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高校學(xué)籍檔案管理與發(fā)展探思

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高校學(xué)籍檔案管理與發(fā)展探思

【摘要】高職院校學(xué)籍檔案現(xiàn)狀大都比較復(fù)雜,在工作實(shí)踐中制約了學(xué)籍檔案管理與利用,文章分析了高職院校學(xué)籍檔案普遍存在的問(wèn)題,探討高職院校學(xué)籍檔案的特點(diǎn)、發(fā)展意義以及途徑,旨在思考學(xué)籍檔案未來(lái)的管理與發(fā)展,更好地服務(wù)于民。

【關(guān)鍵詞】高職院校;學(xué)籍檔案;管理與發(fā)展

高職院校是近二十年大力發(fā)展的辦學(xué)主體,教育目標(biāo)的多次轉(zhuǎn)換,致使學(xué)籍檔案狀況復(fù)雜。近年來(lái),社會(huì)對(duì)學(xué)籍檔案的需求越來(lái)越多,尤其人事檔案越來(lái)越規(guī)范,對(duì)作為人事檔案重要組成的學(xué)籍檔案提出了更多要求。

1高職院校學(xué)籍檔案特點(diǎn)

學(xué)籍檔案一般都依據(jù)1983年教育部頒布的《全日制普通高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理辦法》、2017年教育部第41號(hào)令《普通高等學(xué)校學(xué)生管理規(guī)定》來(lái)進(jìn)行管理,主要包括:新生錄檢表、新生名冊(cè)、學(xué)籍卡、成績(jī)單、學(xué)生學(xué)籍變更、學(xué)生獎(jiǎng)懲、畢業(yè)生登記表等。在學(xué)籍檔案管理工作中,新生錄檢表、學(xué)籍卡與畢業(yè)生登記表是最常利用的檔案,新生錄檢表與畢業(yè)生登記表由教育主管部門(mén)確定和下發(fā),是學(xué)生取得本階段學(xué)習(xí)資格和學(xué)習(xí)完成的憑證,學(xué)籍卡是真實(shí)記錄學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)過(guò)程的總結(jié)性、完結(jié)性材料,內(nèi)容綜合了其他學(xué)籍檔案如學(xué)籍變更、學(xué)生獎(jiǎng)懲等信息,學(xué)籍卡因?qū)W校不同而各異,最能體現(xiàn)學(xué)籍檔案特色。

1.1高職院校學(xué)籍檔案多元且復(fù)雜

高職院校發(fā)展歷史較短,大多由中專、技校升格而來(lái),階段式發(fā)展是其特點(diǎn),各階段教育目標(biāo)不同,致使學(xué)制不同、生源結(jié)構(gòu)不同,學(xué)籍檔案往往包含幾類教育目標(biāo)不同的檔案,檔案多元。高職院校學(xué)籍檔案復(fù)雜,表現(xiàn)在不同教育目標(biāo)學(xué)籍材料出現(xiàn)交叉混用狀況,如學(xué)籍卡等屬職業(yè)中專,畢業(yè)證以及相關(guān)材料卻屬高職院校,致使學(xué)籍檔案經(jīng)常被使用單位所質(zhì)疑,學(xué)籍檔案狀況比較復(fù)雜。

1.2學(xué)籍檔案不全甚至缺失,檔案自身質(zhì)量普遍不高

高職院校在建設(shè)過(guò)程中,學(xué)籍檔案限于當(dāng)時(shí)時(shí)代背景,學(xué)籍檔案材料往往不完整,甚至丟失,給檔案管理帶來(lái)不可挽回的損失。導(dǎo)致出現(xiàn)這些問(wèn)題的原因除了當(dāng)時(shí)的辦學(xué)條件、制度建設(shè)、交接不清等外在因素,學(xué)籍檔案自身形成規(guī)律也是造成問(wèn)題檔案的原因:一是學(xué)籍檔案形成周期長(zhǎng),時(shí)間大都跟學(xué)制相當(dāng);二是學(xué)籍管理一般分屬學(xué)校不同部門(mén),任何環(huán)節(jié)的疏忽都給檔案帶來(lái)不確定性。學(xué)籍檔案還表現(xiàn)為自身有瑕疵。尤其檔案中的學(xué)籍卡,常出現(xiàn)涂改,瑕疵在某種程度上關(guān)乎學(xué)籍檔案的真實(shí)性,客觀上影響了學(xué)籍檔案在利用中的權(quán)威性。

