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高校學(xué)生個人學(xué)籍檔案記錄了在校生的學(xué)習(xí)表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績、個人信息等重要信息。高校學(xué)籍檔案管理工作是高校管理工作中不可或缺的重要組成部分。高校檔案管理就是用科學(xué)合理的方法管理檔案。由于高校學(xué)生個人學(xué)籍檔案存在人數(shù)多、信息量大、要求信息準(zhǔn)確度高等特點(diǎn),在檔案管理過程中,難度較大。目前,國內(nèi)高校為了提高管理效率,普遍實(shí)施電子學(xué)籍管理措施,較大地提高了檔案管理的方便性和效率。但在電子化學(xué)籍管理實(shí)踐過程中,仍然出現(xiàn)了許多問題,我們需要用新理念、新思想去解決現(xiàn)存在高校學(xué)籍檔案管理中的矛盾,維護(hù)良好的教學(xué)秩序,使學(xué)校管理更加高效快捷。
1高校學(xué)生個人學(xué)籍檔案管理特點(diǎn)
1.1信息多,任務(wù)重
高校學(xué)生檔案是個人人事檔案的成形階段,包括小學(xué)至高中的各階段檔案。國家重視學(xué)生學(xué)習(xí),大力發(fā)展各級各類高校,提高高校的教學(xué)水平。隨著每年高考人數(shù)的增多以及學(xué)校擴(kuò)招工作的逐步落實(shí),每年的開學(xué)季都是高校最忙的時候,不僅要將每一位新入校學(xué)生的個人信息、高考成績、分配的宿舍、專業(yè)、學(xué)號錄入學(xué)校學(xué)籍檔案系統(tǒng)中,信息種類多,涉及人數(shù)多,時間短暫,任務(wù)負(fù)擔(dān)重。
1.2信息準(zhǔn)確度高
全國在校生電子學(xué)籍的展開導(dǎo)致學(xué)籍的內(nèi)容與學(xué)生在校學(xué)習(xí)評定、畢業(yè)生學(xué)分審查、在校表現(xiàn)記錄以及就業(yè)信息直接掛鉤,對于每個學(xué)生來說十分重要,如果出現(xiàn)問題,就會影響到學(xué)生未來的發(fā)展。同時學(xué)籍檔案的記錄也遵循學(xué)校相關(guān)管理制度而指定,任何人都不能對其中的信息進(jìn)行更改,設(shè)置專人負(fù)責(zé)監(jiān)督系統(tǒng)的健全,保證在校生的利益,因此對于學(xué)生學(xué)籍檔案管理準(zhǔn)確度要求十分高。
1.3周期性
高校學(xué)籍檔案形成有一定的規(guī)律性、往復(fù)性。每一位在校生的信息都以學(xué)期初或?qū)W年初為記錄開始,以學(xué)期末或?qū)W年末為記錄結(jié)束,循環(huán)往復(fù)。每一學(xué)期或每一學(xué)年都根據(jù)國家和學(xué)校對于不同專業(yè)本科生的教學(xué)安排開展學(xué)業(yè)成績評定、在校表現(xiàn)評定或者體能測試等,這些都需要如實(shí)記錄到學(xué)籍檔案中,并在學(xué)期末或?qū)W年末之前完成并修改無誤。
2高校學(xué)生個人學(xué)籍檔案管理問題
2.1缺乏管理規(guī)范性
每個學(xué)校每學(xué)期或?qū)W年都需要對學(xué)生信息進(jìn)行更新,但就是在這么頻繁的使用情況下,還依舊缺乏對于檔案管理的完善的制度體系,從而造成管理規(guī)范性下降,導(dǎo)致信息記錄錯誤而學(xué)生并不知情;個人學(xué)籍信息查詢平臺并非人人熟知;收集材料的質(zhì)量參差不齊,前后信息不一;分類不明確,查找困難;信息泄露,隨意更改。這些問題的發(fā)生,嚴(yán)重影響了學(xué)校學(xué)籍檔案管理的規(guī)范性。
