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高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式淺議

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高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式淺議

面對新時(shí)代,如何做好高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作,本文從分析研究高校學(xué)生學(xué)籍檔案的管理模式入手,提出了創(chuàng)新理念與具體措施。

一、傳統(tǒng)模式

高校傳統(tǒng)檔案管理模式主要是收集、管理、利用三個(gè)部分,管理學(xué)生學(xué)籍檔案也不外乎如此。高校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理作為高校管理工作中重要的組成部分,其主要對學(xué)生學(xué)籍檔案進(jìn)行收集、審查、整理及維護(hù)等工作。通常來看,高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作主要指的是利用科學(xué)的管理方法,對學(xué)生個(gè)人信息進(jìn)行系統(tǒng)、全面的收集整理,最后進(jìn)行保管與利用。高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理是一個(gè)工作量龐大、原始資料珍貴、對檔案管理工作者細(xì)心程度要求很高的工作。在這樣的工作環(huán)境中,或多或少都會出現(xiàn)一些學(xué)生學(xué)籍檔案管理中的問題,例如檔案提取錯(cuò)亂、數(shù)據(jù)混亂,更嚴(yán)重情況下導(dǎo)致檔案丟失,這些問題也是各高校所面臨的突出問題。這種錯(cuò)誤一旦出現(xiàn),很難在第一時(shí)間做到補(bǔ)救,往往都是在事發(fā)幾年之后才發(fā)現(xiàn)。學(xué)生學(xué)籍檔案信息補(bǔ)充、學(xué)生查閱,都需要大量的人力資源來運(yùn)轉(zhuǎn)和支持,而且紙質(zhì)版檔案作為學(xué)生階段學(xué)習(xí)證明的唯一材料,在保管硬件設(shè)施中也有著特別高的要求。傳統(tǒng)的學(xué)生學(xué)籍檔案管理存在很多的弊端,導(dǎo)致這種現(xiàn)象出現(xiàn)的原因也很多,有管理者本身的原因,也有制度不健全的原因。要根除這些弊端,就要更新思維觀念,在管理方式上不斷創(chuàng)新發(fā)展。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”模式

“互聯(lián)網(wǎng)+”近十年來發(fā)展特別迅速,體現(xiàn)了當(dāng)下大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代“三化特點(diǎn)”,即網(wǎng)絡(luò)化、信息化、系統(tǒng)化的發(fā)展潮流,深深地影響著我們的衣、食、住、行、教育等各個(gè)領(lǐng)域。高校的學(xué)籍檔案管理模式更加具有“三化特點(diǎn)”,即信息化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化,更好服務(wù)學(xué)生?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+”模式管理,減少了檔案丟失(出錯(cuò)率)和銷毀的風(fēng)險(xiǎn),運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)形式管理學(xué)生學(xué)籍檔案很大程度降低了檔案丟失和破損的可能性,更大程度上保障了學(xué)生的權(quán)益,這方面的優(yōu)越性是以往的傳統(tǒng)模式所無法比擬的?!盎ヂ?lián)網(wǎng)+”模式管理,減少對工作人員的依賴性,節(jié)約人力資源,運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源管理很大程度上節(jié)約了人力資源,只需要對原來的傳統(tǒng)模式工作人員進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)培訓(xùn),就能很快掌握電腦技術(shù),借用信息化手段更好地服務(wù)于學(xué)生和學(xué)校其他部門。“互聯(lián)網(wǎng)+”模式管理,提高檔案的查詢效率,信息反饋更加及時(shí)和便捷(閱讀、搜索頻率高),學(xué)??梢越o學(xué)生一定的權(quán)限,登錄自己的賬號和密碼(僅限查詢功能,不具備更改及其他功能),方便學(xué)生查詢。不過,“互聯(lián)網(wǎng)+”模式管理對工作人員也提出了更高的要求,掌握電腦技術(shù),定期進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn),網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)等,無形中也增加了管理人員的工作量,對于新技術(shù)的應(yīng)用,需要及時(shí)正確引導(dǎo)檔案管理人員,從思想意識提升以及新技術(shù)的掌握,都要能加以適應(yīng),方能確保檔案管理工作更好地得到開展。

