信息化下高校內(nèi)部控制建設(shè)探究
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摘要：在信息化時代背景下，內(nèi)部控制建設(shè)有利于推進高校治理體系和治理手段現(xiàn)代化建設(shè)，有利于高校內(nèi)涵式發(fā)展建設(shè)。文章以X高校為例，從單位層面、業(yè)務層面和信息化建設(shè)的視角，分析X高校在建設(shè)內(nèi)部控制體系的過程中存在的問題，并提出合理化的建議，旨在改進建設(shè)思路更好地完善內(nèi)部控制體系，有效地防范風險，推動高校內(nèi)涵式建設(shè)發(fā)展。
關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；信息化；管理效能；高校
財政部先后印發(fā)了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》（財會〔2012〕21號）和《關(guān)于全面推進行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導意見》（財會〔2015〕24號），教育部根據(jù)以上文件研究制定了《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制指南（試行）》（教財廳〔2016〕2號）；由此，全國上下各高校開始內(nèi)部控制建設(shè)漫漫之路。在此過程中，受自身管理體制、外部政策等影響，部分高校的內(nèi)部控制建設(shè)并不盡如預期，甚至有些導致辦公效率降低，從而影響了高校管理水平的提升。如何建立健全內(nèi)部控制體系、實現(xiàn)內(nèi)部控制信息化、提高決策科學性成為高校亟待解決的難題。
一、高校內(nèi)部控制建設(shè)的意義
（一）是高校依法從嚴治校的內(nèi)在需要
《教育部直屬高校經(jīng)濟活動內(nèi)部控制指南（試行）》指出，高校內(nèi)部控制目標之一是保證學校經(jīng)濟活動合法合規(guī)。在崗位職責分工明確的基礎(chǔ)上，通過執(zhí)行風險評估、流程監(jiān)控、有效性評價等控制活動，強化協(xié)同監(jiān)督，以實現(xiàn)全方位管控，從源頭和機制上堵塞管理漏洞，提高高校管理效能，有效保障經(jīng)濟安全。
（二）對高校長期健康可持續(xù)發(fā)展有促進作用
有效的內(nèi)控機制能保障高校各項經(jīng)濟業(yè)務合法合規(guī)地開展，能對資金分配和使用進行有效的監(jiān)管，同時確保信息真實完整，可為高校管理層決策提供可靠依據(jù)，進而促進高校健康長遠的發(fā)展。
（三）有利于保障資產(chǎn)安全與使用效率
通過建立和健全高校內(nèi)部控制體系，實施有效的內(nèi)控監(jiān)管，避免出現(xiàn)資產(chǎn)被占用等問題導致產(chǎn)生損失；從而在保證資產(chǎn)的安全性的前提下，又切實做到提高資產(chǎn)的有效性。
（四）有利于提高資金的使用效益
隨著高校不斷發(fā)展，收支越來越大，虛報財務信息、浪費資金等問題時有發(fā)生。通過加強高校內(nèi)部控制建設(shè)，借助信息技術(shù)實現(xiàn)對經(jīng)濟活動實時化、數(shù)據(jù)化的控制，可提高資金的使用效益，提高財務信息的真實性與完整性，從而為高校管理層提供真實有效的數(shù)據(jù)信息，提高決策的科學性。
二、X高校內(nèi)部控制建設(shè)現(xiàn)狀
（一）單位層面
1．組織架構(gòu)方面2018年初，X高校召開內(nèi)部控制建設(shè)動員會宣布內(nèi)部控制建設(shè)正式開始；隨后成立了內(nèi)部控制領(lǐng)導工作小組，領(lǐng)導小組成員由學校領(lǐng)導班子及各部門、各二級院系主要負責人組成，為內(nèi)部控制建設(shè)工作順利開展提供有力保障。內(nèi)控領(lǐng)導小組下設(shè)辦公室，辦公室設(shè)在財務處，以及由審計處、紀檢辦公室成員組成的審計監(jiān)督小組。內(nèi)控辦公室又下設(shè)預算、收支、資產(chǎn)管理、采購管理、合同管理、項目管理及信息化建設(shè)7個業(yè)務小組，小組成員由相關(guān)業(yè)務部門成員組成，任務清晰、責任明確。但又因牽頭責任在財務處，許多部門認為與自己沒多大關(guān)系，參與積極性不高，加大了內(nèi)部控制建設(shè)的難度。