大中專畢業(yè)生人事檔案管理就業(yè)思考

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【摘要】二十一世紀(jì)是個(gè)開放型的社會(huì)，是科技進(jìn)步和發(fā)展的社會(huì)?，F(xiàn)階段最受重視的就是人才資源，隨著大學(xué)生人才的日益增加，人才流動(dòng)的數(shù)量大幅度上漲，大學(xué)生檔案是反應(yīng)人才知識(shí)素質(zhì)的重要依據(jù)載體，所以管理好大學(xué)生的人事檔案變成一項(xiàng)重要的任務(wù)，現(xiàn)今我國部分地區(qū)對(duì)未就業(yè)大學(xué)生的檔案管理工作不夠重視，筆者對(duì)如何有效管理好大中專未就業(yè)畢業(yè)生的檔案資料進(jìn)行具體分析，淺談相關(guān)對(duì)策和看法。

經(jīng)過調(diào)查研究可知，現(xiàn)在很多的大學(xué)生不注重自身檔案的管理，對(duì)檔案作用功能模糊不清，致使檔案管理單位也不予重視。人事檔案記錄著畢業(yè)生在校期間的整體素質(zhì)信息，是整體上反映畢業(yè)生素質(zhì)的重要憑證。但目前相關(guān)人員對(duì)檔案不夠重視，現(xiàn)有很多問題需要整改。

一、人事檔案管理存在的問題

1.畢業(yè)生自身不重視個(gè)人檔案管理。隨著勞務(wù)制度的改革變化，用人單位對(duì)有關(guān)資料的審查要求，使一部分的畢業(yè)生認(rèn)為畢業(yè)檔案沒有什么作用，存放檔案后不管不顧。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展用人單位自由制定用人標(biāo)準(zhǔn)，所以畢業(yè)生們?yōu)榱吮M快找到工作，忽視對(duì)檔案的管理，在入職公司之后，相關(guān)人事部門也不過于重視畢業(yè)生檔案的問題，對(duì)這一問題的思考的有欠缺性，影響了畢業(yè)生檔案有關(guān)作用。

2.檔案的管理工作不夠規(guī)范。相關(guān)檔案管理部門沒有自身嚴(yán)格的管理制度，在對(duì)檔案進(jìn)行歸檔、收納等工作時(shí)不認(rèn)真負(fù)責(zé)，對(duì)檔案管理人員的要求不高，沒有專業(yè)性的管理方法。使部分檔案甚至在管理過程中遺漏甚至丟失，此種情況嚴(yán)重的影響了檔案管理工作的嚴(yán)肅性，大大降低了工作效率，增加了查找檔案的難度。

3.檔案管理方式陳舊。在部分地區(qū)還在使用手工的形式管理檔案，這種方法既不能保證檔案的準(zhǔn)確性，還會(huì)造成流動(dòng)人員篡改檔案，管理手段十分不嚴(yán)格，在現(xiàn)在的信息化社會(huì)不能夠有效的使用電腦科技快速準(zhǔn)確的管理檔案，也是檔案管理部門的一大落后現(xiàn)象。檔案長時(shí)間沒有人認(rèn)領(lǐng)，傳統(tǒng)管理方式又做不到及時(shí)的數(shù)據(jù)更新，致使一些檔案存放時(shí)間過期，存檔人不知道，管理部門也不清楚。檔案信息反應(yīng)了畢業(yè)生在?；顒?dòng)的真實(shí)情況，是各方面人們認(rèn)識(shí)客觀事實(shí)的依據(jù)材料，不管是畢業(yè)生的檔案還是社會(huì)各界人士的檔案，都是一項(xiàng)最具有價(jià)值的信息載體，高校畢業(yè)生的檔案管理工作的好壞更是關(guān)系到了眾多畢業(yè)生的自身利益。

二、做好畢業(yè)生檔案管理的有關(guān)措施

為了讓大中專畢業(yè)生的檔案更好的發(fā)揮出其作用，為畢業(yè)生們提供更好的服務(wù)，提出幾點(diǎn)管理檔案的具體措施。

1.加強(qiáng)畢業(yè)生對(duì)檔案的重視性。畢業(yè)生初步邁進(jìn)社會(huì)，沒有相關(guān)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，自然是意識(shí)不到檔案的重要性作用，畢業(yè)生只以為檔案只是脫離學(xué)校存入社會(huì)，對(duì)檔案的存放問題予以忽視，所以在畢業(yè)生畢業(yè)時(shí)，學(xué)校相關(guān)部門一定要讓畢業(yè)生們認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，輔助做好檔案存放和轉(zhuǎn)移到生源地的有關(guān)工作。而另一方面，作為用人機(jī)構(gòu)，要向畢業(yè)生說明檔案的實(shí)際作用，依照流程做好檔案的接收和存放的工作。對(duì)于檔案不在本地或者遺失等一些情況，要及時(shí)的做好補(bǔ)充工作，千萬不能忽視。

2.確保檔案管理部門的規(guī)范化。檔案的管理部門在接收畢業(yè)生檔案時(shí)，要做好詳細(xì)的記錄和分類存檔，要詳細(xì)根據(jù)學(xué)歷、專業(yè)等信息進(jìn)行編號(hào)，注意收集檔案信息，做到所有畢業(yè)生檔案統(tǒng)一管理，分類存檔，便于日后查找和整理，建立專門的檔案管理室。檔案管理部門要聘請(qǐng)專業(yè)化的檔案管理工作人員，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，采用信息化管理辦法，使用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案的管理工作。事實(shí)證明，使用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理，不僅減少了日常的繁瑣事物，還會(huì)大大的提高檔案管理的工作效率。

3.加強(qiáng)畢業(yè)生檔案信息的利用。有關(guān)人員在整理檔案的過程中，要充分了解學(xué)生的各種信息，比如學(xué)生的知識(shí)水平以及社會(huì)實(shí)踐情況等等，并設(shè)立多項(xiàng)查詢條件，可以根據(jù)不同的查詢條件快速的查找到符合條件的人員。畢業(yè)生信息多元檢索系統(tǒng)的建立，可以有效管理人才儲(chǔ)備資源，保障優(yōu)秀人才不流失。

三、結(jié)語

畢業(yè)生檔案的管理工作已經(jīng)是畢業(yè)生就業(yè)系統(tǒng)的重要構(gòu)成，在完成培養(yǎng)人才素質(zhì)的同時(shí)，如何管理好畢業(yè)生的檔案工作是每一所高校面臨的重要問題。筆者針對(duì)如何做好畢業(yè)生的檔案管理工作進(jìn)行了初步分析，討論了現(xiàn)階段我國部分地區(qū)的檔案管理工作上存在的一些基本問題和一些改善措施。主要是提高畢業(yè)生對(duì)檔案的重視，其次加強(qiáng)檔案管理部門的管理規(guī)范化，建立健全檔案管理制度，完善檔案的接收、歸檔以及管理等工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代信息化，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，健全管理體系。實(shí)踐證明，做好未就業(yè)畢業(yè)生的檔案管理工作就有非常重要的意義和作用。

作者：劉雪梅 徐小娟 單位：五蓮縣勞動(dòng)就業(yè)管理處