公共服務(wù)能力建設(shè)檔案館網(wǎng)站的作用
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【摘要】隨著信息技術(shù)的不斷普及和應(yīng)用，上網(wǎng)對于老百姓來說，已經(jīng)不是什么新鮮事。網(wǎng)上購物、看新聞、查資料已經(jīng)是老百姓生活的一部分。檔案館保管著大量的國家檔案，有著海量的信息，傳統(tǒng)的方法是人們到檔案館查找這些檔案信息，這已遠(yuǎn)不能滿足公眾對檔案信息的需求，建立檔案館自己的網(wǎng)站，是對實(shí)體檔案管理部門的有效補(bǔ)充，利用網(wǎng)站這個平臺，讓更多存放在庫房的“死檔案”變成服務(wù)于公眾的“活資源”，為公眾提供檔案信息，是檔案公共服務(wù)能力建設(shè)的一個重要途徑。
【關(guān)鍵詞】檔案網(wǎng)站；公共服務(wù)；信息技術(shù)
1引言
檔案館網(wǎng)站建設(shè)的指導(dǎo)思想就是創(chuàng)新思維，努力在檔案信息的開發(fā)利用、服務(wù)意識的確立、服務(wù)范圍的擴(kuò)大、服務(wù)方式的改進(jìn)來滿足公眾的需求。
2提高檔案館網(wǎng)站建設(shè)的認(rèn)識
現(xiàn)在上網(wǎng)搜索檔案館網(wǎng)站，就會發(fā)現(xiàn)，有許多檔案館網(wǎng)站已經(jīng)打不開了，主要原因是檔案館不續(xù)費(fèi)。運(yùn)營商停止網(wǎng)站運(yùn)行。一個小型網(wǎng)站每年的費(fèi)用不超過千元，對于基層檔案館來說，完全有能力負(fù)擔(dān)得起，但事實(shí)是，許多基層檔案館均以經(jīng)費(fèi)不足為由不續(xù)費(fèi)，還有的檔案館干脆連網(wǎng)站都不建。檔案館網(wǎng)站建設(shè)出現(xiàn)這種局面，筆者認(rèn)為，一方面是長期受傳統(tǒng)檔案提供利用模式的影響，認(rèn)為檔案館網(wǎng)站沒什么用，是虛的，是可有可無的東西，另一方面，一些檔案館缺乏這樣的人才，有的甚至對于網(wǎng)站的作用不甚了解，有些人甚至反對建設(shè)檔案館網(wǎng)站，認(rèn)為網(wǎng)上不安全，上網(wǎng)就會泄密，其實(shí)，采用高性能的符合保密要求的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和材料，這種擔(dān)心沒有必要，很好解決，你只要采用內(nèi)外網(wǎng)就可以了，外網(wǎng)用于上網(wǎng)，內(nèi)網(wǎng)用于檔案管理。按照安全性能等級設(shè)置訪問權(quán)限和密碼，對于絕密級數(shù)字化檔案，不上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺。在業(yè)界極少數(shù)人抱怨社會不重視檔案，檔案工作很難開展，缺少對外宣傳檔案工作的平臺，對于宣傳，首先想起的是報紙、雜志、電視等，宣傳需要創(chuàng)新，需要想象力，需要特色。其實(shí)檔案館網(wǎng)站就是一個很好的平臺。我們通過這個平臺，不但可以在本地，甚至可向全世界推介我們的檔案工作，更重要的是，通過這個平臺，可將檔案信息更有效、更快捷地提供給公民和其他社會組織，更大程度地吸引和方便公眾參閱，讓社會公眾對檔案更為了解，使之有效地發(fā)揮其應(yīng)有的價值。
3重視檔案網(wǎng)站內(nèi)容建設(shè)
