永中表格高職人事管理論文

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1數(shù)據(jù)有效性在高職人事基本信息設(shè)置中的應(yīng)用

在錄入數(shù)據(jù)時，有些字段的數(shù)據(jù)長度是有規(guī)定的，利用預(yù)定的條件校驗數(shù)據(jù)，可防止無效數(shù)據(jù)的產(chǎn)生。如身份證號字?jǐn)?shù)要求18位，這時就需要用數(shù)據(jù)有效性來檢查輸入的字?jǐn)?shù)是否滿足要求。操作步聚如下。第一步，選定身份證號所在列，打開“數(shù)據(jù)有效性”對話框。第二步，單擊“設(shè)置———允許”右側(cè)的下拉按鈕，選擇“文本長度”，在“數(shù)據(jù)”中選擇“等于”，在“長度”中輸入18。第三步，在“出錯警告—出錯信息”中輸入“請輸入18位的身份證號”。

2函數(shù)在人事基本信息管理與分析中的應(yīng)用

高職人事基本信息的數(shù)據(jù)主要包含了各教職工的個人情況：學(xué)歷、學(xué)位、職稱、政治面貌、年齡及工齡等各方面的信息，并年齡、工齡每年都需變動。日常業(yè)務(wù)工作中還需要有人事基本數(shù)據(jù)的核實工作，對基本信息數(shù)據(jù)的分析工作等。所以，高校人事工作要使用現(xiàn)代化的手段，利用函數(shù)實現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)的自動化管理與計算。

2．1利用函數(shù)從身份證號中獲取相關(guān)信息

人事基本信息中都有身份證號碼的登記，可以充分利用身份證號碼信息使用永中表格中的MID（），ISEVEN（），IF（），TEXT（），DATEDIF（）等函數(shù)獲取員工性別、出生日期，從而計算出員工年齡、工齡等信息。這樣可以減少重復(fù)勞動，提高工作效率。在實例“×××職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事基本信息”中將詳細(xì)說明如何利用函數(shù)解決以下4個問題：自動從身份證號碼中判別性別信息；自動從身份證號碼中獲取出生年月信息；自動根據(jù)自動出生年月信息計算出年齡；自動根據(jù)永中表格入職時間中計算出工齡。下面以工號G0002為例說明。

2．1．1根據(jù)身份證號碼判別性別

身份證中號碼第17位奇數(shù)分配給男性，偶數(shù)分配給女性。公式：＝IF（ISEVEN（MID（H3，17，1）），”男”，”女”）公式分析：MID（H3，17，1）用于獲取身份證號碼中代表性別的數(shù)字；ISEVEN（MID（H3，17，1）判斷獲取的數(shù)字是是奇數(shù)還是偶數(shù)，如果是偶數(shù)返回true，否則返回flase；IF（ISEVEN（MID（H3，17，1）），”男”，”女”）對獲取到的第17位數(shù)進行判斷，如果是偶數(shù)返回男，否則返回女。

2．1．2根據(jù)身份證號碼獲取

出生日期公式：＝1*TEXT（MID（H3，7，8），”0000－00－00”）公式分析：MID（H3，7，8）從H3第7位開始取8位數(shù)，取出的數(shù)為年月日字符串；TEXT（MID（H3，7，8），”0000－00－00”）將獲取的出生日期字符串轉(zhuǎn)化為日期型文本；1*TEXT（MID（H3，7，8），”0000－00－00”）將文本轉(zhuǎn)化為數(shù)字。

2．1．3根據(jù)出生日期求出年齡

公式：＝DATEDIF（J3，TODAY（），”y”）公式分析：TODAY（）用于獲取系統(tǒng)當(dāng)前的時間；DATEDIF（）用于計算兩個日期之間的年數(shù)、月數(shù)和天數(shù)之差；＝DATEDIF（J3，TODAY（），”y”）計算今天與出生年日期間年數(shù)差。2．1．4根據(jù)入職時間求工齡公式：＝DATEDIF（L3，TODAY（），”y”）或＝Y(jié)EAR（TODAY（））－YEAR（L3）公式分析：DATEDIF（L3，TODAY（），”y”）計算今天與入職時間年數(shù)差；YEAR（TODAY（））表示今天的年份數(shù)，YEAR（L3）表示入職的年份數(shù)；＝Y(jié)EAR（TODAY（））－YEAR（L3）計算今天與入職時間年數(shù)差。根據(jù)以上4項內(nèi)容的公式輸入后，我們就可以用填充方法很快地完成制作整個表格的工作，而且年齡、工齡在隨年份變化的同時會自動改變。

2．2利用函數(shù)進行在職人員情況統(tǒng)計分析

在人事日常工作中，時常要對部門人員基本情況（人數(shù)、性別、學(xué)歷、學(xué)位、政治面貌、年齡、工齡）進行統(tǒng)計分析。如何能快速地實現(xiàn)自動化統(tǒng)計，并能隨人事基本信息表變化而改變呢？下面就以在職人員情況統(tǒng)計分析表中的有關(guān)院長室情況統(tǒng)計的幾個典型字段為例加以說明。

2．2．1在職總?cè)藬?shù)

公式：＝COUNTIFS（＇人事基本信息＇！C：C，＇人員情況分析＇！B4，＇人事基本信息＇！N：N，””）公式分析：COUNTIFS（）計算多個區(qū)域中滿足給定條件的單元格的個數(shù)。＇人事基本信息＇！C：C，＇人員情況分析＇！B4：表示人事基本信息表中院長室成員人數(shù)；＇人事基本信息＇！N：N，””：表示離職時間為空，代表在職人員。

2．2．2學(xué)位－博士

公式：＝COUNTIFS（＇人事基本信息＇！C：C，＇人員情況分析＇！B4，＇人事基本信息＇！N：N，””，＇人事基本信息＇！E：E，”＊博士”）公式分析:'人事基本信息'!E:E,”*博士”:表示人事基本信息表學(xué)位字段中的所有博士。通過上述兩項典型的例子，可以看出都可用COUNTIFS（）函數(shù)來完成，主要注意區(qū)域與條件的改變。這樣就很容易將院長室情況統(tǒng)計出來。接下來只要用填充方法很快地完成整張統(tǒng)計表格的工作。并且這張統(tǒng)計表會隨人事基本信息數(shù)據(jù)變化而自動改變。

3結(jié)語

高職院校人事管理工作頭緒多、數(shù)據(jù)繁瑣、時效性強，工作中只有找到合適的方法，如借助永中表格這樣的工具，就可以有效地解決高校人事管理中數(shù)據(jù)的問題，提高批量處理表格工作的效率，提升人事管理的水平，更好地為廣大教職工服務(wù)。

作者：朱秀娟 嚴(yán)李宏 單位：江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院