信息化建設(shè)人事檔案管理論文

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1人事檔案管理信息化建設(shè)意義

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)使檔案信息資源開發(fā)和利用效率大大增加,在人事檔案管理工作中起到重要作用,這種全新的管理模式,促進(jìn)了管理方式的轉(zhuǎn)變,特別是推進(jìn)了人事檔案的利用率,人事檔案就是為人事工作服務(wù)的,通過(guò)對(duì)軟件的開發(fā)應(yīng)用,可以建立多層次、立體化、全方位的人事檔案資源集成模式,這種科學(xué)的管理模式,完全滿足了當(dāng)今時(shí)代對(duì)檔案工作的各種需求,符合社會(huì)發(fā)展,服務(wù)了經(jīng)濟(jì)建設(shè)。

2人事檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.1基礎(chǔ)設(shè)施的配備不完善

有的地區(qū)不能完全實(shí)現(xiàn)電子管理,有的地區(qū)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理,但卻不能聯(lián)網(wǎng),不同的差異造成我國(guó)檔案信息還不夠健全,有的地方或單位,在現(xiàn)代信息如此發(fā)達(dá)的情況下,依然保持傳統(tǒng)的人工管理,對(duì)現(xiàn)代管理科學(xué)持懷疑態(tài)度,不重視電子信息管理,對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施配備不全,特別是基礎(chǔ)設(shè)施的計(jì)算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等缺失。影響了人事檔案信息的發(fā)展和有效傳輸。

2.2缺乏統(tǒng)一規(guī)范的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)

有的單位因?yàn)椴幌牍_信息,沒有把人才信息公布出來(lái),或者只通過(guò)局域網(wǎng)進(jìn)行內(nèi)部管理,人事檔案管理信息化建設(shè)不科學(xué),實(shí)現(xiàn)信息管理的前提是標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù),只有標(biāo)準(zhǔn)完善了,才能確保人事檔案信息的質(zhì)量,實(shí)現(xiàn)作用功能?，F(xiàn)實(shí)是,有些單位從自身利益出發(fā)進(jìn)行管理,并沒有形成統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn),造成檔案信息網(wǎng)絡(luò)不夠通暢,無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享,使現(xiàn)代檔案管理不能充分展示其強(qiáng)大的功能。

2.3檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低

檔案管理的好壞關(guān)鍵在人,管理人員的專業(yè)水平和綜合素質(zhì)是決定檔案管理的重要因素。我國(guó)還沒有人事檔案管理高素質(zhì)專業(yè)人才,許多管理人員都是臨時(shí)的,或者不夠?qū)I(yè),整體維持在一個(gè)較低的水平內(nèi),在現(xiàn)代信息手段高度發(fā)達(dá)的今天,遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足人事檔案信息化管理要求。有些管理人員粗心大意,檔案輸入信息,為人事檔案資源的管理和使用帶來(lái)較大的風(fēng)險(xiǎn)。

3人事檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)策

3.1配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備

要想很好的進(jìn)行科學(xué)管理,就要不斷加大投入力度,購(gòu)買先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備,實(shí)現(xiàn)技術(shù)設(shè)備的快速更新,建立一套完整健全的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng),這是人事檔案信息化管理的重要硬件設(shè)備,是信息化管理的物質(zhì)基礎(chǔ),也是進(jìn)行檔案信息傳輸和共享的主要方式。通過(guò)科學(xué)的管理,提高人事檔案信息化管理工作的效率,推動(dòng)人事檔案管理向現(xiàn)代化發(fā)展。

3.2實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的數(shù)據(jù)化

目前,我國(guó)各級(jí)人事檔案管理不完全是電子化的,還有紙質(zhì)材料,這是我國(guó)現(xiàn)行體制決定的。檔案管理部門要同時(shí)對(duì)兩者進(jìn)行收集并形成管理系統(tǒng),通過(guò)信息維護(hù)將原始檔案信息和檔案資料錄入微機(jī),最終建立一個(gè)全國(guó)范圍的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。

3.3確保人事檔案信息的安全

實(shí)現(xiàn)信息資源共享與信息安全是共存的,二者相互協(xié)調(diào)統(tǒng)一。只有不斷強(qiáng)化檔案信息安全,才能保證信息不泄漏。在檔案信息真實(shí)性的前提下,需要各級(jí)檔案管理部門一定要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)權(quán)限建設(shè),加大安全保護(hù)措施,對(duì)違法泄漏使用信息的情況,要做到嚴(yán)格執(zhí)法,加大打擊層面,保證網(wǎng)絡(luò)安全可靠。檔案管理人員要做到嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事,不能隨意泄漏相關(guān)人員的信息,為實(shí)現(xiàn)人事檔案信息的安全提供多重保障。

3.4提高人事檔案管理服務(wù)水平

利用計(jì)算機(jī)將文字、圖像、聲音、視頻等檔案信息資料進(jìn)行分類、提取和加工,通過(guò)不同載體實(shí)現(xiàn)數(shù)字存儲(chǔ),形成遠(yuǎn)程傳輸和交流,滿足人們對(duì)人事檔案信息的各種需求,提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平。這就需要進(jìn)一步提高人事檔案管理工作的服務(wù)水平,不斷開發(fā)創(chuàng)新各項(xiàng)環(huán)節(jié)流程,使人事檔案發(fā)揮更大的作用。

4結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)技術(shù)普及到了人事檔案管理工作的各個(gè)方面,已經(jīng)完全實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)化,提高了管理工作效率。今后要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)和軟件的應(yīng)用熟練程度,提升素質(zhì),加強(qiáng)安全管理,提速人事檔案信息化建設(shè)步伐,使人事檔案信息管理工作能夠在社會(huì)和人們生產(chǎn)、生活中發(fā)揮更大的積極促進(jìn)作用。

作者：李銳 單位：吉林市市政設(shè)施管理處