人才流動下的三甲醫(yī)院人事檔案管理

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摘要：醫(yī)療人才流動有利于醫(yī)務(wù)人員自我價值的實(shí)現(xiàn)以及醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的整體發(fā)展，但醫(yī)療人才流動數(shù)量多、頻率高，給三甲醫(yī)院的人事檔案管理帶來了人檔分離、轉(zhuǎn)遞不規(guī)范、檔案材料不完整等問題。三甲醫(yī)院一方面要適應(yīng)人才流動趨勢，另一方面要加強(qiáng)人事檔案管理，提高認(rèn)識，規(guī)范建檔，依法管檔，豐富完善檔案材料，借助信息化技術(shù)推進(jìn)檔案動態(tài)管理，使檔案管理工作更加科學(xué)、高效和規(guī)范。

關(guān)鍵詞：人才流動；人事檔案；三甲醫(yī)院

醫(yī)院是人才集中型、知識密集型的單位，人才是醫(yī)院進(jìn)行醫(yī)療技術(shù)創(chuàng)新和發(fā)展進(jìn)步的力量源泉，是醫(yī)院在激烈的競爭中立于不敗之地的重要戰(zhàn)略資源。隨著公立醫(yī)院改革的熱潮掀和人事制度的不斷深化改革，人才流動政策逐步完善，三甲醫(yī)院越來越重視人才工作，以人才強(qiáng)院為理念，加大人才引進(jìn)力度，打造素質(zhì)優(yōu)良、結(jié)構(gòu)優(yōu)化、精干高效的人才隊伍。各大三甲醫(yī)院紛紛出臺新辦法、制訂優(yōu)惠政策來吸引稀缺人才和高層次人才，“搶人大戰(zhàn)”愈演愈烈，人才流動越來越頻繁，給人事檔案管理帶來的問題日益突出。

一、人才流動給三甲醫(yī)院人事檔案管理帶來的問題

（一）“人檔分離”現(xiàn)象頻發(fā)。第一種情況是“有人無檔”，指的是三甲醫(yī)院在辦理新人員的接收報到和入職手續(xù)時，并沒有把檔案的接收和審核作為辦理入職手續(xù)的必備環(huán)節(jié)。這造成了一些員工入職多年后，檔案仍存在原工作單位或原工作地的人才交流服務(wù)中心。有些員工工作多年甚至不清楚檔案是存放在本地人才交流中心還是在生源地，需要利用原始檔案查閱相關(guān)材料或者出據(jù)相關(guān)證明時才想到把檔案轉(zhuǎn)回單位管理。第二種情況是“有檔無人”。原因之一是流失人才的原單位舍不得人才的離去，尤其是高級專業(yè)技術(shù)人才培養(yǎng)不易，有些三甲醫(yī)院面臨精心培養(yǎng)多年的高層次人才流失，會采取扣留檔案的辦法暫時留住人才。原因之二是離職人員未及時把檔案轉(zhuǎn)遞到新單位，辦理離職手續(xù)進(jìn)入新單位后便全身心投入工作，不重視檔案轉(zhuǎn)移，導(dǎo)致醫(yī)院已沒有這名員工卻還存放著人事檔案。這種種人才流動后的“人檔分離”現(xiàn)象都會使三甲醫(yī)院的人事管理與檔案管理脫節(jié)，大大影響了檔案管理工作。

（二）檔案轉(zhuǎn)遞不規(guī)范。三甲醫(yī)院規(guī)模龐大，人才流動頻繁，人事檔案也隨著人員的流動在各醫(yī)療單位間或人才交流服務(wù)中心間流轉(zhuǎn)，但是部分檔案管理部門缺乏專業(yè)的檔案管理人員，檔案管理理念和專業(yè)知識不足，責(zé)任心不強(qiáng)，加上各單位間溝通機(jī)制空缺，監(jiān)管不到位，容易造成檔案流轉(zhuǎn)時交接不到位或者材料丟失的情況。在辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)時，有些醫(yī)院未按規(guī)定填寫人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，沒有認(rèn)真做好轉(zhuǎn)遞時間和地點(diǎn)的記錄，甚至忘記登記，導(dǎo)致人事檔案去向無從查找。在整理待轉(zhuǎn)遞的檔案時，有些醫(yī)院檔案管理人員未仔細(xì)清點(diǎn)材料，整理好目錄，連同回執(zhí)一并放入檔案轉(zhuǎn)遞，導(dǎo)致檔案材料缺失時也不清楚在哪個環(huán)節(jié)出錯，責(zé)任不清。檔案具有原始性特點(diǎn)，包含的學(xué)生時代的學(xué)籍材料、家庭身份證明、經(jīng)歷記載等重要材料，一旦遺失很難補(bǔ)辦甚至無法補(bǔ)辦，部分得以補(bǔ)辦的材料也喪失了檔案原始性和準(zhǔn)確性。一些檔案材料的遺失，導(dǎo)致個人信息失去憑證，無法得到證明，對于員工本人及其未來發(fā)展產(chǎn)生消極影響。