檔案網(wǎng)站內(nèi)容建設(shè)。首先要以強(qiáng)大的檔案館藏資源為基礎(chǔ)，完整的檔案類型、完備的檔案內(nèi)容是檔案網(wǎng)站內(nèi)容建設(shè)的樹之根水之源。因此，應(yīng)重視和加強(qiáng)檔案館藏資源建設(shè)。一方面以本館館藏為資源基礎(chǔ)，將本館館藏檔案資源充分利用，將各類館藏資源進(jìn)行合理分類，依托計算機(jī)和設(shè)備對館藏紙質(zhì)檔案以及照片、錄音、錄像等重要資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。同時，在檔案內(nèi)容建設(shè)時，方便各個檔案館網(wǎng)站進(jìn)行檔案信息共享，并與同類的檔案館進(jìn)行互動交流，達(dá)到互相補(bǔ)充的作用。另一方面，加強(qiáng)特色征集，面向社會開展檔案征集活動，鼓勵民間和社會機(jī)構(gòu)向檔案館提供檔案。檔案征集是豐富館藏的有效途徑，也是做好檔案網(wǎng)站的基礎(chǔ)和前提。充分利用檔案征集渠道，對有重要研究價值的散存、散失檔案征集到檔案館中，對這些檔案進(jìn)行保存和合理利用。如2019年伊通滿族自治縣成立30周年期間，我縣檔案館舉辦了滿族檔案的征集活動。通過這種特色征集，不僅豐富了檔案館館藏資源，而且在一定程度上調(diào)動了廣大公眾參與檔案資源建設(shè)的積極性和主動性。因此。館藏資源的豐富與否，直接決定了檔案館網(wǎng)站公共服務(wù)能力和水平，檔案館對館藏資源進(jìn)行豐富和優(yōu)化，為檔案館網(wǎng)站公共服務(wù)功能的發(fā)揮提供保障。最后，要提高信息涵蓋范圍，大力拓展公共服務(wù)內(nèi)容和項(xiàng)目，與政府網(wǎng)站相互配合，提供一些非檔案信息方面的內(nèi)容，如政府動態(tài)及民生方面、區(qū)域特色、歷史事件和名人等信息，吸引用戶訪問，還可以及時報道檔案界最近發(fā)生的重大事件、最近檔案基本工作情況、本館歷史上的重大轉(zhuǎn)變等方面的信息，同時也可以利用網(wǎng)站資源優(yōu)勢，達(dá)到豐富檔案內(nèi)容，服務(wù)社會目的，為檔案需求者提供更為完整的公共服務(wù)。
4檔案館網(wǎng)站要突出信息查詢功能
對于檔案館網(wǎng)站來說，最重要的是查詢檔案信息功能。我游覽了許多檔案館網(wǎng)站，內(nèi)容相當(dāng)豐富，有檔案館藏介紹，檔案接收，編研成果，檔案法律法規(guī)，檔案業(yè)務(wù)建設(shè)工作信息動態(tài)，學(xué)術(shù)討論等，但大多數(shù)檔案館網(wǎng)站沒有提供檔案信息查詢功能，有的網(wǎng)站即使設(shè)置了查詢功能，但也打不開，這種情況基層檔案館最為突出。網(wǎng)站分為動態(tài)和靜態(tài)兩種。所謂的靜態(tài)網(wǎng)站就是沒有數(shù)據(jù)庫，只能提供固定的檔案信息，類似于板報。動態(tài)網(wǎng)站，就是除了靜態(tài)網(wǎng)站功能外，還能提供動態(tài)的查詢功能，其實(shí)公眾利用最多的就是檔案信息查詢功能。經(jīng)常上網(wǎng)的人都知道百度。百度實(shí)質(zhì)就是一個動態(tài)網(wǎng)站，通過百度的搜索功能，便可以查詢到所需要的一切信息，檔案館網(wǎng)站的信息查詢功能，也就是要有一個如百度一樣的搜索工具，建立一個自助式的查詢服務(wù)，對于這個信息查詢功能要更加細(xì)化，讓公眾很容易知道在哪，可以查詢什么？比如說設(shè)立“政治法規(guī)性文件查詢”“勞動人事信息查詢”“婚姻檔案查詢”等，要把查詢功能放在首頁，或是專門建設(shè)一個查詢頁面，要讓公眾一下子就知道在哪兒，不要把這個功能放到最不顯眼的地方，真的成了“眾里尋他千百度”了。其實(shí)許多人不重視檔案網(wǎng)站，就是我們根本沒有提供較為完備的查詢功能，公眾找到檔案，找來找去，除了那不動的版面以外，找不到所需的檔案信息，給公眾的印象是中看不中用的樣子貨。檔案信息查詢功能的實(shí)現(xiàn)，依靠的是數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)在大多數(shù)是采用租用數(shù)據(jù)庫，條件好的可能有自己的專線，自己建服務(wù)器，如果采用租用數(shù)據(jù)庫的方式，一定要選一個比較好的運(yùn)營商，如中國的萬網(wǎng)速度相當(dāng)快，不要為了省幾百元錢，而租用那些小的運(yùn)營商的數(shù)據(jù)庫，一條信息查下去十分鐘沒有反應(yīng)，公眾會對這種查詢失去耐心和信心。
