信息化下醫(yī)院檔案管理改革路徑淺析
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信息化時代下，醫(yī)院檔案管理改革目標(biāo)被設(shè)立為檔案信息存儲實現(xiàn)數(shù)字化，檔案信息利用實現(xiàn)自動化，檔案信息價值挖掘效益化和檔案管理功能不斷完善。為了實現(xiàn)改革目標(biāo)，醫(yī)院應(yīng)該將大數(shù)據(jù)、云平臺、智能化等信息技術(shù)運用于醫(yī)院檔案管理工作之中，樹立起檔案管理“大信息”觀，構(gòu)建檔案管理“全網(wǎng)絡(luò)”體系，組建檔案信息“再開發(fā)”團隊，將信息管理工作貫穿于檔案的“全生命”周期。信息化時代是信息技術(shù)日新月異的時代，是信息產(chǎn)生價值的時代，是信息數(shù)據(jù)的存儲、分析、利用手段創(chuàng)新運用的時代。信息化時代的來臨極大地改變了人們的生活、學(xué)習(xí)與工作方式。信息化時代中，醫(yī)院的檔案管理要做出信息化方向的重要轉(zhuǎn)變。眾所周知，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分之一。在信息化技術(shù)匱乏時，檔案管理工作耗費大量的時間與人力，并且檔案管理僅限于檔案資料的存放、查閱等相對簡單的操作。信息化時代下，大數(shù)據(jù)、云平臺、智能化技術(shù)的發(fā)展推動了醫(yī)院檔案管理水平的提升。將大數(shù)據(jù)、云平臺、智能化等先進(jìn)、高效的信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作中，必須以信息化技術(shù)的運用與效能發(fā)揮為立足點，以服務(wù)于醫(yī)院，服務(wù)于患者，服務(wù)于國家醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)為出發(fā)點，確定醫(yī)院檔案管理的改革目標(biāo)，客觀、準(zhǔn)確地分析醫(yī)院檔案管理的難點所在，綜合借鑒其他機關(guān)企事業(yè)單位在檔案管理方面取得的成功經(jīng)驗，再結(jié)合醫(yī)院的實際情況，提出具有可行性的檔案管理改革策略。
一、信息化時代醫(yī)院檔案管理改革目標(biāo)
1檔案信息存儲實現(xiàn)數(shù)字化
醫(yī)院檔案類型復(fù)雜，包含患者的醫(yī)療病歷檔案、醫(yī)院人事檔案、藥品檔案、設(shè)備采購與使用檔案等[1]。僅患者的醫(yī)療病歷檔案就包括檢測數(shù)據(jù)、圖像檔案等多種類型。信息化時代下，應(yīng)該將上述提及到的數(shù)據(jù)信息、圖像信息，以及音頻、視頻類的信息等檔案內(nèi)容全部都轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息數(shù)據(jù)，將其保存在硬盤、光盤以及云盤等存儲設(shè)備之中，實現(xiàn)檔案信息存儲數(shù)字化。檔案信息存儲數(shù)字化管理將擴大信息存儲的容量，縮小信息存儲的空間，減少信息存儲工作所需人力，并使信息存儲更安全可靠，保存的時限也會更長。
2檔案信息利用實現(xiàn)自動化
醫(yī)院檔案信息利用較為頻繁，尤其是患者的病歷檔案，醫(yī)生經(jīng)常會根據(jù)工作的需要，不定時地調(diào)閱檔案信息。除此之外，醫(yī)生為病人開藥、辦理住院手續(xù)、申請相關(guān)檢查時，如果沒有信息技術(shù)與平臺的協(xié)助，會花費更多的時間，效率較低。信息化時代下，上述提及的各項工作都需要存儲于檔案之中，都應(yīng)該借助信息技術(shù)來實現(xiàn)自動化。檔案信息實現(xiàn)自動化，可以大大節(jié)省檔案信息的調(diào)閱時間，可以不受檔案備份數(shù)量的限制，也可以使檔案的調(diào)閱不受地點的限制，檔案信息也可以在各類設(shè)備之間自動傳送與使用，促進(jìn)了無紙化管理目標(biāo)的實現(xiàn)。
3檔案信息價值挖掘效益化
醫(yī)院檔案信息中患者醫(yī)療病歷檔案數(shù)量多，在醫(yī)院就醫(yī)、住院接受治療的患者患病及治病情況的信息都會被涵蓋其中，形成了大數(shù)據(jù)庫。信息化背景下，大數(shù)據(jù)技術(shù)被應(yīng)用于檔案信息管理之中。那么，就應(yīng)該充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，挖掘出檔案信息中的潛在價值，通過海量信息數(shù)據(jù)分析，提取出醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展與改革的重要依據(jù)，從而使檔案信息的潛在價值產(chǎn)生更大的經(jīng)濟效益與社會效益。因此，必須要將檔案信息價值挖掘效益化作為檔案管理的改革目標(biāo)之一。
4檔案管理功能不斷完善