（三）檔案內(nèi)容完整度欠缺。三甲醫(yī)院醫(yī)療任務(wù)繁重，業(yè)務(wù)繁忙，醫(yī)務(wù)人員平時全身心投入到臨床工作中，關(guān)注醫(yī)療質(zhì)量和業(yè)務(wù)水平的提高，注重職稱晉升、科研開發(fā)及教學(xué)能力的提升，不注重收集自身在臨床醫(yī)療、科研教學(xué)、學(xué)歷職稱晉升晉級、培訓(xùn)進(jìn)修過程中形成的具有一定保存價值的紙質(zhì)材料。醫(yī)務(wù)人員普遍缺乏檔案管理意識，沒有真正認(rèn)識到檔案的重要作用，因此沒有做到及時或者定期向醫(yī)院人事檔案管理部門移交和更新紙質(zhì)檔案材料入檔，導(dǎo)致其個人人事檔案材料的不完整。

（四）檔案管理信息化程度低。三甲醫(yī)院醫(yī)務(wù)人員隊伍大，檔案歸檔材料種類多，數(shù)量龐大，查閱和使用頻率高。由于多數(shù)三甲醫(yī)院的人事檔案管理還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理、手工裝訂階段，檔案信息化程度不高。在檔案管理工作過程中，由于領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足、經(jīng)費(fèi)投入不夠、檔案管理人員專業(yè)化程度不高、信息安全維護(hù)把握不足等方面因素的限制，三甲醫(yī)院人事檔案信息化的建設(shè)還有待加強(qiáng)，檔案利用和服務(wù)功能還有待提高。當(dāng)醫(yī)院發(fā)生人才流動，離職人員的人事檔案轉(zhuǎn)遞出去后，單位只有簡單花名冊上能查詢到該人員的簡易信息，其他方面內(nèi)容和信息毫無留存，不利于原單位的離職人員信息管理。

二、完善三甲醫(yī)院人事檔案管理的對策

（一）加強(qiáng)宣傳，提高認(rèn)識。醫(yī)院應(yīng)加大各方面的檔案普法宣傳，普及檔案知識，發(fā)揮好黨支部和黨員在“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”中的先鋒模范作用，以身作則投入到檔案宣傳和保護(hù)工作中。醫(yī)院組織開展多形式、多樣化的宣傳普及活動，如邀請上級檔案部門的專家來進(jìn)行專題講座、利用宣傳欄、宣傳手冊、醫(yī)院網(wǎng)站、公眾號、微信群等多種形式宣傳《檔案法》《保密法》《干部人事檔案工作條例》一系列檔案法律法規(guī)。通過普及人事檔案的相關(guān)知識，強(qiáng)化醫(yī)務(wù)人員的人事檔案意識，促使醫(yī)務(wù)人員改變觀念，提高醫(yī)務(wù)人員保護(hù)檔案和移交檔案的自覺性，維護(hù)人事檔案的完整性和真實(shí)性。

（二）規(guī)范建檔，確保真實(shí)準(zhǔn)確。嚴(yán)格按照《檔案法》和《干部人事檔案工作條例》的相關(guān)要求，規(guī)范建立每一冊人事檔案。在接收新流動員工時建立好檔案，嚴(yán)格審核檔案信息，清點(diǎn)檔案材料，全面了解員工的基本情況。對于醫(yī)院內(nèi)部形成的檔案材料，需對檔案材料形成過程中經(jīng)手的各責(zé)任部門和相關(guān)人員統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和要求，規(guī)范管理。對于醫(yī)院外部形成的檔案材料，則嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真審核，以確保檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

