大學(xué)生人事檔案管理問(wèn)題探討

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高校對(duì)大學(xué)生人事檔案管理工作的重要性的認(rèn)識(shí)不足，致使在校大學(xué)生的人事檔案管理工作存在諸多問(wèn)題，該文旨在正視當(dāng)前大學(xué)生人事檔案管理工作中存在的不足，并積極采取措施，加強(qiáng)管理，力求做到準(zhǔn)確、全面、高效，以期更充分地發(fā)揮檔案材料的作用，更好地為國(guó)家和社會(huì)服務(wù)。

1提高對(duì)大學(xué)生檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)

高校是未來(lái)人才的聚集地。大學(xué)生的人事檔案，記錄了個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷，是大學(xué)生在校期間生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)寫(xiě)照，對(duì)助推大學(xué)生就業(yè)能夠起到十分重要的作用。通過(guò)人事檔案可以動(dòng)態(tài)地分析大學(xué)生的人生軌跡，進(jìn)而預(yù)測(cè)其發(fā)展?jié)摿Γ欣诩皶r(shí)發(fā)現(xiàn)人才，選拔人才，避免壓制人才，埋沒(méi)人才，使各類(lèi)人才盡其所能，最大限度地發(fā)揮其才能，從而為組織和部門(mén)發(fā)展科學(xué)地配置人力資源，促進(jìn)部門(mén)之間、系統(tǒng)之間、組織與組織之間人才合理性流動(dòng)，避免人才積壓和用非所學(xué)。當(dāng)前，查閱畢業(yè)生人事檔案已成為用人單位考察優(yōu)秀人才工作中不可省略的重要程序，因此，加強(qiáng)高校畢業(yè)生人事檔案管理工作，是促進(jìn)高校畢業(yè)生就業(yè)的重要保證之一。

2當(dāng)前大學(xué)生人事檔案管理存在著四大問(wèn)題

2．1檔案管理部門(mén)管理缺位

大學(xué)生人事檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，但是很多單位并不重視大學(xué)生人事檔案建設(shè)，比如不單獨(dú)建立專(zhuān)門(mén)的管理機(jī)構(gòu)，不配備專(zhuān)職的工作人員，從而降低和削弱了管理部門(mén)的力量。有的檔案管理人員，工作中不按上級(jí)規(guī)定執(zhí)行。很多單位檔案管理設(shè)施投入嚴(yán)重不足，有的沒(méi)有做到三室(庫(kù)房、辦公室、閱檔室)分開(kāi);有的甚至連必須的溫度計(jì)、滅火器等基本設(shè)施都沒(méi)有。檔案管理制度也相對(duì)欠缺，缺乏嚴(yán)格的管理措施等。這些現(xiàn)象，都嚴(yán)重地制約了檔案的利用和流動(dòng)。

2．2檔案管理安全性不到位

大學(xué)生人事檔案是個(gè)人歷史的真實(shí)寫(xiě)照，從中可以清楚地了解大學(xué)生過(guò)去的學(xué)習(xí)生活軌跡，為用人單位領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策和科學(xué)管理提供重要的依據(jù)和參考。但是由于檔案管理不夠嚴(yán)格，檔案造假、檔案丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。另外檔案的材質(zhì)通常多為紙張，且有些由個(gè)人保管，一旦個(gè)人暫時(shí)不需要這份檔案，檔案就會(huì)有遺失風(fēng)險(xiǎn)。即使在檔案被保存的地方，很多時(shí)候也會(huì)發(fā)生不可預(yù)測(cè)的一些自然或人為災(zāi)難等，例如地震水災(zāi)丟失等。檔案的消失，特別是重要檔案的消失會(huì)給個(gè)人帶來(lái)嚴(yán)重的影響。

2．3檔案內(nèi)容收集面小，不規(guī)范

當(dāng)前高校學(xué)生檔案缺少建檔標(biāo)準(zhǔn)，形式單一、內(nèi)容陳舊，經(jīng)常出現(xiàn)諸如材料缺欠、書(shū)寫(xiě)不規(guī)范、紙張規(guī)格不一等問(wèn)題。例如建檔所涉及的材料和內(nèi)容本應(yīng)全面反映學(xué)生綜合素質(zhì)，但實(shí)際收集時(shí)往往不夠齊全。大多數(shù)現(xiàn)有歸檔材料僅僅只是高考錄取材料、學(xué)習(xí)成績(jī)總表、入黨入團(tuán)材料、體檢表等，其他許多可反映學(xué)生綜合素質(zhì)的材料，如大學(xué)生英語(yǔ)四、六級(jí)證書(shū)復(fù)印件、大學(xué)生能力、技能競(jìng)賽證書(shū)復(fù)印件等，沒(méi)能及時(shí)歸檔。這不利于全面展現(xiàn)大學(xué)生的實(shí)際情況和個(gè)性特點(diǎn)。從檔案中既看不出該生有什么突出成績(jī)，也發(fā)現(xiàn)不了其有什么專(zhuān)長(zhǎng)，對(duì)學(xué)生的鑒定存在評(píng)述模式化傾向，成績(jī)多是千篇一律的評(píng)價(jià)套語(yǔ)，缺點(diǎn)則是千人一面的希望之詞，很難反映出一個(gè)人的真實(shí)情況。在強(qiáng)化素質(zhì)教育，提倡培養(yǎng)復(fù)合型人才的今天，不能一味沿用傳統(tǒng)的歸檔做法，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。