檔案管理功能主要包括采集、移交接收、歸檔、存儲、借閱、使用以及編研等。檔案管理工作借助于信息化手段來實現(xiàn)，需要依賴于檔案平臺的功能，也依賴于醫(yī)院整個檔案工作的規(guī)范化管理。醫(yī)院要想通過信息技術(shù)與平臺實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動化，就必須將傳統(tǒng)檔案管理功能都涵蓋于信息檔案管理平臺之中，并且隨著社會與醫(yī)院自身對檔案管理工作要求的不斷提升，檔案管理功能也應(yīng)該與時俱進(jìn)，不斷完善。完善的檔案管理功能應(yīng)該貫穿于檔案的全部生命周期，既要保證醫(yī)院內(nèi)部對檔案的使用，也要借助互聯(lián)網(wǎng)為患者提供必要的查閱與使用服務(wù)。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，醫(yī)院檔案管理始終處于持續(xù)完善階段，始終致力于更全面、高效、實用功能的實現(xiàn)。
二、信息化時代醫(yī)院檔案管理改革路徑探析
1樹立檔案管理“大信息”觀念
信息化時代下，醫(yī)院檔案管理工作必須要樹立“大信息”觀。所謂“大信息”觀是指管理人員要充分意識到信息化時代的來臨不僅意味著檔案信息管理手段、方法要實現(xiàn)信息化，還要將先進(jìn)的管理理念與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，再造檔案信息管理流程，轉(zhuǎn)變檔案信息收集與輸送通道，升級檔案管理信息機制，整合醫(yī)院內(nèi)部檔案信息資源，在提升醫(yī)院工作效率、效益的同時，提升醫(yī)院的核心競爭力，促使檔案管理為醫(yī)院的經(jīng)營與發(fā)展提供服務(wù)與助力。樹立檔案管理“大信息”觀，具體可以從以下兩個方面入手：第一，檔案管理信息化助力醫(yī)院發(fā)展。檔案信息化管理是醫(yī)院經(jīng)營管理的重要工作之一，它借助信息技術(shù)手段與平臺，促進(jìn)醫(yī)院人力、物力與財力的有效運用，從而促進(jìn)醫(yī)院經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)，使醫(yī)院在適合的成本投入下獲得最佳的經(jīng)濟效益。因此，醫(yī)院在檔案管理信息化改革方面，不應(yīng)該將思路與路徑簡單地局限于檔案存儲介質(zhì)的改變和檔案信息利用方式的轉(zhuǎn)變，而是基于信息化時代里信息技術(shù)深刻變革工作方式的視角，從信息發(fā)展、信息利用、信息價值的角度來分析檔案管理的目標(biāo)與方向。檔案的信息化管理工作必須使檔案管理工作產(chǎn)生新的生產(chǎn)力，以適應(yīng)醫(yī)療服務(wù)系統(tǒng)的信息化改革步伐。符合信息化社會對檔案管理工作的預(yù)期，能夠?qū)ζ髽I(yè)信息資源的共享、管理效率的提升以及管理成本的降低產(chǎn)生積極的作用。第二，檔案管理與信息技術(shù)融合創(chuàng)新。檔案管理信息化并非是簡單地使用信息技術(shù)與平臺實現(xiàn)檔案管理的相關(guān)功能。在“大信息”觀的引導(dǎo)下，醫(yī)院應(yīng)該秉承創(chuàng)新發(fā)展的理念，融合檔案管理與信息技術(shù)，將信息管理系統(tǒng)與醫(yī)院傳統(tǒng)管理模式進(jìn)行碰撞，使信息技術(shù)理念與醫(yī)院經(jīng)營思維產(chǎn)生交織，使管理人員的信息技術(shù)素養(yǎng)發(fā)展引領(lǐng)管理理念發(fā)展，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理體系的升級，對醫(yī)院原有的治理結(jié)構(gòu)變革產(chǎn)生積極的影響，使檔案信息化管理成為醫(yī)院管理創(chuàng)新的窗口，促使醫(yī)院的管理部門重新審視醫(yī)院管理文化、理念、制度以及組織結(jié)構(gòu)的設(shè)定。因此，檔案管理與信息技術(shù)的融合創(chuàng)新的重要價值不僅體現(xiàn)在對檔案管理工作現(xiàn)狀的改變，還體現(xiàn)在對醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展的整體帶動。
2構(gòu)建檔案管理“全網(wǎng)絡(luò)”體系