5更新迅速，能與公眾互動
目前，我國檔案網(wǎng)站中關(guān)于館藏檔案的信息形式單一，數(shù)量相對較少。社會公眾參與性不高，檔案網(wǎng)站內(nèi)容陳舊，更新周期過長。網(wǎng)絡(luò)檢索工具有待提高，部分檔案網(wǎng)站在線查詢不到檔案全文內(nèi)容。檔案網(wǎng)站要想真正成為公眾服務(wù)的有效工具，踐行以人為本的服務(wù)理念，向公眾提供高品質(zhì)的檔案服務(wù)產(chǎn)品，一方面我們要及時更新網(wǎng)站內(nèi)容，豐富網(wǎng)站內(nèi)的檔案信息內(nèi)容，比如文本信息和照片、錄音、錄像等形式來填補(bǔ)單一的檔案信息，隨時了解公眾的需求。另一方面，我們要靠網(wǎng)站上有互動功效，來了解公眾的需求，增加服務(wù)板塊、交流板塊，增加欄目的深入度和層次度等，讓公眾及時獲取最新的檔案信息。首先，要有在線服務(wù)。公眾隨時通過書面和語音方式與在線人員交流互動，其次，要設(shè)立群眾信箱，公眾可以通過網(wǎng)站信箱反映問題，提出意見和建議。第三，設(shè)立留言板，公眾可以通過留言板給我們留言，還可以通過留言板對網(wǎng)站進(jìn)行評測，充分發(fā)揮公眾的監(jiān)督作用，進(jìn)而推動檔案網(wǎng)站的高質(zhì)量發(fā)展。
6加強(qiáng)培訓(xùn)，組建網(wǎng)站隊伍
工欲善其事，必先利其器，要想建立一個好的檔案館網(wǎng)站，關(guān)鍵在于網(wǎng)站建設(shè)人員素質(zhì)，對于基層檔案館來說，很少有自己人會建網(wǎng)站的，大多數(shù)是出資請人來做網(wǎng)站，大多是固定模式板塊一致，一旦建的是互動網(wǎng)站，價格又驚人，后期維護(hù)也是不小的開銷，所以許多基層檔案館只好以靜態(tài)網(wǎng)站應(yīng)付了事。其實(shí)隨著計算機(jī)技術(shù)發(fā)展，網(wǎng)站的建設(shè)越來越容易，完全可以通過短期培訓(xùn)組建起自己的網(wǎng)站隊伍。由傳統(tǒng)的信息提供向主動服務(wù)的轉(zhuǎn)變，改變檔案人員的思維模式，通過檔案網(wǎng)站信息化模式的全面開展，檔案的部分內(nèi)容和目錄等信息都能夠以數(shù)字化模式呈現(xiàn)給公眾，不是被動地給利用者提供信息內(nèi)容，而是深入了解公眾需求。我省曾舉辦過網(wǎng)站建設(shè)短期培訓(xùn)班，培養(yǎng)出不少建站能手，但總的來說還是太少了，各基層檔案館應(yīng)成立專門科室來負(fù)責(zé)網(wǎng)站建設(shè)，對于動態(tài)網(wǎng)站，可以采用固定模式來處理統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，共同開發(fā)出統(tǒng)一模塊，網(wǎng)站人員只需改動服務(wù)器名、數(shù)據(jù)名等即可實(shí)現(xiàn)查詢。各基層檔案部門更要加強(qiáng)檔案人員計算機(jī)知識的培訓(xùn)，提高網(wǎng)站檔案工作人員的網(wǎng)站管理基本知識，實(shí)踐技能與應(yīng)用能力，使其盡早擔(dān)負(fù)起網(wǎng)站管理工作的重任。要重視這方面人才的培養(yǎng)，鼓勵學(xué)習(xí)，尊重知識，要適當(dāng)給予一定的物質(zhì)或精神上的鼓勵，只要把人員素質(zhì)提高了，檔案館網(wǎng)站一定會建設(shè)得更好。總之，檔案館網(wǎng)站是公共服務(wù)功能的重要途徑。通過檔案館網(wǎng)站這個平臺向公眾介紹檔案館館藏檔案，讓公眾了解檔案信息。通過網(wǎng)站的查詢功能，為公眾提供所需的檔案信息。檔案館可通過網(wǎng)站互動，了解公眾需求、意見或建議，把檔案館網(wǎng)站建設(shè)得更好，成為公共服務(wù)的重要工具。
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作者：張慧敏 單位：吉林省伊通滿族自治縣檔案館
