CAD文件管理中問題與對(duì)策淺析
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摘要：以存儲(chǔ)數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)現(xiàn)代化為主的檔案信息化管理是檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)，檔案工作重點(diǎn)也從以實(shí)體檔案為主逐步向以電子文件為主的數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變。文章旨在探究在電子信息技術(shù)的不斷成熟，cad技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，如何科學(xué)有序地管理數(shù)量巨大且增長(zhǎng)迅速的CAD文件。研究發(fā)現(xiàn)在現(xiàn)在的管理實(shí)踐活動(dòng)中，還存在的問題即件載體分散，格式不統(tǒng)一，難以進(jìn)行統(tǒng)一管理和數(shù)據(jù)共享。并且初步探究解決以上問題的對(duì)策，以期能對(duì)CAD文件管理以及電子文件管理實(shí)踐活動(dòng)提供方法和有益借鑒。
關(guān)鍵詞：檔案管理；文件管理；CAD文件
CAD就是計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（ComputerAidedDe－sign），是運(yùn)用計(jì)算機(jī)及其圖形設(shè)備協(xié)助設(shè)計(jì)人員進(jìn)行設(shè)計(jì)工作的繪圖系統(tǒng)，CAD技術(shù)是一項(xiàng)綜合性、迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用的高新技術(shù)。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《CAD文件管理總則（GB/T17825.1—1999）》中規(guī)定了CAD文件是在CAD過(guò)程中產(chǎn)生的文件，是指實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品或項(xiàng)目所必須的全部設(shè)計(jì)文件和CAD圖等。CAD文件管理是指在CAD過(guò)程中，對(duì)所形成的CAD文件進(jìn)行科學(xué)、有序地管理。本文主要論述CAD文件管理研究的現(xiàn)狀，對(duì)已有的相關(guān)研究進(jìn)行了資料收集和數(shù)據(jù)分析。研究顯示，近年來(lái)，相關(guān)主題的研究規(guī)模較小，無(wú)法形成熱點(diǎn)，但是研究的范圍比較狹小，致力于解決問題，理論研究較少。基于CAD文件管理這一課題的研究?jī)?nèi)容的變化趨勢(shì)是受CAD圖文檔系統(tǒng)的應(yīng)用所影響的。在CAD圖文檔系統(tǒng)剛起步和小范圍推廣時(shí)，學(xué)者們研究使用和管理方法；大范圍廣泛應(yīng)用時(shí)，學(xué)者們解讀政策；全社會(huì)普遍應(yīng)用時(shí)，學(xué)者們致力于解決問題?？梢钥闯鲞@一課題是以指導(dǎo)實(shí)踐為目的的，非常重視實(shí)用性。本文對(duì)學(xué)術(shù)研究中的問題與對(duì)策進(jìn)行探討，以期指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)檔案工作。
1CAD文件管理的現(xiàn)狀
1.1制度現(xiàn)狀
現(xiàn)行的CAD文件管理標(biāo)準(zhǔn)有《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理（GB/T17678.1—1999）》《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求第二部分：光盤信息組織結(jié)構(gòu)（GB/T17678.2—1999）》《CAD文件管理存儲(chǔ)與維護(hù)（GB/T17825.10—1999）》《CAD文件管理總則（GB/T17825.1—1999）》《CAD文件管理基本格式（GB/T17825.2—1999）》《CAD文件管理編號(hào)原則（GB/T17825.3—1999）》《CAD文件管理編制規(guī)則（GB/T17825.4—1999）》《CAD文件管理基本程序（GB/T17825.5—1999）》《CAD文件管理更改規(guī)則（GB/T17825