安全提供重要的保障。為了保證人事檔案信息管理系統(tǒng)運(yùn)行的可行性，確保人事檔案信息的安全，需要經(jīng)常針對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行檢查和檢測(cè)，強(qiáng)化對(duì)數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)的監(jiān)管。設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全防火墻，及時(shí)更新軟件防護(hù)程序，并通過設(shè)置相應(yīng)的密碼和訪問權(quán)限，進(jìn)一步保障檔案信息的安全。另外，還要重視檔案信息數(shù)據(jù)的備份，通過運(yùn)用云存儲(chǔ)，有效地防范突發(fā)情況發(fā)生，確保人事檔案信息的安全。

（六）強(qiáng)化人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。在信息化時(shí)代背景下，人事檔案管理工作與信息技術(shù)的結(jié)合，有效地提高了人事檔案管理工作的效率，但人事檔案管理信息化水平的提升也對(duì)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此在當(dāng)前人事檔案管理工作中，需要強(qiáng)化人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，通過打造一支高素質(zhì)的專業(yè)化檔案管理人才隊(duì)伍，以此來提高人事檔案管理工作的水平。這就需要在日常工作中重視對(duì)人事檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育，努力提高人事檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。在具體工作中，可以定期邀請(qǐng)專家開展講座，使檔案管理人員能夠掌握行業(yè)的最新知識(shí)和最新技術(shù)。

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[1]楊爽.基于現(xiàn)代人力資源管理視角的人事檔案管理變革[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(10).

[2]姚勇.基于現(xiàn)代人力資源管理的人事檔案管理淺析[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(12).

作者：許巍巍 單位：黑龍江省水文水資源中心