2.2缺乏合理管理方式
目前管理方式主要體現(xiàn)在兩個方面:一方面是時間編排混亂,同一個學(xué)校往往具有不同專業(yè)不同年級的學(xué)生,在放置時一會兒按照年級,一會兒按照專業(yè),一會兒按照科目。編排混亂會嚴(yán)重提高查找信息時的難度。另一方面是對于學(xué)校內(nèi)有關(guān)學(xué)生學(xué)年或?qū)W期個人總結(jié)、個人成績單以及個人違紀(jì)行為單的裝訂工作未嚴(yán)格按照統(tǒng)一專業(yè)同一年級進(jìn)行,整理混亂,難以整合,導(dǎo)致個人信息記錄不全,檔案缺失。
2.3缺乏精準(zhǔn)管理人才
在高校,一般學(xué)生學(xué)籍檔案管理以及個人信息收集整理通常是通過輔導(dǎo)員完成,由學(xué)校保存,缺乏專業(yè)的管理人員,輔導(dǎo)員面對學(xué)生多,工作量大,導(dǎo)致信息整理質(zhì)量參差不齊。且學(xué)校中不具備對學(xué)籍檔案管理的反思者和改進(jìn)者,不能及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題,導(dǎo)致學(xué)籍檔案管理問題頻繁發(fā)生。
2.4缺乏高效查找信息方式
在校生學(xué)籍檔案為何要進(jìn)行管理,為的就是在需要使蘭臺縱橫用或擴(kuò)充信息時查找方便,但學(xué)校往往都會忽視這方面的需求,只注重管理和保存而不能真正發(fā)揮查找的作用,因此在眾多的專業(yè)中、年級中或者學(xué)科中查找資料的復(fù)雜程度可想而知。隨著電子學(xué)籍的到來,信息查找的需求越來越多,任何學(xué)生學(xué)習(xí)信息都需要同步更新,如果學(xué)校不具備高效的查找方式,會嚴(yán)重增加高校教師的負(fù)擔(dān)和工作量,給信息資源的利用帶來很多不便,因此對于高校來說改進(jìn)信息的查找方式十分重要,也可以幫助學(xué)生更好地了解個人信息,提高管理效率。
3高校學(xué)生個人學(xué)籍檔案管理改進(jìn)建議
高校中在校生學(xué)籍檔案管理的問題很多,并且高校中缺乏專業(yè)的管理人員,難以在發(fā)現(xiàn)問題的同時及時解決,因此對于高校學(xué)籍檔案管理中問題的解決十分重要,不僅關(guān)乎到學(xué)生的各項(xiàng)資料的準(zhǔn)確程度,也關(guān)乎到高校教師的工作量的多少。
3.1構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)工作模式
高校的學(xué)籍檔案管理規(guī)模的逐漸擴(kuò)大,可以實(shí)現(xiàn)學(xué)校信息數(shù)據(jù)庫與國家個人信息庫相對接,實(shí)時更新,保證學(xué)生信息安全可靠。目前每個學(xué)校都有屬于本學(xué)校的學(xué)生信息管理平臺,其中包括課程選擇、成績查詢以及個人信息查詢等,但是由于學(xué)校本身技術(shù)有限導(dǎo)致大部分學(xué)校的信息平臺一旦同時間內(nèi)上線人數(shù)超過一定比例平臺就會崩潰,無法使用。因此學(xué)校在開展網(wǎng)絡(luò)信息管理平臺的同時還要引用先進(jìn)的設(shè)備和方法,從而使問題得以解決。
3.2構(gòu)建溝通交流新機(jī)制