（三）加強(qiáng)歸檔和轉(zhuǎn)遞，把好“入口關(guān)”。建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案歸檔和轉(zhuǎn)遞制度，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化對檔案的接收、保管、轉(zhuǎn)遞等管理環(huán)節(jié)的工作要求。對三甲醫(yī)院的檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化、規(guī)范化、制度化培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識。嚴(yán)格要求檔案管理人員對每一份收集的歸檔資料進(jìn)行認(rèn)真鑒別再歸檔，把好“入口關(guān)”，保證材料的真實(shí)性。對于流動人員的人事檔案轉(zhuǎn)遞，檔案管理人員要嚴(yán)格按照相關(guān)流程、規(guī)定操作，做好人事檔案的材料清點(diǎn)、裝訂、密封和機(jī)要轉(zhuǎn)遞，嚴(yán)禁流動人員自帶檔案，拒收不按照相關(guān)程序轉(zhuǎn)遞以及拆封過的人事檔案。完善轉(zhuǎn)遞交接手續(xù)，嚴(yán)格做好接收和轉(zhuǎn)出登記，明確記錄具體轉(zhuǎn)遞時間、地點(diǎn)和經(jīng)手人。

（四）豐富檔案內(nèi)容，實(shí)行動態(tài)管理。醫(yī)院人事檔案管理人員應(yīng)緊密聯(lián)系相關(guān)部門及個人，加強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員檔案材料的收集歸檔、鑒定與保管等工作，不斷充實(shí)人事檔案內(nèi)容， 提升人事檔案的使用價值， 以達(dá)到“與時俱進(jìn)”的時代要求。人事檔案除了個人簡歷材料之外，還要注意收集醫(yī)務(wù)人員在職稱職務(wù)評定、崗位聘任、考核、獎懲、學(xué)歷深造、專業(yè)進(jìn)修學(xué)習(xí)培訓(xùn)、學(xué)科專業(yè)研究的重要論文著作、科研項(xiàng)目、發(fā)明專利及參加國內(nèi)外重要學(xué)術(shù)活動等證明材料。這樣人事檔案才能全面反映每個醫(yī)務(wù)人員在工作中承擔(dān)的專業(yè)技術(shù)崗位、工作類別、難度等級情況，體現(xiàn)醫(yī)務(wù)人員履職程度及績效考核情況，反映最新的學(xué)科發(fā)展、科研發(fā)明成果、業(yè)務(wù)創(chuàng)新等方面的業(yè)績情況，以便人事檔案更加全面直觀地反映員工的全貌，反映個人特點(diǎn)和專長，為挖掘人才、選拔優(yōu)秀干部提供可靠依據(jù)。

（五）以信息化助力，構(gòu)建人事檔案數(shù)據(jù)庫。首先，在做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，構(gòu)建人力資源數(shù)據(jù)庫。在數(shù)字化建檔立庫的初始階段，人力資源管理部門就要注意收集電子檔案，把人事檔案中一些常用信息錄入數(shù)據(jù)庫，并采取掃描或拍照等多種形式把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，充分利用現(xiàn)代信息儲存和信息傳播技術(shù)建立起醫(yī)療衛(wèi)生人才的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。在轉(zhuǎn)換過程中，要注重格式、大小、分辨率的規(guī)范統(tǒng)一。注意信息整合和有序分類，完善數(shù)據(jù)庫的人事檔案分類、編目、統(tǒng)計、檢索查詢、分析利用等功能，以達(dá)到縮短查詢、利用和服務(wù)時間的目的，提升醫(yī)院人事檔案管理信息化水平，提高人事檔案管理人員的工作效率，為醫(yī)院決策提供及時、準(zhǔn)確、全面的參考依據(jù)。其次，成立信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全等部門協(xié)同辦公的工作組，圍繞人事檔案信息建設(shè)和維護(hù)遇到的管理權(quán)限分配、信息開放程度、信息安全保護(hù)等各種問題深入研究。做好保密安全措施，防止出現(xiàn)由于技術(shù)方面原因所引起的安全問題，杜絕信息泄露或丟失。

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[1]呂鵬娟.高層次人才流動背景下高校人事檔案管理中的常見問題及對策[J].檔案管理,2019(05).

[2]賴培秀.人才流動背景下醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].辦公室業(yè)務(wù),2017(01).

作者：蘇蔚迎 單位：廣西玉林市第一人民醫(yī)院