信息技術在檔案觀代化建設中的應用

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一、利用計算機建立檔案數(shù)據(jù)庫，使檔案檢索快捷方便

在檔案系統(tǒng)內部建立以數(shù)據(jù)庫為基礎的檔案信息網(wǎng)絡，把各個分散管理的檔案機構，通過一定的渠道或手段使之銜接起來運轉，構成一個互通有無，資源共享的整體。另一個方面在檔案系統(tǒng)內部:一個檔案信息計算機數(shù)據(jù)庫一旦進人企業(yè)信息網(wǎng)，就構成了計算機網(wǎng)絡中的一個信息系統(tǒng)。用戶根據(jù)自己的意圖，將檔案庫中符合自己條件的檔案檢索出來，并將結果以適當?shù)姆绞捷敵觯涂梢垣@得自己所需的檔案信息，大大節(jié)省了技術人員往返于擋案部門的時聞，省去了不少麻煩。全文檢索允許用戶檢索自己感興趣的任意詞、主題詞或它們的任意組合，而不像傳統(tǒng)的檢索方式那樣只能按照原系統(tǒng)給你提供的主題詞、標題檢索。全文檢索減少了系統(tǒng)對用戶的要求，更容易使用，界面更友好，檢索效率更高。計算機聯(lián)機檢索是一種現(xiàn)代化的檢手段，聯(lián)機檢索科技信息更為重要。信息是現(xiàn)代社會的寶貴資源，企業(yè)利用計算機、通信網(wǎng)絡和聯(lián)機檢索技術，能夠迅速從檔案情報中找到有價值的信息，指導企業(yè)更好地開展科研生產(chǎn)、科技攻關和經(jīng)營管理。

二、在安全前提下，充分開發(fā)利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)資源共享

目前，絕大多數(shù)企業(yè)都建立了自己的網(wǎng)站，并在內部架設聯(lián)系各環(huán)節(jié)的信息傳遞網(wǎng)，如內網(wǎng)、局域網(wǎng)等，并給各部門提供了電子信箱，各部門之間信息、資訊的索取和傳遞，極大地提高了企業(yè)的管理水平。檔案管理是企業(yè)管理的一部分，加快內網(wǎng)、局域網(wǎng)的建設，用時提供已有存檔數(shù)據(jù)，為企業(yè)科學決策提供支持，成為今后檔案工作的重要發(fā)展思路。

三、培養(yǎng)會管理、懂計算機的復合型檔案人員，加速檔案現(xiàn)代化建設

3．1建立現(xiàn)代化管理的思想

隨著計算機網(wǎng)絡和多媒體產(chǎn)品的廣泛應用，工作效率不斷提高，網(wǎng)上檔案檢索的時間逐漸縮短，許多新的管理手段、方法、內容和理念也不斷豐富。作為一名檔案工作者不僅要懂得檔案工作基本原則和基本技能，還要善于學習和借鑒國內外先進的管理經(jīng)驗、管理辦法，善于學習計算機的操作知識。要實現(xiàn)管理思想的現(xiàn)代化，使檔案工作與時俱進，就必須以《檔案法》為準繩，在科學管理理論的指導下大膽探索，樹立科學的觀念、競爭的觀念、效益的觀念，增強開發(fā)意識、服務意識，主動適應市場，使檔案管理在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮最大的經(jīng)濟效益和社會效益。

3．2檔案現(xiàn)代化管理需要高素質人才

由于檔案管理技術的現(xiàn)代化、檔案種類和載體的多樣化，對檔案管理人員提出了更高的要求。因此，各級檔案管理部門應重視培養(yǎng)造就一支具有較高素質、掌握現(xiàn)代化管理方法和技能的檔案管理專業(yè)隊伍。系統(tǒng)管理員、文件操作員、案卷操作員等檔案管理人員應經(jīng)常參加業(yè)務培訓，提高自身檔案業(yè)務素質，做到業(yè)務工作理論和知識的常學常新。檔案管理人員要提高科學文化素質，學習日新月異的計算機技術和管理知識，不斷更新自己的知識結構。隨著科學技術的不斷發(fā)展，用戶需求的信息越來越多，檔案管理和服務的工作量也越來越繁重，檔案管理逐步向以電子計算機和縮微復制技術為中心的機械化、自動化、縮微化的方向發(fā)展，這就要求檔案工作人員必須努力學習，不斷掌握先進的現(xiàn)代化的管理手段和方法，以適應新時期電子信息化高速發(fā)展對檔案管理的要求，同時，要開闊思路，解放思想，大膽實踐，以創(chuàng)新求生存，以創(chuàng)新求發(fā)展。只要擁有了高素質的管理人才，檔案管理現(xiàn)代化的目標就不是遙不可及，而是水到渠成。

四、結束語

在以“信息時代”和“知識經(jīng)濟”為特征的21世紀，隨著信息技術日新月異地發(fā)展，對檔案工作來說，既是一個良好的機遇，同時，又面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。因此，檔案工作者必須充分認識信息技術在檔案現(xiàn)代化建設中的重要作用，緊跟時代步伐，解放思想，勇于開拓，大膽實踐，不斷學習新知識、新技術，積極推進檔案信息化建設進程，使檔案工作提高到一個嶄新的水平。

作者：段宏麗 單位：呼和浩特市水資源管理局