在學(xué)習(xí)檔案管理的過程中應(yīng)該提高學(xué)籍檔案管理人員的溝通能力,做到能抓重點(diǎn),能講問題,能給予合理建議等,一方面傾聽他人對于問題的改進(jìn)建議,另一方面可以有意識地提出自己的想法,做到管理人員間充分有效地溝通,把學(xué)籍管理這一片死水變成可以不斷進(jìn)步的活水。如果管理人員具備良好的溝通能力,但沒有一個好的溝通管理系統(tǒng)的話,那么溝通的效果就會事倍功半。
3.3促進(jìn)檔案管理人員檔案保管工作方式創(chuàng)新
檔案管理不能只顧溝通和管理系統(tǒng)的完善,還應(yīng)定期培訓(xùn)提高管理人員的檔案管理意識,使其認(rèn)識到檔案管理的重要性,不能只是一味地執(zhí)行,忽略了自身的價值。提高管理人員的檔案意識旨在積極發(fā)揮人員的創(chuàng)造能力并促使人員大膽嘗試,解放思想,敢于試錯,敢于發(fā)問,敢于挑戰(zhàn)。利用科學(xué)觀念統(tǒng)領(lǐng)檔案管理工作,促進(jìn)管理工作順利開展。檔案意識是每一個高校學(xué)籍檔案管理的第一步,這樣才能使管理人員更好地從事學(xué)籍檔案管理工作,促使檔案管理的合理高效,準(zhǔn)確安全。
3.4遵循管理原則,提高管理效率
3.4.1真實(shí)性原則。真實(shí)性是學(xué)籍檔案建立的首要要求,關(guān)乎在校生未來的畢業(yè)以及就業(yè),意義重大,馬虎不得。因此在每一個學(xué)籍信息錄入以及更改的過程都應(yīng)該嚴(yán)格要求,并有專門的管理人員根據(jù)輔導(dǎo)員遞交的文件進(jìn)行核實(shí),學(xué)生確認(rèn)無誤,方可修改。任何人任何機(jī)構(gòu)都不能隨意篡改,百分百保證信息的真實(shí)性。3.4.2準(zhǔn)確性原則。高校學(xué)籍管理工作程序應(yīng)具備規(guī)范性、準(zhǔn)確性與條理性并符合實(shí)際情況。學(xué)籍信息經(jīng)過在校生本人確認(rèn)后,應(yīng)統(tǒng)一進(jìn)行審核之后在錄入系統(tǒng),不能因紙質(zhì)版檔案信息字跡潦草、涂改等客觀問題影響到學(xué)生的畢業(yè)就業(yè),保證信息入檔前的準(zhǔn)確,減少后續(xù)不必要的麻煩,把更多的時間用于其他方面信息的管理,從而提高工作效率。3.4.3完整性原則。完整性是指在校生的學(xué)籍信息從入學(xué)開始到畢業(yè)結(jié)束的所有信息缺一不可,從學(xué)生入學(xué),到整個大學(xué)學(xué)習(xí)過程,以及畢業(yè)時整個完整學(xué)習(xí)鏈產(chǎn)生的檔案都應(yīng)當(dāng)進(jìn)入檔案保管。在其中產(chǎn)生的各種檔案都應(yīng)當(dāng)注重日常的及時收集,使每一件事情都可以追蹤與查找,保證學(xué)生各個方面記錄的完整性。
4總結(jié)
隨著科技的進(jìn)步,高校學(xué)籍檔案管理的方式也在不斷地進(jìn)步與發(fā)展,如今許多學(xué)校都已經(jīng)形成了初具規(guī)模的體系,隨著檔案管理的進(jìn)步,其中也勢必會出現(xiàn)一些問題,抓住問題的關(guān)鍵并積極地解決是發(fā)展學(xué)籍檔案管理的要義。希望高校能夠通過不斷地實(shí)踐和總結(jié)找出最適合高校學(xué)籍檔案記錄與管理方式,提高學(xué)校工作效率,方便學(xué)生查找的同時保證安全性與準(zhǔn)確性,促使高校學(xué)籍檔案管理朝著更加科學(xué)化、系統(tǒng)化與規(guī)范化的方向發(fā)展。
作者:張倩倩 單位:西南財經(jīng)大學(xué)檔案館