水利檔案管理信息化建設(shè)研究

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摘要：檔案管理工作是水利部門管理運(yùn)行的重要環(huán)節(jié)，通過對(duì)水利資料數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，可為水利工作開展提供可靠的參考和依據(jù)，有效提升水利部門管理水平，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。信息技術(shù)在水利檔案管理中的科學(xué)運(yùn)用對(duì)提升檔案管理質(zhì)量起到關(guān)鍵作用，本文結(jié)合水利檔案管理實(shí)際，對(duì)信息技術(shù)的重要作用進(jìn)行詳細(xì)闡述，對(duì)當(dāng)前管理工作中存在的問題進(jìn)行深入分析，探討科學(xué)的信息化建設(shè)策略，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)，推動(dòng)檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提升。

關(guān)鍵詞：水利；檔案；管理；信息化

1引言

水利事業(yè)作為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是推動(dòng)中國特色社會(huì)主義建設(shè)的重要?jiǎng)恿?，為社?huì)生產(chǎn)生活提供基礎(chǔ)保障。而隨著水利事業(yè)的快速發(fā)展，檔案工作作為水利管理部門的重要工作內(nèi)容，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)發(fā)展需求，推動(dòng)管理模式的科學(xué)轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為檔案工作的重要任務(wù)，但是在實(shí)際的信息技術(shù)運(yùn)用中存在著一些問題，制約著管理效果的提升，需要管理部門充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建完善的信號(hào)管理體系，對(duì)檔案工作進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，推動(dòng)管理水平的提升。

2水利檔案管理信息化建設(shè)的重要性

水利檔案是對(duì)水文資料和水利建設(shè)管理中產(chǎn)生額數(shù)據(jù)資料進(jìn)行全面收集，并進(jìn)行科學(xué)的管理和利用，為水利事業(yè)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。水利檔案信息化建設(shè)，能夠沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理。信息技術(shù)的運(yùn)用能夠有效提升檔案管理效率，可一次投入，多次產(chǎn)出，遠(yuǎn)程服務(wù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理流程的高效整合，并利用網(wǎng)絡(luò)途徑實(shí)現(xiàn)管理決策和資料信息的高效傳遞，實(shí)現(xiàn)檔案資源的高效共享。同時(shí)利用技術(shù)手段對(duì)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行科學(xué)分析，保證資料的真實(shí)有效，為水利工作開展提供科學(xué)依據(jù)。專業(yè)信息設(shè)備和技術(shù)的運(yùn)用能夠?qū)崿F(xiàn)傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)模式的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，有效提升檔案存儲(chǔ)的安全性，提升檔案利用效率。［1］

3水利檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

3.1缺乏有效的重視和投入

檔案工作的高效開展對(duì)提升水利管理工作水平起到關(guān)鍵作用，但是當(dāng)前管理部門對(duì)檔案工作的重視程度相對(duì)不足，對(duì)信息技術(shù)的重要作用缺乏正確的認(rèn)識(shí)，相關(guān)的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)相對(duì)不足，無法形成較好的管理效果。缺乏有效的資金投入，使得相應(yīng)的專業(yè)信息設(shè)備得不到有效的配置，不利于管理效率的提升。同時(shí)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)相對(duì)滯后，無法為管理工作提供高效的信息傳輸通道，網(wǎng)絡(luò)安全得不到保障，影響檔案安全。［2］

3.2管理制度不夠完善

信息技術(shù)在檔案工作中的高效運(yùn)用，使得傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)無法適應(yīng)實(shí)際的管理工作需求，管理部門缺乏主動(dòng)意識(shí)，無法結(jié)合管理工作實(shí)際，對(duì)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整，不能對(duì)管理流程形成有效的規(guī)范，使得各個(gè)管理環(huán)節(jié)缺乏有效的協(xié)調(diào)，容易影響檔案有效性。缺乏完善的監(jiān)管機(jī)制，對(duì)管理過程不能形成全面的監(jiān)督，對(duì)管理問題和漏洞不能做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和解決，對(duì)資料數(shù)據(jù)缺乏有效的審核，無法保障資料信息的真實(shí)性。［3］