.6—1999）》《CAD文件管理簽署規(guī)則（GB/T17825.7—1999）》《CAD文件管理標(biāo)準(zhǔn)化審查（GB/T17825.8—1999）》《CAD文件管理完整性（GB/T17825.9—1999）》和《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)歸檔一致性測(cè)試（GB/T17679—1999）》等，從CAD文件管理的各個(gè)方面進(jìn)行了規(guī)范，其中有部分是采用了國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，在世界范圍內(nèi)形成了CAD文件管理標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，但全部為推薦標(biāo)準(zhǔn)，并不要求必須按標(biāo)準(zhǔn)管理CAD文件執(zhí)行，所以也存在大量管理不規(guī)范的情況。另外，大部分標(biāo)準(zhǔn)為1999年修訂，年限較為久遠(yuǎn)，尤其是近幾年的電子文件管理方面發(fā)展迅速，過(guò)于陳舊的標(biāo)準(zhǔn)在某些實(shí)踐中已不再適用。
1.2管理現(xiàn)狀
早在CAD制圖軟件廣泛運(yùn)用之初，學(xué)界就以一定的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)為基礎(chǔ)，做了相關(guān)研究，研究思路基本傾向于———現(xiàn)階段，在各方面條件尚未成熟的情況下，建議CAD文件與紙質(zhì)檔案一起進(jìn)館保存，采用“雙套制”管理模式，兩種介質(zhì)檔案并行管理，待到時(shí)機(jī)成熟時(shí)，CAD文件逐步取代紙質(zhì)圖紙，實(shí)現(xiàn)城建檔案全數(shù)字化管理。1.2.1CAD文件的種類繁多。CAD文件的種類有很多，電子文件有磁盤、磁帶和光盤；紙質(zhì)文件有底圖、藍(lán)圖和硫酸紙；按信息的表現(xiàn)形式又有圖樣、簡(jiǎn)圖、文字和表格，種類繁多，載體分散，版本各有不同。另外，CAD文件的格式種類很多，常見的類型就有*.pcb、*.cad、*.brd等20種，格式多，不統(tǒng)一。CAD文件的種類繁多，查看不便，管理困難，難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理和數(shù)據(jù)共享。1.2.2管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。對(duì)于發(fā)展初期形成的CAD文件，當(dāng)時(shí)沒有一套完整的管理規(guī)范，往往都是按各自的使用習(xí)慣進(jìn)行管理；在CAD文件管理系列規(guī)范發(fā)布之后仍然存在不按照標(biāo)準(zhǔn)管理的情況，導(dǎo)致各處CAD文件管理不統(tǒng)一，對(duì)于集中統(tǒng)一管理造成了很大障礙。
1.3CAD系統(tǒng)使用現(xiàn)狀
1.3.1CAD系統(tǒng)使用廣泛。CAD系統(tǒng)在我國(guó)的使用相對(duì)于西方國(guó)家稍晚，從誕生至今只有30多年的歷史，但是隨著近些年CAD系統(tǒng)不斷地開發(fā)完善，CAD系統(tǒng)逐漸普及，應(yīng)用越來(lái)越廣泛。1.3.2現(xiàn)有CAD系統(tǒng)的功能使用不便?，F(xiàn)有的CAD系統(tǒng)基本能滿足大部分用戶的使用需求，但在使用的過(guò)程中，還存在許多不便之處。比如菜單工具欄中的功能排列，常用的工具往往不在最方便使用的位置，而那些不常用的工具常常觸手可及；對(duì)于經(jīng)常使用的命令組合，需要多次進(jìn)行重復(fù)選擇操作，降低了制圖的效率；缺少標(biāo)準(zhǔn)圖庫(kù)和專業(yè)圖庫(kù)，在繪制標(biāo)準(zhǔn)件時(shí)每次都需要使用者查找繪制標(biāo)準(zhǔn)制圖，無(wú)法直接調(diào)取等。
2CAD文件管理中存在的問題
2.1CAD文件的真實(shí)性無(wú)法得到保障
