如何做好人事檔案管理工作探討

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【摘要】本文主要從新時期血站人事檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，重點分析了血站人事檔案管理中存在的問題，并提出了一系列的解決辦法，使得人力資源的管理工作更加高效。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；策略；影響；血站

新時期各行各業(yè)發(fā)展都有新的要求，想做好血站的人事管理工作，就必須要達到新的標(biāo)準(zhǔn)。考慮到血液的特殊性，對血站工作的人也賦予了不一樣的責(zé)任，人事檔案的管理也應(yīng)該更加嚴格，設(shè)置專門的血站管理部門，滿足在進行工作過程中的要求，包括獻血的宣傳、血液的采集等；工作人員必須要進行專業(yè)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，每一個人的表現(xiàn)情況要詳細記錄在檔案中，對專業(yè)知識和經(jīng)驗的要求也要提高，做好人事檔案管理，有利于整個血站更加快速高效地運轉(zhuǎn)。

一、新時期血站人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

當(dāng)前，一般的血站人事管理采用專門的負責(zé)部門，實施專人專管的模式，安排固定的人對血站工作人員的檔案進行更新和保存，如果有新員工加入要及時進行更新，技術(shù)人員的職稱變化將會單獨進行保存，必要的情況下會進行備份，有統(tǒng)一檔案的管理制度，在平時的工作中，嚴格按照程序執(zhí)行，避免出現(xiàn)問題相互逃避，造成血站管理工作的混亂，影響到正常的血站運轉(zhuǎn)；但是當(dāng)前仍然出現(xiàn)了很多制度上的問題和實施過程中的問題，入職人員的檔案不能及時進行確立；并且血站人事檔案的保存環(huán)境也特別惡劣，沒有適宜的溫度，使得人事檔案的保存壽命減少，因為當(dāng)前使用的還是紙質(zhì)的檔案，容易因為風(fēng)化、干燥、潮濕而老化，很多用肉眼已經(jīng)很難看到，因此必須要及時采取相應(yīng)的措施來進行保護。另外，由于沒有專門的人員培訓(xùn)，經(jīng)常會出現(xiàn)管理責(zé)任不明確、管理錯位的現(xiàn)象，在進行交接的過程中也不能無縫對接，導(dǎo)致一些檔案的丟失或損壞。

二、血站人事檔案管理中存在的問題

首先，人事檔案的管理不能有效地促進人力資源的開發(fā)。在血站的工作內(nèi)容中，血液的質(zhì)量是至關(guān)重要的監(jiān)察對象，因此要從根源上做起，重視業(yè)務(wù)人員檔案的內(nèi)容，相關(guān)的人員必須達到相應(yīng)的資質(zhì)才可以，目前的人事檔案的管理還存在著一些誤區(qū)，在保證檔案資料完整性的同時，忽略了檔案管理對人力資源的開發(fā)作用，很多問題仍然找不到解決的辦法；另外，在很多血站管理中，由于管理的設(shè)備不齊全，達不到標(biāo)準(zhǔn)的要求，使得管理人員對檔案的管理失去了信心及興趣，通常情況下，沒有設(shè)置專門存放檔案的空間，存放的地點也不固定，并且設(shè)備比較簡陋，人事檔案資料容易出現(xiàn)霉變，嚴重影響了檔案的完整性。其次，負責(zé)管理血站人事檔案的人沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)。并且所屬的專業(yè)不對口，管理水平比較低下，大量的兼職管理使得檔案管理人員頻繁更換，造成了交接不嚴密的現(xiàn)象，很多檔案的管理工作不到位，加之檔案管理制度不夠完善，管理人員沒有嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和工作制度，對資料的搜集不夠全面，內(nèi)容方面也存在著很多類似，嚴重影響了對業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，降低了人事檔案的利用價值。

三、做好新時期血站人事檔案管理的策略

首先，要加強檔案管理工作人員的意識。從根本上重視起來，還應(yīng)該加強領(lǐng)導(dǎo)對管理工作的重視，只有嚴格要求才能保證管理水平，必須將該項管理工作提到日程上來，采取定期檢查以及不定期抽查的監(jiān)督辦法，這樣才能及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題；同時要足夠重視檔案管理對人力資源的開發(fā)作用，各個工作能夠緊密結(jié)合起來，工作效率才能有效提高，申請相應(yīng)的資金，加大對管理設(shè)備的更新力度，分配固定的檔案管理點，確保有適宜的環(huán)境，避免出現(xiàn)檔案缺損的現(xiàn)象。然后，在收納檔案管理工作人員的時候必須嚴格把關(guān)，專業(yè)對口，并且入職前要進行系統(tǒng)的培訓(xùn)工作。加大檔案管理部門的投入資金，每一項費用的支付都要收到滿意的效果，對管理人員的業(yè)務(wù)知識要進行定期考核，更要注重檔案管理工作的日常維護，加強管理人員的保密意識，不斷提高管理人員的管理水平和綜合素質(zhì)，管理知識部分必須經(jīng)過專業(yè)的考核才能過關(guān)；在管理制度方面還有待繼續(xù)加強完善，結(jié)合實際的工作情況，對日常的保管、應(yīng)用以及歸檔分類等都必須要有明確的要求，在出現(xiàn)問題時才能及時找到問題的根源，方便責(zé)任追究。最后，結(jié)合新時期的特點，實行血站人事檔案的電子化管理。與當(dāng)前的信息技術(shù)緊密的結(jié)合，使得信息化資源能夠發(fā)揮更大的作用，達到檔案管理工作的現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)；加強對電子文件的應(yīng)用，對已經(jīng)進行過電子歸檔的文件進行只讀操作的處理，可以完整保存檔案文件的原始結(jié)構(gòu)，避免發(fā)生檔案信息的泄露以及篡改；另外，為了避免電子文件的丟失，做好相應(yīng)的備份，并且要定期進行更新備份，確保信息的同步，同樣要進行抽樣調(diào)查，選取合適的數(shù)量，對發(fā)現(xiàn)問題的文件要進行及時修復(fù)或保護，確保電子檔案的壽命，為了使檔案管理常識、優(yōu)點、特點等深入人心，要進行相應(yīng)的宣傳工作，使各個部門的人都能對個人檔案工作重視起來，可以有效提高檔案管理人員的工作效率。

四、結(jié)束語

血站的管理工作一直是國家重視的重點工作，要從根本上解決目前的一些問題，還要從檔案管理制度的制定入手，結(jié)合新時期的特點，制定出合適的管理辦法，才能滿足當(dāng)前市場的需求，其中包括規(guī)定電子版人事檔案的保管期限、分類的嚴格標(biāo)準(zhǔn)以及各個崗位的責(zé)任要求，需要各個部門的協(xié)調(diào)及配合，形成一個嚴密的動態(tài)管理模式，定期對工作人員進行考核，提高人員的整體素質(zhì)，嚴格按照程序規(guī)范進行。

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作者:張宇 單位:長沙血液中心