2．關(guān)鍵崗位責任方面X高校內(nèi)部控制六大業(yè)務的相關(guān)部門都對各自關(guān)鍵崗位的崗位職責權(quán)限進行了明確規(guī)定，確保了不相容的崗位相互分離、相互制約和相互監(jiān)督。但僅有財務部門及資產(chǎn)部門建立了關(guān)鍵崗位輪崗制度，合同管理關(guān)鍵崗位參照學校中層領(lǐng)導換屆進行更換。項目管理業(yè)務部門因項目建設(shè)周期等特殊原因為了方便項目建設(shè)并未制定輪崗制度，審計監(jiān)督小組也并未對該業(yè)務關(guān)鍵崗位進行常規(guī)專項審計。
（二）業(yè)務層面
1．制度建設(shè)方面X高校制度方面獨立來看可以說是較為完善的，該有的制度規(guī)定都有，為內(nèi)部控制建設(shè)奠定重要的基礎(chǔ)。但是制度管理水平還是比較低，因為到目前為止，沒有一個牽頭部門對全校制度進行梳理并匯編成冊，各部門還是各自為戰(zhàn)，根據(jù)各自業(yè)務的要求進行修改、更新，并未形成聯(lián)動整合；特別是項目管理方面，管理辦法老舊，并未及時進行更新，導致一些制度之間存在重疊、矛盾、沖突的問題，令教職工無所適從。2．評價與監(jiān)督方面完善的權(quán)力運行監(jiān)督機制是確保制度得以有效實施的重要保障。X高校雖然建立了內(nèi)部監(jiān)督審計小組，但紀檢部門及審計處還是未能做到有效聯(lián)動，對內(nèi)部控制運行進行常態(tài)監(jiān)督；紀檢監(jiān)察部門的檢查重點還是停留在對部門或二級黨組織的黨建方面、廉政方面、意識形態(tài)方面的巡察監(jiān)督，審計處的主要精力也還是在采購審計、工程審計及財務收支審計方面，都忽略了對內(nèi)部控制實施有效性的監(jiān)督。同時，巡察、審計結(jié)果也并未與考核相掛鉤，容易讓部門心存僥幸，對發(fā)現(xiàn)問題不及時、嚴肅進行整改，以為檢查完就結(jié)束，導致問題一直存在，風險無法控制。
（三）信息化建設(shè)方面
X高校原有財務核算系統(tǒng)、收入申報系統(tǒng)、預約報賬系統(tǒng)、學生收費管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、教務管理平臺、OA辦公系統(tǒng)等信息系統(tǒng)，唯獨沒有項目管理信息系統(tǒng)，且各系統(tǒng)之間都是獨立的，形成信息孤島，不方便教職工進行信息查詢及搜集。自學校內(nèi)部控制建設(shè)工作開始，接觸了3家內(nèi)控信息系統(tǒng)研發(fā)公司，最終選擇了Y智慧校園系統(tǒng)；但因該公司剛成立不久，對高校業(yè)務及相關(guān)制度都不太熟悉，系統(tǒng)架構(gòu)不成熟，導致目前教職工使用起來感覺比原先使用各個獨立系統(tǒng)還麻煩，意見較大。最嚴重的是，Y智慧校園系統(tǒng)未能嚴格按照新政府會計制度進行設(shè)置，導致制單方面問題重重，影響數(shù)據(jù)真實性和完整性，與公司方面反復溝通后，也無法修改到理想效果。
三、X高校內(nèi)部控制建設(shè)過程中存在的問題分析
（一）內(nèi)部控制環(huán)境薄弱
一是內(nèi)部控制意識薄弱。X高校大多數(shù)教職工對內(nèi)部控制建設(shè)的積極性與參與度不高，認為內(nèi)部控制建設(shè)只是財務部門的責任，與自己沒有多大關(guān)系；甚至連內(nèi)控六大業(yè)務中相關(guān)的業(yè)務部門也并未積極配合進行制度及信息化建設(shè)，以為自己部門的任務僅僅是在上報內(nèi)控報告時提供相關(guān)資料便可，最終導致內(nèi)控建設(shè)工作低效開展。二是風險意識不足，風險管理不當。隨著高校辦學規(guī)模不斷擴大，社會資金投入增多，所涉及的業(yè)務也越來越復雜，內(nèi)外部風險明顯增加，財務風險和管理風險并存。X高校雖已建立了基本的風險評估體系，但卻忽略了行之有效的應對方法和相關(guān)懲罰措施，導致教職工普遍缺乏必要的風險意識，以為內(nèi)控僅僅是個口號，不積極配合執(zhí)行風險管理措施。
（二）內(nèi)部控制執(zhí)行力不夠
