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水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案管理措施

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水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案管理措施

摘要:結(jié)合江蘇省太湖水利規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院有限公司實(shí)際工作,從充分認(rèn)識工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)出發(fā),將設(shè)計(jì)檔案管理工作與自主創(chuàng)新相結(jié)合,就水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案管理進(jìn)行探索,達(dá)到把檔案管理工作做得更好的目的。

關(guān)鍵詞:水利;設(shè)計(jì)檔案;管理

1概述

水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案,是水利工程設(shè)計(jì)單位的核心檔案,是基本建設(shè)和生產(chǎn)管理的重要依據(jù)和憑證,是水利建設(shè)事業(yè)中的一項(xiàng)巨大資源。認(rèn)識并掌握水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn),對水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)地管理,主動、多形式、多方位、多層次地向水利部門和有關(guān)部門提供利用,是實(shí)現(xiàn)檔案自身價(jià)值的體現(xiàn)。因此,做好水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案管理,具有十分重要的意義。水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過程,能夠真實(shí)地反映設(shè)計(jì)人員的科技思想、科技方法,它的形成是設(shè)計(jì)單位智力勞動的結(jié)晶,其中蘊(yùn)涵諸多科技配套成果以及多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的智慧,在一定程度上也體現(xiàn)出設(shè)計(jì)單位集體的設(shè)計(jì)能力??梢?,管理好水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案,是發(fā)揮工程設(shè)計(jì)檔案社會使用價(jià)值、讓工程設(shè)計(jì)檔案產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益的基礎(chǔ)性工作。筆者結(jié)合江蘇省太湖水利規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院有限公司實(shí)際工作,將管理工作與自主創(chuàng)新相結(jié)合,進(jìn)行如下思考。

2水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)

水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案有文書檔案、工程檔案、會計(jì)檔案的共性,但也有水利工程項(xiàng)目獨(dú)特的自身屬性。水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)不是一般的土建工程項(xiàng)目設(shè)計(jì),與土建工程相比較,其除了工程量多,投入資金多,工期時(shí)間跨度大之外,還要考慮工作條件的復(fù)雜程度,施工難度多大且會受到哪些自然條件制約,有多少社會效益,對環(huán)境有多大影響,如果出現(xiàn)事故會產(chǎn)生那些嚴(yán)重后果,以及對國民經(jīng)濟(jì)影響程度??上攵こ添?xiàng)目設(shè)計(jì)形成的檔案資料是多么重要和寶貴,充分認(rèn)識水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)完全有必要。

(1)復(fù)雜性。每個(gè)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容都包括計(jì)劃立項(xiàng)、勘察、設(shè)計(jì)全過程中所形成的全部技術(shù)文件、設(shè)計(jì)圖紙和有關(guān)工程文件材料。比如:新溝河延伸拓浚工程是《太湖流域水環(huán)境綜合治理總體方案》確定的六項(xiàng)調(diào)水引流工程之一,也是《太湖流域防洪規(guī)劃》確定的流域洪水北排長江重點(diǎn)工程,工程北起長江,沿老河道拓浚至石堰,分成東、西兩支,東支沿著漕河、五牧河拓浚,西支沿著三山港拓浚至京杭運(yùn)河,利用武進(jìn)港入太湖。主要工程內(nèi)容有:河道工程、主要建筑物工程、跨河橋梁、口門控制建筑物、水系調(diào)整及影響處理工程、征地拆遷等。僅這項(xiàng)水利工程內(nèi)容就如此之多,故伴隨每個(gè)工程的進(jìn)展,將逐步形成繁雜的檔案資料。設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容主要是設(shè)計(jì)過程中的報(bào)告、方案、各專業(yè)的計(jì)算書等文件材料和底圖、藍(lán)圖、白圖等圖紙。不僅有設(shè)計(jì)形成的材料和載體的多樣,同時(shí)還有大量的專業(yè)計(jì)算書等電子文件,這些都是設(shè)計(jì)過程中形成的,是施工的重要依據(jù),應(yīng)加以長期保存,作為其他設(shè)計(jì)和施工工作的重要參考。另外,項(xiàng)目設(shè)計(jì)周期長、專業(yè)多、產(chǎn)生的文件材料種類多、數(shù)量大、整編量大等特點(diǎn)充分表現(xiàn)了水利工程項(xiàng)目檔案的復(fù)雜性,其給收集、整理、保管、利用帶來的困難和工作量也是不能忽視的。