2高職院校學(xué)籍檔案發(fā)展的意義

學(xué)籍檔案最終的目的是利用,這是檔案的生命力所在,學(xué)籍檔案的發(fā)展目的就是更好地服務(wù)學(xué)生、服務(wù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展、服務(wù)社會(huì)。

2.1學(xué)籍檔案關(guān)系到學(xué)生的切身利益

工作實(shí)踐中,學(xué)籍檔案是利用最頻繁的檔案之一,學(xué)籍檔案是學(xué)生學(xué)習(xí)過(guò)程與結(jié)果的真實(shí)記錄,學(xué)生在繼續(xù)升學(xué)、就業(yè)、參軍、出國(guó)等方面依據(jù)學(xué)籍檔案向?qū)Ψ秸故静⒆C明自己的學(xué)歷與實(shí)力,而學(xué)校、企事業(yè)單位以及社會(huì)也是依據(jù)學(xué)籍檔案來(lái)評(píng)價(jià)學(xué)生的能力與素質(zhì);學(xué)籍檔案不僅關(guān)系著學(xué)生現(xiàn)在,還關(guān)系著學(xué)生走向社會(huì)后,在職務(wù)晉升、職稱評(píng)定、社保辦理等方面繼續(xù)保障其合法權(quán)益,作為民生檔案的一分子,學(xué)籍檔案管理要真正以人為本,貫徹著終身為民服務(wù)理念。

2.2學(xué)籍檔案關(guān)系到學(xué)校發(fā)展,客觀反映了學(xué)校水準(zhǔn)

學(xué)籍檔案直觀地反映出了一個(gè)學(xué)校的教育體量。學(xué)校的發(fā)展首先體現(xiàn)在學(xué)籍檔案體量擴(kuò)大上,體量的壯大反映了學(xué)校生源規(guī)模以及學(xué)校的發(fā)展,而背后則是學(xué)校辦學(xué)力量的提高以及社會(huì)影響力的擴(kuò)大。學(xué)籍檔案反映了一個(gè)學(xué)校的教育質(zhì)量。教育的目的是培養(yǎng)人才,作為忠實(shí)紀(jì)錄人才培養(yǎng)過(guò)程的學(xué)籍檔案,直接展示了一個(gè)學(xué)校人才培養(yǎng)的質(zhì)量,高職院校的特色就是職業(yè)教育和特色專業(yè)建設(shè),學(xué)籍檔案里可以清晰發(fā)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)專業(yè)的發(fā)展歷程,學(xué)籍檔案也因此成為學(xué)校開(kāi)展各項(xiàng)工作的依據(jù)之一,為學(xué)校的辦學(xué)評(píng)估、教學(xué)規(guī)劃、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)等提供參考,有效地提升高職院校的管理能力與水平。

2.3學(xué)籍檔案內(nèi)容內(nèi)涵豐富,具有積極的社會(huì)意義

高職院校每一次改革,都會(huì)反映在學(xué)籍檔案上,透過(guò)學(xué)籍檔案,可以看到時(shí)代變革以及區(qū)域經(jīng)濟(jì)改革在教育辦學(xué)上的足跡,學(xué)籍檔案構(gòu)成了特定歷史時(shí)期的社會(huì)記憶?!陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》指出要充分挖掘檔案的文化教育功能,高職院校的學(xué)籍檔案以其階段性發(fā)展而內(nèi)涵豐富,學(xué)籍檔案中具有時(shí)代特征的職業(yè)教育定位、學(xué)科建設(shè)、教育管理模式以及生源等,對(duì)社會(huì)各方面研究具有積極的意義。

3高職院校學(xué)籍檔案發(fā)展途徑

學(xué)籍檔案管理除了日常管理與應(yīng)用,更要著眼于未來(lái)的發(fā)展與完善,高職院校學(xué)籍檔案發(fā)展要堅(jiān)持系統(tǒng)管理觀念,協(xié)調(diào)檔案工作整體推進(jìn),要契合時(shí)展推進(jìn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在學(xué)籍檔案管理中的應(yīng)用。