X高校內(nèi)部控制制度總體來說較為完善，關(guān)鍵業(yè)務領(lǐng)域都制訂有相對應的管理辦法，但執(zhí)行力度卻不足，存在重制度建設(shè)，輕實踐執(zhí)行的現(xiàn)象，致使內(nèi)部控制制度建設(shè)僅僅是流于形式。問題最明顯的是在財務管理環(huán)節(jié)，易受行政干預、教學業(yè)務要求等因素的影響，造成內(nèi)部控制制度執(zhí)行隨意性強、效果大打折扣；原本用于規(guī)范一些行為的制度，卻總被一張張?zhí)厥馇闆r說明替代，制度建設(shè)成為擺設(shè)。各部門間責任相互推諉也是制度執(zhí)行力不足的原因之一。例如，業(yè)務部門制訂管理辦法僅僅照搬上行文規(guī)定，忽略了學校本身存在的特殊可能，也并未對特殊可能做出合理規(guī)定，導致經(jīng)辦部門存在特殊情況未按管理辦法的要求被財務部門退回單據(jù)時，業(yè)務部門并未重視解決問題，而是以財務如給予報銷即可，將經(jīng)辦部門的問題推給財務部門，最終仍是問題一直存在，卻沒有良策解決。
（三）對內(nèi)部控制信息化建設(shè)認識有誤解
自從財政部、教育部對行政事業(yè)單位內(nèi)部控制頒布了一系列相關(guān)文件規(guī)范制度及指導意見并全力推動內(nèi)部控制建設(shè)后，許多內(nèi)部控制系統(tǒng)研發(fā)公司如雨后春筍般涌現(xiàn)，仿佛晚一些成立就吃不到政策的紅利。但其實大部分研發(fā)公司并未充分了解內(nèi)部控制的業(yè)務內(nèi)容，也并不了解高校業(yè)務的復雜程度，以為一個模板就可以適用于所有的行政事業(yè)單位，忽略了單位之間的個性需求。X高校引進過D內(nèi)部控制信息系統(tǒng)，后又因系統(tǒng)不能滿足新政府制度而放棄；而后重新引進Y智慧校園系統(tǒng)；但，這些信息系統(tǒng)其實并不成熟，可能適用于業(yè)務及流程比較單一的單位，但對于業(yè)務繁多且流程不一的高校來說，這些系統(tǒng)并不能做到靈活的控制，反而因為系統(tǒng)架構(gòu)問題降低了業(yè)務審批速度，把簡單的問題變得更為復雜。X高校領(lǐng)導以為引進這內(nèi)部控制信息系統(tǒng)就相當于完成了內(nèi)部控制信息化建設(shè)，并未認真考慮這個系統(tǒng)是否與現(xiàn)有系統(tǒng)存在功能重復、與現(xiàn)有系統(tǒng)不適配的情況。并且，Y智慧校園系統(tǒng)的財務核算模塊甚至違背了新政府會計制度的要求，連最基礎(chǔ)的核算目標都無法達到，但這卻不在領(lǐng)導認為應該考慮的范疇內(nèi)，執(zhí)著地認為內(nèi)部控制信息系統(tǒng)上線，就可以對經(jīng)濟業(yè)務做到各項風險控制，而忽略了一些重要的基本核算。
（四）內(nèi)部監(jiān)督審計有待提高
內(nèi)審監(jiān)督其實是內(nèi)部控制極為重要的一環(huán)，常復盤常改進，才能有效地控制存在的或者潛在的風險。但普遍的，高校內(nèi)審部門一直未能全面、充分地發(fā)揮其監(jiān)督作用；主要問題有：一是內(nèi)審部門人員往往較少，且多為剛畢業(yè)的大學生缺乏審計經(jīng)驗，業(yè)務素質(zhì)不成熟；二是內(nèi)審缺乏及時性，目前大部分審計重點在事后審計，缺乏事前及事中監(jiān)督，導致風險不能及時發(fā)現(xiàn)，被動整改；三是內(nèi)審缺乏全面性，業(yè)務仍停留在工程審計、財務收支審計、經(jīng)濟責任審計等常規(guī)業(yè)務上，沒有對內(nèi)部控制實施進行專門、常規(guī)的審計。
（五）內(nèi)控考核評價機制缺失
建立以達成目標為責任的激勵約束機制，制定獎懲制度，是確保高校內(nèi)部控制有效執(zhí)行和持續(xù)優(yōu)化的重要手段。X高?？冃Э己嘶臼桥c各部門的黨建、廉政、意識、安全穩(wěn)定及年初制定的管理目標工作有關(guān)。管理目標也只是業(yè)務工作完成情況，并未將內(nèi)部控制審計監(jiān)督結(jié)果納入績效考核評價范圍，也未將結(jié)果運用于職務選聘、職稱晉升等方面。
四、完善X高校內(nèi)部控制建設(shè)的建議
（一）增強內(nèi)控管理意識，營造良好氛圍
全覆蓋宣傳，增強全員內(nèi)控意識。內(nèi)部控制建設(shè)本應是學校全體成員一起參與建設(shè)的項目，而不是某一個部門的事情。X高校管理層應發(fā)揮在內(nèi)部控制建設(shè)中的領(lǐng)導作用，號召全體教職工一起學內(nèi)控、知內(nèi)控，主動用內(nèi)控、講內(nèi)控，營造良好的內(nèi)控氛圍，將內(nèi)控意識融入學校日常管理中。