2．4檔案信息化建設(shè)有待加強(qiáng)

當(dāng)前，現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)對(duì)于高等院校大學(xué)生人事檔案管理工作具有非常重要的意義。但從我國(guó)高校大學(xué)生人事檔案管理工作開(kāi)展的現(xiàn)狀來(lái)看，基本上仍沿用傳統(tǒng)的管理方法方式，尚未構(gòu)建起全面的信息化管理機(jī)制。有研究者指出，高校大學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)程度不高，缺乏統(tǒng)一規(guī)范的高校大學(xué)生檔案管理應(yīng)用軟件，基本上還處于傳統(tǒng)、原始的實(shí)體管理模式來(lái)進(jìn)行操作，管理體制、管理模式、科技手段、檔案利用率，均跟不上信息化發(fā)展的潮流，滯后于整個(gè)信息時(shí)代。高校人事檔案管理部門(mén)配置人員數(shù)量較少，工作繁重，工作人員常年忙于瑣碎的檔案材料收集、整理及歸檔工作，難有更多精力投入本單位信息化管理系統(tǒng)的研究與開(kāi)發(fā)。

3進(jìn)一步做好大學(xué)生人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

3．1高度重視大學(xué)生人事檔案管理工作

目前高校大學(xué)生檔案管理工作體制落后，觀(guān)念落伍。當(dāng)務(wù)之急應(yīng)多加宣傳動(dòng)員，提高大學(xué)生檔案管理的意識(shí)，促使單位領(lǐng)導(dǎo)高度重視，將其納入議事日程，在設(shè)備、人員和相關(guān)文件規(guī)定上加大力度。加強(qiáng)檔案管理工作的設(shè)施以及環(huán)境建設(shè)，改善軟件硬件基本設(shè)備條件。另外，還應(yīng)該向畢業(yè)生大力宣傳人事檔案的重要性，提升他們對(duì)人事檔案的認(rèn)知度，提醒他們畢業(yè)后及時(shí)把檔案保存在人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，并保持長(zhǎng)期聯(lián)系，避免檔案不必要的遺失。

3．2建立健全大學(xué)生人事檔案管理制度

有效保管檔案的關(guān)鍵是必須建立完善的大學(xué)生人事檔案保管制度。應(yīng)歸檔的材料要進(jìn)行周密審核，及時(shí)歸檔。其次，檔案管理工作人員的文化程度需要提高，這樣才能高效地以更加專(zhuān)業(yè)的手法進(jìn)行檔案管理工作。檔案管理人員要積極主動(dòng)地收集各項(xiàng)材料，并對(duì)這些信息進(jìn)行鑒別和分類(lèi)，并且讓每一條信息都有可靠的依據(jù)，一旦發(fā)現(xiàn)存在問(wèn)題的檔案資料，要及時(shí)查找原因，弄清情況，確保檔案準(zhǔn)確無(wú)誤。

3．3進(jìn)一步加強(qiáng)大學(xué)生人事檔案管理工作信息化建設(shè)

高校人事檔案信息化建設(shè)是當(dāng)前高校檔案管理部門(mén)的重要研究課題，要把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于大學(xué)生人事檔案管理中去，提高工作效率，延長(zhǎng)人事檔案的使用壽命。這就要求檔案管理部門(mén)要及時(shí)準(zhǔn)確地傳輸個(gè)人信息，提高信息管理的時(shí)效性。為適應(yīng)需要，高校大學(xué)生人事檔案管理的重心應(yīng)逐步由檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)向檔案信息管理，逐步利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備和技術(shù)，促進(jìn)檔案管理向數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。通過(guò)建立內(nèi)部局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，方便用人單位從中了解掌握畢業(yè)生全面基本信息，從而有效提高人事檔案信息的利用率和使用價(jià)值。

4小結(jié)

探討大學(xué)生人事檔案管理問(wèn)題，加強(qiáng)大學(xué)生人事檔案管理，是保證大學(xué)生檔案科學(xué)化管理的重要手段。我們應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到當(dāng)前大學(xué)生人事檔案管理工作中存在的不足，并積極采取各項(xiàng)對(duì)策措施，加強(qiáng)管理，力求做到準(zhǔn)確、全面、高效，以期充分利用現(xiàn)有檔案材料，更好地為國(guó)家和社會(huì)服務(wù)。

作者：張培玲 單位：河南醫(yī)學(xué)高等專(zhuān)科學(xué)校