(2)系統(tǒng)性。每個(gè)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容都必須完整、齊全、系統(tǒng)。比如:常州市采菱港樞紐工程,工程包括20m3/s排澇泵站(豎井式灌流泵)一座,共設(shè)兩臺機(jī)組,單機(jī)流量10m3/s,12m凈寬節(jié)制閘(升臥式平面鋼閘門)一座。由于在收集檔案資料時(shí),采菱港樞紐防洪、排澇、改善城市水環(huán)境檔案資料做到了齊全完整,因此,在常州市水利局于2015年2月6日主持召開的常州市運(yùn)北片防洪控制節(jié)點(diǎn)工程—采菱港樞紐工程完工驗(yàn)收會議上,工程相關(guān)資料順利通過驗(yàn)收專家組查閱,為采菱港樞紐完成全部設(shè)計(jì)內(nèi)容、工程施工質(zhì)量優(yōu)良、工程完工驗(yàn)收做出了應(yīng)有的努力。實(shí)踐證明,每個(gè)水利工程項(xiàng)目的可行性研究、初步設(shè)計(jì)、招標(biāo)設(shè)計(jì)和施工圖設(shè)計(jì)四個(gè)階段的勘察設(shè)計(jì)工作,設(shè)計(jì)文件審查、施工招標(biāo)、施工、竣工驗(yàn)收等各階段的服務(wù)工作,及相應(yīng)的勘察設(shè)計(jì)文件及有關(guān)技術(shù)資料等,必須是一個(gè)齊全完整的系統(tǒng),具有系統(tǒng)性。

(3)獨(dú)立性。每個(gè)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的內(nèi)容都具有很強(qiáng)的獨(dú)立性。比如:太倉市十八港南樞紐工程,其由凈寬28m橡膠壩和20m3/s雙向泵站組成。工程選址于十八港大橋以北的老套閘區(qū)段,距瀏河河口約200m,需拆除報(bào)廢的老套閘,新建十八港南樞紐工程。在收集整理檔案時(shí),十八港南樞紐清晰地獨(dú)立于太倉市城區(qū)水環(huán)境綜合整治工程之中,為后期工程查檔利用打下了基礎(chǔ)。每個(gè)水利工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)獨(dú)立性還表現(xiàn)在其具有專業(yè)方面的特點(diǎn),設(shè)計(jì)中需要測量、地質(zhì)、鉆探、規(guī)劃、水工、施工、機(jī)電、建筑、科研、試驗(yàn)等許多專業(yè)和學(xué)科共同承擔(dān)完成,形成的檔案體現(xiàn)出較強(qiáng)的專業(yè)性。如:設(shè)計(jì)中需要的工程地質(zhì)、水文勘察報(bào)告,地質(zhì)圖,勘察記錄,試驗(yàn)報(bào)告、選址報(bào)告、重要土巖樣品說明,地形、地貌、建筑物、構(gòu)筑物的定位、測試記錄等,這些資料均需要外部系統(tǒng)提供。

(4)時(shí)序性。每個(gè)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)都有時(shí)序。如:走馬塘拓浚延伸江邊樞紐工程位于張家港市七干河入江口門處,江邊樞紐工程是走馬塘與長江交匯口的重要口門控制建筑物,由節(jié)制閘、船閘和魚道三部分組成,這些工程都是按時(shí)序進(jìn)行設(shè)計(jì)完成的。一個(gè)較大的、周期性長的水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)可分為一期、二期甚至多期,一般水利工程都會有初步設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、施工圖設(shè)計(jì)三大階段。各個(gè)時(shí)序點(diǎn)的工作內(nèi)容都會有所不同,產(chǎn)生的文件資料也會不一樣,甚至收集歸檔的載體也會千差萬別,故檔案的管理也要體現(xiàn)出時(shí)序性的特點(diǎn)。水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)有時(shí)需要分成多次設(shè)計(jì),有的還會出現(xiàn)長達(dá)數(shù)年時(shí)間跨度,周期長、工程設(shè)計(jì)量大,形成的歸檔材料既多又雜,檔案室要收集歸檔的不僅是紙質(zhì)資料文件、電子文件,還有樣品實(shí)物類的特殊載體材料,最終整理收集材料,成為檔案員需要做的難度最大的工程。要弄清楚水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn),找到其中規(guī)律性,以形成管理工作的對策,檔案員一定要根據(jù)設(shè)計(jì)工作的實(shí)踐,在一線與設(shè)計(jì)人員溝通,最終實(shí)現(xiàn)水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的目的。