（二）不斷完善內(nèi)部控制制度建設(shè)
社會在不斷發(fā)展，所以，制度不能一成不變。X高校應定期開展制度對標自查工作，通過對上行文與自身現(xiàn)有制度進行比對，及時發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有內(nèi)控制度和業(yè)務流程中存在的不足和薄弱環(huán)節(jié)，逐步對內(nèi)控制度進行修改完善，對業(yè)務流程進行優(yōu)化。同時，由校辦牽頭、各部門積極配合做好內(nèi)部控制制度手冊匯編工作，保證各項制度間能有效銜接，相互補充，避免再出現(xiàn)制度矛盾現(xiàn)象，實現(xiàn)各項業(yè)務的開展有據(jù)可依，更好地為內(nèi)部控制建設(shè)環(huán)境奠定制度基礎(chǔ)。
（三）建立健全高校內(nèi)部控制考核機制，提高制度執(zhí)行力
考核往往能推動工作順利開展，因此，建立健全內(nèi)部控制考核制度，設(shè)立科學、合理的考評獎懲體系，是推動高校內(nèi)部控制制度執(zhí)行的重要方式。將內(nèi)部控制執(zhí)行情況、內(nèi)部控制評價結(jié)果與部門、個人績效、晉升掛鉤，在此考核機制的影響下，教職工較易受內(nèi)部控制制度的約束，自覺按照制度要求規(guī)范自己的行為，從而提高制度執(zhí)行力，提升高校管理效能。
（四）建立高效的信息溝通渠道
內(nèi)部控制建設(shè)的最終是以信息化手段將業(yè)務流程固定在信息系統(tǒng)中，利用信息系統(tǒng)加強對經(jīng)濟業(yè)務的控制，實現(xiàn)信息資源共享；即可減少人為操縱，又能提高信息傳遞的速度，提高辦公效率。但不能忽略的考慮前提是，X高校現(xiàn)有正在使用的系統(tǒng)已較完備，是否可以搭建“橋梁”實現(xiàn)信息互通；如需新購信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)是否真正符合學校實際業(yè)務需要，新購入的使用效益是否比“搭橋”的效益高等問題。需要明白的是，內(nèi)部控制信息化并不等于直接購入內(nèi)部控制信息系統(tǒng)。有些研發(fā)公司的系統(tǒng)并不遵守新政府會計制度，違背了核算基礎(chǔ)，得出來的數(shù)據(jù)并不真實完整，影響管理層決策。X高校的各個業(yè)務信息系統(tǒng)其實已較為成熟，可以從打通各個業(yè)務信息系統(tǒng)的“橋梁”方面考慮進行整合，既方便教職工繼續(xù)使用，又避免推翻重來花費的磨合時間成本；同時又可保證財務數(shù)據(jù)延續(xù)性及完整性，有利于管理層做出正確決策。
（五）強化內(nèi)部監(jiān)督審計的作用
完善內(nèi)部控制評價制度，設(shè)計科學合理的內(nèi)部控制監(jiān)督評價體系，對重點項目、專項項目資金建立有效的監(jiān)督機制，定期開展專項審計，將事后審計逐漸前移，重視事前與事中監(jiān)督審計，科學地預警和規(guī)避風險，促進內(nèi)控監(jiān)督審計工作常態(tài)化。通過擴大監(jiān)督范圍、增強監(jiān)督力度、有效運用監(jiān)督結(jié)果，強化追責和整改，充分發(fā)揮監(jiān)督審計職能，使高校每一位教職工都能牢固樹立風險管理意識，將內(nèi)控嵌入到日常工作守則中，使高校內(nèi)部控制工作可以更為有力地推進。
五、結(jié)語
在新時代發(fā)展的背景下，X高校應繼續(xù)加大內(nèi)部控制培訓，增強教職工的風險意識和責任意識，讓每一位教職工充分認識內(nèi)部控制的重要性；同時也應認識到內(nèi)部控制建設(shè)是一個不斷完善的過程，沒有終點，一直在路上。要通過不斷發(fā)現(xiàn)問題，不斷優(yōu)化流程、健全制度，并結(jié)合自身實際情況進行信息化建設(shè)來完善內(nèi)部控制體系；通過有效運用內(nèi)部監(jiān)督審計結(jié)果來對內(nèi)部體系進行查缺補漏，科學規(guī)避各項風險，提升管理效能，構(gòu)建良好的現(xiàn)代高校管理環(huán)境，為自身長遠發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
作者:黃鈺 羅碧 單位:右江民族醫(yī)學院
