數(shù)字化下高校檔案管理信息化建設研究

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摘要：隨著科學技術的發(fā)展，人們已經進入了數(shù)字化時代，計算機技術也越來越多的應用到工作中，高校應對檔案管理工作給予足夠的重視，因為檔案管理工作是高校管理的重要環(huán)節(jié)，并且比較復雜，所以要提高高校檔案管理水平，需把信息技術和高校檔案的管理工作結合在一起，這樣才能向高校管理體系的制度化、規(guī)范化、科學化的方向發(fā)展。本文內容對數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設進行探析。

關鍵詞：數(shù)字化時代；高校檔案管理；信息化建設

目前，人類已經走進了數(shù)字化時代，要與時俱進，如今的高校檔案管理工作是信息資源管理中的重要一部分，也是高校發(fā)展的必然趨勢，由于當今我們的高校信息資源是比較多的，而且還很繁雜，如果使用那些普通的紙張進行檔案管理，對于多而繁雜的內容便不能很好地整理，然而高校檔案管理信息化模式的使用，有效解決了出現(xiàn)的這些問題，保證了它的及時性和有效性，大大促進了檔案管理工作的發(fā)展。

一、高校檔案管理信息化建設的必要性

高校檔案管理的工作有著非同尋常的意義，由于直接使用紙質的檔案管理既耗時又耗力，并且查閱起來也是非常麻煩的，然而，高校檔案管理信息化的建設就有效地解決了這個問題，能夠通過網絡的平臺進行高速傳輸，能夠及時地瀏覽信息內容。所以說，它的使用是非常廣泛的，當高校在進行招生、教研、整理學生們基本信息的時候通常會運用文字和圖片的形式來呈現(xiàn)，還有大量的電子信息文件，為了使資源的管理更加有序規(guī)范，大都借助于電子數(shù)字和信息技術來進行操作，這樣整理出來的內容清晰又整潔，也提高了高校檔案管理工作過程中的效率。運用高校檔案管理信息化是為了加強檔案信息的利用率，將檔案信息上傳到網絡中可以通過網絡平臺在各個地點都能夠知曉信息的內容，在使用的過程當中，需要從各種平臺收集各類的信息，比如數(shù)字化平臺和網絡平臺，將這種方法運用于高校當中，可以進行數(shù)字化的管理，也能夠體現(xiàn)出其中檔案的價值。將數(shù)字化檔案管理這種方法和信息技術、網絡技術相結合，可以根據(jù)檔案信息進行第二次利用，從這方面來講也可以提高檔案的使用率，有利于檔案資源的開發(fā)和利用。

二、數(shù)字化技術在高校檔案信息化建設中存在問題

（一）信息安全意識不高

數(shù)字化技術在高校檔案信息化建設中的使用是非常有效而又便捷的，它受到了廣大人民群眾的喜愛。當然，檔案信息化的建設是離不開信息技術的，然而在工作的過程中也可能會遇到一些安全方面的問題，這就需要工作人員有足夠的安全意識，但是有一些相關工作人員沒有足夠的信息安全意識，那么在進行操作的過程中，就可能會導致安全防護系統(tǒng)的信息安全存在風險，如果泄露或遺失就會帶來一些不良的現(xiàn)象。信息安全意識不高，還有可能會出現(xiàn)電腦病毒、木馬對信息化的檔案網絡和數(shù)據(jù)進行破壞，然而高校的檔案工作就不能正常進行，嚴重的話還有可能損壞計算機的硬件或者是將檔案中的數(shù)據(jù)永久損壞，如果沒有備份的話，那么這就會造成一系列的麻煩，大大降低了工作的質量。