3水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的管理

面對水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案種類復(fù)雜、數(shù)量大的實(shí)際情況,如何搞好檔案的管理,保證其完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、安全,是擺在檔案工作者面前的一項(xiàng)艱巨任務(wù),也是整個(gè)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)不可忽視的一項(xiàng)重要工作。故做好水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的管理工作,規(guī)范管理流程就顯得意義重大。

3.1重視檔案的源頭

抓水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案源頭就是抓檔案最初的形成。檔案形成的過程必須有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn),要明確歸檔要求,要根據(jù)本單位的實(shí)際,擬定出清晰的可操作的歸檔范圍。要讓每個(gè)人都明白,在每個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目中,哪些文件材料應(yīng)該歸檔。水利設(shè)計(jì)項(xiàng)目檔案資料一般有依據(jù)性資料、基礎(chǔ)性資料、設(shè)計(jì)資料、施工資料、竣工使用資料、財(cái)務(wù)管理資料等。

(1)依據(jù)性資料。主要是設(shè)計(jì)項(xiàng)目申請報(bào)告及批復(fù)、可行性報(bào)告、設(shè)計(jì)任務(wù)書等;選址意見、定點(diǎn)圖、建設(shè)用地規(guī)劃許可證、征地批準(zhǔn)文件、國家征用土地申請表、征地協(xié)議書、拆遷協(xié)議書等;工程概算及資金來源資料等,這些資料有的是本單位產(chǎn)生的,也有的則需要外部提供原件。

(2)基礎(chǔ)性資料。主要是工程地質(zhì)、水文勘察報(bào)告,地質(zhì)圖,勘察記錄,試驗(yàn)報(bào)告、選址報(bào)告、重要土巖樣說明等;地形、地貌、建筑物、構(gòu)筑物的定位、測試記錄等。這些資料專業(yè)性較強(qiáng),在形成時(shí)要對載體和格式提出要求。

(3)設(shè)計(jì)資料。主要是設(shè)計(jì)任務(wù)書、合同、協(xié)議;工程設(shè)計(jì)的全套圖紙;設(shè)計(jì)計(jì)算書、工程預(yù)算、說明書;設(shè)計(jì)評價(jià)、鑒定及評審材料,圖紙會審記錄;工程變更聯(lián)系單,設(shè)計(jì)修改通知單,設(shè)計(jì)鑒定及審批文件等。

(4)施工資料。雖然不是設(shè)計(jì)單位主要的檔案資料,但設(shè)計(jì)時(shí)作為參考,施工資料在設(shè)計(jì)單位也經(jīng)常會出現(xiàn)。主要是工程承發(fā)包合同、招標(biāo)投標(biāo)文件、施工任務(wù)書;施工組織設(shè)計(jì)、施工執(zhí)照、施工單位資質(zhì)證明;開工報(bào)告、施工計(jì)劃、安全措施等;工程測量定位記錄、建筑物沉降觀察記錄;隱蔽工程驗(yàn)收記錄(地基、基礎(chǔ)、打樁、鋼筋、結(jié)構(gòu)、水電等記錄)、建材質(zhì)保書及試驗(yàn)報(bào)告(鋼材、電焊條、水泥、磚、防水材料、電器、管道等)。