2.1.1CAD文件具有可編輯性，易被修改。檔案的最本質(zhì)特征就是其原始記錄性，CAD文件也需要保障其原始記錄性。但是眾所周知，CAD電子文件作為一種矢量文件，可編輯性是它的特性，可被修改，容易改變。無(wú)法確保歸檔的CAD文件的原始性和真實(shí)性，也無(wú)法保證電子檔案的信息安全性。雖然現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了雙密鑰碼、數(shù)字水印、電子簽名等各種防寫措施和技術(shù)手段，但要想在CAD文件管理系統(tǒng)中達(dá)到全面使用，還尚需時(shí)日。2.1.2CAD文件具有可塑性，多次修改的痕跡無(wú)法體現(xiàn)。CAD文件具有可塑性，一般單位最終使用CAD文件都是使用打印后的圖紙，設(shè)計(jì)者如果發(fā)現(xiàn)打印后圖紙只是存在一些簡(jiǎn)單錯(cuò)誤的情況下，通常不會(huì)將圖紙重新打印，而是直接在打印后的圖紙上進(jìn)行更改，就有可能只更改了圖紙而沒有更改CAD電子文件的情況，于是存在保存的CAD文件不是最終版本，兩種文件不相符的問題。即使同步做了更改，在CAD文件與打印后的圖紙相一致的情況下，也無(wú)法查看在中間哪些部分做過(guò)更改，沒有更改痕跡，只有最終結(jié)果，看不到其中的變化過(guò)程。2.1.3移交時(shí)檔案的真實(shí)性檔案部門在接收歸檔的CAD文件時(shí)，只能對(duì)文件標(biāo)識(shí)和數(shù)量進(jìn)行簡(jiǎn)單的核對(duì)，因?yàn)樯婕傲私?、結(jié)、水、電、設(shè)和預(yù)概算等若干專業(yè)問題而無(wú)法檢查文件的內(nèi)容是否真實(shí)有效。CAD文件的質(zhì)量也參差不齊，沒有指定的人員進(jìn)行檢查，并且用審核、校對(duì)前的未定稿歸檔的情況也偶有發(fā)生。
2.2CAD文件的安全性無(wú)法得到保障
2.2.1CAD文件可編輯性產(chǎn)生的信息安全問題。CAD文件作為電子文件的一種，有很明顯的電子文件特征。CAD軟件可以對(duì)CAD文件進(jìn)行修改、復(fù)制、刪除等操作，傳播方便，容易導(dǎo)致信息泄露，并且CAD文件的版本唯一性和權(quán)威性也無(wú)法得到保障。尤其CAD文件中包含詳細(xì)的設(shè)計(jì)信息，大多屬于企業(yè)或機(jī)構(gòu)機(jī)密，技術(shù)資料泄密可能會(huì)造成巨大的經(jīng)濟(jì)損失。2.2.2檔案人員的計(jì)算機(jī)水平較低。檔案工作人員中大多數(shù)都不是計(jì)算機(jī)專業(yè)的，計(jì)算機(jī)水平普通，沒有能夠抵抗不法分子入侵的能力，市面上現(xiàn)有的殺毒軟件也只能檢查常見的木馬病毒，對(duì)于有意的非法入侵依然沒有抵擋能力，存檔的CAD文件很容易被竊取、修改或鎖定。
2.3檢索不便
對(duì)于已經(jīng)歸檔的CAD文件，利用者只能根據(jù)文件題名和地塊等信息進(jìn)行檢索，能直接獲取到都是大范圍上的信息，而無(wú)法直接獲取到其細(xì)節(jié)上的結(jié)構(gòu)信息等，不能直接找到自己需要的CAD文件，也無(wú)法直接發(fā)現(xiàn)哪些CAD有值得借鑒之處。
2.4網(wǎng)絡(luò)協(xié)同設(shè)計(jì)困難
在CAD系統(tǒng)的使用中，可能會(huì)出現(xiàn)需要協(xié)同設(shè)計(jì)的情況，也有可能需要使用跨單位、跨部門的數(shù)據(jù)信息，這些數(shù)據(jù)由于各單位的標(biāo)準(zhǔn)和使用習(xí)慣不一致，所以導(dǎo)致已有的一部分?jǐn)?shù)據(jù)信息不能有效地加以利用，造成了信息資源的浪費(fèi)。
3產(chǎn)生問題的原因
3.1制度不夠完善
我國(guó)相較于其他國(guó)家來(lái)說(shuō)，CAD使用的起步較晚，發(fā)展完善的時(shí)間較短，還沒有建立起全面完善的制度和標(biāo)準(zhǔn)。已有的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)版本老舊，并且不要求強(qiáng)制執(zhí)行，所以CAD文件的管理仍然五花八門，不能統(tǒng)一。
3.2人員的檔案意識(shí)不強(qiáng)
無(wú)論是檔案的形成者和利用者，基本上都不是檔案工作者，只關(guān)心自己使用方便而不考慮檔案的歸檔和管理，格式不規(guī)范、修改時(shí)只做紙質(zhì)打印版的標(biāo)注甚至不移交歸檔的情況屢見不鮮。沒有形成強(qiáng)烈的檔案意識(shí)，沒有從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度考慮CAD文件的利用，才最終導(dǎo)致出現(xiàn)檔案丟失、版本不統(tǒng)一、不是最終版本等許多問題。
3.3信息化水平較低
沒有真正形成一套可以管理CAD文件的信息系統(tǒng)，沒有形成一套鑒定電子文件真實(shí)性的方法，我國(guó)計(jì)算機(jī)行業(yè)起步相對(duì)較晚，計(jì)算機(jī)應(yīng)用方面還存在許多問題，導(dǎo)致CAD文件的安全性和真實(shí)性無(wú)法得到保障。