3.1加強(qiáng)檔案規(guī)章制度建設(shè),保障學(xué)籍檔案發(fā)展

制度是為解決問(wèn)題、保障工作順利進(jìn)行而制定的,學(xué)籍檔案發(fā)展離不開(kāi)制度保障。學(xué)籍檔案制度要與時(shí)俱進(jìn),首先要體現(xiàn)前瞻性,學(xué)校發(fā)展有規(guī)劃,學(xué)籍檔案工作同樣也需規(guī)劃,規(guī)劃體現(xiàn)了長(zhǎng)遠(yuǎn)戰(zhàn)略眼光,既保障現(xiàn)在工作順利進(jìn)行,也讓后續(xù)工作具有充分發(fā)展彈性;學(xué)籍檔案制度要有連續(xù)性,學(xué)校發(fā)展邁上新臺(tái)階,招生出現(xiàn)新情況、學(xué)生培養(yǎng)方向改變,開(kāi)設(shè)新的專業(yè),這些都會(huì)反映到學(xué)籍檔案管理上,保持檔案制度的連續(xù)性很重要;學(xué)籍檔案制度還需關(guān)注細(xì)節(jié),學(xué)籍檔案細(xì)節(jié)關(guān)乎檔案的質(zhì)量,關(guān)系其作為原始憑證的價(jià)值。

3.2堅(jiān)持工作協(xié)調(diào)機(jī)制,保障學(xué)籍檔案工作整體推進(jìn)

學(xué)籍檔案有別于其他檔案,當(dāng)它還處在“材料”階段時(shí)就確定是檔案,所以一般認(rèn)為學(xué)籍檔案管理與學(xué)校各部門(mén)學(xué)籍管理是學(xué)籍檔案工作的不同層面,學(xué)籍管理是學(xué)籍檔案管理的前置。學(xué)籍檔案的完整與高質(zhì)量是學(xué)籍檔案的工作目標(biāo),學(xué)籍檔案形成周期長(zhǎng)分屬學(xué)校不同部門(mén)管理,給學(xué)籍檔案管理帶來(lái)很多不確定性。學(xué)籍各管理部門(mén)往往缺乏從檔案的角度進(jìn)行學(xué)籍管理,工作隨意性大、隨機(jī)性強(qiáng),而這一階段恰是學(xué)籍檔案唯一能進(jìn)行修正、避免出現(xiàn)錯(cuò)誤的關(guān)鍵時(shí)期,檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)及時(shí)監(jiān)督與指導(dǎo),加強(qiáng)各部門(mén)工作協(xié)調(diào),把問(wèn)題檔案在入庫(kù)前都妥善處理好,保障學(xué)籍工作整體推進(jìn)。

3.3應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù),推進(jìn)學(xué)籍檔案信息化建設(shè)

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)已廣泛運(yùn)用于社會(huì)各個(gè)方面,2020年修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》特別增加了檔案信息化建設(shè)內(nèi)容,是對(duì)當(dāng)前檔案工作提出的要求,也是檔案工作今后的發(fā)展方向。作為利用率最高的檔案,需首先做好存量學(xué)籍檔案數(shù)字化工作,已存檔案最大的問(wèn)題是保護(hù),這些檔案歷史越久遠(yuǎn)狀況越差,數(shù)字化避免了學(xué)籍檔案因各種原因而加速的老化和損壞,對(duì)保持檔案的原始性相當(dāng)有利;其次,實(shí)現(xiàn)增量學(xué)籍檔案電子化,2014年《高等學(xué)校學(xué)生學(xué)籍學(xué)歷電子注冊(cè)辦法》中,規(guī)定了學(xué)生入學(xué)和畢業(yè)兩個(gè)環(huán)節(jié)向教育主管部門(mén)在線注冊(cè)與備案,學(xué)生以及用人單位得以在國(guó)家教育網(wǎng)站實(shí)時(shí)利用,現(xiàn)階段高職院校學(xué)籍檔案管理大多采用雙套制,紙質(zhì)檔案和電子檔案并行,紙質(zhì)檔案還是當(dāng)前主要利用手段,這一方面是由于電子檔案利用多受外界使用環(huán)境限制,另一方面紙質(zhì)檔案直觀性優(yōu)勢(shì)還是非常突出,隨著電子檔案各項(xiàng)使用局限性的突破,電子檔案的優(yōu)勢(shì)也必會(huì)顯現(xiàn)出來(lái)。高職院校檔案信息化建設(shè)還需思考利用現(xiàn)有辦公條件打造檔案協(xié)同管理平臺(tái),學(xué)?,F(xiàn)代化辦公系統(tǒng)越來(lái)越多,涉及學(xué)籍管理的系統(tǒng)更多,這些工作系統(tǒng)大都自成體系,運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)將工作系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)整合到同一工作平臺(tái),必將帶來(lái)檔案管理質(zhì)量與效率的提升。

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作者:吳再美 喬永會(huì) 王磊 單位:日照職業(yè)技術(shù)學(xué)院檔案室