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摘要:所謂水利工程質(zhì)量監(jiān)督檔案就是對工程實施過程中的質(zhì)量問題進行記錄,然后對施工中的數(shù)據(jù)進行反饋,對一些原始的資料進行整理、收集和采編策劃。水利工程檔案還能合理的檢驗施工的質(zhì)量,對質(zhì)量檢測的監(jiān)督機關(guān)和一些相關(guān)人員進行工作監(jiān)督總結(jié)。以下是本人引入一些工程項目作為案例,來分析水利工程施工過程中水利工程檔案的管理工作。
關(guān)鍵詞:水利工程;檔案管理工作
工程建設(shè)施工管理,一般都使用水利工程檔案進行記錄,記錄了工程管理施工中的相關(guān)事件,主要是為了提高效益提供相關(guān)資料,對促進工程效率、優(yōu)化工程施工管理等方面具有一定的重要性。而水利工程檔案管理也是水利工程管理中最重要的部分,因此,國家對水利工程檔案管理提出了很高的要求,這樣對于我們指導(dǎo)做好水利工程檔案管理有著非常重要的意義。
1檔案管理的原則
下面便介紹檔案基本管理的原則,水利工程檔案管理工作是一個密不可分、相輔相成的整體,我們只有集中統(tǒng)一管理才能維護檔案資料的安全和完整性,為以后的施工工作提供良好的服務(wù)。
1.1集中統(tǒng)一管理
不論是質(zhì)量監(jiān)督機關(guān),或者是監(jiān)督檔案機構(gòu)都應(yīng)該要建立屬于自己的檔案管理制度,只有這樣,才能實現(xiàn)統(tǒng)一管理、聯(lián)合編制目錄等工作的順利開展。這樣檔案也不容易損壞或者丟失,可以大大延長檔案的壽命,有效的避免一些意外事故或無意失誤的破壞,保證了檔案資料內(nèi)容的齊全,方便以后查找和利用。
1.2維護檔案的完整和安全
一定要有效地維護檔案的完整性。所謂完整,就是要讓檔案收集齊全,并得到科學(xué)有效的整理,以及能夠完整的反映施工的施工過程。維護檔案的安全,就是要嚴格的保管檔案,最大限度地去延長其壽命,并且要求檔案不受損壞。只有維護好檔案的安全和完整性,才能方便以后的查閱,這也是檔案工作者和利用者必須遵循的原則和條件。而檔案管理者要做的就是衡量檔案是否完整、準確,是否滿足檔案調(diào)用的要求,要根據(jù)項目文件的歸檔范圍來進行實際判定、歸納。
1.3便于利用
要有效、便利地使用質(zhì)量監(jiān)督檔案,這也是質(zhì)量監(jiān)督管理工作的基本要求。建立質(zhì)量監(jiān)督檔案就是為了能夠提高水利工程的建設(shè)管理工作效率,是為運行和管理工作進行后期服務(wù)。為了更加方便運用水利工程檔案,應(yīng)當首先做好水利工程檔案的基本工作,運用科學(xué)技術(shù)來將檔案管理進行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和自動化等,只有這樣,才能把檔案開發(fā)和利用好。
2加強水利工程檔案管理水平的有效方法
2.1完善水利工程檔案管理制度
為了能夠提高我國建設(shè)施工的發(fā)展,趕上國際貿(mào)易組織的步伐,提高水利工程建設(shè)項目的管理水平,我國相關(guān)部門對水利工程檔案規(guī)范進行了全面的改革,并重新制定了新的檔案資料管理方案。但是我國有關(guān)水利檔案管理的法律規(guī)章并沒有統(tǒng)一修改,所以,水利工程檔案并沒有真正得到完善,要想完善水利工程檔案管理制度就應(yīng)該及時修改檔案管理的法律法規(guī),只有這樣才能保證水利工程的檔案管理水平得到加強。
2.2加強檔案管理方式