（二）檔案管理人員綜合素質有待提高

隨著技術的不斷進步，人們對檔案信息化建設的使用逐漸加強，然而對檔案管理信息化也提出了更高的要求。目前，由于缺乏數(shù)字化管理專業(yè)的人才，綜合素質普遍偏低，有部分高校檔案管理的人員是運用臨時的人員進行工作的，由于他們沒有經過專門的技能和知識訓練，然而在工作的過程中也是比較隨意的，沒有約束自己的能力，不認真對待工作，這更是加大了工作中存在失誤的頻率。由于這些原因，最后導致了檔案管理出現(xiàn)了信息的流失，進而導致了檔案管理工作中出現(xiàn)了更多的問題。為了有效地避免這類問題的出現(xiàn)，就需要提高管理人員的綜合素養(yǎng)，培養(yǎng)他們在工作中要有認真對待的態(tài)度，讓他們知道檔案管理的重要性，并對此進行培訓工作的開展，要讓管理人員具有能夠熟練使用電子設備的能力，強調這類問題，加強他們的專業(yè)技術能力和工作認知的程度，還要讓他們在實踐的工作當中學會操作，著重關注信息的培訓工作。

（三）資金投入不足，配套設施落后

在這個數(shù)字化的時代下，通過改變基礎設施，以基礎設施為依據(jù)，大力發(fā)展高效檔案管理信息化的建設，但是有一些高校缺乏基礎的設施，然而在他們進行檔案管理信息化建設的過程中就極為容易失去物質的載體，再加上一些基礎的設備不完善，對于那些硬件和軟件的配備也不能達到要求。有些高校缺乏認真對待的態(tài)度，面對著資金短缺的困擾，就大大降低了硬件資源，人力資源和軟件資源的投入使用，他們在沒有設置相應程序系統(tǒng)的時候就認為配備幾臺計算機就能夠對檔案進行信息化的建設了，由于一些硬件配置不高，再加上沒有配備掃描儀和相機等一些電子設備，在工作的過程中可能會出現(xiàn)一系列的問題，這也對高校檔案管理信息化的建設工作中增加了難度。

（四）對檔案工作宣傳不夠，師生參與意識薄弱

在檔案工作的宣傳過程中，其中檔案工作的進程是非常的薄弱。由于社會對它的關注度比較低，進而它的知名度也不是很高。然而師生在這方面的參與意識也是非常薄弱的，面對這個現(xiàn)狀，這就需要師生對檔案工作進行大力的宣傳。對于檔案管理的工作，師生們并不是很積極，他們對這項工作充滿了陌生感和抗拒感，這樣持續(xù)下去便不能夠得到優(yōu)良的發(fā)展。要改變對這項工作的態(tài)度，在工作的時候認真對待，從中去體會它的便利之處，將它實用的技巧和便捷分享給身邊的朋友或者是同事，讓他們也參與這項工作當中，去體驗檔案管理信息化的建設給工作帶來的便利，這樣師生能夠意識到檔案管理信息化的重要性，進而可以進一步增強對檔案工作的宣傳力度，這樣就有利于在數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設的實施了。

三、加強數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設的措施

（一）強化對于高校檔案信息化重要性的認識

要想使高校檔案信息的重要性能夠得到加強，可以讓高校當中的主要管理者和進行領導的人加強對此的認識，讓他們?yōu)閹熒v解其中的重要性，這樣可以加強師生對檔案信息化的認識，從而還讓他們有了強烈的參與意識，當師生對此有強烈的參與意識之后，他們可以充分從中體會到其中信息化建設帶來的便捷，如此一來，他們也會對檔案管理進行信息化建設的宣傳和教育，這樣可以在一定程度上增加了其他人員的關注度，進而也能夠強化對高校檔案信息化重要性的認識。在這個數(shù)字化的時代，高校檔案管理信息化的建設是必不可少的，把檔案信息化建設當成高校信息化和現(xiàn)代化的重要步驟，要充分了解到一旦出現(xiàn)失誤便會帶來的不良結果，在工作的過程中，要有一種認真負責的態(tài)度，這樣才能夠高速穩(wěn)定的對檔案工作信息化的建設進行管理，從而也能夠大大突出高校檔案管理信息化的成果。

