煤礦物流管理供應(yīng)模式創(chuàng)建

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1供應(yīng)管理模式建設(shè)的總體原則

煤礦企業(yè)供應(yīng)體系的建設(shè)要以“統(tǒng)一管理、分權(quán)制衡、節(jié)點(diǎn)控制，閉合運(yùn)行”為原則，進(jìn)一步明確煤礦內(nèi)各系統(tǒng)業(yè)務(wù)范圍和工作職責(zé)，理順操作流程，提高工作效率，保障業(yè)務(wù)工作規(guī)范、有序、高效開展，實(shí)現(xiàn)整體采購效益的最大化。

2現(xiàn)代物流管理模式

現(xiàn)代化的供應(yīng)管理應(yīng)實(shí)行“三分離”和“二集中、五統(tǒng)一”的現(xiàn)代物流管理模式:①按監(jiān)督權(quán)、管控權(quán)、操作權(quán)“三分離”原則，設(shè)立管控體系并搭建管理機(jī)構(gòu)，形成監(jiān)督部門全方位監(jiān)督、招標(biāo)管理部門集中管控、供應(yīng)部門具體操作的工作格局。②推行“二集中、五統(tǒng)一”的采購管理模式。“二集中”即市場(chǎng)信息集中管理，采購資金集中管理;“五統(tǒng)一”即統(tǒng)一內(nèi)控運(yùn)作機(jī)制，統(tǒng)一采購計(jì)劃管理，統(tǒng)一儲(chǔ)備物資調(diào)度，統(tǒng)一對(duì)外規(guī)模采購，統(tǒng)一內(nèi)部市場(chǎng)協(xié)調(diào)。

3構(gòu)建供應(yīng)管理體系

推行現(xiàn)代物流管理模式，應(yīng)首先建立健全物資供應(yīng)管理體系職能部門及管理、監(jiān)督機(jī)構(gòu)，明確職責(zé)劃分，使其互相協(xié)作，互相制約。

3.1物資供應(yīng)部門

物資供應(yīng)部門是物資采購計(jì)劃的管理部門，是物資(設(shè)備、材料和配件等)的采購主體，具體職責(zé):①制訂物資供應(yīng)管理制度，建立與完善采購運(yùn)作機(jī)制和流程;②負(fù)責(zé)所有物資需求計(jì)劃的編制和申報(bào)工作;③負(fù)責(zé)對(duì)擬入圍供應(yīng)商的考察及推薦，建立和管理供應(yīng)商信息庫，負(fù)責(zé)建立不良供應(yīng)商信息檔案;④負(fù)責(zé)物資采購貨幣資金支出預(yù)算的編制與上報(bào);⑤負(fù)責(zé)材料、配件類技術(shù)協(xié)議的簽訂;⑥負(fù)責(zé)組織自購物資及統(tǒng)購物資的采購;⑦負(fù)責(zé)處理物資采購合同執(zhí)行過程中的相關(guān)事宜;⑧負(fù)責(zé)公司所屬各單位之間庫存物資的調(diào)劑工作;⑨負(fù)責(zé)按照合同規(guī)定對(duì)各供應(yīng)商進(jìn)行業(yè)務(wù)結(jié)算。

3.2招標(biāo)管理部門

物資招標(biāo)管理部門是物資采購招議標(biāo)組織和合同簽訂的管理機(jī)構(gòu)，具體職責(zé):①負(fù)責(zé)編制物資采購招議標(biāo)相關(guān)制度、規(guī)定;②組織物資采購招議標(biāo)工作，包括編制招標(biāo)文件、供應(yīng)商資質(zhì)審查等;③負(fù)責(zé)建立和管理專家評(píng)委庫;④負(fù)責(zé)招議標(biāo)申請(qǐng)及評(píng)標(biāo)結(jié)果的審核與報(bào)批;⑤按照審批后的招議標(biāo)結(jié)果對(duì)外簽訂商務(wù)合同;⑥負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中存在的問題;⑦負(fù)責(zé)監(jiān)督各單位物資供應(yīng)部門對(duì)物資采購政策、制度和流程的落實(shí);⑧負(fù)責(zé)物資采購、招議標(biāo)、合同管理等相關(guān)信息反饋、存檔、備案。

3.3紀(jì)檢監(jiān)察部門

紀(jì)檢監(jiān)察部門職責(zé):①開展物資供應(yīng)業(yè)務(wù)日常效能監(jiān)察，對(duì)業(yè)務(wù)流程執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和考核;②參與供應(yīng)商入圍資格初審、專家評(píng)委的隨機(jī)抽取、關(guān)鍵性設(shè)備的商務(wù)合同談判、合同主體變更審查、物資供應(yīng)業(yè)務(wù)和各類違規(guī)、違紀(jì)案件的調(diào)查處理;③負(fù)責(zé)物資供應(yīng)業(yè)務(wù)保密執(zhí)行情況的檢查、報(bào)價(jià)管理、合同履行糾紛的處理、各種非正常業(yè)務(wù)信息的受理;④負(fù)責(zé)招議標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)的監(jiān)督工作;⑤負(fù)責(zé)物資供應(yīng)業(yè)務(wù)責(zé)任追究處理結(jié)果的督促與落實(shí)。

