學生信息管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀與建議
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摘要:高校學生信息所具有的自身特點，增加了高校學生信息管理系統(tǒng)建設的難度，使得目前系統(tǒng)建設存在諸多問題，如信息系統(tǒng)設計仍基于傳統(tǒng)的職能部門定位等。針對存在問題，應建立面向用戶的高校學生信息管理系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)高校學生信息的高度集成與共享，以提高學生信息管理工作的環(huán)境適應性和服務能力。
關鍵詞:高校;學生信息管理系統(tǒng);問題;集成;共享
1高校學生信息管理系統(tǒng)建設中存在的問題
1.1信息系統(tǒng)設計仍基于傳統(tǒng)職能部門定位
當前高校學生信息管理系統(tǒng)設計仍然是按照傳統(tǒng)的職能部門定位，實行多頭管理的模式，這使得學生信息存儲比較分散，各部門錄入信息時缺乏溝通，導致學生數(shù)據(jù)重復存儲、數(shù)據(jù)不一致和“信息孤島”的現(xiàn)象存在。在目前情況下，教務處負責學生的課程信息、學生成績信息和學籍變動信息;此外，還涉及到就業(yè)處、圖書館等職能部門負責收集學生的信息。從中可看出，雖然各部門負責收集不同的學生信息，但從計算機角度而言，這勢必會重復存儲一些相同的信息，而且會造成數(shù)據(jù)的不一致。
1.2信息系統(tǒng)存儲的學生信息缺乏完整性和全面性
高校學生信息最開始的來源，一般來自于入學前的高中學籍檔案，而且往往是紙質(zhì)版的。電子檔案信息往往是學生參加高考時采集的電子信息，信息內(nèi)容較少，不能完全反映學生的基本情況。入學后的學生信息，很多高校只包括基本的學籍信息、課程成績信息、獎罰信息和學歷信息，其他例如班級的日常管理信息、勤工儉學信息等輔助類信息尚未進入到學生信息管理系統(tǒng)中去。而且這些項目的信息在部分高校是分部門存儲的，在學生信息平臺中無法同時看到這些信息，使得使用者不能完整地了解某位學生的全部情況。
1．3高校學生信息管理系統(tǒng)尚未有統(tǒng)一的建設標準
各高校學生信息管理系統(tǒng)由于尚未建立統(tǒng)一的建設標準，存在較大的差異性:一方面表現(xiàn)為收集的學生信息內(nèi)容、范圍不同，比如有的高校只采集存儲學生的學籍信息，有的高校采集的信息較為全面，而且即使相同類型的信息，其數(shù)據(jù)結構也各有差異;另一方面表現(xiàn)為信息系統(tǒng)建設所需的硬件條件和環(huán)境不統(tǒng)一，比如各高校采用的數(shù)據(jù)庫不同、硬件設備不同等。
1．4高校學生信息管理系統(tǒng)建設的支撐不足
1)精神支撐力度不足。目前，部分高校領導、教師乃至學生對學生信息管理的重視不夠，不能夠給信息系統(tǒng)建設提供強有力的精神支持，這也使得各部門在輸入學生信息時工作不到位，甚至會出現(xiàn)學生在填制自己的信息時，具有較大的隨意性，這勢必會對信息建設帶來障礙。
2)資金支撐力度不足。沒有資金，就不可能購置先進的硬件設備和適合于自身發(fā)展的信息系統(tǒng)軟件以及進行日常的信息管理工作，最終信息系統(tǒng)建設也就會變得“紙上談兵”。即使信息系統(tǒng)網(wǎng)絡建立起來，如果沒有持續(xù)的資金注入，信息系統(tǒng)也就不能達到預期效果。目前，很多高校重視校區(qū)環(huán)境、教室等硬件設施的建設，對學生信息管理系統(tǒng)建設的資金投入缺口將越來越嚴重。
3)人才支撐力度不足。工作人員的計算機水平、整體素質(zhì)、工作態(tài)度都直接影響到信息系統(tǒng)建設的成敗。如果信息系統(tǒng)的維護和建設任務僅僅依靠原有的學籍管理、檔案管理人員，而不進行專門的崗位培訓和引入既懂管理又懂計算機的復合型人才則信息系統(tǒng)建設可能會處于癱瘓狀態(tài)，即使能夠運行，其運行效率也會大大削減。
4)技術支撐力度不足。目前高校信息化建設處于初步階段，很多都是傳統(tǒng)手工學生信息的計算機化，數(shù)據(jù)庫是基于簡單的Access和VF技術，運行平臺是基于VB。這些技術處理簡單的辦公是可以的，但要運行復雜的信息系統(tǒng)是遠遠不夠的。有的高校計算機存儲學生信息甚至仍然依靠的是Excel。即使有的高校采用了大型數(shù)據(jù)庫如SQLServer作為數(shù)據(jù)存儲的后臺，但是仍然很難解決信息超載問題。