醫(yī)院檔案管理工作實現(xiàn)自動化就必須要保證檔案信息收集、調(diào)閱、使用的各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)檔案信息暢通傳送與無縫對接。因此，醫(yī)院必須要構(gòu)建檔案管理“全網(wǎng)絡(luò)”體系。檔案管理“全網(wǎng)絡(luò)”體系以信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)為載體、平臺、工具，實現(xiàn)“只要有網(wǎng)絡(luò)的地方就能實現(xiàn)檔案管理功能”?！叭W(wǎng)絡(luò)”體系的構(gòu)建需要打通檔案管理環(huán)路中的“痛點”，保證所有檔案信息都以數(shù)字化形式呈現(xiàn)，使管理流程實現(xiàn)自動化，各項功能得到不斷完善。具體工作主要從以下兩個方面切入：第一，實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組。檔案管理的信息化發(fā)展方向決定醫(yī)院應(yīng)該構(gòu)建全面的信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，需要將原本處于相對分裂狀態(tài)下的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)有機地整合起來，構(gòu)建起科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系。醫(yī)院檔案管理工作中最棘手、最重要的就是病人醫(yī)療信息的存儲，從門診就醫(yī)到檢查取藥，從住院治療到手術(shù)等環(huán)節(jié)，都必須充分體現(xiàn)“以病人為中心”的管理理念，使檔案管理模式變得更加人性化，使檔案信息的獲取與使用流程更加趨于合理化。這樣既可以為患者提供滿意的醫(yī)療服務(wù)，也可以使醫(yī)院花費極小的資源成本，獲得較大的收益。業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組，不僅可以使信息網(wǎng)絡(luò)遍及醫(yī)院的各個科室與部門，還要滿足各個單位對檔案信息的需求，促使醫(yī)院的門診、住院、藥房、檢查、住院、病區(qū)護理等業(yè)務(wù)得到優(yōu)化，促進(jìn)檔案管理“全網(wǎng)絡(luò)”體系的構(gòu)建[2]。第二，實現(xiàn)檔案信息的內(nèi)外應(yīng)用。檔案信息的重要價值不僅體現(xiàn)在醫(yī)院可以隨時隨地使用與開發(fā)，還體現(xiàn)在能夠滿足病人的信息獲取需求。就病人醫(yī)療檔案信息而言，醫(yī)院內(nèi)部的高效利用是最基本的目標(biāo)，還應(yīng)該以此為基礎(chǔ)實現(xiàn)相關(guān)信息的外部調(diào)閱。例如，病人就醫(yī)以后，希望可以查到就醫(yī)時間、醫(yī)院為其開的藥品名稱、每次檢查的結(jié)果等，病人可以在醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)利用內(nèi)部的信息平臺管理查看調(diào)閱這些信息，病人也可以通過醫(yī)院管理App或者是微信小程序等查看，以便在離院后就醫(yī)問藥，了解自身的病情。檔案信息的內(nèi)外應(yīng)用需要對信息進(jìn)行分類處理，要以信息安全為前提，注意對重要信息進(jìn)行保密。
3組建檔案信息“再開發(fā)”團隊
信息化時代里，醫(yī)院檔案管理應(yīng)該充分挖掘檔案信息的潛在價值，通過“再開發(fā)”使檔案信息產(chǎn)生更大的效益[3]。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息產(chǎn)生更大價值已經(jīng)成為信息管理改革的重要方向。醫(yī)院的信息數(shù)量龐雜，看似無序無關(guān)的信息之中，隱藏著區(qū)域內(nèi)人們衛(wèi)生健康的重要指標(biāo)與相關(guān)內(nèi)容。如果能夠運用大數(shù)據(jù)技術(shù)對信息進(jìn)行深入的開發(fā)與利用，必然會使醫(yī)院檔案信息管理工作的價值更加突顯，也會促進(jìn)區(qū)域內(nèi)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的進(jìn)步。因此，組建檔案信息“再開發(fā)”團隊，具體可以從以下兩個方面入手：第一，組建檔案信息分析專業(yè)團隊。檔案信息分析團隊需要檔案管理系統(tǒng)具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計與預(yù)警功能。例如，春、冬季節(jié)是流行性感冒的高發(fā)季節(jié)，經(jīng)常會出現(xiàn)流感集中爆發(fā)。在此階段，相同或相似病癥的病人數(shù)量會猛增。管理系統(tǒng)通過就診人員藥品領(lǐng)取以及住院情況的相關(guān)信息數(shù)據(jù)分析了解到這一情況，發(fā)出流感大爆發(fā)預(yù)警信息。醫(yī)院的信息分析團隊在預(yù)警信息的提示下，進(jìn)一步調(diào)閱相關(guān)數(shù)據(jù)，整理出流感的類型、周期、特點以及治療方案，為臨床醫(yī)護人員提供參考，也可以形成科普推廣文章在醫(yī)院的公眾號上發(fā)布，為人們保護自身的身體健康提供有效的借鑒。第二，組建檔案信息利用專業(yè)團隊。