2.2.1追蹤搜集。對于水利工程施工周期比較短的項目,比較適合使用檔案資料的追蹤收集方式,因為這樣整理資料的時間就比較少,還能保證其的完整性,但檔案管理的工作人員一定要了解施工現(xiàn)場的實際情況,要在最短的時間內(nèi)掌握施工動態(tài),同時收集好資料。追蹤收集檔案資料可以及時的對工程的進展狀態(tài)進行充分的了解,但這需要耗費大量的人力和物力。2.2.2分階段收集。如果項目屬于具有較長的施工周期的類型,則比較適合分段收集的方法來進行對資料的收集。如果是大型的水利工程,這就需要檔案管理人員與施工人員進行協(xié)同合作,對施工工程的進展進行全面的了解和掌握。要最大限度地保證水利工程檔案的完整性,防止檔案出現(xiàn)丟失等不利的情況,但也要注意水利工程檔案的準確性,防止檔案內(nèi)出現(xiàn)虛假資料。2.2.3強制性收集。對于水利工程的施工人員比較分散、臨時機構(gòu)比較多的企業(yè)來說,收集資料就應(yīng)該采取強制性收集的方法。一般都可以采用押金的方式對資料進行收集和管理,這也就需要施工的企業(yè)支付一部分的押金,直到資料轉(zhuǎn)交給文檔管理部門,才能把押金全額退款。這種強制性收集起到一定的壓制性作用,但也同時促進了文檔資料的有效管理,保證了文檔資料的準確性和完整性。
2.3加強檔案管理
隨著社會的發(fā)展,信息化技術(shù)也得到了高速的發(fā)展。如今,信息技術(shù)已經(jīng)廣泛運用到了現(xiàn)代管理中,所以,水利工程的相關(guān)文檔管理也需要進行信息管理。我們要促進水利工程檔案的建設(shè)管理,首先就要改變傳統(tǒng)管理思想,加大管理資金的投入。還要積極的與相關(guān)科研機構(gòu)進行合作,開發(fā)能夠適用于水利工程文檔管理方面的信息管理方案,要合理的運用信息管理技術(shù),提升檔案管理的信息水平。我們可以在水利工程檔案管理中大力推廣多種新型檔案形式,加大對檔案資料的利用途徑,讓資料可以得到真正的使用價值。
2.4加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度
想要有效地提高檔案管理效率,還需要從加大管理的人員入手。因為檔案管理人員是提高水利工程檔案管理水平的根本要求,所以需要加大對人才的培養(yǎng)力,為水利工程檔案管理工作提供一些高素質(zhì)、責(zé)任心強的人才。首先,我們應(yīng)該提高檔案人員的法律意識,然后再培養(yǎng)他們的職業(yè)道德。只有良好的職業(yè)意識才能做到及時的收集資料,保證檔案的準確性和完整性。我們還要加強業(yè)務(wù)的培訓(xùn)力度,不斷地提升檔案管理的業(yè)務(wù)能力,要提高工程檔案管理人員的專業(yè)知識,特別是對計算機和管理軟件的使用能力,保證工程檔案管理人員的知識專業(yè)化、技能多樣化和管理現(xiàn)代化,只有這樣才能更好的為水利工程管理好相關(guān)檔案。
3結(jié)語
綜合上述所說,水利工程檔案管理是水利工程建設(shè)管理工作的核心要點所在,雖然水利工程檔案管理工作的工作量較大,而且較為枯燥,但其準確性和完整性是保證水利工程建設(shè)施工工作順利開展的重要因素。所以,作為檔案的管理員,除了掌握一些專業(yè)知識以外,還要具備優(yōu)良的責(zé)任心和綜合素質(zhì),只有這樣才能全面的完成水利工程檔案管理工作,為水利工程的施工建設(shè)提供輔助,使其能夠更加明確建設(shè)工作的重點方向。
參考文獻:
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作者:劉偉 單位:山東省膠東調(diào)水工程壽光管理站