3.4財(cái)務(wù)部門

財(cái)務(wù)部門職責(zé):①審核原始發(fā)票、到貨驗(yàn)收單、商務(wù)合同、送貨通知單等相關(guān)單據(jù)的合理性并辦理入賬事宜;②審核及報(bào)送月度統(tǒng)、分管物資采購資金的預(yù)算;③負(fù)責(zé)辦理招議標(biāo)“兩費(fèi)一金”收取及招標(biāo)保證金退還;④負(fù)責(zé)核對(duì)供應(yīng)商及客戶賬目并保證賬目相符;⑤按規(guī)定流程及時(shí)辦理資金支付手續(xù)。

4流程控制

4.1物資計(jì)劃管理

物資采購必須實(shí)行計(jì)劃管理。計(jì)劃按時(shí)間分為年度計(jì)劃、月度計(jì)劃、月度補(bǔ)充計(jì)劃、應(yīng)急追補(bǔ)計(jì)劃;按性質(zhì)分為需求計(jì)劃、采購計(jì)劃。編制計(jì)劃應(yīng)堅(jiān)持“先利庫、后申請(qǐng)，自下而上、上下結(jié)合”原則。

4.2供應(yīng)廠商的推薦

對(duì)招議標(biāo)項(xiàng)目必須進(jìn)行充分的前期市場(chǎng)調(diào)研、廠家考察、用戶咨詢、相關(guān)資質(zhì)審核等準(zhǔn)備工作，并按規(guī)定格式形成書面材料，作為推薦入圍供應(yīng)廠商的必要條件。擬入圍供應(yīng)廠商推薦采取“自下而上、上下結(jié)合”的方式進(jìn)行，將擬入圍供應(yīng)廠商推薦材料由使用單位主管、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字并加蓋單位公章后，隨物資采購計(jì)劃統(tǒng)一上報(bào)。

4.3采購方案的確定

物資供應(yīng)部門根據(jù)審批的采購計(jì)劃及專業(yè)技術(shù)部門論證通過的技術(shù)方案，結(jié)合各單位推薦的供應(yīng)廠商及供應(yīng)廠商信息庫，編制招議標(biāo)申請(qǐng)表，經(jīng)審批后交至招標(biāo)管理部門進(jìn)入招議標(biāo)程序。

4.4招標(biāo)文件的制訂與發(fā)放

招標(biāo)文件由招標(biāo)管理部門按照確定的統(tǒng)一格式編制。各相關(guān)專業(yè)技術(shù)部門負(fù)責(zé)技術(shù)方案的編制或?qū)徍?。招?biāo)管理部門負(fù)責(zé)向潛在投標(biāo)人發(fā)放招標(biāo)文件。招標(biāo)文件釋疑:商務(wù)部分由采購主體或招標(biāo)管理部門負(fù)責(zé);技術(shù)部分由相關(guān)技術(shù)部門負(fù)責(zé)。招標(biāo)項(xiàng)目需勘察現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，采購主體要組織投標(biāo)人勘察現(xiàn)場(chǎng)。

4.5評(píng)委管理

由招標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)建立專家評(píng)委庫，并對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一管理。成立評(píng)標(biāo)委員會(huì)，評(píng)標(biāo)委員會(huì)由7～13名單數(shù)評(píng)委組成，評(píng)委的產(chǎn)生依據(jù)標(biāo)的物的性質(zhì)，由相關(guān)單位及專業(yè)技術(shù)部門推薦或從專家評(píng)委庫中抽取，必要時(shí)可聘請(qǐng)其他單位專家或社會(huì)專家擔(dān)任技術(shù)評(píng)委。技術(shù)評(píng)委人數(shù)應(yīng)不低于評(píng)委總數(shù)的2/3，其中使用單位1～2人，必要時(shí)可追加列席人員。