(5)招投標(biāo)資料。主要是設(shè)計(jì)單位的中標(biāo)人的業(yè)績和資信;勘察總工程師、設(shè)計(jì)總工程師的經(jīng)歷;人力資源配備;技術(shù)方案和技術(shù)創(chuàng)新;質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)及質(zhì)量管理措施;技術(shù)支持與保障;投標(biāo)價(jià)格和評標(biāo)價(jià)格;財(cái)務(wù)狀況;組織實(shí)施方案及進(jìn)度安排。

(6)財(cái)務(wù)管理資料。主要是設(shè)計(jì)過程中發(fā)生的財(cái)務(wù)憑證、報(bào)表、賬簿、其他類會計(jì)資料。

3.2保障渠道暢通

要保障收集檔案的渠道暢通,凡是對水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)有參考利用價(jià)值的各類原始材料都屬于檔案收集范圍。任何人都不得以任何理由拒絕向檔案室歸檔移交有價(jià)值的檔案資料。檔案資料收集應(yīng)該形成定期送交制度和聯(lián)系催要制度。

(1)定期送交制度。形成檔案資料的各科室,應(yīng)在文件資料辦理完畢后,及時(shí)歸檔移交。檔案工作人員要經(jīng)常了解和掌握形成檔案資料的信息,及時(shí)向形成資料的各科室催收應(yīng)歸檔的資料。收集進(jìn)檔案室的資料必須是辦理完畢的原始資料(原件),要完整齊全、真實(shí)、文字清楚。不符合歸檔要求的檔案資料,應(yīng)責(zé)成檔案材料形成的相關(guān)科室按要求完成。載體紙張應(yīng)統(tǒng)一規(guī)格用紙,載體字跡要求用碳素墨水、藍(lán)黑、黑色墨水書寫,禁止使用純藍(lán)、紅色墨水、圓珠筆、鉛筆書寫?,F(xiàn)代化設(shè)備形成的材料要求:禁止色帶打印、墨水打印材料歸檔;禁止像傳真紙熱敏材料類資料歸檔;每個(gè)項(xiàng)目設(shè)計(jì)形成的成套材料必須配齊,以保持文件材料之間的邏輯聯(lián)系。

(2)聯(lián)系催要制度。根據(jù)工程設(shè)計(jì)進(jìn)度表,有計(jì)劃地對各科室項(xiàng)目及時(shí)開展專業(yè)跟蹤管理。檔案人員要主動到各科室查詢和了解工程的設(shè)計(jì)進(jìn)展情況,摸清各專業(yè)檔案材料的形成和變更情況,解決檔案材料形成過程中所出現(xiàn)的問題,及時(shí)指導(dǎo)各科室項(xiàng)目做好文件材料的收集和預(yù)立卷工作。實(shí)行分階段跟蹤管理。檔案人員要保持與各科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的聯(lián)系,及時(shí)掌握工程設(shè)計(jì)進(jìn)展情況,按照歸檔工作時(shí)間要求,加強(qiáng)催收,實(shí)行各科室項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和項(xiàng)目分管人對歸檔清單簽名負(fù)責(zé)制度,通過實(shí)施填寫設(shè)計(jì)產(chǎn)品文件、資料歸檔清單等一系列手段,最大限度地避免原始資料的散失,保證歸檔文件資料的連續(xù)性、完整性和及時(shí)歸檔。對歸檔資料的質(zhì)量實(shí)施監(jiān)控。各科室負(fù)責(zé)對本科室的歸檔文件、資料進(jìn)行核查,項(xiàng)目分管人對該項(xiàng)目歸檔的文件、資料進(jìn)行總審查,確保歸檔文件、資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。檔案人員在接收歸檔資料后,必須及時(shí)檢查核實(shí),對不符合歸檔要求的文件資料,迅速退回返工,以保證歸檔資料的質(zhì)量。

3.3規(guī)范整理流程

檔案整理涵蓋了檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理,一方面要對檔案文件內(nèi)容的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別,對檔案內(nèi)容的客觀性進(jìn)行考證;另一方面還要將零散的和需要進(jìn)一步條理化的文件或檔案進(jìn)行基本的分類、組合、排列、編目。在工作實(shí)踐中歸納總結(jié)并采用如下工作流程:收集→分類→案卷組合→卷內(nèi)文件排列→案卷編目→案卷排列→編制案卷目錄。