3.3管理人員的素質(zhì)能力存在不足

信息技術(shù)具有較強(qiáng)的專業(yè)性，需要管理人員具備相應(yīng)的信息知識(shí)能力，檔案管理人員自身學(xué)歷、專業(yè)、知識(shí)面等條件達(dá)不到要求，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，尤其缺乏能適應(yīng)檔案資源整合需要的人才，而且當(dāng)前檔案部門組織結(jié)構(gòu)不夠科學(xué)，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和信息能力水平相對(duì)薄弱，面對(duì)水利行業(yè)信息需求顯得力不從心，無法保證較好的管理效果。同時(shí)缺乏完善的培訓(xùn)機(jī)制，管理人員缺乏主動(dòng)提升意識(shí)，不能根據(jù)實(shí)際工作需求進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)提升。

3.4檔案資源整合技術(shù)落后

檔案信息資源整合不僅包括檔案實(shí)體的整合，還包括數(shù)字檔案信息（即檔案信息資源存在場所的信息與數(shù)字化信息）的整合，傳統(tǒng)的檔案硬件設(shè)施不齊全無法完成整合的任務(wù)。除檔案人員技術(shù)掌握能力外，檔案部門軟硬件設(shè)施存在明顯差距，沒有充分利用現(xiàn)有技術(shù)條件來開展整合工作，有的單位連基本的編目都不完整，沒有建立檔案目錄中心，直接影響檔案信息資源的整合。

3.5檔案收集工作不完善

水利檔案傳統(tǒng)的收集存在諸多弊端：個(gè)別部門或單位移交拖延，部分文件收集不全；有的科研成果等重要檔案材料掌握在少數(shù)人手里，甚至在人員流動(dòng)中有文件丟失的現(xiàn)象；有的受歷史傳統(tǒng)影響，館（室）藏檔案資料比較單一。同時(shí)由于收集、服務(wù)利用面狹窄等原因，檔案信息資源得不到充分的發(fā)掘，無法發(fā)揮真正效益。

4完善水利檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

4.1加強(qiáng)重視支持力度

水利檔案管理水平的提升對(duì)推動(dòng)水利事業(yè)發(fā)展起到關(guān)鍵作用，管理部門要對(duì)信息化管理模式的構(gòu)建形成正確的認(rèn)識(shí)，充分結(jié)合水利工作實(shí)際，對(duì)管理工作進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，為信息化建設(shè)提供有效的條件。要加強(qiáng)資金投入，推進(jìn)信息基礎(chǔ)設(shè)施的高效建設(shè)，利用專業(yè)信息設(shè)備，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理流程的科學(xué)優(yōu)化，有效提升管理效率，并推動(dòng)檔案存儲(chǔ)形式的數(shù)字化轉(zhuǎn)變，有效降低管理成本。要優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提升網(wǎng)絡(luò)傳輸效率，構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，合理利用防火墻、VPN等先進(jìn)技術(shù)，有效抵御外界威脅的入侵，保障檔案信息安全。

4.2完善管理制度

完善的管理機(jī)制是保證檔案工作高效開展的重要基礎(chǔ)，信息技術(shù)的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)了檔案管理流程的高效整合，需要管理部門對(duì)相關(guān)的管理制度進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理工作的科學(xué)規(guī)范。要完善監(jiān)管機(jī)制，利用技術(shù)手段對(duì)檔案管理操作進(jìn)行全面記錄和科學(xué)分析，準(zhǔn)確定位管理問題，對(duì)相關(guān)的規(guī)章制度進(jìn)行針對(duì)性的調(diào)整，提升管理工作的科學(xué)性。要建設(shè)長效管理機(jī)制，結(jié)合管理工作情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)化調(diào)整，有效適應(yīng)實(shí)際管理需求。

4.3構(gòu)建完善的信息化管理平臺(tái)

管理部門要充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建完善的信息化管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)管理流程的科學(xué)優(yōu)化，并通過網(wǎng)絡(luò)渠道實(shí)現(xiàn)各個(gè)管理環(huán)節(jié)的高效互聯(lián)，有效提升管理水平。要結(jié)合水利檔案特點(diǎn)，對(duì)系統(tǒng)功能進(jìn)行科學(xué)優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)對(duì)大量數(shù)據(jù)資料的高效管理，為檔案利用環(huán)節(jié)提供基礎(chǔ)保障。要利用系統(tǒng)管理優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)管理制度的高效落實(shí)，在系統(tǒng)功能開發(fā)中對(duì)相關(guān)的資料收集、整理、排序、存儲(chǔ)和利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行科學(xué)規(guī)范，構(gòu)建規(guī)范化的管理體系，有效提升管理質(zhì)量。