4.6招標(biāo)的組織

物資的招議標(biāo)工作由招標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)組織，于每月的上旬或下旬確定2個(gè)時(shí)間段集中進(jìn)行。開標(biāo)應(yīng)按招標(biāo)文件確定的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)通知評(píng)委和監(jiān)督人員參加。評(píng)標(biāo)采取有記名票決制，評(píng)委會(huì)成員1人1票。合格中標(biāo)候選人的有效票數(shù)應(yīng)在評(píng)委會(huì)成員總數(shù)的半數(shù)以上，達(dá)不到半數(shù)的，進(jìn)行再次票決或重新組織招標(biāo)。在招標(biāo)過程中，各投標(biāo)單位的投標(biāo)結(jié)果統(tǒng)一由監(jiān)督部門獨(dú)立保管，并對(duì)其保密性負(fù)責(zé)。評(píng)委應(yīng)嚴(yán)格按照招標(biāo)文件確定的評(píng)標(biāo)辦法，根據(jù)投標(biāo)人的投標(biāo)文件及承諾，從經(jīng)濟(jì)性和技術(shù)性以及投標(biāo)方資質(zhì)、信譽(yù)、“三證一標(biāo)志”(防爆證、生產(chǎn)許可證、合格證，煤安標(biāo)志)等方面進(jìn)行綜合性評(píng)標(biāo)，公開發(fā)表意見，對(duì)自己的投票負(fù)個(gè)人責(zé)任。監(jiān)督部門對(duì)招標(biāo)過程的公平、公正性進(jìn)行監(jiān)督以及對(duì)投標(biāo)人的經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行把關(guān);并負(fù)責(zé)對(duì)投標(biāo)人的資質(zhì)、投標(biāo)文件的合法性進(jìn)行審核。評(píng)標(biāo)結(jié)束后，由監(jiān)督人員當(dāng)場(chǎng)統(tǒng)計(jì)投票結(jié)果，并由評(píng)委會(huì)主任和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督人員簽字。

4.7合同簽訂

物資采購合同簽訂前，法律部門負(fù)責(zé)審核合同條款，確保所簽合同合法、有利和有效。招標(biāo)管理部門以中標(biāo)通知書的形式通知中標(biāo)單位及采購主體，采購主體接到通知后，必須在嚴(yán)格審核相關(guān)技術(shù)、資質(zhì)材料的前提下，于5個(gè)工作日內(nèi)與中標(biāo)單位簽訂技術(shù)協(xié)議;合同的商務(wù)條款、技術(shù)協(xié)議應(yīng)與招議標(biāo)結(jié)果保持一致。

4.8合同的執(zhí)行

合同的執(zhí)行主體為物資供應(yīng)部門或采購主體，具體負(fù)責(zé):①物資的終檢(中檢);②對(duì)外付款過程中的風(fēng)險(xiǎn)控制(包括預(yù)付款與質(zhì)保金);③物資的接收、驗(yàn)收、入庫等管理工作;④及時(shí)向招標(biāo)管理部門和物資供應(yīng)部門書面匯報(bào)合同履行過程中因各種原因?qū)е碌暮贤兏?包括技術(shù)協(xié)議的變更)及其他與合同條款約定相偏離等事宜。

4.9合同的跟蹤與信息反饋

由簽約主體及有關(guān)單位負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)廠商的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)情況、技術(shù)培訓(xùn)、配件供應(yīng)等建立詳盡的檔案，并定期進(jìn)行評(píng)審(每年不少于1次)，評(píng)審情況報(bào)招標(biāo)管理部門和物資供應(yīng)部門。對(duì)使用產(chǎn)品的適應(yīng)性、可靠性進(jìn)行追蹤監(jiān)督控制并建立相關(guān)檔案。對(duì)供應(yīng)廠商的履約情況進(jìn)行跟蹤，并將合同履行中的重大事項(xiàng)(如質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、付款方式、技術(shù)服務(wù)等方面的變動(dòng))向招標(biāo)管理部門和物資供應(yīng)部門及時(shí)匯報(bào)，對(duì)信譽(yù)度差或嚴(yán)重違約的供貨廠商，要隨時(shí)書面上報(bào)。

5需重點(diǎn)關(guān)注的問題

(1)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理，實(shí)現(xiàn)雙贏。轉(zhuǎn)變內(nèi)部人員的供應(yīng)管理觀念，培植正常的合作關(guān)系文化。樹立供應(yīng)商關(guān)系管理理念，以整個(gè)公司長期效益為目的，與供應(yīng)商建立互惠互利的合作關(guān)系。只有雙方利益都有保障，才能最終保障自己的利益。

(2)努力實(shí)現(xiàn)零庫存管理。為適應(yīng)買方市場(chǎng)的形勢(shì)，需修訂儲(chǔ)備定額，優(yōu)化庫存結(jié)構(gòu)，市場(chǎng)易購物資實(shí)行零庫存管理。

(3)加強(qiáng)對(duì)物資供應(yīng)各個(gè)環(huán)節(jié)的全過程管理，建立有效的管理制度和監(jiān)督制衡機(jī)制，供管并重。

(4)做到適質(zhì)、適價(jià)、合適功能采購。消除片面強(qiáng)調(diào)多功能或低價(jià)格思想，既要防止功能過剩使物資功能閑置，又要防止追求價(jià)格越低越好造成物資功能滿足不了需要。

(5)物資供應(yīng)管理部門需主動(dòng)與設(shè)計(jì)、施工、生產(chǎn)等部門銜接，摸清需求，提高服務(wù)質(zhì)量。

(6)所有物資供應(yīng)業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)相關(guān)信息的傳遞均推行書面化，確保一切業(yè)務(wù)行為留下痕跡，一切責(zé)任可以追溯。