(1)收集。每年12月由公司檔案室通知各科室做好前階段文件材料的收集工作,檔案室做好接收文件材料的登記匯總工作,對各科室移交文件材料的種類、數(shù)量、時(shí)間、存在問題進(jìn)行登記;檔案室依據(jù)歸檔范圍,檢查各科室移交的文件材料是否齊全,并辦理交接手續(xù)。

(2)分類。根據(jù)公司檔案整編規(guī)則擬定分類方案,將一個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目根據(jù)實(shí)際情況劃分大類和小類。

(3)案卷組合。將分類后的資料裝入卷盒。裝盒前一般應(yīng)去掉文件上原有的易生銹的金屬物;將文件的訂口對齊,并在文件的左上角或左側(cè)用不銹鋼釘或線裝訂。裝訂方法應(yīng)盡量不破壞檔案原貌,以有利于保管利用。

(4)卷內(nèi)文件排列。按重要程度、時(shí)間或類別等對卷內(nèi)文件進(jìn)行有序排列。

(5)案卷編目。編件、頁號,填寫卷內(nèi)文件目錄、備考表,錄入專用的檔案管理系統(tǒng),形成卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)庫。

(6)案卷排列。按每個(gè)設(shè)計(jì)項(xiàng)目的保管期限、案卷流水號從小到大排列。

(7)編制案卷目錄,制作檢索工具。錄入專用的檔案管理系統(tǒng),形成案卷目錄數(shù)據(jù)庫。打印目錄,裝訂成冊,形成檢索工具。

3.4明確檔案的方向

水利工程項(xiàng)目檔案的收集、編目、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)全過程,如果能夠融入計(jì)算機(jī)技術(shù),必將大大加快檔案信息的存儲、處理能力,迅速實(shí)現(xiàn)水利設(shè)計(jì)工程項(xiàng)目檔案管理的自動化,有效地提高檔案人員的工作效率和服務(wù)質(zhì)量,這是今后檔案工作的方向。要充分認(rèn)識到工程設(shè)計(jì)是動態(tài)的,設(shè)計(jì)形成的圖紙文件是設(shè)計(jì)人員用科學(xué)技術(shù)構(gòu)思出來的精神產(chǎn)品,其僅僅是對擬建工程的技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)方面的規(guī)劃,而不是實(shí)體在圖紙上的反映,存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象,如設(shè)計(jì)變更、設(shè)計(jì)文件補(bǔ)充、設(shè)計(jì)文件修改等,都是客觀現(xiàn)象。對于頻繁的設(shè)計(jì)變更,如果將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入后,檔案工作必將進(jìn)入一個(gè)全新境界。比如:太倉市十八港南樞紐工程在2015年2月5日順利通過通水驗(yàn)收,期間形成的設(shè)計(jì)圖紙就有480張,檔案有25卷,有的修改、補(bǔ)充,甚至作廢、推倒重來,在應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行工程設(shè)計(jì)檔案管理后,檔案人員可以及時(shí)了解設(shè)計(jì)變更情況,避免了對外提供已經(jīng)作廢的或已經(jīng)修改過的錯(cuò)誤圖紙,為工程設(shè)計(jì)發(fā)揮出了重要作用,較好地解決了設(shè)計(jì)變更資料與工程設(shè)計(jì)技術(shù)文件資料的配套整理,使工程設(shè)計(jì)檔案做到了準(zhǔn)確、完整。

4結(jié)語

水安全保障、水資源保證、水生態(tài)環(huán)境保護(hù)三大體系建設(shè)是今后工作的主要內(nèi)容,利用先進(jìn)的信息技術(shù)基本構(gòu)建成智慧水利框架,也是檔案工作人員努力的方向,只有認(rèn)真做好水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的管理工作,不斷改進(jìn)和創(chuàng)新管理方法和提高服務(wù)質(zhì)量,才能更好地發(fā)揮水利工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案的作用。

作者:王平 單位:江蘇省太湖水利規(guī)劃設(shè)計(jì)研究院有限公司