三、管理理念的創(chuàng)新

綜合來講,學(xué)籍檔案管理工作如果只說一種模式管理是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,都有各自的缺陷和不足,最適合目前的模式,應(yīng)該是傳統(tǒng)管理與“互聯(lián)網(wǎng)+”相結(jié)合的模式。這樣模式的結(jié)合一定程度上也可以說是管理理念的創(chuàng)新,即堅(jiān)持“人本位的思想”的管理理念;堅(jiān)持“一切從實(shí)際出發(fā)(國情出發(fā)),注重學(xué)生學(xué)籍檔案的全面性”的管理理念;堅(jiān)持“集中統(tǒng)一”的管理理念。堅(jiān)持“人本位的思想”的管理理念,高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理應(yīng)強(qiáng)調(diào)以人為中心,人本位的思想,扎實(shí)做好為學(xué)生提供檔案查詢、服務(wù)的職能,以學(xué)生的利益為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。堅(jiān)持秉承為學(xué)生服務(wù)的理念,積極調(diào)動學(xué)生學(xué)籍檔案工作人員的服務(wù)熱情,激勵(lì)學(xué)籍檔案管理者的積極主動性,站在廣大學(xué)生和高校的利益上做好自己的本職工作。一方面,學(xué)生學(xué)籍檔案在歸檔的過程中,檔案管理者必須耐心、細(xì)心、用心對待工作,及時(shí)給自己充電(參加相關(guān)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)),盡最大可能借鑒學(xué)習(xí)其他兄弟院校檔案管理經(jīng)驗(yàn),搜集更多的學(xué)習(xí)資料以供學(xué)習(xí),維護(hù)好學(xué)生學(xué)籍檔案信息,努力做好學(xué)生學(xué)籍檔案資源管理和利用者之間的橋梁;另一方面,高校檔案館領(lǐng)導(dǎo)要注意加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)、學(xué)習(xí)工作、做好新進(jìn)人員選拔,挑選更適合的人才,在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天,檔案管理者必須具備使用計(jì)算機(jī)操作的能力,在必要時(shí)候能夠與其他部門做好資源儲備、鏈接、溝通的作用。堅(jiān)持“一切從實(shí)際出發(fā)(國情出發(fā)),注重學(xué)生學(xué)籍檔案的全面性”的管理理念,隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的強(qiáng)勢到來,高校檔案工作者如果不能及時(shí)跟上時(shí)代的步伐,必然將會被淘汰。因此,作為高校的學(xué)生學(xué)籍檔案工作者應(yīng)該堅(jiān)持一切從實(shí)際、國情出發(fā),注重學(xué)籍檔案的全面性管理理念。首先,在開發(fā)資金方面,高校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者要加大對檔案管理軟硬件的資金投入,同時(shí)加快推進(jìn)紙質(zhì)檔案電子化的進(jìn)程,及時(shí)更新設(shè)備設(shè)施,應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”網(wǎng)絡(luò)技術(shù),定期將紙質(zhì)檔案錄入到電腦中,并定期做好質(zhì)檢工作,更方便學(xué)生通過網(wǎng)絡(luò)就能夠查到所需的學(xué)籍檔案資料,節(jié)省了檔案利用者的時(shí)間和空間,很大程度上節(jié)約了資本。其次,檔案管理人員在進(jìn)行學(xué)籍檔案歸檔時(shí)不能過于形式化,應(yīng)該注重學(xué)籍檔案的全面性,堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)(國情出發(fā)),注重學(xué)生每一階段的記錄,務(wù)必做到真實(shí)、及時(shí)記錄,更好體現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍檔案對高校教師、學(xué)生以及社會服務(wù)的意義和價(jià)值。再次,學(xué)籍檔案管理工作與高校的各個(gè)部門之間都會有較為密切的往來,在其管理過程中要注重各部門之間的有效溝通,做到及時(shí)互通有無,為全面提高高校辦事效率做出自己應(yīng)有的表率。最后,各高校檔案館工作人員應(yīng)該根據(jù)學(xué)校自身的實(shí)際情況,盡可能地使學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作貼近學(xué)生、貼近實(shí)際、貼近生活,同時(shí)本著認(rèn)真負(fù)責(zé)、服務(wù)于學(xué)生的思想,不斷提高學(xué)籍檔案管理水平,提高工作效率,使其發(fā)揮更好的作用。堅(jiān)持“集中統(tǒng)一”的管理理念,創(chuàng)新高校學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式,是推陳出新、與時(shí)俱進(jìn)的科學(xué)的管理理念。學(xué)生學(xué)籍檔案集中統(tǒng)一管理是勢在必行的、是時(shí)展要求的,更好地服務(wù)于校內(nèi)外教師、學(xué)生和社會各個(gè)機(jī)構(gòu),他們利用網(wǎng)絡(luò)媒介獲得信息資源,便于搜索查詢,方便各方需要。一方面,高校學(xué)籍檔案管理工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理方式,運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),促進(jìn)管理專業(yè)水平,提高工作效率,減少工作失誤。設(shè)立專門負(fù)責(zé)的工作人員,做到從接收-整理-保管-利用等每一個(gè)環(huán)節(jié)精準(zhǔn)服務(wù),提高對時(shí)間和空間的利用,減少資源浪費(fèi)現(xiàn)象;另一方面,學(xué)生學(xué)籍檔案統(tǒng)一集中管理,有利于實(shí)現(xiàn)資源的開放和共享,方便查詢、搜索,給有需要的部門和人員提供便捷,一定程度上拓寬了信息資源渠道,尋求更多的資源信息,提高校園檔案管理人員的辦事效率。最后,集中統(tǒng)一管理模式有利于實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)版檔案和電子版檔案的互補(bǔ),為電子版檔案集中管理提供必要的先決條件和試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn),為高校電子版檔案管理方式進(jìn)一步提供可靠論證,更進(jìn)一步加快工作模式的轉(zhuǎn)變,更好地服務(wù)于高校全體師生以及社會各界。通過上述分析可見,當(dāng)前社會在不斷地發(fā)展和進(jìn)步,作為我國高等教育的主體——高校應(yīng)該跟上時(shí)代的步伐和要求,應(yīng)該以傳統(tǒng)管理檔案工作為基礎(chǔ),善于合理運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)資源,創(chuàng)新發(fā)展理念,優(yōu)化管理辦法,不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn),更好地為高校師生以及全社會服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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作者:張蕾 葛琨 單位:咸陽師范學(xué)院陜西財(cái)經(jīng)職業(yè)技術(shù)學(xué)院