（二）規(guī)范檔案電子化管理標準

在我們通常的使用當中都能夠知曉檔案資源的來源是非常廣泛的，所以在使用的過程中要加強規(guī)范檔案電子化管理的標準。在對系統(tǒng)進行查詢操作的時候，它能夠在最大程度上提高檢索的效率。然而，在高校檔案管理工作進行的時候，管理人員應該根據(jù)在真實的工作當中出現(xiàn)的問題，結合高校存在的實際情況進行分析總結，然后建立出與綜合業(yè)務檔案相匹配的數(shù)據(jù)庫，從而才能夠真正地更新和維護檔案的動態(tài)，得到一個完整而又清晰的資料。比如，它可以把各種形式的數(shù)據(jù)進行合理的歸類，還能夠保證電子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)中的信息在查詢的時候可以及時找出；與此同時，合理設置人員的權限，這樣是為了確保檔案管理過程中登記查詢的記錄正確性，有了這個功能，在進行實體借閱或電子借閱的情況下都可以有足夠的保障，不管是借還是還都會對每一個人的基本信息有一個清晰的歸類，這樣不僅提高了工作時的效率，還可以使檔案規(guī)范管理工作能夠得到完善，進而也提高了高校整體的管理效能。

（三）加強檔案管理基礎設施建設

在多次的實踐過程中可以得到一些經驗總結，要想實現(xiàn)高校檔案管理信息化的建設，就一定要加強對基礎工作的規(guī)范管理，因為高校檔案管理是非?；A的建設，在進行建設和使用的時候要根據(jù)數(shù)據(jù)資源庫和日常管理進行展開應用。為了確保安全，還要安裝一些報警系統(tǒng)和能夠自動消防的氣體設施。在此過程中還要加強電子設備的監(jiān)控系統(tǒng)，這樣能夠在進行使用檔案的時候提供快捷便利的服務，進而對檔案管理建設的標準化和信息化也有了一定的保障。要想加強檔案管理基礎設施的建設，最重要的一點還要加強數(shù)字化的管理模式，目前檔案的查詢和使用過程中都是運用數(shù)字化管理的模式，它在這方面的運用非常廣泛，所以說，將數(shù)字檔案管理的方式進行使用是非常重要的。目前是以信息化的技術對檔案事業(yè)結合在一起進行工作，這也將信息化技術的使用引入了檔案信息化管理建設的潮流，進一步加強了高校對數(shù)字化處理的有效方法。為了保障高校所有的檔案都有一定的安全性，可以將重要的檔案資料信息進行異地同步備份，這樣在丟失了的情況下也能夠及時找回，這對檔案規(guī)范管理的工作也有了進一步的完善，大大提高了高校檔案管理信息化建設中的管理效率。

（四）加強建設檔案服務平臺，實現(xiàn)共享體系

在如今這個飛速發(fā)展的互聯(lián)網時代，要想跟上時代的步伐，就要不斷地改善檔案管理的數(shù)字化信息，可以借助于發(fā)達的網絡，建設檔案管理數(shù)字平臺，創(chuàng)建好高校的網站信息，然后把這些檔案管理數(shù)字的平臺和高校的網站信息融合在一起，將師生整理好的電子檔案分類裝在文件夾里，再將檔案服務平臺的建設和平臺共享加以完善，這種形式的出現(xiàn)就大大方便了教師和學生們的使用，對于應屆的畢業(yè)生使用這個方法是再合適不過了。共享體系可以為我們高校檔案管理提供很大的便利，當遇到一些比較大眾化信息資源的時候，也可以通過這個平臺進行享用，因為每個高校的網站都是不同的，但是不同的網站都可以通過這個平臺進行查詢使用，這種方法的投入加強了高校對檔案處理的效率，正是因為這種共享體系的存在，使得檔案管理工作變得更加簡單清晰，由于這種方法得到了大多數(shù)人的認可，在各個高校都得以運用，進而也推動了高校檔案管理信息化的發(fā)展。綜上所述，在數(shù)字化時代下，應該與時俱進，跟隨時展的潮流，將高校檔案管理工作的信息化建設不斷完善，不斷加強，這樣既能夠提高學校檔案管理工作中的工作效率，還能在一定程度上促使信息化工作得以加強。在對檔案進行分類管理的時候要使用科學合理的方法。目前，管理工作中依舊存在著一些問題，我們要根據(jù)問題的存在不斷地完善和改進，相信在共同努力之下，高校的檔案管理工作便會變得更加數(shù)字化和網絡化。

參考文獻：

[1]段新宇.數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設[J].中外企業(yè)家,2019:114.

[2]曹方玲.數(shù)字化時代高校檔案管理信息化建設模式初探[J].科技創(chuàng)新導報,2017.

作者:張雪 單位:山東青年政治學院