信息利用是指從信息中提取出有價值的內(nèi)容后，從科學(xué)研究的角度進(jìn)行使用。大量的臨床信息是進(jìn)行科學(xué)研究的寶貴數(shù)據(jù)。在科研引領(lǐng)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)迅速發(fā)展的今天，醫(yī)院工作人員應(yīng)該秉承更主動、更積極的態(tài)度去開發(fā)利用檔案信息，以檔案信息數(shù)據(jù)分析、開發(fā)與利用為基石，形成具有較強研究水平的學(xué)術(shù)成果，將檔案信息的被動應(yīng)用轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃娱_發(fā)，使海量數(shù)據(jù)不僅存儲于硬盤、云盤之中，還能創(chuàng)造出更大的價值。
4推行檔案管理“全生命”周期
檔案管理工作主要由收集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、統(tǒng)計、編輯與研究、利用八個環(huán)節(jié)組成[4]。檔案管理工作的八個環(huán)節(jié)形成了檔案的全生命管理周期。在信息化時代里，檔案管理“全生命”周期的各個環(huán)節(jié)被賦予了不同的內(nèi)涵，意味著檔案管理工作的“源頭”可靠全面，檔案整理過程規(guī)范有序，檔案鑒定高效準(zhǔn)確，檔案保管安全嚴(yán)謹(jǐn)，檔案編目與檢索快捷高效，檔案統(tǒng)計、檔案的編研以及利用服務(wù)能夠產(chǎn)生綜合效益。因此，“全生命”周期需要各個環(huán)節(jié)都被納入信息管理系統(tǒng)之中，使功能實現(xiàn)優(yōu)化，并可以不斷進(jìn)行調(diào)整升級。第一，優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)。醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)主要由業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)和后臺配置系統(tǒng)兩部分組成。其中業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)應(yīng)該涵蓋檔案接收、檔案管理、檔案利用以及檔案處置四項功能。信息化改革目標(biāo)要求管理系統(tǒng)在檔案接收功能模式下，實現(xiàn)檔案編目、入庫歸檔等多項工作的自動化。檔案管理功能模塊需要實現(xiàn)檔案交接、在線閱讀、檔案盤點等工作的高效化目標(biāo)。檔案利用模塊要保證檢索利用、借閱等相關(guān)信息的留存?zhèn)溆?。檔案處置模塊則要保證檔案鑒定、審批、銷毀等工作的規(guī)范化。后臺配置系統(tǒng)，需要提供檔案審批、借閱、鑒定等多個模板，提供檔案的自動性保護，還應(yīng)該保證檔案分類、編號以及維護等功能可以得到實現(xiàn)。只有實現(xiàn)了上述提及的各項功能，醫(yī)院檔案管理才能實現(xiàn)信息化改革目標(biāo)。第二，創(chuàng)建檔案管理動態(tài)升級機制。檔案信息管理系統(tǒng)的實現(xiàn)要基于信息技術(shù)來完成，就必然會伴隨著信息技術(shù)而不斷升級調(diào)整。因此，醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)需要留下可以動態(tài)升級的配置。信息管理系統(tǒng)的動態(tài)升級是圍繞醫(yī)院的戰(zhàn)略目標(biāo)發(fā)展以及業(yè)務(wù)流程優(yōu)化開展的，整個過程是設(shè)計、選型、構(gòu)建、檢驗與應(yīng)用的循環(huán)動態(tài)過程，是管理者在前瞻性管理思想的指導(dǎo)下建立起來的數(shù)字化、動態(tài)化管理體系。信息化時代里，醫(yī)院檔案信息管理順應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展趨勢進(jìn)行改革，對我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生了積極的推動作用。國家不斷出臺的數(shù)字化信息改革方面的相關(guān)文件也證明了檔案信息化管理已經(jīng)成了數(shù)字中國建設(shè)的重要組成部分。因此，醫(yī)院應(yīng)該以國家信息化高度發(fā)展與大力推動為契機，不斷推動信息資源進(jìn)行整合、共享，保證信息安全，發(fā)揮信息技術(shù)的獨特優(yōu)勢，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)持續(xù)、健康、高速發(fā)展。
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作者:葉衎 單位:浙江省立同德醫(yī)院