4.4加大基礎(chǔ)檔案收集、整理力度

管理部門要調(diào)動(dòng)各方面的積極性，加強(qiáng)全員檔案意識(shí)，使水利檔案的收集工作貫穿于水利工程建設(shè)和水利事業(yè)管理的各個(gè)階段和環(huán)節(jié)。從水利工程建設(shè)和管理前期就進(jìn)行文件材料的收集和整理工作：在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí)，對(duì)水利檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí)，同時(shí)檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和水利工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí)，同時(shí)審查、驗(yàn)收水利檔案的內(nèi)容與質(zhì)量。參與水利工程建設(shè)的各個(gè)單位，應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任，切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員工作變動(dòng)時(shí)，應(yīng)先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料，確保文件材料不丟失，并及時(shí)向有關(guān)部門移交，使水利檔案基礎(chǔ)資料的收集完整和整理規(guī)范。同時(shí)，應(yīng)按照信息化建設(shè)的有關(guān)要求，利用新技術(shù)開展數(shù)字化工作，建立水利檔案數(shù)據(jù)庫，開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平。

4.5優(yōu)化檔案利用環(huán)節(jié)

水利檔案的高效利用對(duì)推動(dòng)水利事業(yè)發(fā)展起到重要作用，信息技術(shù)的運(yùn)用能夠有效提升檔案利用效率和服務(wù)水平，為水利建設(shè)和管理工作提供有效支持。管理部門要依托信息系統(tǒng)，利用先進(jìn)信息技術(shù)，對(duì)資料數(shù)據(jù)進(jìn)行深入分析和科學(xué)整理，建設(shè)完善的資料數(shù)據(jù)庫，能夠結(jié)合實(shí)際使用需求，實(shí)現(xiàn)資料的準(zhǔn)確定位。要優(yōu)化檢索機(jī)制，對(duì)使用需求進(jìn)行深入分析，為其提供個(gè)性化的關(guān)鍵詞檢索，提升檔案利用體驗(yàn)。要合理利用網(wǎng)絡(luò)渠道，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行開放，設(shè)置相應(yīng)的檢索權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的遠(yuǎn)程調(diào)用，推動(dòng)檔案服務(wù)水平的提升。

4.6強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)

信息技術(shù)的運(yùn)用對(duì)管理人員的素質(zhì)能力的要求不斷提升，特別是隨著水利事業(yè)快速發(fā)展，大量的數(shù)據(jù)資料隨之出現(xiàn)，需要管理人員能夠合理利用技術(shù)手段，對(duì)資料信息進(jìn)行科學(xué)管理，保證檔案的全面性。管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)的重視，積極引進(jìn)檔案專業(yè)人才和信息技術(shù)人才，充實(shí)管理隊(duì)伍。要完善培訓(xùn)機(jī)制，結(jié)合信息化管理模式需求，對(duì)培訓(xùn)工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，將信息知識(shí)技能作用重要的培訓(xùn)內(nèi)容，推動(dòng)管理人員信息素養(yǎng)的提升。要完善考評(píng)機(jī)制，對(duì)管理人員的素質(zhì)能力和工作水平進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)價(jià)，結(jié)合具體的崗位職能制定相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，并將考核結(jié)果與激勵(lì)政策進(jìn)行有效結(jié)合，對(duì)管理人員形成有效的督促作用，激發(fā)其工作積極性和責(zé)任心，營造積極的檔案工作環(huán)境。

結(jié)語

水利檔案管理模式的信息化轉(zhuǎn)型對(duì)提升檔案管理水平起到關(guān)鍵作用，檔案部門要充分結(jié)合水利事業(yè)發(fā)展形勢(shì)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思路，加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的重視，創(chuàng)新管理模式，推動(dòng)檔案管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提升。

參考文獻(xiàn)：

［1］張揚(yáng).水利檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)存問題及對(duì)策研究［J］.數(shù)字化用戶，2019，25（12）：53—53.

［2］劉芳.水利檔案管理中信息化建設(shè)的問題及措施探討［J］.卷宗，2018（21）：106—106.

［3］劉少鳳.加強(qiáng)水利檔案管理的信息化建設(shè)［J］.中國民商，2018，64（4）：117，119.

作者：張?jiān)?單位：山東黃河河務(wù)局東平湖管理局