4解決問題的對(duì)策
4.1保障CAD文件的真實(shí)性
提高CAD文件形成者的檔案意識(shí)，真正做到每次修改都在CAD版本中完成，并且做到及時(shí)歸檔。還應(yīng)設(shè)立專員檢查歸檔的CAD文件，佐以密鑰碼和電子簽章共同使用，保障CAD文件內(nèi)容真實(shí)有效。
4.2保障CAD文件的安全性
建立健全保護(hù)信息安全的法律法規(guī)，機(jī)構(gòu)和企業(yè)內(nèi)部也要與員工簽訂保密協(xié)議，加強(qiáng)管理，保障信息安全，防止CAD文件的外泄，用制度和法律進(jìn)行約束。也可以培訓(xùn)檔案工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，提高自身的信息化能力，無(wú)論是對(duì)于維護(hù)CAD文件信息安全還是日常檔案管理都大有脾益。
4.3解決檢索和網(wǎng)絡(luò)協(xié)同設(shè)計(jì)問題
4.3.1建設(shè)并完善CAD管理系統(tǒng)。最直接的方法就是擴(kuò)大現(xiàn)有CAD系統(tǒng)的應(yīng)用范圍，在整個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部建設(shè)局域網(wǎng)絡(luò)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)內(nèi)部上傳或下載CAD文件作出統(tǒng)一格式的規(guī)范，同時(shí)部署相應(yīng)的CAD軟件，相關(guān)人員就能直接檢索和利用設(shè)計(jì)和技術(shù)部門提供的產(chǎn)品CAD文件。但這種方法也存在很高的信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。4.3.2將CAD文件轉(zhuǎn)換格式?？梢詫AD文件進(jìn)行文件轉(zhuǎn)換后共享，可選擇將CAD文件轉(zhuǎn)換為“位圖文件格式（*.bmp）”或“32位增強(qiáng)型圖元文件（*.wmf）”。這樣，CAD文件就轉(zhuǎn)換成了可直接利用通用的看圖軟件查看的格式。雖然還存在清晰度較差、文件較大且有尺寸限制，但仍然已經(jīng)在技術(shù)人員與外部交流中有所使用。也可將CAD文件轉(zhuǎn)換為通用的（*.pdf）格式文件，就沒有以上缺點(diǎn)。
5結(jié)束語(yǔ)
CAD文件管理中還存在許多問題需要被優(yōu)化和解決，這也說(shuō)明了CAD文件的廣泛應(yīng)用以及CAD文件管理的規(guī)范程度需不斷加深。本文主要探討了CAD文件管理中存在的問題，包括真實(shí)性、安全性、檢索以及協(xié)同設(shè)計(jì)四個(gè)方面，探討了這些問題出現(xiàn)的原因，也尋求了解決問題的辦法。本文對(duì)CAD文件管理研究的現(xiàn)狀作了討論，發(fā)現(xiàn)其中一大部分時(shí)間較早，年代久遠(yuǎn)，研究中的問題也隨著我國(guó)信息化發(fā)展水平的不斷加深而迎刃而解。比如說(shuō)CAD文件的“雙套制”保存問題，2018年中國(guó)人民大學(xué)電子文件管理研究中心在北京主辦了第九屆中國(guó)電子文件管理論壇，圍繞電子文件單軌制轉(zhuǎn)型進(jìn)行了討論。國(guó)務(wù)院學(xué)科評(píng)議組圖書情報(bào)與檔案管理學(xué)科召集人馮惠玲教授梳理了單軌制政策在實(shí)踐上的成果和學(xué)術(shù)研究的現(xiàn)狀，認(rèn)為推行單軌制是實(shí)現(xiàn)電子文件管理目標(biāo)、助力信息化效能和降低成本的保障，從紙質(zhì)管理平臺(tái)轉(zhuǎn)移到數(shù)字平臺(tái)需要法律、政策和管理三大支點(diǎn)。目前我國(guó)亟需制定宏觀政策與戰(zhàn)略框架，全面部署電子文件管理與長(zhǎng)期保存系統(tǒng)，培育理論、技術(shù)、方法和專業(yè)人才，最重要的是觀念轉(zhuǎn)換。單軌制的電子文件在學(xué)界得到了越來(lái)越廣泛的認(rèn)同。筆者認(rèn)為隨著CAD圖文檔系統(tǒng)在企業(yè)的普及，會(huì)需要更多具備檔案學(xué)和計(jì)算機(jī)學(xué)雙重知識(shí)的人才，對(duì)于CAD文件管理這類具有綜合性又屬于檔案工作需要解決的問題，更需要檔案工作者和檔案學(xué)者肩負(fù)起更多的責(zé)任，多多關(guān)注檔案管理實(shí)踐中亟待解決的問題。
作者:方擎 單位:黑龍江省哈爾濱市平房區(qū)退役軍人事務(wù)局