5)制度支撐力度不足。當前高校的信息化建設與傳統(tǒng)的管理體制之間的矛盾越發(fā)嚴重，已很難適應社會發(fā)展需要。由于管理制度的不完善，管理漏洞的存在，使得信息化建設始終存在著隨意性和隱患;由于管理制度的不完善，政府和高校對信息化的政策不能很好地落實到實踐中去，從而導致信息化建設效率低下。
6)管理方式支撐力度不足。目前高校信息化建設基本處于模擬手工階段。落后的學生信息管理方式已經(jīng)很難適應日益發(fā)展的信息技術，也很難滿足當前高校學生信息管理系統(tǒng)建設的需要。當前學生信息管理方式主要表現(xiàn)為傳統(tǒng)的手工填制各種表格，如學籍卡、成績單、畢業(yè)登記表等，工作人員將各種表格中的信息在計算機中錄入，這不僅降低了信息的處理效率，而且多次存儲容易出錯并造成信息的不一致性。
2面向用戶的高校學生信息管理系統(tǒng)平臺建設
筆者認為，理想的高校學生信息管理系統(tǒng)平臺，用戶主要分為兩大類:一是學生，二是高校的各職能部門。學生和高校各職能部門既可作為信息的輸入端，也可作為信息的輸出端，或者說既是信息的提供者也是信息的使用者。在信息系統(tǒng)的輸入端，學生登錄信息系統(tǒng)界面，輸入自己的基礎信息，而這些信息基本上是固定的屬性，不需要做重大修改。教務處登錄系統(tǒng)平臺的課程管理模塊，按照專業(yè)和班級安排課程，并在每個學期期末或期初，按照學生學號錄入學生成績。學生處登錄系統(tǒng)平臺的獎懲模塊、救助模塊以及勤工助學模塊，按照學號查詢學生，并錄入其獎懲情況、救助情況和勤工助學情況。學生和就業(yè)處分別登錄系統(tǒng)平臺的就業(yè)模塊，輸入學生的基本就業(yè)信息和派遣信息。學院則登錄系統(tǒng)平臺的班級管理和日常管理模塊，輸入學生在大學四年班級和學院生活的基本表現(xiàn)等。圖書館、校醫(yī)院和公寓管理中心等部門可登陸系統(tǒng)平臺輔助信息模塊，輸入相關信息。高校學生信息管理系統(tǒng)的處理系統(tǒng)或數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)采用的是數(shù)據(jù)倉庫技術，數(shù)據(jù)倉庫是一個面向主題的、集成的、相對穩(wěn)定的、反映歷史變化的數(shù)據(jù)集合，用于支持管理決策。選擇數(shù)據(jù)倉庫技術更方便高性能地分析和查詢，并支持信息使用者查詢信息和做出決策以及數(shù)據(jù)挖掘技術的應用。在信息系統(tǒng)的輸出端，構建友好的人機系統(tǒng)界面，學生和各職能部門可登錄系統(tǒng)平臺的查詢和打印模塊，按照學生的學號，查詢學生的各種信息，也可輸入不同的查詢條件，查詢所需的信息，并且啟動打印功能，選擇不同的輸出方式。系統(tǒng)一般是由輸入、處理、輸出和外部環(huán)境所構成的。在高校學生信息管理系統(tǒng)平臺中，外部環(huán)境指的是內(nèi)部支撐，主要包括:強有力的精神支撐，提高高校領導和教師對信息建設的認識;雄厚的資金支撐，為信息系統(tǒng)建設和維護提供資金保障;重視專業(yè)隊伍的建設，培養(yǎng)更多的復合型人才，提供人才支撐;使用先進的信息技術和數(shù)據(jù)倉庫技術，為信息系統(tǒng)建設提供有力的技術支撐;建立統(tǒng)一的規(guī)章管理制度，為信息系統(tǒng)建設提供先進的制度支撐;使用科學管理方法收集和整理數(shù)據(jù)，為信息系統(tǒng)建設提供科學合理的管理方法支撐。
3結語
高校學生信息管理系統(tǒng)建設是一項復雜的工程，存在的問題需要廣大教育工作者不斷在實踐工作中逐步解決，其不僅單單是技術的提升，而是整個管理理念的轉變，更需要各部門的溝通與配合，這樣才能使高校學生信息管理系統(tǒng)，真正地實現(xiàn)部門內(nèi)的信息集成與共享轉變?yōu)楦咝?nèi)的信息集成與共享。本文所構建的面向用戶的高校學生信息管理系統(tǒng)平臺作為一種嘗試，目的在于實現(xiàn)學生數(shù)據(jù)的一次存儲多次輸出，利用數(shù)據(jù)倉庫技術實現(xiàn)學生數(shù)據(jù)的高度集成與共享。這種嘗試目前僅僅作為一種理論上的嘗試，而且只是從整體框架上進行分析的，在未來的研究中應著重分析具體的模塊結構，形成可行的邏輯方案和物理方案，最終通過計算機應用程序使其在實踐中得到應用。
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作者：武晉川 單位：太原理工大學計算機科學與技術學院 山西省孝義市職業(yè)教育中心
